國(guó)際貨代流程優(yōu)化分析

董越

【摘 要】國(guó)際貨代企業(yè)是對(duì)外貿(mào)易中的重要組成部分，是出口商與進(jìn)口商商品最終交付的媒介和最終實(shí)施者，國(guó)際貨代的流程是否能夠做到高效和資源優(yōu)化配置直接關(guān)系到國(guó)際貿(mào)易的暢通程度。本文從國(guó)際貨化流程的現(xiàn)狀、流程中產(chǎn)生的問(wèn)題及分析和流程優(yōu)化的方案幾個(gè)方面展開論述，希望能夠?qū)ω洿鞒痰膬?yōu)化提供參考。

【關(guān)鍵詞】流程優(yōu)化；國(guó)際貨代；國(guó)際貿(mào)易

一、國(guó)際貨代流程優(yōu)化的意義及現(xiàn)狀

（一）貨代流程優(yōu)化的意義

國(guó)際貨代公司的主要盈利點(diǎn)在于運(yùn)輸費(fèi)用的差額部分以及相關(guān)的服務(wù)費(fèi)用，國(guó)際貨代公司的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈，很多物流公司也紛紛加入了貨代市場(chǎng)，給貨代公司帶來(lái)較大沖擊，加之全球經(jīng)濟(jì)不景氣，貨代業(yè)務(wù)大幅縮減，加工制造業(yè)的成本增加以及人力資源成本的攀升，導(dǎo)致其對(duì)于運(yùn)費(fèi)支出的預(yù)算大幅減少和控制，導(dǎo)致整個(gè)貨代行業(yè)由原來(lái)的不完全競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)轉(zhuǎn)為競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，國(guó)際貨代公司的利潤(rùn)大幅縮減，這就需要貨代公司進(jìn)行分析和轉(zhuǎn)型，積極應(yīng)對(duì)并通過(guò)貨代流程優(yōu)化的方式進(jìn)行成本的降低和資源的優(yōu)化配置，提升貨代公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力，才能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

綜上所述，國(guó)際貨代流程的優(yōu)化具有降低企業(yè)成本提升利潤(rùn)、促進(jìn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置、增加企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和綜合實(shí)力的重要意義。

（二）貨代流程的現(xiàn)狀

本文以WR公司為例進(jìn)行論述，WR公司是一家業(yè)務(wù)覆蓋全球的大型國(guó)際貨運(yùn)公司，為世界貿(mào)易提供現(xiàn)代化的物流服務(wù)以及貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)，其成立時(shí)間較長(zhǎng)，已有半個(gè)世紀(jì)的歷史，在全球各國(guó)大洲中有多家分支機(jī)構(gòu)，年代理業(yè)務(wù)量達(dá)20萬(wàn)筆，其業(yè)務(wù)范圍涵蓋了海運(yùn)、空運(yùn)，就中國(guó)分公司而言，海運(yùn)出口占業(yè)務(wù)總量的五成，空運(yùn)出口占三成，海運(yùn)和空運(yùn)進(jìn)口比例占業(yè)務(wù)量較小，海運(yùn)出口毛利率約占總利潤(rùn)的35%，空運(yùn)出口占45%，兩者進(jìn)口的利潤(rùn)占比均為10%，由數(shù)據(jù)可以得知，其海運(yùn)出口的業(yè)務(wù)量最大，但利潤(rùn)率最低，也是貨代公司進(jìn)行優(yōu)化配置利潤(rùn)增長(zhǎng)的突破點(diǎn)。

二、國(guó)際貨代公司在通過(guò)流程及存在的問(wèn)題分析

圖一主要展現(xiàn)了目前國(guó)際貨運(yùn)代理的業(yè)務(wù)流程，主要包括以下幾個(gè)方面：接單攬貨、做單留位、裝箱安排、貨物報(bào)關(guān)、裝箱進(jìn)港、交單簽發(fā)、制作發(fā)票、存儲(chǔ)歸檔幾個(gè)主要的業(yè)務(wù)流程，整個(gè)流程是資源整合的過(guò)程，將運(yùn)輸工具公司、運(yùn)輸物流公司、報(bào)關(guān)行以及貨物保險(xiǎn)公司有機(jī)整合起來(lái)，為進(jìn)出口貿(mào)易公司搭建橋梁，通過(guò)對(duì)流程的分析能夠找出貨代公司存在的問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行原因解析并提出改進(jìn)方案，有利于降低國(guó)際貨代公司成本并提高利潤(rùn)與競(jìng)爭(zhēng)力。

首先，國(guó)際貨代公司要與貿(mào)易雙方簽訂運(yùn)輸?shù)臈l約，雙方就運(yùn)價(jià)、運(yùn)輸要求等條款進(jìn)行協(xié)商一致并簽訂委托代理的協(xié)議，國(guó)際貨代公司根據(jù)協(xié)議進(jìn)行協(xié)議的運(yùn)單的確認(rèn)，并進(jìn)行運(yùn)輸工作的安排。第二步便是根據(jù)貨物的信息進(jìn)行單據(jù)的制作并與相關(guān)的物流公司及交通工具進(jìn)行倉(cāng)位的預(yù)訂。第三步將單號(hào)與相關(guān)的貨運(yùn)信息發(fā)給相關(guān)的倉(cāng)庫(kù)以及貨運(yùn)交通工具單位，并對(duì)貨物進(jìn)行裝箱安排。第四步是報(bào)關(guān)，將貨物向海關(guān)進(jìn)行申報(bào)，并對(duì)海關(guān)的貨物放行情況進(jìn)行跟進(jìn)，確保貨物放行成功。第五步是裝箱進(jìn)港，倉(cāng)庫(kù)與運(yùn)輸公司完成貨物的裝載，并將集裝箱進(jìn)入海關(guān)監(jiān)督區(qū)域等待。第六步便是交單簽發(fā)，在貨物開始運(yùn)輸后，貨代公司將貨物的數(shù)量、數(shù)據(jù)以及運(yùn)輸工具的信息、委托書收貨與發(fā)貨方雙方的聯(lián)系地址與聯(lián)系方式填寫在提單上，并將簽單提交給委托方。第七步是制作發(fā)票，貨代公司將貨物裝箱、運(yùn)輸、報(bào)關(guān)等費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并開具發(fā)票，提交至委托方進(jìn)行結(jié)算。最后是對(duì)單據(jù)進(jìn)行整理和歸檔，為之后查詢和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。

總體來(lái)說(shuō)，在貨代流程中主要有兩個(gè)流程主線，一個(gè)是以單據(jù)為主導(dǎo)，另一個(gè)是以貨物為主導(dǎo)，兩個(gè)主線中涉及到多個(gè)工作人員以及多個(gè)環(huán)節(jié)，因此貨物是否能夠及時(shí)準(zhǔn)確通過(guò)到達(dá)就離不開各部門之間的共同配合，離不開各環(huán)節(jié)的順暢銜接。只有做好流程管理，才能夠保證貨代工作的順利進(jìn)行。通過(guò)對(duì)貨代公司的走訪調(diào)查和流程分析，發(fā)現(xiàn)目前流程中仍存在一些問(wèn)題需要改進(jìn)，首先是單據(jù)流程復(fù)雜，目前的單據(jù)流轉(zhuǎn)需要三個(gè)崗位的人員，中間環(huán)節(jié)越多越容易出現(xiàn)銜接問(wèn)題，單據(jù)流轉(zhuǎn)首先需要通過(guò)業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)給操作員進(jìn)行審核，審核后再發(fā)給報(bào)關(guān)員進(jìn)行審核，流程復(fù)雜一方面提高了貨物流轉(zhuǎn)的速度、效率降低同時(shí)也增加了成本，使得貨物流轉(zhuǎn)運(yùn)輸時(shí)間增長(zhǎng)，不利于企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)。

其次是國(guó)際貨代公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)缺乏優(yōu)化配置。人員的配比不夠合理，目前國(guó)際貨代公司進(jìn)行貨物的流轉(zhuǎn)處理的人員缺乏專業(yè)性的劃分，每個(gè)貨物的流轉(zhuǎn)配比兩名攬件員，操作員和單證員各一人。只是單純地進(jìn)行了工作種類的劃分，并沒有針對(duì)不同委托公司以及物流公司的操作流程進(jìn)行劃分，不同委托公司的要求不同，不同物流公司的貨物流轉(zhuǎn)的方式也不同，由于沒有區(qū)分則導(dǎo)致操作員和單證員對(duì)相關(guān)的流程差異不了解，以A委托公司的要求來(lái)執(zhí)行B公司的貨物流轉(zhuǎn)，這樣就會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)不專業(yè)，影響貨運(yùn)的效率和質(zhì)量從而影響到貨代公司在行業(yè)中的地位。另一方面對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，由于執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不明確，操作員和單證員也只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作，工作中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題和困難，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤也難以追究責(zé)任，從而難以形成人力資源的優(yōu)化配置。

再次，目前國(guó)際貨代公司中工作人員專業(yè)度有待提升，由于不夠?qū)I(yè)使得報(bào)關(guān)中容易出現(xiàn)錯(cuò)單、錯(cuò)報(bào)漏報(bào)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了工作的效率，同時(shí)由于工作量較大、人事管理及晉升與激勵(lì)機(jī)制不健全，人員流動(dòng)性大，需要企業(yè)支出更多的人員培訓(xùn)成本，使得人員的整體專業(yè)度不夠穩(wěn)定，企業(yè)效率。

三、國(guó)際貨代流程優(yōu)化的方案

（一）簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)

改變?cè)械亩嗳私?jīng)手審核的環(huán)節(jié)，選擇對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)比較熟悉的報(bào)關(guān)員進(jìn)行審核，并在每個(gè)單據(jù)審核中都要留下經(jīng)辦人的簽字，這樣對(duì)于管理審核的準(zhǔn)確性有很大幫助，采用責(zé)任到人的制度進(jìn)行管理，確保報(bào)關(guān)員在審核中能夠做到盡職盡責(zé)。對(duì)于貨代公司來(lái)說(shuō)，也要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)如EDI系統(tǒng)、建立信息共享平臺(tái)等方式。有效促進(jìn)信息的暢通，使得中間環(huán)節(jié)減少，提高效率。

（二）有效分類，專人管理，資源優(yōu)化配置

首先，針對(duì)不同委托公司以及物流公司的操作流程進(jìn)行合理分類，分類后指定專門的操作員和單證員進(jìn)行專人負(fù)責(zé)，對(duì)指定工作人員進(jìn)行委托方的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行培訓(xùn)，明確規(guī)定的內(nèi)容，使得工作人員固定負(fù)責(zé)一個(gè)委托公司和物流公司，使得工作更加專業(yè)，同時(shí)要進(jìn)行指責(zé)分工與績(jī)效考評(píng)的制度完善，做到獎(jiǎng)罰有度。

其次，要針對(duì)不同崗位的業(yè)務(wù)量大小進(jìn)行合理安排，報(bào)關(guān)員相對(duì)業(yè)務(wù)量較大，而報(bào)檢員只是負(fù)責(zé)入境檢驗(yàn)時(shí)的工作，可以將兩個(gè)崗位結(jié)合和合并，培養(yǎng)兩個(gè)工作都能夠勝任的工作人員。同時(shí)，也可以將單證員與操作員的工作進(jìn)行結(jié)合，由于操作員的工作量較大，提升單證員的綜合能力，有效進(jìn)行人員管理配置，提升效率。

（三）建立合理晉升機(jī)制，提升員工綜合實(shí)力

貨代公司要加大人力資源投入，首先要建立起一套人員晉升和績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)，并有效執(zhí)行，提升員工工作的積極性。

其次要對(duì)員工進(jìn)行技能培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作能力，進(jìn)行資源整合，從而降低出錯(cuò)率，提升整體貨代流程的效率。

總之，對(duì)國(guó)際貨化流程進(jìn)行優(yōu)化對(duì)于企業(yè)將成本提利潤(rùn)十分重要，通過(guò)簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)、有效分類、提升員工素質(zhì)等措施能夠有進(jìn)行流程優(yōu)化，促進(jìn)國(guó)際貨代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提升。

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