現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考

郭毅

摘 要：辦公室管理工作對于企業(yè)發(fā)展來說至關(guān)重要，隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，對于辦公室管理工作提出了新的要求，要求辦公室注重工作效率的提高，辦公室人員專業(yè)素質(zhì)的提高，熟練掌握電子化辦公軟件的操作和應(yīng)用。現(xiàn)在很多企業(yè)辦公室管理工作存在一定的問題，本文通過對部分企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀的分析，提出了適合企業(yè)發(fā)展的，有利于提高辦公室管理水平的措施，希望能為企業(yè)提供可借鑒的資料和素材。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室工作；辦公室管理

一、辦公室管理工作的特征

辦公室工作是一個企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)部門，它的作用就像一個管家，各種協(xié)調(diào)事宜、上傳下達(dá)、突發(fā)事件處理等等都是辦公室來完成的。辦公室處在承上啟下、溝通內(nèi)外的中間位置，辦公室是職能部門信息融合和集散的地方，是決策層與執(zhí)行層溝通的紐帶，是整個企業(yè)系統(tǒng)與子系統(tǒng)協(xié)調(diào)配合的媚介，可見，辦公室工作的重要地位，盡管辦公室工作復(fù)雜多樣，但還是有一定規(guī)律的。

（一）事務(wù)繁雜與服務(wù)性質(zhì)

辦公室的基礎(chǔ)工作就是事務(wù)工作，其中包括印鑒管理、文件處理、接打電話、組織會議、接待任務(wù)等等，事務(wù)性工作決定了辦公室工作內(nèi)容的瑣碎，正因如此，對辦公室人員工作效率有著很高的要求。服務(wù)性指的是辦公室的任務(wù)是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于機(jī)關(guān)、服務(wù)于基層，因?yàn)檗k公室是溝通決策層和基層的中間機(jī)構(gòu)，自然服務(wù)性體現(xiàn)明顯。

（二）綜合協(xié)調(diào)作用顯著

辦公室處于溝通企業(yè)上下層的樞紐位置，聯(lián)系上下級、溝通各部門、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系都是辦公室的使命和工作，綜合協(xié)調(diào)功能是辦公室的基本功能，很多工作領(lǐng)導(dǎo)層拿出決策，需要辦公室人員將決策精神傳達(dá)到基層組織或部門，同時還要將基層執(zhí)行情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)。其次企業(yè)和外部溝通的一些事宜基本都由辦公室來完成，例如一些資質(zhì)辦理，執(zhí)照辦理等工作都是辦公室人員來協(xié)調(diào)完成。

（三）應(yīng)對突發(fā)事件的功能

所有企業(yè)辦公室都有一項(xiàng)功能，就是突發(fā)事件的處理，辦公室工作沒有規(guī)律，不知道隨時會發(fā)生什么情況，工作具有臨時性和突發(fā)性，這要求辦公室人員要有沉著的應(yīng)對能力和快速反應(yīng)能力，針對突發(fā)事件快速拿出解決辦法，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的任務(wù)。

二、現(xiàn)在一些企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）辦公室管理制度不夠完善

部分企業(yè)辦公室管理工作缺乏制度保障，辦公室管理不夠規(guī)范，例如目標(biāo)不夠明確，職責(zé)分工不明確，具體工作流程不明確等，辦公室工作不規(guī)范導(dǎo)致的直接后果就是工作效率低，員工工作壓力大，人力資源、財(cái)力資源雙重浪費(fèi)的情況時有發(fā)生。

（二）辦公室人員專業(yè)素質(zhì)低，工作散漫

部分企業(yè)的辦公室人員不夠?qū)I(yè)，對于辦公室工作了解不透徹，對辦公室工作不夠重視，認(rèn)為辦公室就是一些事務(wù)性工作，態(tài)度散漫，工作積極性不高。其次，很多辦公室人員，對于辦公設(shè)備及軟件操作不熟練，辦公設(shè)備很多比如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃面儀，部分辦公室人員不會操作這些基礎(chǔ)設(shè)備，對于Word文檔、Excel表格、PPT演示文稿等辦公軟件應(yīng)用不熟練，這些都是直接導(dǎo)致辦公效率低，辦公質(zhì)量下降的因素。

（三）工作內(nèi)容雜亂無章，工作效率低

很多企業(yè)辦公室工作雜亂，辦公室人員不能理順工作內(nèi)容，不能將工作分門別類進(jìn)行，使得辦公室工作無序進(jìn)行，影響辦公室形象，甚至影響企業(yè)形象，耽誤工作進(jìn)度。

（四）企業(yè)對于辦公司管理力度小，監(jiān)管不到位

很多企業(yè)忽視辦公室工作的管理，沒有真正意識到辦公室工作對于企業(yè)整體發(fā)展的重要性，對辦公室的監(jiān)管不到位，對辦公室人員工作標(biāo)準(zhǔn)要求低，辦公室的上傳下達(dá)、聯(lián)系左右＼溝通內(nèi)外的作用不明顯，起不到辦公室的樞紐和協(xié)調(diào)作用。

三、關(guān)于有效加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作的探討

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)及員工隊(duì)辦公室工作的重視程度

做好宣傳教育工作，強(qiáng)調(diào)辦公室工作的重要性，企業(yè)和個人要及時轉(zhuǎn)變觀念，提高對辦公室工作的重視程度，企業(yè)可以組織相關(guān)會議或活動，宣傳辦公室工作的職能和作用，深化辦公室管理在企業(yè)整體發(fā)展中的重要作用。

（二）建立科學(xué)合理的辦公室管理制度，保障辦公室各項(xiàng)工作有效進(jìn)行

良好的制度是辦公室工作有效進(jìn)行的依據(jù)，一些企業(yè)現(xiàn)在有自己的辦公室管理制度，但沒有嚴(yán)格按照制度去實(shí)施，換句話說就是針對制度的執(zhí)行力較差，企業(yè)要加強(qiáng)管理，保障制度落實(shí)到位。建立的制度要符合辦公室工作的規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況有效規(guī)范辦公室人員的行為，對辦公室人員起到約束和管理的作用，從而保證辦公室工作高效、穩(wěn)步的進(jìn)行。

（三）有效明確分工，落實(shí)工作責(zé)任

辦公室工作紛繁復(fù)雜，要將辦公室工作分門別類，做好詳細(xì)分工，不同的工作人員負(fù)責(zé)不同的具體事宜，即能夠減少工作的雜亂，又可以提高工作效率。其次，將工作責(zé)任落實(shí)到人，誰負(fù)責(zé)哪項(xiàng)工作就要負(fù)責(zé)到底，對于相關(guān)進(jìn)展要做好預(yù)測，出現(xiàn)問題要勇于承擔(dān)責(zé)任，不能逃避。

（四）提高辦公室人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)和評估考核

企業(yè)要加強(qiáng)人員招聘考核工作，對于辦公室人員要考核其綜合協(xié)調(diào)能力，處理人際關(guān)系能力，工作細(xì)致性等方面，對于辦公室人員要嚴(yán)格要求，注意其綜合素質(zhì)的提高，企業(yè)要加強(qiáng)員工培訓(xùn)，尤其是辦公室人員，這是由辦公室人員的工作性質(zhì)決定的，企業(yè)要多次以考試、競賽等形式對員工進(jìn)行考核，使員工增加學(xué)習(xí)的動力，以講座、會議等形式對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)性。

（五）利用現(xiàn)代辦公室工作技術(shù)，創(chuàng)新辦公室管理模式

現(xiàn)代的企業(yè)依賴現(xiàn)代的管理模式發(fā)展企業(yè)，對于辦公室管理也提出了新的要求，新的工作方式以及無紙化辦公理念的提出是企業(yè)和科技發(fā)展的需要，這要求辦公室管理人員對先進(jìn)的辦公設(shè)備和辦公軟件熟練操作，企業(yè)要從軟硬件上支持辦公室的發(fā)展，具體表現(xiàn)為加大投入購買辦公設(shè)備，請專業(yè)人員教授辦公室人員新的辦公系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺的使用，這些都是有效提高辦公室工作效率的手段。

四、結(jié)語

盡管很多企業(yè)對辦公室管理工作存在一定的誤區(qū)，但是隨著科技和信息的進(jìn)步，新的辦公室管理模式的構(gòu)建成為一種可能，辦公室的樞紐和溝通協(xié)調(diào)作用對于企業(yè)而言是非常重要的，不管任何時候，企業(yè)一些分發(fā)復(fù)雜的事物還是要依賴辦公室管理來有效完成，所以加強(qiáng)辦公室管理勢在必行，有效利用制度建設(shè)和科學(xué)手段是辦公室管理工作進(jìn)步的有效措施，企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也對辦公室管理工作提出了新的要求，對于辦公室管理人員來說，這既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。