農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理策略探析

王明惠　秦毅　王猛

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升和城市建設(shè)腳步的加快，不管是人們的日常生活用電需求還是社會(huì)生產(chǎn)用電需求，都呈現(xiàn)日益增長的形式。而隨著用電需求的增大，也給用電質(zhì)量和電網(wǎng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行帶來了更大挑戰(zhàn)。因此，只有對(duì)農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理水平進(jìn)行提升，讓完善和提升農(nóng)網(wǎng)改造工程建設(shè)水平的實(shí)際過程得到準(zhǔn)確記錄，才能更加有效的服務(wù)10kv農(nóng)網(wǎng)，尤其是35kv以上農(nóng)網(wǎng)輸變電的運(yùn)行和維護(hù)，從而讓電網(wǎng)運(yùn)行的安全性和穩(wěn)定性得到保障。本文就農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理的有效策略進(jìn)行分析，希望能夠起到一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)；工程檔案管理；策略探析

0 引言

工程檔案的形成和管理工作具有一定的基礎(chǔ)性。農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案資料能夠綜合反映出農(nóng)網(wǎng)建設(shè)改造的實(shí)際情況，也是對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)和投產(chǎn)的核心所在。而所謂的農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案，主要是指農(nóng)網(wǎng)建設(shè)和改造規(guī)劃的過程中，從工程項(xiàng)目的開始階段直至工程項(xiàng)目的完工、驗(yàn)收、投產(chǎn)階段，所產(chǎn)生的所有需要?dú)w檔記錄并存儲(chǔ)的文件資料。標(biāo)準(zhǔn)化、信息化以及規(guī)范化的農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案資料是企業(yè)能夠得到發(fā)展的主要基礎(chǔ)之一。

1 農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程中檔案管理的重要性

農(nóng)網(wǎng)改造具有較為龐大的工程投資量、較為廣的范圍、較多的項(xiàng)目、較短的工期以及較為復(fù)雜化的內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系等特點(diǎn)，因此，當(dāng)工程完工以后所產(chǎn)生的檔案資料也具有較多的種類和較為龐大的數(shù)量。這些檔案資料不但真實(shí)記錄了農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程管理的實(shí)際水平，同時(shí)也是對(duì)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程質(zhì)量和相關(guān)責(zé)任歸屬進(jìn)行鑒定的重要基礎(chǔ)依據(jù)，此外還是工程完工后的重要基礎(chǔ)資料，和設(shè)備運(yùn)行管理、電網(wǎng)長遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)都有著密切聯(lián)系，因此，檔案管理在農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程中具有著非常重要的作用和地位[1]。農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案的建設(shè)要學(xué)會(huì)巧妙利用，在工程中的管理效應(yīng)中，可以從六個(gè)方面體現(xiàn)出它的重要性。首先，能夠?qū)こ淘靸r(jià)做到合理控制，充分利用好有效資金；其次，能夠讓農(nóng)民負(fù)擔(dān)得到有效減輕；第三，能夠?yàn)轫?xiàng)目完工后的評(píng)估和檢測提供依據(jù)；第四，能夠?yàn)殡娋W(wǎng)運(yùn)行和發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，有效推動(dòng)電網(wǎng)的運(yùn)行和發(fā)展；第五，是對(duì)相關(guān)職責(zé)進(jìn)行界定的主要法律依據(jù)；最后，通過運(yùn)用檔案資源的信息優(yōu)勢，讓其自身在檔案信息提供過程中的原始權(quán)威和準(zhǔn)確性、可靠性等獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)得到充分發(fā)揮，從而讓檔案的價(jià)值得到有效實(shí)現(xiàn)。

2 農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案的歸檔內(nèi)容和職責(zé)分工

2.1 農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案的歸檔內(nèi)容

首先，農(nóng)網(wǎng)改造申請(qǐng)、批復(fù)以及批準(zhǔn)預(yù)算書、土地使用許可文件以及招標(biāo)文件等都是與工程依據(jù)性和管理性文件材料。其次，合格證、開工報(bào)告、施工質(zhì)量檢查表以及缺陷整改記錄等屬于施工技術(shù)文件材料。第三，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程完工驗(yàn)收記錄、統(tǒng)計(jì)表以及退料單等屬于工程竣工技術(shù)文件材料。第四，會(huì)計(jì)檔案、工程決算書以及審計(jì)建議等材料屬于工程財(cái)務(wù)審計(jì)文件材料。最后，電子文件等材料則屬于其他文件材料范疇。

2.2 農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案形成的主要職責(zé)分工

相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)收集工程依據(jù)性和管理性文件資料；施工單位在施工過程中所產(chǎn)生的施工技術(shù)文件資料檔案則由其自己收集，同時(shí)還要收集物資供應(yīng)文件資料；建設(shè)單位所形成的竣工技術(shù)文件資料檔案則也由其自身進(jìn)行收集[2]。有財(cái)務(wù)部門整理工程財(cái)務(wù)審計(jì)文件資料檔案，并進(jìn)行收集；相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)收集其他文件材料檔案。

3 農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案的歸檔原則

3.1 確保工程項(xiàng)目檔案收集的完整性

在進(jìn)行資料歸檔過程中，要確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，工程項(xiàng)目檔案是從設(shè)計(jì)階段到工程驗(yàn)收和審計(jì)過程中所有的資料歸納，其中工程項(xiàng)目檔案大致分為三個(gè)部分：首先是在對(duì)比預(yù)算物資材料發(fā)現(xiàn)變化時(shí)，要將補(bǔ)料單和退料單補(bǔ)充進(jìn)去；其次，回收廢舊物資的記錄；最后，內(nèi)部審計(jì)的審減實(shí)際情況等。同時(shí)也要具有其他材料，如勘察預(yù)算、施工方案、竣工以及財(cái)務(wù)決算和審計(jì)等。

3.2 對(duì)工程項(xiàng)目檔案的封閉性進(jìn)行重視

工程項(xiàng)目檔案中的相關(guān)資料，不管是展現(xiàn)相關(guān)程序還是整改處理工作，都應(yīng)該確保日期的準(zhǔn)確性，檔案自身不應(yīng)該出現(xiàn)差異，記錄的工程量和符合現(xiàn)場的實(shí)際工程量，同時(shí)還包括檔案自身以外的現(xiàn)場、資金閉環(huán)，如物資和財(cái)務(wù)等。

3.3 對(duì)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案相關(guān)人員的培訓(xùn)工作進(jìn)行加強(qiáng)

對(duì)一些相關(guān)方面的專家進(jìn)行積極邀請(qǐng)，通過專家講座和現(xiàn)場講解來讓相關(guān)檔案工作人員學(xué)到更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要定期的開創(chuàng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，將編制和管理過程中，農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案資料中形成的具有代表性和普遍性的典型問題拿出來進(jìn)行共同分析和研究[3]。

4 農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理的措施

4.1 積極宣傳，獲取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的支持和關(guān)注

檔案工作能夠做好的基礎(chǔ)就是檔案管理人員的早期參與和主動(dòng)符合、協(xié)調(diào)配合?？梢詫⑥r(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組各建立起來，推舉公司領(lǐng)導(dǎo)人作為小組組長，檔案室主人、檔案管理員以及各個(gè)部門主要負(fù)責(zé)人為小組成員，將自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)得以形成。對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備和大量檔案用品進(jìn)行配備齊全，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，以此來有效保障檔案工作的順利實(shí)施。相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作做到重視，及時(shí)掌握檔案工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)檔案收集、質(zhì)量以及移交等方面存在的問題。

4.2 結(jié)合檔案管理特點(diǎn)，將其融入到工程管理中

檔案管理的主要模式推行“分級(jí)管理、分系操作、分類歸檔”。所謂分級(jí)管理是指省、市、縣三級(jí)管理，分系操作則指農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)涉及范圍較廣，應(yīng)結(jié)合其承擔(dān)職責(zé)將相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)資料提交上去[4]。分類歸檔則是通過將其進(jìn)行分類來進(jìn)行歸檔。

4.3 整章建制、落實(shí)責(zé)任

要將《電網(wǎng)建設(shè)改造檔案資料管理規(guī)定》制定出來，并將管理標(biāo)準(zhǔn)和管理樣本編制出來。借助于檔案管理制度的制定，讓檔案工作的基本原則、歸檔范圍和要求、相關(guān)責(zé)任等得到有效明確，相關(guān)檔案專業(yè)人員要對(duì)重要檔案資料情況和流向進(jìn)行追蹤管理，讓收集、整理等檔案管理工作有章可循，嚴(yán)格落實(shí)組織、責(zé)任、人員以及任務(wù)，讓各級(jí)部門共同管理的良好局面得以形成。

4.4 開展動(dòng)態(tài)管理，重視考核實(shí)效

農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理在整個(gè)工程過程中都有所涉及，工程的管理、設(shè)計(jì)以及施工等人員最為了解農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)情況。因此，相關(guān)工程管理和技術(shù)人員在每一個(gè)工程階段，應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行自我檢查，及時(shí)糾正所存在的問題，讓原始材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到保障。相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合工程進(jìn)度，進(jìn)行階段檢查和驗(yàn)收，在對(duì)工程質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行檢查的過程中，對(duì)原始材料進(jìn)行檢查，或者對(duì)管理情況進(jìn)行記錄[5]。在評(píng)定工程質(zhì)量的同時(shí)也要對(duì)工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，嚴(yán)格批評(píng)工程檔案管理不規(guī)范且存在嚴(yán)重問題的單位。這樣，不但能夠讓工程技術(shù)人員管理意識(shí)和責(zé)任得到提升，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督也有很大幫助。

5 總結(jié)

總而言之，想要讓農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理工作得到有效實(shí)施，不但需要對(duì)檔案人員進(jìn)行不斷培訓(xùn)和教育，讓其能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)和參與到其中，還要將全過程、全方位的動(dòng)態(tài)管理模式和績效考評(píng)機(jī)制給及時(shí)建立并完善起來，只有這樣，才能農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程真正意義上的全面完成得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]辛偉平.淺談10kV及以下農(nóng)網(wǎng)升級(jí)改造工程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[J].廣東科技，2012，07：64-65.

[2]萬宏偉.安全管理應(yīng)貫穿于農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的全過程[J].農(nóng)村電氣化，2012，10：13-14.

[3]閆成花.對(duì)新一輪農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程中檔案管理的思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，28：125-126.

[4]付曉輝.探究10kV及以下農(nóng)網(wǎng)升級(jí)改造工程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)策略[J].經(jīng)營管理者，2015，36：380.

[5]姜兵.探究農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程管理的重要性和具體實(shí)施措施[J].科技與創(chuàng)新，2015，20：58.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網(wǎng)安徽省池州供電公司，職務(wù)：檔案館員，研究方向：檔案學(xué)。