探討利用ERP系統(tǒng)實施企業(yè)內部控制利弊

劉井巖

摘 要：隨著我國企業(yè)信息化工作的開展，以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning）（以下簡稱“ERP”）在企業(yè)中得到了推廣和應用。我們可以充分利用這一系統(tǒng)，借助信息化手段實施內控，提高控制效率，加強控制效果，促進內控工作的順利開展。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)；內部控制；利弊；信息技術

1 在現代企業(yè)中，僅僅依靠傳統(tǒng)的手段無法滿足內控的要求，其存在的局限主要體現在以下四個方面：

（一）難以實施全業(yè)務范圍的內部控制。有內控制度的企業(yè)很多，但全面范圍實施的卻不多，一般都只局限于部分業(yè)務范圍比如物資管理系統(tǒng)或財務系統(tǒng)，而且各系統(tǒng)平臺之間彼此分離、各自為政，信息和數據無法共享，資源重復建設，造成浪費。

（二）實施全業(yè)務過程的內部控制難度很大。傳統(tǒng)的內控制度一般只重點事中控制和事后控制，而忽視事前控制。因為許多業(yè)務過程時間漫長，沒有計算機信息系統(tǒng)輔助，事前控制無法與事中、事后控制配合發(fā)揮應有作用。

（三）受人員的素質影響大?，F代企業(yè)提倡“以人為本”、“人性化管理”等管理理念，因此在制度的制訂和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點。而通過人工進行內控難以完全逾越人情障礙。在對關鍵環(huán)節(jié)的控制中，難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子”、“躲不開人情”而喪失原則的情況。同時，員工在執(zhí)行內控過程中，也易受熟悉程度、心理壓力、責任心等因素的影響而發(fā)生錯誤或疏漏。

（四）內部控制效率低下。現代企業(yè)的經營環(huán)境復雜，經營內容廣泛，地理分布遼闊，在相互牽制、相互核對以及檢查監(jiān)督等重要內控措施的實施過程中，有大量的信息提取、傳輸和校驗等工作要做。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢，多費周折，而且管理人員在控制點上容易對具體細則產生模糊，如要通過直觀判斷進行確認比較困難，容易造成審批時間長，效率低下，即使有錯誤的審批也一時難以發(fā)現。

由此可見，企業(yè)要實施全面有效的內控，僅僅依靠傳統(tǒng)的手段是難以達到的。隨著我國企業(yè)信息化工作的開展，以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning）（以下簡稱“ERP”）在企業(yè)中得到了推廣和應用。我們可以充分利用這一系統(tǒng)，借助信息化手段實施內控，提高控制效率，加強控制效果，促進內控工作的順利開展。

2 企業(yè)內部控制與ERP的關系

（一）ERP是內部控制的工具手段之一

內部控制內控的目標基本涵蓋了企業(yè)經濟活動的全部內容，而ERP作為信息系統(tǒng)，是為企業(yè)經營目標服務的。ERP實施前要求有關組織重新設計和改進其業(yè)務流程，進行業(yè)務流程改造，再造后的流程成為組織必須遵循的共同標準。所以在ERP的流程再造的設計過程中，可以把相關的部分內部控制要求加以考慮，以致這些要求最終成為組織內部所共同遵守的標準。

（二）ERP本身是內部控制的客體

ERP是有主觀意識的人設計和進行具體操作的，其最前端輸入的數據決定其產出產品的質量，若輸入錯誤的數據，其影響也一樣會遍及企業(yè)整個范圍和相關角落，最終可能導致嚴重的管理決策錯誤，而該數據原則有人控制著，具有一定的主觀性。

3 從筆者所在單位的實踐來看，利用ERP系統(tǒng)實施內控，其優(yōu)勢在于

（一）利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務范圍實施內控

ERP系統(tǒng)是企業(yè)經營活動的全業(yè)務范圍的集成系統(tǒng)，它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內部主要或所有的經營活動，包括財務、資產、項目、生產維護、采購、物料、人力資源等等，達成了高效化的經營。利用ERP系統(tǒng)可以對企業(yè)經營管理的各個環(huán)節(jié)采取措施，實現對人、財、物的全面控制，從而避免了企業(yè)要利用多個平臺才能實施內控的不足。

（二）利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務過程實施內控

ERP系統(tǒng)還是一個業(yè)務全過程控制的平臺。業(yè)務發(fā)生前，預算控制將企業(yè)的整體目標中分解為具體的控制項目和明確的控制標準，并落實到相應的責任單位或責任人；授權控制，根據企業(yè)的組織結構及員工的崗位責任，設置每個員工對系統(tǒng)的操作權限以及對信息的查詢范圍。業(yè)務發(fā)生時，業(yè)務操作控制自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟，并將實際情況與預算目標進行比較，對不符合目標的業(yè)務操作進行否決或提請授權機構決策。業(yè)務發(fā)生后，數據分析控制可自動核對內部外部數據的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關系，并把異常情況及時提交給相關的監(jiān)控部門，可定期將企業(yè)的實際績效與計劃目標相比較，分析各項具體工作的進展情況及其變動趨勢是否符合要求。

（三）利用ERP系統(tǒng)可以彌補人工控制的缺陷

一方面，通過計算機和網絡進行信息處理和傳輸工作，可以極大地提高工作效率；另一方面，通過軟件系統(tǒng)實施控制，可以克服人為因素的干擾，做到一絲不茍、鐵面無私。同時，由于系統(tǒng)能夠留下每次操作的痕跡，借此還可以對內控管理人員實施再監(jiān)督。

（四）利用ERP系統(tǒng)實施內控高效快捷

ERP系統(tǒng)構建的統(tǒng)一的平臺，為內控數據的提取、傳輸和校驗等工作提供了方便，提高了工作效率。統(tǒng)一的操作流程和量化的控制目標，讓管理人員在控制點上判斷客觀直接，可操作性加強。整個操作流程公開公平，有錯誤或舞弊也能一目了然，并有據可查。

4 當然，ERP系統(tǒng)僅是內部控制的一種輔助手段，它為企業(yè)實施內控提供了便捷，而其本身也還存在一些問題。

（一）安全性問題

計算機功能強大，但又很脆弱，且網絡是一個開放的環(huán)境，不可避免地會受到來自系統(tǒng)內外的惡意侵入，以致造成很大損失。為此企業(yè)領導要強化信息安全意識，對員工加強信息安全教育，完善系統(tǒng)的安全管理，對操作人員加強必要的監(jiān)督，嚴格規(guī)定系統(tǒng)維護人員不得參與審批，定期對系統(tǒng)權限進行檢查，關鍵用戶的密碼要定期更換，切實保證系統(tǒng)的安全性。

（二）控制成本問題

利用INFOR系統(tǒng)實施內部控制，其控制成本會有所提高。由于企業(yè)內控會隨著企業(yè)經營內外環(huán)境的變化而做出相應的調整。這就需要對ERP系統(tǒng)中的設置及時進行更新，這無疑又會增加企業(yè)實施內控的成本。但為了保證內控全面有效的實施，合理的成本支出也是必要的。

（三）與原有資源接口問題

一般企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施之前都已有其他的信息系統(tǒng)，為了將企業(yè)原有的資源和數據都利用起來，ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的接口是實現不同系統(tǒng)間數據互聯互通的必需。這些位于不同系統(tǒng)之間的接口是一個重要的風險區(qū)域。由于不同系統(tǒng)的數據格式可能完全不同，為了實現數據的傳遞，就需要進行一系列的轉換。

（四）局限性問題

ERP系統(tǒng)功能強大，但不是萬能的。企業(yè)的控制目標很多，并不是所有的控制目標都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過計算機程序進行模擬。僅憑EPP系統(tǒng)不能保證萬無一失。全面、有效的內控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協調配合。

綜上所述，利用ERP系統(tǒng)進行企業(yè)內部控制管理有利有弊，但總體而言，相對于傳統(tǒng)人工控制優(yōu)勢明顯，將對內部控制產生廣泛而深遠的影響，是企業(yè)內部控制進一步完善的標志。企業(yè)在應用這一系統(tǒng)的過程中，應該注意權衡上述各項利弊得失，根據環(huán)境條件的變化對ERP系統(tǒng)適時進行調整，使其成為企業(yè)規(guī)范管理、健康成長的有力保障。