Excel數(shù)據(jù)透視表在教務(wù)管理中的應(yīng)用

（石河子廣播電視大學(xué)，石河子市，832000）李洪

Excel數(shù)據(jù)透視表在教務(wù)管理中的應(yīng)用

（石河子廣播電視大學(xué)，石河子市，832000）李洪

電大開放教育的教務(wù)管理工作歷經(jīng)了手式到各種教務(wù)軟件的創(chuàng)新，結(jié)合電大的教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)的相關(guān)工作程序、流程，發(fā)現(xiàn)利用Excel數(shù)據(jù)透視表可以將繁瑣的工作簡單化，程序化，極大的提高了工作效率，減化了審核過程。

Excel數(shù)據(jù)透視表；教務(wù)管理；應(yīng)用

電大開放教育的教務(wù)管理工作歷經(jīng)了手工、DOS版的教務(wù)軟件、jwgl版三級平臺的教務(wù)軟件、CPS1.0版的兩級平臺教務(wù)軟件，不斷在創(chuàng)新，也不斷在適應(yīng)當(dāng)今信息高速發(fā)展的時(shí)代，在新的形式下，要求電大的教務(wù)管理人員的信息化水平也要加強(qiáng)，目前開放教育的教務(wù)管理軟件2009級之前的學(xué)生用的是jwgl三級平臺的教務(wù)軟件，從2009級之后的學(xué)生都在用CPS1.0版本，基于網(wǎng)絡(luò)模式的平臺，物理結(jié)構(gòu)上是中央電大和省級電大兩級平臺，管理權(quán)限上是中央電大、省級電大、地市級電大、教學(xué)點(diǎn)四級，使用方便，導(dǎo)出數(shù)據(jù)全部為Excel表，而微軟公司開發(fā)的office2010系列辦公軟件剛好可以和CPS1.0版教務(wù)管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)對接。教務(wù)管理中相當(dāng)部分的統(tǒng)計(jì)、排序、查詢、匯總、核對等工作利用Excel表進(jìn)行了完美的呈現(xiàn)。

1 數(shù)據(jù)透視表的功能概述

數(shù)據(jù)透視表是一種可以快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式方法。使用數(shù)據(jù)透視表可以深入分析數(shù)值數(shù)據(jù)，并且可以回答一些預(yù)料不到的數(shù)據(jù)問題。數(shù)據(jù)透視表的用途有：以多種方式查詢大量數(shù)據(jù)。對數(shù)值數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，按分類對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。展開或折疊要關(guān)注結(jié)果的數(shù)據(jù)級別，查看感興趣區(qū)域匯總數(shù)據(jù)的明細(xì)。將行移動到列或?qū)⒘幸苿拥叫?，以查看源?shù)據(jù)的不同匯總。對最有用和最關(guān)注的數(shù)據(jù)子集進(jìn)行篩選、排序、分組和有條件地設(shè)置格式，使您能夠關(guān)注所需的信息。提供簡明、有吸引力的打印報(bào)表。

2 數(shù)據(jù)透視表在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)透視表在選課報(bào)考工作中的應(yīng)用

在教務(wù)管理軟件中是以選課數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行收取學(xué)生的學(xué)分費(fèi)，那么學(xué)生的選課數(shù)據(jù)關(guān)系到學(xué)生的繳費(fèi)、學(xué)校的收費(fèi)、上交的管理費(fèi)等方面，選課數(shù)據(jù)也是報(bào)考、編排考場、考試的依據(jù)之一，選課數(shù)據(jù)每學(xué)期的量都非常大，就拿我校來說，在校學(xué)生大約4 000人左右，每學(xué)期的選課量達(dá)20 000多條，錄入量大，核對量也大，力求不出錯。

圖1 開放教育選課報(bào)考表

由開放教育選課報(bào)考表（見圖1）可以看出，每學(xué)期開學(xué)，考務(wù)辦將學(xué)期成績單下發(fā)后，督導(dǎo)員根據(jù)學(xué)生成績表過濾掉學(xué)生已考及格的課程，做好Excel表，學(xué)生來報(bào)到時(shí)，既可以看到上學(xué)期的成績，同時(shí)也可以選報(bào)考本學(xué)期的課程，并按專業(yè)、按課程進(jìn)行繳費(fèi)報(bào)考。沒有選課數(shù)據(jù)，學(xué)生是無法參加考試的，學(xué)生每學(xué)期都必須先選課后報(bào)考，那么他們的選課報(bào)考數(shù)據(jù)就不會有問題，但是開放教育面向的是成人在職的學(xué)生，如果在有個(gè)別學(xué)期有事，本學(xué)期不能來參加學(xué)習(xí)和考試，他們可能在本學(xué)期就不進(jìn)行選課和報(bào)考。所以我校的做法是，學(xué)生的報(bào)考數(shù)據(jù)全部在選課環(huán)節(jié)完成，就算是學(xué)生原來選過課，只要是他考試不及格的都要重新選課，以防漏選課造成學(xué)生不能參加當(dāng)學(xué)期的考試。這樣再選課做完之后，報(bào)考環(huán)節(jié)就不用再做重復(fù)工作，直接選課數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為報(bào)考數(shù)據(jù)即可。督導(dǎo)員在規(guī)定的選課報(bào)考時(shí)間結(jié)束后，將各專業(yè)的選課報(bào)考表打印好送至學(xué)籍辦，由學(xué)籍辦的老師在教務(wù)管理系統(tǒng)里為學(xué)生進(jìn)行選課。

其次選課錄入結(jié)束后，核對就成了大問題，從教務(wù)管理軟件里導(dǎo)出的選課數(shù)據(jù)是這樣的。（見圖2）

圖2 教務(wù)管理系統(tǒng)里導(dǎo)出的選課數(shù)據(jù)

這樣的表督導(dǎo)員不易核對，而且容易核錯，筆者就采用Excel數(shù)據(jù)透視表，將選課結(jié)果數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)透視表變?yōu)榘磳I(yè)、按年級的選課報(bào)考數(shù)據(jù)，以專業(yè)、年級、春秋進(jìn)行分別核對，創(chuàng)建步驟如下：

將從教務(wù)管理軟件中導(dǎo)出選課結(jié)果表選中，點(diǎn)擊“插入”數(shù)據(jù)透視表，選中所有選課數(shù)據(jù)，再選擇新工作表或者當(dāng)前工作表的具體位置，我們以生成新建工作表方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

向數(shù)據(jù)透視表中填加字段名，數(shù)據(jù)透視表做好后，數(shù)據(jù)比較多，沒有按序列排，將所用到的一些主要關(guān)鍵字段放至在相應(yīng)的位置上，將學(xué)號放在“行標(biāo)簽”上，課程名稱放在“列標(biāo)簽”上，管理班放在“報(bào)表篩選”上，姓名放在“數(shù)值區(qū)域”里，區(qū)域里的“1”就代表學(xué)生選報(bào)了這門課。在管理班區(qū)域里可以進(jìn)行專業(yè)和班級的篩選，下表中篩選的就是法學(xué)本科13春學(xué)生的選課報(bào)考表。（見圖3）

圖3 通過Execl數(shù)據(jù)透視表做出的13春法學(xué)本科選課報(bào)考表

最后，這種數(shù)據(jù)透視表和前面設(shè)計(jì)的選課報(bào)考表的模式是一樣的，在核對數(shù)據(jù)信息時(shí)，與督導(dǎo)員手中的選課報(bào)考表也能保持一致，學(xué)號在教務(wù)管理系統(tǒng)里面具有唯一性，姓名有重名現(xiàn)象，在核對時(shí)學(xué)號可以區(qū)分春秋、季節(jié)、專業(yè)，姓名就無法做到這些，所以選擇學(xué)號做行標(biāo)簽。通過管理班可以按年級、按專業(yè)、按春秋季節(jié)來選班，然后核對這個(gè)班學(xué)生的選課數(shù)據(jù)。

橫向統(tǒng)計(jì)出一個(gè)學(xué)生的報(bào)考科目數(shù)量，縱向可以統(tǒng)計(jì)出這個(gè)班一門課程總?cè)藬?shù)，表格一目了然，數(shù)據(jù)也一清二楚，其它專業(yè)也可以通過此方法進(jìn)行核對選課數(shù)據(jù)，同時(shí)也能統(tǒng)計(jì)出一門課程總共有多少人報(bào)，需要訂多少份試卷等等。

2.2 數(shù)據(jù)透視表在學(xué)籍中的應(yīng)用

每年高校統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，都需要統(tǒng)計(jì)一些數(shù)字，例如：招生數(shù)、各專業(yè)人數(shù)、男女生人數(shù)、年齡大小等等，有了數(shù)據(jù)透視表，這些問題統(tǒng)統(tǒng)都迎刃而解，如果要當(dāng)年的數(shù)據(jù)，那么將當(dāng)年的春秋兩季的新生數(shù)據(jù)信息表從教務(wù)管理平臺上下載下來后，根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的要求，利用新生數(shù)據(jù)信息表，通過數(shù)據(jù)透視表我們可以做到，按民族、性別、學(xué)生類別分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可以合并在一起進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，具體做法如下圖4：

圖4 學(xué)籍新生信息表、利用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行的各類統(tǒng)計(jì)

以14春石河子電大新生信息表為例，開本專學(xué)生在一起，當(dāng)學(xué)期招生人數(shù)共計(jì)223人，將新生學(xué)籍信息表打開，點(diǎn)擊“插入”數(shù)據(jù)透視表，將全部數(shù)據(jù)選中，以新表形式出現(xiàn)，將需要的一些關(guān)鍵字段放在相應(yīng)的位置，就可以得到你想要的統(tǒng)計(jì)，例如將班名稱放在“報(bào)表篩選器”中，性別放在“行標(biāo)簽”上，學(xué)號或是姓名放在“數(shù)值區(qū)域”中，性別男女人數(shù)自動統(tǒng)計(jì)出來，將學(xué)生類型放入“行標(biāo)簽”上，就可以按學(xué)生類型來統(tǒng)計(jì)男女人數(shù)，通過報(bào)表篩選器還可以統(tǒng)計(jì)各專業(yè)中的男女人數(shù)，還可以統(tǒng)計(jì)出各民族人數(shù)等等，同時(shí)也能做出數(shù)據(jù)透視圖。

如果電大分校下面還有縣級電大的化，也可以統(tǒng)計(jì)縣級電大中的各類學(xué)生信息，可以以縣級電大為關(guān)鍵字，再以學(xué)生類型、班級等進(jìn)行所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方法和上面類似。

3 數(shù)據(jù)透視表在考試工作中的應(yīng)用

考試工作也是比較繁瑣，也有大量的數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)透視表可以統(tǒng)計(jì)出各單位的參加考試的報(bào)考人數(shù)、考試人數(shù)、及格人數(shù)、缺考人數(shù)、違紀(jì)人數(shù)等等，都可以通過數(shù)據(jù)透視表一一實(shí)現(xiàn)，方法與上面所講的兩點(diǎn)類似，在這里不多做敘述。

4 結(jié)束語

由于在使用CPS1.0版教務(wù)管理軟件時(shí)，對接的都是excel表，那么Excel中的數(shù)據(jù)透視表的功能在教務(wù)管理系統(tǒng)里得到了充分的發(fā)揮，并且操作簡單、容易學(xué)會、不易出錯。同時(shí)給教務(wù)管理人員的工作帶來了便利，減少了出錯率，大大提高了工作效率。

[1]張勇.Excel數(shù)據(jù)透視表在開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用，電腦知識與技術(shù)，2014（13）

[2]ExcelHome編著Excel2010數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用大全，人民郵電出版社

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1008-0899（2016）04-0042-03