辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討

鄭剛

摘要：在社會(huì)需求量不斷增加的背景下，國內(nèi)機(jī)關(guān)單位以及企業(yè)的辦公內(nèi)容也變得更為復(fù)雜，傳統(tǒng)的辦公設(shè)施難以妥善處理好大量的工作信息，不僅增加企業(yè)的經(jīng)營壓力，還導(dǎo)致企業(yè)辦公成本提升。辦公自動(dòng)化屬于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展成果，在辦公自動(dòng)化的影響下，辦公人員可有效處理信息檔案，并能及時(shí)掌握企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，以此增強(qiáng)辦公質(zhì)量。文章主要介紹計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于企業(yè)辦公的意義，并探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公中的體現(xiàn)形式，旨在為企業(yè)的辦公人員提供參考。

關(guān)鍵詞：文檔管理；辦公自動(dòng)化；數(shù)據(jù)處理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；內(nèi)部協(xié)作

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）05-0269-02

Abstract： Under the background of social demand is increasing， internal organs and units and enterprises office has become more complex， the traditional office facilities to properly handle good a lot of information， not only to increase the pressure on the operation of enterprises， but also lead to corporate office costs increase. The latest developments in office automation is the achievement of the development of computer technology， under the impact of office automation， office staff can be effective processing information file， and can grasp the enterprise， in order to enhance the quality of the office. This paper mainly introduces the significance of computer technology for enterprise office， and discusses the computer technology in the enterprise office in the form of expression， designed to provide reference for the enterprise's office staff.

Key words： document management； office automation； data processing； computer technology； internal collaboration

在傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公人員在處理數(shù)據(jù)時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)較多的弊端，包括數(shù)據(jù)處理不準(zhǔn)確以及數(shù)據(jù)處理不及時(shí)等問題。而辦公自動(dòng)化能夠避免因數(shù)據(jù)龐大而帶來的不便，并提高公司職員的辦公效率。在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及辦公設(shè)備的支持下，辦公人員只需合理操作辦公設(shè)備，并靈活運(yùn)用辦公技術(shù)，便能將各種數(shù)據(jù)在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理，以此縮短辦公效率。現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化已經(jīng)得到各行業(yè)的認(rèn)可，并廣泛應(yīng)用在企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)中，對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展有著積極意義。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于企業(yè)辦公的意義

1.1 增加辦公效率

運(yùn)用辦公軟件以及局域網(wǎng)，不僅能夠增加辦公人員個(gè)體的工作效率，還能通過每個(gè)辦公人員的協(xié)作來增加整體辦公效率。

1.2 減少辦公成本

借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，企業(yè)可全面推行無紙化辦公以及數(shù)字化辦公等模式，減少紙張以及墨盒等辦公用品的使用量，從而降低企業(yè)的采購成本。同時(shí)，企業(yè)在無紙化辦公以及數(shù)字化辦公的模式下進(jìn)行工作，能夠減少硬件設(shè)備的使用頻率，以此節(jié)省硬件設(shè)備的維護(hù)費(fèi)用。

1.3 加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的交流以及企業(yè)與外界的聯(lián)系

在推行數(shù)字化辦公模式之前，企業(yè)辦公環(huán)境基本都會(huì)受到辦公內(nèi)容以及辦公場所的影響，使得企業(yè)的內(nèi)部交流以及企業(yè)與外界的聯(lián)系需要走常規(guī)的流程，不僅耗費(fèi)時(shí)間，還會(huì)阻礙正常的交流。在推行數(shù)字化辦公模式之后，企業(yè)內(nèi)部交流以及企業(yè)與外界的聯(lián)系將會(huì)更加便捷。

1.4 便于企業(yè)高層進(jìn)行決策

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用下，企業(yè)高層的決策步驟將會(huì)更加簡潔高效，以此提高企業(yè)決策的效率。同時(shí)，企業(yè)高層在做出決策后可快速核查職員的執(zhí)行進(jìn)度，并能及時(shí)獲得執(zhí)行人員的反饋。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公中的體現(xiàn)形式

2.1 硬件設(shè)備的運(yùn)行

一般來講，辦公業(yè)務(wù)主要就是信息處理、信息檢索、文字編輯以及信息傳輸?shù)仁马?xiàng)。要想將這些辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化處理，就需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來使用硬件設(shè)備。例如，局域網(wǎng)以及電話等通信設(shè)施、掃描機(jī)以及傳真機(jī)等輸出設(shè)備等各種設(shè)施都需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下才能運(yùn)行。

2.2 文檔管理

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用下，文檔管理能夠在計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)等平臺(tái)上完成，包括文件送閱以及文件批復(fù)等具體事項(xiàng)。同時(shí)，辦公人員可以根據(jù)自己需求重新調(diào)整這些流程。此外，辦公人員在處理文檔管理事項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)對(duì)辦公人員的瀏覽記錄、批復(fù)記錄以及修改記錄進(jìn)行儲(chǔ)存。因此，辦公人員在處理文件前，可先將文件錄入并保留在自己的計(jì)算機(jī)內(nèi)，并進(jìn)行登記，再將文件傳送給對(duì)應(yīng)的公文擬辦人員。在經(jīng)過這些辦公流程后，最初的文件便會(huì)成為電子版文件，并自動(dòng)進(jìn)行歸檔。而辦公人員可根據(jù)不同的權(quán)限要求將電子版文件進(jìn)行保存以及分類，并對(duì)不同的電子版文件設(shè)置不同的查詢密碼。

2.3 構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)

一般來講，任何機(jī)關(guān)以及企業(yè)都需要一個(gè)專用的信息發(fā)布平臺(tái)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，辦公人員可將任何信息通過專用的發(fā)布平臺(tái)進(jìn)行傳遞，使信息能夠以電子事項(xiàng)以及電子公告等形式呈現(xiàn)給公司職員。而公司職員也能在第一時(shí)間收到辦公人員所發(fā)送的信息，以便及時(shí)處理信息上所交代的事務(wù)。同時(shí)，信息發(fā)布平臺(tái)還具有公開共享的特點(diǎn)，不僅能夠讓公司職員及時(shí)了解企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，還能讓外界人士也能了解企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，包括企業(yè)財(cái)報(bào)、企業(yè)形象以及招聘信息等內(nèi)容。此外，信息發(fā)布平臺(tái)不只是提供給公司上層領(lǐng)導(dǎo)所使用，公司職員也能將自己對(duì)公司的看法以及意見通過信息平臺(tái)進(jìn)行傳遞，以便讓公司的全體員工都能了解自己的想法。

2.4 企業(yè)內(nèi)部協(xié)作

一般來講，任何機(jī)關(guān)單位以及企業(yè)都會(huì)存在一些流程化作業(yè)，包括文公編輯、文件收發(fā)以及工作審批等。但由于這些流程化作業(yè)是每個(gè)企業(yè)必須要做的工作，企業(yè)在開展這些流程化作業(yè)時(shí)就會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，企業(yè)能夠充分利用現(xiàn)有的內(nèi)部資源，并能進(jìn)一步增強(qiáng)工作的適應(yīng)性以及靈活性。例如，在無紙化辦公模式的作用下，企業(yè)能夠?qū)⒐ぷ髁鞒踢M(jìn)行自動(dòng)化安排，使企業(yè)內(nèi)部資源能夠得到合理分配，以此減少辦公時(shí)間。同時(shí)，無紙化辦公模式還能夠減少人為延誤以及人為差錯(cuò)，以此提升勞動(dòng)生產(chǎn)率。此外，企業(yè)在日常管理事務(wù)也能借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來展開，包括企業(yè)的日常用餐管理、日常會(huì)議管理、日常車輛管理、日常物品管理等事項(xiàng)。

2.5 其他應(yīng)用

第一，人事管理。在處理人事管理的諸多事項(xiàng)時(shí)，行政人員可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)將考勤制度、職員信息、人事管理以及薪酬制度相結(jié)合，提升人事管理效率，減少人事管理成本。第二，工作會(huì)議。一般來講，每個(gè)企業(yè)都會(huì)定期召開一些大型或小型的工作會(huì)議，并且每個(gè)會(huì)議都會(huì)涉及準(zhǔn)備工作以及總結(jié)工作。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，企業(yè)可在會(huì)議之前向每位職員發(fā)送會(huì)議的相關(guān)資料，并將會(huì)議的召開時(shí)間、人員名單、會(huì)議場所以及會(huì)議內(nèi)容等信息通過會(huì)議單以及電子郵件等方式發(fā)送給參加會(huì)議的員工。同時(shí)，在會(huì)議結(jié)束后相關(guān)人員可將會(huì)議的基本內(nèi)容進(jìn)行整理，并發(fā)送給參加會(huì)議的職員。

3 基于辦公自動(dòng)化模式下計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)正處在變革階段，并且正朝著系統(tǒng)化、高速化以及微型化的方向發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)變革的深入，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理將會(huì)成為知識(shí)處理，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫將會(huì)成為知識(shí)庫，現(xiàn)有的手寫體、圖像以及自然語言將會(huì)逐漸發(fā)展為人機(jī)互動(dòng)的主要模式，使人機(jī)互動(dòng)質(zhì)量上升到新的高度。同時(shí)，計(jì)算機(jī)將會(huì)逐漸加入更多功能，包括人工智能化以及感知功能，數(shù)據(jù)輸入技術(shù)以及數(shù)據(jù)輸出技術(shù)將會(huì)更加智能化。在這種環(huán)境下，辦公自動(dòng)化必將成為各大企業(yè)的主流辦公模式。企業(yè)可借助門戶技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行有效整合，并將客戶關(guān)系、企業(yè)資源以及資金供應(yīng)等內(nèi)容呈現(xiàn)在支撐平臺(tái)中，以此實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)復(fù)合化。

4 結(jié)語

綜上所述，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用下，檔案管理能夠在計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)等平臺(tái)上完成，辦公人員可以根據(jù)自己需求重新調(diào)整相關(guān)流程；辦公人員可將任何信息通過專用的發(fā)布平臺(tái)進(jìn)行傳遞，使信息能夠以電子事項(xiàng)以及電子公告等形式呈現(xiàn)給公司職員；企業(yè)能夠充分利用現(xiàn)有的內(nèi)部資源，并能進(jìn)一步增強(qiáng)工作的適應(yīng)性以及靈活性；企業(yè)可在會(huì)議之前向每位職員發(fā)送會(huì)議的相關(guān)資料，并將會(huì)議的基本內(nèi)容發(fā)送給參加會(huì)議的職員?？傊?，隨著科技不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)必將在企業(yè)的辦公過程中發(fā)揮更大作用。

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