【摘要】對于中職院校的學(xué)生檔案管理工作一直是學(xué)生管理工作方面的重要組成部分。學(xué)校作為為國家和社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才，傳播優(yōu)秀知識和技能的搖籃，學(xué)生檔案的管理和分類工作都是各大高校學(xué)生管理工作的重要組成部分。用人單位在選拔和培養(yǎng)人才時，對于學(xué)生檔案的研究與分析是最基本工作和依據(jù)。因此對于學(xué)生檔案整理和分類，詳細記錄其學(xué)習(xí)情況和品德修養(yǎng)，對于用人單位能夠全面了解學(xué)生具體情況，有目的性有規(guī)則性選擇合適的崗位人才有著很好的推動和促進作用。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案管理；研究與探討

中職院校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，它記錄著學(xué)生曾經(jīng)各種相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，是用人單位用來評定學(xué)生是否能夠勝任所提供的崗位工作的基礎(chǔ)，是對于任人唯賢，合理培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。然而目前為止，中職院校的檔案管理工作仍舊存在較多的問題，對于檔案管理意識不足，檔案信息記錄不全，利用率較低，管理制度不健全等方面問題，都是各個中職院校管理人員應(yīng)該思考與改善的方面。

一、中職院校學(xué)生檔案管理特點及內(nèi)容

對于檔案的概念方面，對于個人來講可以理解為所從事的政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動的直接或間接的為國家和社會造成的有價值的歷史行為所保存的圖片、聲音和文字等形式的記錄。

1.檔案本身的價值特點

檔案作為記錄個人歷史行為的一種形式，其歷史性價值是作為檔案記錄的基本原則。檔案在最初的時候是通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載，隨著科技的不斷發(fā)展和社會的進步，諸如影音、錄像、照片等多方面，多類型的檔案記錄模式逐漸出現(xiàn)，為檔案增添了更加簡單明了，豐富多樣的記錄形式。檔案本身的價值特性可分為機要性、服務(wù)性和管理性等方面特點。

2.中職院校學(xué)生檔案管理的主要內(nèi)容

學(xué)生檔案的管理分類工作，應(yīng)該建立相對完善的檔案工作制度，通過科學(xué)化管理和有效的檔案分類保存，以實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，程序化特點，以此保證檔案利用效率的最大化。因此，對于學(xué)生檔案管理的內(nèi)容可以分為檔案的收集、分類、整理、鑒定、保存，最終通過完整的檔案資料保存工作以實現(xiàn)檔案的順利檢索工作。

二、中職院校對于學(xué)生檔案管理的意義和價值

1.中職院校中檔案管理的意義

（一）對于學(xué)校來講，學(xué)生檔案的整理和分類，是為了向用人單位提供相對完整且全面的學(xué)生的學(xué)習(xí)，生活等方面的信息，以便用人單位能夠更好地選擇適合的學(xué)生。因此對于學(xué)生檔案管理的最終意義是向外界提供全面信息。主要包括提供閱覽，證明，咨詢，展覽等方面的信息利用途徑。

（二）對于中職院校中的老師及領(lǐng)導(dǎo)來講，時刻了解每個學(xué)生的學(xué)習(xí)生活狀況，以便能夠準確適當(dāng)?shù)膸椭鷮W(xué)生走上正確的學(xué)習(xí)生活軌跡是十分重要的。因此，對于檔案的收集整理也顯得尤為重要。通過檔案的歸類收集整理，使得領(lǐng)導(dǎo)和老師可以快速高效檢索出學(xué)生在整個學(xué)校的生活狀態(tài)，準確了解學(xué)生品德修養(yǎng)、學(xué)習(xí)狀況、工作生活情況，從而能夠準確有效且有針對性地在不同方面為學(xué)生提供相應(yīng)的幫助和指導(dǎo)。

2.中職院校對于學(xué)生檔案管理價值體現(xiàn)

中職院校中的學(xué)生檔案管理工作的基本要求是檔案的完整性與安全性的維護與管理。只有在最大程度上保證檔案的完整新與安全性，才能為學(xué)生檔案整理收集工作提供最大的保障，而換一個角度來想，因為學(xué)生的檔案管理工具備良好的完整性和安全性，才能確保學(xué)生檔案中的內(nèi)容的真實性，有效性，完整性【2】。因此對于學(xué)生檔案的收集管理制度，檔案的安全和機密指標，是每個中職院校目前應(yīng)該考慮和完善的問題。

中職院校中學(xué)生檔案的主要價值體現(xiàn)在社會中各方面對于檔案的利用，通過學(xué)生檔案中的相關(guān)信息來確定學(xué)生的具體情況，以此作為依據(jù)能夠在一定程度上選擇最適合的學(xué)生來確保工作的順利進行。對于學(xué)生檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，能夠最大程度的確保學(xué)生檔案的完整性與安全性，才能更好地為社會各方面提供學(xué)生的真實水平與能力。

三、中職院校學(xué)生檔案管理制度中的問題

隨著社會的發(fā)展與科技的進步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)逐漸被新的信息管理方式所替代。在電子科技迅速發(fā)展的時代，對于學(xué)生的檔案管理和檢索工作也變得愈發(fā)快捷與方便，然而與此同時學(xué)生檔案信息泄露、修改、丟失等問題也隨之逐漸出現(xiàn)。面對新的學(xué)生檔案管理問題，完善學(xué)生檔案管理制度，加強檔案管理技術(shù)，增加相關(guān)方面的資金投入，對于學(xué)生的檔案管理工作會產(chǎn)生很好地幫助和完善作用。

結(jié)束語

中職院校的學(xué)生檔案管理工作是從學(xué)生入學(xué)第一天開始，直到學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校的一段時間的全部學(xué)習(xí)，生活中的經(jīng)歷記錄。在此期間學(xué)生所參加的各類活動、組織，學(xué)習(xí)經(jīng)歷，品行操守，都被相對完整地記錄下來，以此作為之后的人才考核、選拔、培養(yǎng)的基本依據(jù)。因此對于學(xué)生的檔案整理分類，保存和完善，都應(yīng)具有相對完善安全的管理記錄方案與制度。通過完整有效的記錄，保證其安全性和準確性，是中職院校學(xué)生檔案管理工作的重點研究目標，也是學(xué)生檔案管理工作重要性的具體表現(xiàn)和原因。

【參考文獻】

[1]劉萌.文書與檔案管理[M].北京：電子工業(yè)出版社，2010.01：21—32

[2]陳麗，檔案信息檢索[M].四川：四川人民出版社，2010.04：15—21

作者簡介：李煥英，出生年月：1986.04.19性別：女，民族：漢族，籍貫：廣西合浦，研究方向：檔案管理。