孫銘珠

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化技術已經(jīng)被廣泛運用，本文將對事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題展開詳細的探討和研究，并針對出現(xiàn)的問題提出具體的解決方案。

【關鍵詞】檔案管理；檔案信息化；信息化建設

事業(yè)單位檔案管理進行信息化管理和建設，對事業(yè)單位的發(fā)展具有一定的促進作用，能夠快速提高檔案管理工作的效率，提升為社會服務的水平。因此，隨著科技的發(fā)展和信息技術的進步，相關人員應該加大對檔案管理信息化建設的投入力度，明確檔案管理信息化建設的積極意義，將檔案管理信息化建設工作提升到一個新的平臺。

1、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義

所謂檔案信息化，就是借助信息技術和網(wǎng)絡技術對檔案信息進行合理化管理，從而更好的為全社會服務。傳統(tǒng)的檔案管理存在許多弊處，不僅管理工作復雜，還擁有著相當大的工作量，尤其是記錄在紙張上的信息，管理和保存起來相當費事，稍有保存不當?shù)牡胤?，就會出現(xiàn)紙張變黃或紙張發(fā)霉的現(xiàn)象，這對信息的保管是十分不利的。而信息化的檔案管理具有許多傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢。首先，信息化的檔案管理可以很好的解決信息無法長期在紙張上保留的問題，只要建立一個電子檔案，可以形成內存龐大的信息資源庫，延長檔案的使用期限，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化和數(shù)字化。除此之外，電子檔案更加便于修改、保存、查詢，只要在數(shù)據(jù)庫中輸入關鍵字，就能對既有檔案進行查閱與檢索，對檔案信息資源進行整理、搜索、管理等一系列程序處理，程序非常簡單，操作起來也很容易。最重要的一點就是，檔案信息化管理可以很好的實現(xiàn)資源共享的目的，滿足人們對資源大量索取和需要的欲望。

2、事業(yè)單位檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1 工作人員的職業(yè)能力不強。工作人員的職業(yè)能力不強不僅會影響到檔案管理工作的進展，還會嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。雖然在有的事業(yè)單位，信息化技術已經(jīng)被應用到檔案管理工作中，但是工作人員的綜合素質卻不是很樂觀，有的工作人員專業(yè)水平比較低下，只是會一些基本的紙質信息記錄與處理工作，對電子計算機的操作程序和運用程序都了解的不是很到位，這對檔案管理信息化的建設是十分不利的。

2.2 信息化建設體系不夠完善。信息化建設體系不夠完善，也會在一定程度上影響到檔案管理工作。但是，目前信息化建設體系并不是特別規(guī)范，不僅缺乏對電子文檔的監(jiān)督力度，缺乏相應的法律法規(guī)制度，還缺少一個可靠的安全體系，這些體系的缺失，一方面，給檔案工作的管理帶來了許多不便和麻煩，另一方面，也嚴重阻礙了檔案信息化建設的發(fā)展步伐。

2.3 設備過于陳舊。在信息化建設過程中，信息設備是保證信息化建設順利進行的基礎，是檔案管理工作順利開展的基本條件，但是由于種種原因，一些事業(yè)單位依然無法配備齊全信息化基礎設施，無法保證設備技術的先進性，為檔案信息化建設增加了難度。

3、優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化建設的具體方案

3.1 加大對設施的投入和資金的支持。目前檔案信息化管理的必要條件就是擁有配套的硬件及軟件基礎的多媒體設施，以更好的實現(xiàn)檔案存儲的電子化，提升檔案管理工作的效率和水平，擴充事業(yè)單位檔案信息資源。所以，事業(yè)單位必須要加大對信息化設施的投入，而要想做好這一點，就必須要做到以下幾個方面。第一，要加大對硬件設備的投入力度，及時更換過于陳舊的、不完善的設施設備，將那些信息化技術先進的掃描儀、刻錄機等硬件設備引入進來，尤其在電子檔案的存儲上，一定要選擇可以長時間保存存儲數(shù)據(jù)且儲存容量足夠大的光盤，為信息化建設提供良好的運行環(huán)境，為使用者查詢信息的工作帶來方便，為檔案信息的安全性提供足夠的保障。第二，加大對軟件開發(fā)的力度，加大對技術的更新力度。第三，事業(yè)單位應該加大對檔案管理信息化建設的資金投入，從根本上完善檔案管理的信息化建設。

3.2 提升工作人員的綜合能力。信息化的建設對于檔案管理人員提出了更高的要求，因此，檔案管理人員直接關系到檔案管理的質量。為了促進檔案管理的順利進行，事業(yè)單位應該加大對工作人員的篩選力度，選擇一些職業(yè)素質較高、會使用先進設備、懂得先進性技術、具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗且掌握豐富的專業(yè)知識的工作人員。此外，事業(yè)單位還要對檔案管理人員進行定期的培訓，增強管理人員的管理技能和信息技術能力。與此同時，事業(yè)單位還要建立良好的競爭機制，采取一定的激勵措施，鼓勵工作人員自主進行技能學習，充分調動管理人員的積極性，提高工作人員的管理技能，發(fā)揮出每個檔案管理人員的作用。最后，工作人員要提高對自己的要求，從思想上提升對工作性質的認知，不斷更新檔案管理觀念，提高自身的專業(yè)管理水平。同時，還要不斷學習網(wǎng)絡知識和技術，熟悉檔案管理的基本要求和各個環(huán)節(jié)，促進自身綜合素質的提高，努力掌握這些新技術，積極主動的參與到檔案管理信息化建設中來，更好的發(fā)揮自己在檔案管理工作中的價值，有效地推動檔案管理的信息化建設。

3.3 完善信息化管理制度。事業(yè)單位應該建立健全安全的管理制度，做好信息保密工作，為檔案管理提供重要的制度保障。畢竟，有了相應的制度管理，才能對檔案管理工作進行約束，為檔案信息化管理工作提供指導，為檔案管理提供重要的保障。

3.4 使用信息化技術。要想做好檔案信息化建設的工作，就一定要認識到信息化技術的重要性，將信息化技術巧妙的運用到檔案信息化建設工作中去。為了做好這方面的工作，就要不斷拓寬信息的渠道，不斷更新檔案信息，充分推廣和應用網(wǎng)絡技術，將高科技設備逐漸引入檔案信息化建設中，形成一個資源共享的網(wǎng)絡平臺，促進檔案管理的現(xiàn)代化。

結語

在這個信息化的時代，信息技術已經(jīng)占據(jù)了各大領域的半邊天，并在各個行業(yè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，連事業(yè)單位檔案管理也毫無例外。因此，為了讓事業(yè)單位的檔案管理工作順利的進展，為了保證檔案管理工作的高效運行，為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設，加大對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重視程度，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理信息化建設才能取得實質性的飛躍。

參考文獻

[1]李華春.檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢[J].中國科技財富，2010（18）.