淺談會(huì)計(jì)檔案的管理及完善措施

王瑞霞

【摘 要】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。鑒于會(huì)計(jì)檔案的重要作用，本文指出了目前財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題。提出了改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施，制定會(huì)計(jì)檔案管理制度，做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；管理現(xiàn)狀；完善對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性，有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，還對(duì)保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督的作用，會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)及作用

1.會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

2.會(huì)計(jì)檔案的作用

從宏觀方面來說，國家需要從會(huì)計(jì)檔案記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，考核國家經(jīng)濟(jì)總體情況，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行，從而制定有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的方案和決策。從企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位來說，可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)分析公司的運(yùn)營情況，制定更加有效有力的監(jiān)督管理方案。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視

雖然在《會(huì)計(jì)法》中有明確規(guī)定“公司管理負(fù)責(zé)人需要負(fù)責(zé)本公司的會(huì)計(jì)工作和相關(guān)會(huì)計(jì)資料的真?zhèn)涡?、完整性?！钡牵芏喙矩?fù)責(zé)人只是口頭上重視這項(xiàng)工作，實(shí)際中卻是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，并不關(guān)心財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，甚至采取不聞不問的態(tài)度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸集不到位，甚至檔案缺失。

2.企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案缺乏完整性的管理

從整體來看，檔案管理的完整性包括：公司應(yīng)該依法保管所有的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)；公司的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)包括全部的會(huì)計(jì)資料。而現(xiàn)在的公司經(jīng)常出現(xiàn)故意或無意的忽視某些數(shù)據(jù)，造成賬務(wù)混亂，收支記錄與實(shí)際不符。甚至有些公司財(cái)務(wù)人員故意銷毀檔案材料，致使有些重要的歷史資料消失，無法查證。

3.對(duì)原始憑證的審核與監(jiān)督不夠

原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，原始憑證的真?zhèn)?、?jīng)濟(jì)信息是否全面等決定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性。由于對(duì)于發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要是正式票據(jù)（有稅務(wù)監(jiān)制章或財(cái)政監(jiān)制章），不論票據(jù)上記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)適用范圍，一律按照正常、合法、合規(guī)票據(jù)處理；另外，會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等的差異，對(duì)于原始憑證構(gòu)成要素的審核與處理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。上述審核與監(jiān)督不到位等因素都導(dǎo)致不合法、不合規(guī)原始憑證在會(huì)計(jì)信息資料中普遍存在。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

針對(duì)上述會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，我們必須采取有效的措施，才能有效的改進(jìn)和完善檔案管理工作，分別從以下幾個(gè)方面入手：

1.提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

要抓好會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作，分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處及其他有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)章制度，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案是所具有的不可替代的重要作用。將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)來布置、落實(shí)，常抓不懈。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的技能培訓(xùn)、考核與監(jiān)督工作

會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性，在公司財(cái)力與人力條件允許的情況下，配備專門的檔案管理人員是最好的最有效的途徑。然而，一些公司、企業(yè)受規(guī)模資金的約束并沒有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員。這種情況下會(huì)計(jì)人員成為檔案整理的主要負(fù)責(zé)人。

3.制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理

依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)和文件規(guī)定，制定會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)。在職責(zé)中明確崗位責(zé)任、制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，在做好檔案管理職能、檔案服務(wù)職能的同時(shí)，進(jìn)一步挖掘檔案中具有指導(dǎo)意義的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)充分運(yùn)用，指導(dǎo)當(dāng)前及以后的會(huì)計(jì)核算與管理，真正把檔案用活、用細(xì)、用充分。

4.會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第10條規(guī)定，除保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀外，其余保管期滿的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管年限、己保管年限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上還需簽署意見。會(huì)計(jì)檔案按照相關(guān)法律及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀可以節(jié)省存儲(chǔ)空間，節(jié)約企業(yè)單位的人力、物力。

參考文獻(xiàn)

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