呂璐璐

摘要：西文現(xiàn)刊記到工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)滾動(dòng)的工作任務(wù)，筆者嘗試從西文現(xiàn)刊記到工作的瑣碎反復(fù)與自動(dòng)化系統(tǒng)在西文現(xiàn)刊記到工作中存在的技術(shù)缺陷兩個(gè)層面，分析探討高校西文現(xiàn)刊記到工作中存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：西文現(xiàn)刊；現(xiàn)刊記到；問(wèn)題

中圖分類號(hào)：G254.319 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）14-0054-02

一、引言

現(xiàn)刊是指期次最新的出版時(shí)效在一年以內(nèi)的連續(xù)出版物（期刊）?，F(xiàn)刊記到能為讀者提供明細(xì)的到館數(shù)據(jù)，也為后續(xù)的催缺統(tǒng)計(jì)、過(guò)刊下架及裝訂工作提供有力的數(shù)據(jù)參考，在現(xiàn)刊管理中成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)。期刊的現(xiàn)刊記到流程細(xì)節(jié)較多，是一項(xiàng)瑣碎繁復(fù)的工作。特別是西文現(xiàn)刊記到，因?yàn)槲魑钠诳旧泶嬖谥嗁?gòu)配送期較長(zhǎng)、多卷期次、增刊副刊較多等問(wèn)題，記到工作更為復(fù)雜，需要記到員傾注更多的精力去輸入與校對(duì)數(shù)據(jù)。

筆者所在圖書(shū)館使用的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)是ilasⅡ圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)。筆者在長(zhǎng)期的記到工作中發(fā)現(xiàn)ilas系統(tǒng)在西文現(xiàn)刊記到工作中也存在著一定的技術(shù)缺陷。針對(duì)西文現(xiàn)刊記到工作所可能出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者嘗試在此探討以期與同行交流。

二、西文期刊記到出現(xiàn)的復(fù)雜情況

1.卷次更改。正?？话阋荒曛谐霭娴臑橥痪?，但也有的在年中會(huì)另起一卷。西文期刊經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種連續(xù)出版的同年度內(nèi)的同種期刊卷次更改的問(wèn)題。這就需要記到員不但要記到期刊的卷期次，同時(shí)也要記到期刊出版順序的總期次。這樣既可以清楚地了解期刊的發(fā)行情況，又可以了解期刊的到館情況，避免了因卷期次的變更，而造成的期刊混亂，能使記到工作保證清晰準(zhǔn)確。

2.期次順序被打亂及缺期。西文期刊期次順序被打亂的現(xiàn)象比較常見(jiàn)，這里面有訂貨時(shí)間的原因，也有發(fā)貨時(shí)間的原因。（1）訂貨時(shí)間的延遲。西文期刊由于需要供貨商與國(guó)外出版商的業(yè)務(wù)洽談和一定時(shí)間段的供貨期，訂貨一般要在頭一年的9月份左右的時(shí)間開(kāi)始，比中文期刊要提前一段較長(zhǎng)的時(shí)間。如果訂貨時(shí)間較晚，那發(fā)貨時(shí)間也相應(yīng)推遲。這樣可能不會(huì)保證訂閱的當(dāng)年期刊從一月份開(kāi)始一直到十二月份截止，而有可能是從年中某月開(kāi)始到次年某月截止，同時(shí)也可能造成某些期刊的缺期。（2）發(fā)貨順序被打亂。主要是因?yàn)槌霭嫔贪l(fā)貨滯后或者是發(fā)貨中轉(zhuǎn)中出了紕漏造成的。比如臺(tái)灣出版的《造園》是一年四期，但這份期刊往往滯后一年甚至兩年才會(huì)到貨，所以在當(dāng)年的該刊記到中就會(huì)顯示“缺期”。再比如，某種期刊的29卷第1、2、4期已經(jīng)到貨，但是第3期延遲兩個(gè)月才發(fā)貨。商家發(fā)貨信息是按期刊的卷期次順序排列，但發(fā)貨時(shí)間被打亂。如果按照發(fā)貨時(shí)間順序來(lái)記到，卷期次又會(huì)被打亂。所以這種情況如果頻繁出現(xiàn)，記到格也會(huì)相應(yīng)的做修改，就會(huì)給記到工作帶來(lái)一定的麻煩。

3.增減刊現(xiàn)象的頻繁出現(xiàn)。

（1）增刊是指有些期刊臨時(shí)增加了副刊、特刊、別冊(cè)、附錄等與正刊同卷期次的單冊(cè)或多冊(cè)期刊。有的增刊在商家的發(fā)貨信息中有所顯示，有的則不顯示。因?yàn)橛浀焦ぷ餍枰c期刊的發(fā)刊情況作比對(duì)，所以在發(fā)貨信息中顯示的增刊也應(yīng)列入記到格中，不顯示的則直接在正刊記到格的備注中注明，不需要單獨(dú)列出。

（2）減刊主要是因?yàn)槠诳暮喜⒒蛘咄Ｐ菰斐傻?。合刊是把同一期刊的兩期或多期合為一期同?cè)出版發(fā)行，其出現(xiàn)的時(shí)間段不定。并刊是將兩種不同的期刊合并為同種期刊。比如，ID：The International Design Magazine.2010年3月24日并入Print：Americas Graphic Design Magazine.這樣，并入之前分別記到，并入之后要合并記到，并在兩者的書(shū)目數(shù)據(jù)中分別注明。西文期刊中，停刊休刊也較為常見(jiàn)。比如，Step Inside Design.2010年4月7日停止出版。這樣的話，著錄的數(shù)目數(shù)據(jù)要保留，但是記到停止。減刊往往會(huì)刪減已經(jīng)預(yù)留好的記到格，如果再與發(fā)貨順序被打亂的問(wèn)題同時(shí)出現(xiàn)的話，可能涉及修改的記到格就會(huì)比較多。

4.一刊多版。西文期刊中某些期刊會(huì)針對(duì)不同類型的讀者出版兩種或多種系列的不同期刊。一個(gè)系列的期刊一種刊名，卷期次也各自有序，但不同系列的期刊刊號(hào)與ISSN號(hào)卻是相同的。比如刊號(hào)為480B0087，ISSN號(hào)為0004-3125的期刊就有兩種系列，分別是Art Education.與NAEA News.有時(shí)候，不同系列的兩冊(cè)期刊會(huì)同時(shí)到貨。對(duì)于這種一刊多版的期刊，書(shū)目數(shù)據(jù)可以按照一條來(lái)著錄，記到則分開(kāi)系列前后銜接排列在一起。

三、手工記到的局限與自動(dòng)化系統(tǒng)的不完善

1.手工記到的局限。記到工作比較枯燥，都是數(shù)據(jù)錄入，在操作中記到員很容易走神造成錄入失誤。很多記到員還喜歡用制作紙質(zhì)記到本的傳統(tǒng)方式來(lái)作為數(shù)據(jù)庫(kù)記到的補(bǔ)充，在事先制定好的記到格中勾勾畫(huà)畫(huà)，這樣一旦遇到增減刊等問(wèn)題的出現(xiàn)，記到格就很不容易變更，提前做好的紙質(zhì)記錄表就會(huì)被打亂。同時(shí)，這樣的表格中也無(wú)法體現(xiàn)某期次期刊的到貨時(shí)間等復(fù)雜信息。顯然，手工記到并不能作為不完善自動(dòng)化記到系統(tǒng)的一個(gè)很好的補(bǔ)充。

2.ilasⅡ系統(tǒng)記到的缺陷。記到工作瑣碎而繁復(fù)，是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)滾動(dòng)的工作任務(wù)。需要隨時(shí)查詢商家的發(fā)刊情況，還要根據(jù)實(shí)際到貨情況進(jìn)行比對(duì)，同時(shí)要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)向讀者真實(shí)反映期刊到館的狀態(tài)。這過(guò)程中涉及到的操作細(xì)節(jié)比較多。現(xiàn)在的圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)自動(dòng)化程度比較高，可以實(shí)現(xiàn)很多的工作任務(wù)。但是，并不是所有的記到任務(wù)細(xì)節(jié)都能夠通過(guò)圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。并且，自動(dòng)化系統(tǒng)本身還存在許多有待改進(jìn)的地方。

（1）查缺、催缺功能的不完善?，F(xiàn)刊管理中一項(xiàng)重要的任務(wù)是期刊的查缺，查缺工作需要做的任務(wù)就是根據(jù)商家提供的發(fā)貨信息，找出未到的期刊期次，并查明缺失原因。期刊缺失可能存在的原因有三種：一種原因是期刊并未發(fā)貨，在商家網(wǎng)站的發(fā)貨信息中也顯示“未發(fā)貨”狀態(tài)。第二種原因可能是供貨商已發(fā)貨，但是圖書(shū)館這邊卻沒(méi)有收到。在商家網(wǎng)站的發(fā)貨信息網(wǎng)頁(yè)中有具體的發(fā)貨時(shí)間和該期刊所在的包號(hào)，以及與其同包號(hào)中的其他期刊名稱、期次等。這里面可能就存在著商家清點(diǎn)失誤或者中途運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)紕漏等問(wèn)題。第三種原因是在圖書(shū)館驗(yàn)收期刊過(guò)程中可能出現(xiàn)了丟刊。無(wú)論以上哪有情況出現(xiàn)，都需要記到員查缺時(shí)確定以下幾個(gè)信息：期刊缺期的卷期次，該次期刊的發(fā)貨時(shí)間，其所屬包號(hào)，同包號(hào)下的其他期刊是否已經(jīng)到貨等。而這些信息想在ilas系統(tǒng)中一一標(biāo)注是不可能的，這就需要有另一種輔助記到方式來(lái)幫助實(shí)現(xiàn)，方便后面催缺工作的進(jìn)行。

在ilasⅡ系統(tǒng)現(xiàn)刊管理中有專門的催詢處理的列表式和混合式兩種功能。但經(jīng)使用后發(fā)現(xiàn)，這兩種功能并不能達(dá)到記到工作的精細(xì)要求。一是因?yàn)槲魑钠诳⒁欢ò凑漳骋黄诳＞砥诖蔚拇涡騺?lái)發(fā)貨，二是因?yàn)槲魑钠诳旧泶嬖诒容^頻繁的增減刊問(wèn)題，所以商家提供的發(fā)貨信息隨時(shí)有變更的可能性。這就造成了記到人員在ilasⅡ記到中對(duì)卷期次的定位與商家提供的發(fā)貨信息中的卷期次定位存在較大的出入。而目前，ilasⅡ系統(tǒng)是沒(méi)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化比對(duì)來(lái)解決這一問(wèn)題的。如果記到人員在每年年終的時(shí)候?qū)⑷^當(dāng)年訂購(gòu)的所有期刊逐個(gè)核對(duì)，用手工統(tǒng)計(jì)出缺刊記錄，那么這項(xiàng)工作進(jìn)行起來(lái)將會(huì)非常麻煩。

（2）糾錯(cuò)功能的缺失?，F(xiàn)刊記到工作，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不然。需要記到員對(duì)現(xiàn)刊及時(shí)、準(zhǔn)確記到，向讀者真實(shí)反映數(shù)據(jù)庫(kù)查詢所顯示的館藏信息。數(shù)據(jù)輸入是人工操作，在記到中一些細(xì)微的數(shù)字或符號(hào)常常因?yàn)橛浀絾T的一時(shí)疏忽而被錯(cuò)記或漏記。但是ilasⅡ系統(tǒng)并沒(méi)有提供數(shù)據(jù)的糾錯(cuò)功能，一旦出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，等后臺(tái)數(shù)據(jù)已經(jīng)呈現(xiàn)到前臺(tái)后再糾錯(cuò)就只能人工一點(diǎn)點(diǎn)的去查找了，這樣會(huì)非常麻煩，而且也容易由于記到員的疏忽而漏看。這也是ilasⅡ記到中常見(jiàn)的問(wèn)題。

（3）未建立總記到記錄與各批次記到記錄之間的聯(lián)系。在記到工作中，期刊發(fā)貨是分批次進(jìn)行的，每次到貨后，記到員都會(huì)根據(jù)商家提供的當(dāng)次發(fā)貨信息的電子表格來(lái)對(duì)到貨期刊進(jìn)行清點(diǎn)、比對(duì)、整理，以完成該批次期刊到貨情況的統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，記到員也需要一個(gè)年度記到總表來(lái)總覽全部期刊當(dāng)年所有期次的到刊情況。這樣不但可以方便最后查缺工作的進(jìn)行，也可以為下年度期刊采訪、訂購(gòu)工作提供參考。這就必然需要在分次統(tǒng)計(jì)與全年總表之間建立一個(gè)聯(lián)系，只有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的這個(gè)聯(lián)系才能方便記到員的查缺。如果僅依靠手工查詢，不僅容易出錯(cuò)，也耗時(shí)耗力。而目前的ilasⅡ系統(tǒng)恰恰未實(shí)現(xiàn)這種自動(dòng)化的任務(wù)功能，

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，本文梳理了在西文現(xiàn)刊記到工作中筆者發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題，有助于今后有針對(duì)性地改善記到工作的方法流程，也有助于探討未來(lái)圖書(shū)館操作系統(tǒng)軟件進(jìn)一步升級(jí)改進(jìn)的努力方向，使之更加貼近實(shí)際工作，減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)與失誤性操作帶來(lái)的無(wú)謂損耗。

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