物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制存在問題及對策

吳霞

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，眾多企業(yè)在開展實(shí)施內(nèi)部控制管理時(shí)，更加依賴于采用信息化，藉此強(qiáng)化及改進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制水平，物流企業(yè)亦不例外。在企業(yè)信息化逐漸普及推廣的背景下，如何使物流企業(yè)內(nèi)部控制與信息化要求保持同步和匹配，就需要物流企業(yè)著力探究。作為一名從業(yè)22年，目前委派至建立大型交通物流信息港項(xiàng)目管理的財(cái)務(wù)工作者，筆者基于信息化內(nèi)部控制管理，站在物流企業(yè)視角，對企業(yè)信息化內(nèi)部控制的問題及對策作一探究。

【關(guān)鍵詞】物流企業(yè)；信息化；內(nèi)部控制；措施

信息技術(shù)已成為重要的社會生產(chǎn)力，企業(yè)信息化的運(yùn)用，可以將企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等諸多環(huán)節(jié)的資源加以串聯(lián)及組織，使企業(yè)服務(wù)及管理效率得以大幅提升。作為物流企業(yè)而言，其尤為注重各項(xiàng)資源的統(tǒng)籌及調(diào)度，而企業(yè)信息化的介入，一方面可以給物流企業(yè)的信息數(shù)據(jù)搜集、整理、共享、應(yīng)用等提供新的平臺；另一方面又需要物流企業(yè)內(nèi)部控制管理水平的及時(shí)跟進(jìn)。

一、物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制基本概述

用于物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制的技術(shù)涵蓋了存儲、加工、訂單揀選、接送貨等多種信息系統(tǒng)，涉及到物流企業(yè)產(chǎn)品及服務(wù)的加工、進(jìn)出倉、配送等環(huán)節(jié)。作為占據(jù)物流企業(yè)管理中心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理來講，物流企業(yè)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的會計(jì)信息及數(shù)據(jù)需要得到匯總及分析，物流企業(yè)信息化則通過將各部位生成的數(shù)據(jù)信息加以綜合及篩選，經(jīng)由企業(yè)信息化系統(tǒng)中的會計(jì)信息系統(tǒng)的分析研究，可以使物流企業(yè)的內(nèi)部控制集成度得以提高，在物流企業(yè)人事管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的結(jié)合中，達(dá)到提升企業(yè)內(nèi)部控制自控效率的效果。例如，通過物流企業(yè)信息化進(jìn)行記賬，在信息化軟件的輔助下，物流企業(yè)會計(jì)工作在比對及審查資金賬目時(shí)，效率更快，精準(zhǔn)度更高，相應(yīng)的會計(jì)管理成本會得以優(yōu)化。

二、物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制實(shí)施中面臨的問題及挑戰(zhàn)

首先，物流企業(yè)的原有內(nèi)部控制體系會受到企業(yè)信息化的沖擊和影響。物流企業(yè)內(nèi)部控制需要各部位職責(zé)的明確分工，企業(yè)信息化參與內(nèi)部控制后，在控制形式上呈現(xiàn)出扁平化特點(diǎn)，某種程度上也引發(fā)了物流企業(yè)各部門在職責(zé)分工及控制內(nèi)容上的重合，給物流企業(yè)內(nèi)部控制崗位設(shè)置及職責(zé)分配增添了一定難度。其次，物流企業(yè)信息化與內(nèi)部控制的結(jié)合，一方面會擴(kuò)大物流企業(yè)內(nèi)部控制的覆蓋范圍，并同步帶來信息處理及檔案管理上的改變，使物流企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)承擔(dān)更多地信息存儲職能；另一方面信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲時(shí)，如缺少必要的信息確認(rèn)手段，如簽字、印章等，極易造成會計(jì)信息數(shù)據(jù)資料的殘缺，給信息數(shù)據(jù)的篡改也提供了機(jī)會。第三，物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制下，如會計(jì)管理軟件，會計(jì)信息系統(tǒng)使用環(huán)境安全等級不高，會增大物流企業(yè)部門間信息泄露、信息數(shù)據(jù)訪問、單據(jù)處理等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)幾率。其中，物流企業(yè)在進(jìn)行物品的購置、儲存、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，相應(yīng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息經(jīng)由物流企業(yè)信息化系統(tǒng)加以發(fā)布及流轉(zhuǎn)時(shí)，涉及到一些關(guān)鍵的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，存在較大的信息泄露隱患；而在數(shù)據(jù)信息的訪問上，如沒有對物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制帶來的扁平化特點(diǎn)加以考慮，設(shè)置財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)訪問權(quán)限及密鑰，會導(dǎo)致物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制不夠嚴(yán)謹(jǐn)，控制目標(biāo)模糊不清的問題。

三、應(yīng)對及解決物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制問題的措施方法

1.正確認(rèn)識物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制的優(yōu)劣，做好內(nèi)部控制環(huán)境的營造優(yōu)化

物流企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營具有其特殊性，物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制是物流企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求，作為物流企業(yè)而言，其要對信息化內(nèi)部控制的重要性加以認(rèn)知，然后結(jié)合物流企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)，對企業(yè)的資金、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)等控制子目標(biāo)加以明確，采取物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制垂直管理與物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制集中管理，分散管理相結(jié)合的控制方式，在統(tǒng)一的內(nèi)部控制中心，多個(gè)內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)的支撐下，使物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制過程中的數(shù)據(jù)信息資料在使用流程及使用范圍上更加制度化，標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制的安全度。在物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制環(huán)境的營造及優(yōu)化上，可以借助于“平衡記分卡”等內(nèi)部控制考核辦法，對物流企業(yè)各部位員工的內(nèi)部控制職責(zé)意識及積極性加以調(diào)動(dòng)。

2.構(gòu)建物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制預(yù)防及監(jiān)督機(jī)制

在物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制實(shí)施中，要確保物流企業(yè)各部位信息化內(nèi)部控制更加高效，應(yīng)首先對物流企業(yè)各部位的人員職責(zé)及崗位進(jìn)行分工，使其崗位職責(zé)及權(quán)限能夠處于一種互相制約的狀態(tài)中，避免職責(zé)不明而導(dǎo)致信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)被隨意調(diào)用及篡改。在物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制崗位分工中，可以將信息系統(tǒng)的用戶設(shè)置為多個(gè)崗位共同使用，但在信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要操作權(quán)限上要設(shè)置用戶與崗位一對一對應(yīng)的使用及管理方式，以此明確各自崗位的操作范圍。另外，物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制還要有監(jiān)督機(jī)制的跟進(jìn)及保障，通過對信息化系統(tǒng)的操作日志、操作密碼、系統(tǒng)驗(yàn)證等進(jìn)行跟蹤管理，最大限度地減小物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)被篡改及破壞的幾率。

3.強(qiáng)化物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制的軟硬件及數(shù)據(jù)安全保護(hù)

針對物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)，一是要對系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控及殺毒，保障系統(tǒng)的運(yùn)行安全性和穩(wěn)定性；二是要對物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的硬件設(shè)施，如機(jī)房、計(jì)算機(jī)、相關(guān)配件等進(jìn)行防潮、防水、防火保護(hù)；三是要對物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的軟件部分進(jìn)行及時(shí)的升級及漏洞修補(bǔ)；四是要圍繞物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)，對財(cái)務(wù)信息原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加密及數(shù)字認(rèn)證，并對數(shù)據(jù)信息的傳輸及共享范圍加以限制。

四、結(jié)語

物流企業(yè)信息化內(nèi)部控制是物流企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)擴(kuò)展及企業(yè)自身競爭力提升的必然要求，在實(shí)施信息化內(nèi)部控制時(shí)，物流企業(yè)應(yīng)注重從信息化內(nèi)部控制氛圍的營造、信息化內(nèi)部控制預(yù)防及監(jiān)督機(jī)制的完善、信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)軟硬件及數(shù)據(jù)的安全防護(hù)等方面入手，真正發(fā)揮信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的功效和價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 向宏志.會計(jì)信息化對物流企業(yè)內(nèi)部控制的影響[J].物流技術(shù)，2013，（3）：130-132.

[2] 周俊國.會計(jì)信息化下物流企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)對策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014，（14）：191+193.

[3] 張鐵芙.關(guān)于改進(jìn)物流企業(yè)內(nèi)部控制的探討[J].中國管理信息化，2015，（21）：15-17.