唐昕

[摘 要]高校學(xué)生事務(wù)管理是集教育、管理和服務(wù)于一體的繁瑣復(fù)雜的工作集合。隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量增多，辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生事務(wù)管理工作面臨著工作流程繁冗、運(yùn)行效率低、滿意度低等問題。工作流技術(shù)是社會(huì)信息化發(fā)展中的一種新技術(shù)，在高校學(xué)生事務(wù)管理中引入工作流技術(shù)可滿足學(xué)生工作中業(yè)務(wù)流程處理的需要，實(shí)現(xiàn)流程重組與再造，使學(xué)生工作在流程優(yōu)化中得到進(jìn)一步提高。

[關(guān)鍵詞]工作流；學(xué)生事務(wù)管理；流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.124

[中圖分類號]G645.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下成為社會(huì)發(fā)展的巨大動(dòng)力。近年來，隨著我國教育改革的深化，以及高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量迅速增多，學(xué)生事務(wù)管理工作量逐漸增加，工作難度不斷增強(qiáng)，給集教育、管理和服務(wù)于一體的高校學(xué)生工作提出了新的挑戰(zhàn)，在高校學(xué)生管理工作中引入流程優(yōu)化中的工作流技術(shù)，建立高效的事務(wù)管理信息系統(tǒng)顯得尤為重要。

1 基于工作流技術(shù)的學(xué)生事務(wù)管理流程優(yōu)化

工作流技術(shù)發(fā)端于20世紀(jì)70年代中期辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的研究工作，它是一類能夠完全或部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行?；诠ぷ髁骷夹g(shù)的流程優(yōu)化，通常建立基于工作流技術(shù)的Petri網(wǎng)工作流模型，將學(xué)生從入校到畢業(yè)離校整個(gè)過程作為研究對象，以學(xué)生在校中的具體業(yè)務(wù)流程處理為主要線索，對學(xué)生工作中各階段的事務(wù)和學(xué)生工作人員在管理過程中所扮演的角色進(jìn)行劃分與匹配，簡化工作程序、優(yōu)化工作過程，力求轉(zhuǎn)變目前高校學(xué)生工作發(fā)展的困境，為改革做準(zhǔn)備。

2 現(xiàn)有學(xué)生事務(wù)管理工作流程存在的問題

2.1 當(dāng)前學(xué)生事務(wù)管理工作流程繁冗

通過對當(dāng)前系統(tǒng)流程分析，發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)學(xué)生工作基本需要經(jīng)歷三次流轉(zhuǎn)，一般先從學(xué)校各相關(guān)部門到各院系再到學(xué)生個(gè)人逐層布置，再從學(xué)生到各院系再到學(xué)校的審批、匯總和上傳，最后再從學(xué)校到各院系再到學(xué)生個(gè)人的最終確定。流程存在反復(fù)的審批、匯總和統(tǒng)計(jì)工作，且基本通過手工操作完成，如此繁冗多余的工作直接導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理的流程變長，影響整體工作效率。

2.2 現(xiàn)有信息系統(tǒng)靈活性差、利用率低

隨著時(shí)間的推移與工作要求的變化，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)已不能滿足日益發(fā)展的工作需要。雖然工作伴隨著自動(dòng)化的信息處理，但學(xué)生工作人員仍需用大量時(shí)間做繁瑣、復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)、匯總等重復(fù)性工作。如常規(guī)的獎(jiǎng)助學(xué)金評定工作，學(xué)生需要在系統(tǒng)中提交家庭困難認(rèn)證信息、獎(jiǎng)學(xué)金申請信息等，輔導(dǎo)員、院系認(rèn)證后，學(xué)生還需再次提交紙質(zhì)申請，輔導(dǎo)員不但要在系統(tǒng)中操作一次，同樣要在紙質(zhì)材料中進(jìn)行再次審核，這不僅沒有給獎(jiǎng)助學(xué)金評定工作帶來便利，反而增加了工作程序。

2.3 現(xiàn)有系統(tǒng)缺乏服務(wù)性

現(xiàn)有系統(tǒng)的建立僅以完成本部門任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，缺乏服務(wù)性考慮。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前仍有不少高校管理部門的工作改革目的僅是提高自身工作效率，而作為直接為學(xué)生提供服務(wù)的學(xué)生工作管理部門，卻忽略了學(xué)生事務(wù)管理的服務(wù)性。因此流程優(yōu)化工作，要有助于簡化工作程序，提高服務(wù)學(xué)生辦事的質(zhì)量，暢通信息的縱橫傳遞，從而規(guī)范行為，提升服務(wù)育人的意識。

2.4 學(xué)生事務(wù)管理相關(guān)部門溝通存在障礙

由于學(xué)生工作內(nèi)容繁雜，事務(wù)工作涉及學(xué)校不同部門，有時(shí)一項(xiàng)工作需要幾個(gè)部門共同完成。在當(dāng)前的學(xué)生工作中，各部門僅在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立開展工作，各部門對學(xué)生信息的需求往往存在重復(fù)性，增加了工作負(fù)擔(dān)。且在工作中，部門間溝通的媒介往往是電話、QQ、郵箱等工具，傳輸過程中容易出錯(cuò)，信息的傳遞也存在時(shí)間差與延遲，從而制約了學(xué)生事務(wù)管理的效率與服務(wù)質(zhì)量。

3 工作流技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生事務(wù)管理流程優(yōu)化的優(yōu)勢

3.1 工作流程規(guī)范、流程管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一

工作流技術(shù)的介入，將使學(xué)生事務(wù)管理與服務(wù)工作以流程化、標(biāo)準(zhǔn)化要求被規(guī)范起來。通過設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，定義每個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和程序，重組與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容與行為的規(guī)范統(tǒng)一，提升管理過程運(yùn)行的穩(wěn)定性，也是工作流技術(shù)的最大意義所在。

3.2 流程控制力度加強(qiáng)、工作靈活度提高

工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，是一個(gè)宏觀而細(xì)致的重組過程，是牽一發(fā)而動(dòng)全身的系統(tǒng)工程，人力、資金的投入成為阻礙學(xué)生工作改革的障礙。而工作流技術(shù)可通過功能分離，既獨(dú)立設(shè)計(jì)管理模塊，又可插入流程中形成一個(gè)整體，有著隨時(shí)調(diào)用、靈活使用的優(yōu)勢。

3.3 服務(wù)質(zhì)量提高，真正轉(zhuǎn)向以學(xué)生為本

在工作流技術(shù)應(yīng)用中，學(xué)生事務(wù)工作流程重組將打破以管理為出發(fā)點(diǎn)的職能設(shè)置，而真正轉(zhuǎn)向?qū)W生事務(wù)的服務(wù)性需要，以學(xué)生在校期間所涉及的事務(wù)工作為對象開展提煉和重組。整個(gè)過程體現(xiàn)了“以學(xué)生為本”的工作理念，重組后的工作流程必然從根本上提升服務(wù)質(zhì)量。

3.4 不同部門間加強(qiáng)協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共享

工作流技術(shù)采用路由的形式將任務(wù)推送到要完成下一步操作的部門，從而將各個(gè)任務(wù)單元銜接起來。這種推送式的流程化工作模式實(shí)現(xiàn)了多個(gè)業(yè)務(wù)部門間的有效協(xié)同，刪減了多余環(huán)節(jié)，優(yōu)化了實(shí)際需要的程序。事實(shí)上實(shí)現(xiàn)了基于互聯(lián)網(wǎng)的跨部門并聯(lián)辦公系統(tǒng)的公共協(xié)同平臺的搭建，優(yōu)化了高校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

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