王鵬
摘 要 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中逐漸得到廣泛運(yùn)用。文章以中免集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)為例,從集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的可行性分析入手,首先介紹了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的成果和意義,在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段主要完成了業(yè)務(wù)處理表單化、差異化流程設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程信息化等專項(xiàng)工作;在實(shí)施部署階段主要完成了自有權(quán)限與總部權(quán)限分離、預(yù)算整合、積極穩(wěn)妥,分批實(shí)施并盡量減少人員和機(jī)構(gòu)變動(dòng),以調(diào)整職能和流程為主;財(cái)務(wù)共享中心建立,對(duì)中免公司內(nèi)部管理的流程優(yōu)化、事前管控、集團(tuán)化管理、內(nèi)部監(jiān)督方面具有重大提升意義。其次,從管理觀念、管理制度、人員素質(zhì)、監(jiān)管力度四個(gè)方面指出了影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施效果的因素,最后圍繞存在的問(wèn)題提出相應(yīng)建議,包括:一是建議財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的落腳點(diǎn)不在管控而在服務(wù),二是建議加強(qiáng)人才管理,因地制宜改進(jìn)人才培養(yǎng)方案,三是建議提高財(cái)務(wù)制度與操作流程的規(guī)范化,四是建議加強(qiáng)內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)預(yù)警體系建設(shè)。通過(guò)對(duì)中免集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享后所帶來(lái)問(wèn)題的研究及解決建議,希望可以幫助大型企業(yè)的管理者和業(yè)務(wù)執(zhí)行者了解共享服務(wù),更清晰地認(rèn)識(shí)共享服務(wù)管理模式,為正在建設(shè)或準(zhǔn)備建設(shè)共享服務(wù)中心的企業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)參考。
關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心 企業(yè)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管控
作為現(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)的管理發(fā)展方向,據(jù)統(tǒng)計(jì),在世界500強(qiáng)企業(yè)中,實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的已經(jīng)達(dá)到70%以上。國(guó)資委也一直要求央企要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)集中管理,共享財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)資源,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源集成,把管理職能和操作職能分離,管住風(fēng)險(xiǎn)、提升效率。目前,中國(guó)電信、中國(guó)網(wǎng)通、寶鋼、海爾等大型企業(yè)集團(tuán)已實(shí)施了財(cái)務(wù)共享服務(wù)。
本人所任職的中國(guó)免稅品(集團(tuán))有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“中免公司”)是一家以免稅商品銷售為主,有稅商品為輔,批發(fā)零售并舉的大型國(guó)有專營(yíng)公司,在全國(guó)免稅行業(yè)內(nèi)居于主導(dǎo)地位。在中免公司財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施建設(shè)中,以市場(chǎng)化的手段持續(xù)完善財(cái)務(wù)共享負(fù)責(zé)中心建設(shè)是亟待解決的問(wèn)題。本文就中免共享中心實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的客觀問(wèn)題,提出了建議。
一、集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的可行性分析
財(cái)務(wù)共享建立之前,中免公司財(cái)務(wù)部通過(guò)近幾年的努力,已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化財(cái)務(wù)管理的工作目標(biāo),建立了財(cái)務(wù)集團(tuán)化的管控體系,具體如下:
(一)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度
中免公司制定和實(shí)施統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度,依據(jù)制度、依托信息系統(tǒng),對(duì)下屬企業(yè)的財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用政策、資金、財(cái)務(wù)人員、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)等實(shí)施體系化的集中管控。
(二)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算體系
中免公司按照國(guó)家免稅政策對(duì)整個(gè)免稅業(yè)務(wù)行使統(tǒng)購(gòu)統(tǒng)銷,下屬企業(yè)的主要業(yè)務(wù)基本是在與總部之間進(jìn)行,主要業(yè)務(wù)已經(jīng)統(tǒng)一在總部結(jié)算。
(三)統(tǒng)一的資金集中管理
中免公司于2011年成功實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資金集中統(tǒng)一管理,資金集中管理已經(jīng)平穩(wěn)有效運(yùn)行5年,所有下屬企業(yè)按照“核定額度、超額上劃”的模式,每月定期手工將賬戶資金集中上劃總部。
(四)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)
中免公司已經(jīng)建立了以用友NC系統(tǒng)為核心的統(tǒng)一的賬務(wù)處理系統(tǒng)(NC)、財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)(久其)、資金集中管理系統(tǒng)(久恒星),以這三個(gè)平臺(tái)為支撐實(shí)現(xiàn)了全集團(tuán)一個(gè)賬本、一套報(bào)表、一個(gè)資金池,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的總體框架已經(jīng)具備。
綜上可以看出,除各企業(yè)日常資金支出外,總部已經(jīng)通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理和集中管控,基本具備財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能。
二、中免集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的現(xiàn)狀
中免集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)在全集團(tuán)各企業(yè)部署實(shí)施一套新財(cái)務(wù)軟件NC63來(lái)推進(jìn)共享財(cái)務(wù)建設(shè)。共享中心實(shí)施內(nèi)容第一期為網(wǎng)上報(bào)銷、會(huì)計(jì)總賬、資金系統(tǒng),其余模塊后續(xù)實(shí)施。
(一)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的規(guī)劃設(shè)計(jì)階段
1.業(yè)務(wù)處理表單化。在梳理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上,將中免集團(tuán)的各類業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)成了67張單據(jù),包括通用單據(jù)和個(gè)別單位的特殊業(yè)務(wù)單據(jù),這些單據(jù)涵蓋了各級(jí)公司全部業(yè)務(wù)。通過(guò)316個(gè)收支項(xiàng)目簡(jiǎn)捷直觀地銜接業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù),對(duì)業(yè)務(wù)人員來(lái)說(shuō)是單據(jù)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)類型,對(duì)財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)是703個(gè)會(huì)計(jì)科目按照1411個(gè)入賬規(guī)則及其對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。
2.差異化流程設(shè)計(jì)。考慮到各企業(yè)的渠道類型、企業(yè)規(guī)模等存在差異,進(jìn)而各企業(yè)日常資金支付的類型、范圍、煩簡(jiǎn)程度也各異,因此,在進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)容和流程設(shè)計(jì)時(shí),在梳理和歸并的基礎(chǔ)上,充分考慮不同類型企業(yè)的情況,尊重各企業(yè)的傳統(tǒng)習(xí)慣,進(jìn)行差異化設(shè)計(jì),不追求各企業(yè)間的高度統(tǒng)一,避免高度統(tǒng)一可能帶來(lái)的各企業(yè)操作執(zhí)行不便。差異化可以按渠道類型為基礎(chǔ)來(lái)設(shè)計(jì),同一渠道內(nèi)企業(yè)的日常支付類型、范圍、習(xí)慣等具有共性。
3.業(yè)務(wù)流程信息化。所有單據(jù)的業(yè)務(wù)流程、審批流、入賬規(guī)則、憑證及單據(jù)追蹤聯(lián)查、預(yù)算控制、業(yè)務(wù)協(xié)同、往來(lái)核銷、資金結(jié)算、報(bào)表生成、系統(tǒng)接口等均通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)控制。
(二)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的實(shí)施部署階段
1.自有權(quán)限+總部權(quán)限。制定需要報(bào)總部審批的支付權(quán)限,權(quán)限以下,各企業(yè)自行審批;權(quán)限以上,總部批準(zhǔn)。制定總部權(quán)限時(shí),充分考慮各企業(yè)實(shí)際情況,滿足其日常開支便捷支付的需要。
2.預(yù)算整合。基于下屬企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用預(yù)算管控情況各異、總體上較總部為弱的特點(diǎn),結(jié)合財(cái)務(wù)服務(wù)共享建設(shè),要求按照總部做法,將預(yù)算控制嵌入進(jìn)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)。具體到各企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用預(yù)算在項(xiàng)目上、責(zé)任單位上如何制訂、分解,充分尊重各企業(yè)的傳統(tǒng)習(xí)慣,只要滿足支付的預(yù)算管控基本要求,由各企業(yè)自行梳理,不追求各企業(yè)間的高度統(tǒng)一。
3.積極穩(wěn)妥、分批實(shí)施。按照總體設(shè)計(jì)、先易后難的原則,先總部、再下屬企業(yè),分析各渠道、各企業(yè)的不同情況,分批推廣實(shí)施。鑒于下屬企業(yè)中絕大部分規(guī)模很小、財(cái)務(wù)人員很少、日常支付規(guī)模和復(fù)雜程度不高,網(wǎng)上日常資金支付對(duì)其影響不大的特點(diǎn),采取集中實(shí)施的方案。
4.以調(diào)整職能和流程為主、盡量減少人員和機(jī)構(gòu)變動(dòng)。本次財(cái)務(wù)服務(wù)共享建設(shè)以調(diào)整職能和流程為主,盡量減少下屬企業(yè)人員和機(jī)構(gòu)變動(dòng)。下屬企業(yè)日常資金支付上收總部后,財(cái)務(wù)人員將會(huì)減少一部分日?;A(chǔ)工作,將更多精力投入到預(yù)算管控、報(bào)表分析等管理工作上來(lái);對(duì)個(gè)別原有財(cái)務(wù)人員較多的下屬企業(yè),出現(xiàn)人員富余的,由企業(yè)自行安排,并根據(jù)總部增加共享服務(wù)功能后的人員需求,將相應(yīng)人員調(diào)配至總部工作。
(三)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施取得的初步成效
財(cái)務(wù)共享中心建立,對(duì)中免公司內(nèi)部管理的流程優(yōu)化、事前管控、集團(tuán)化管理、內(nèi)部監(jiān)督方面具有重大提升意義。
1.全面優(yōu)化管理流程,助力中免公司管理提升。實(shí)現(xiàn)資金集中系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)多系統(tǒng)的集成,財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、追溯性具有提升,逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的全覆蓋。財(cái)務(wù)共享中心建立,所有單據(jù)的業(yè)務(wù)流程、審批流、入賬規(guī)則、憑證及單據(jù)追蹤聯(lián)查、預(yù)算控制、業(yè)務(wù)協(xié)同、往來(lái)核銷、資金結(jié)算、報(bào)表生成、系統(tǒng)接口等均通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)控制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的信息化,在數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)分析等方面取得較大的提升。
2.全面夯實(shí)財(cái)務(wù)基礎(chǔ),助力管理型財(cái)務(wù)工作推進(jìn)。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),為中免公司未來(lái)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、管理向更高目標(biāo)提升打下良好基礎(chǔ)。共享中心在信息集成化可視化方面、在數(shù)據(jù)維度的廣度、深度提取方面有顯著提升,有利于公司向精細(xì)化管理、成本費(fèi)用控制、細(xì)化管控標(biāo)準(zhǔn)方向建設(shè)和實(shí)施。
3.加強(qiáng)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中匯總,提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。財(cái)務(wù)信息共享中心成立前,中免集團(tuán)旗下各公司通過(guò)設(shè)立多級(jí)明細(xì)科目來(lái)核算,使得企業(yè)的財(cái)務(wù)科目異常繁雜,數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)分析很不方便,不能滿足管理上的有些要求,比如預(yù)算的收支項(xiàng)目、支付結(jié)算方式、付款限額等信息在科目上就根本無(wú)法獲取。實(shí)施后,通過(guò)費(fèi)用核算以及現(xiàn)金銀行等子模塊的核算,使得系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)務(wù)信息完整呈現(xiàn)。
三、影響中免集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的因素分析
(一)管理觀念
成功實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心最主要的因素是管理創(chuàng)新和管理觀念的變革,同時(shí)需要工作人員、基層主管和高級(jí)管理者強(qiáng)有力的支持。只有處理好組織變革帶來(lái)的挑戰(zhàn)及做好相關(guān)財(cái)務(wù)人員觀念的轉(zhuǎn)變,才能保證共享服務(wù)中心持續(xù)健康發(fā)展。中免公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)置后,原來(lái)各分子公司的財(cái)務(wù)人員必然面臨財(cái)務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型,一部分成為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員,一部分成為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員,另一部分成為共享財(cái)務(wù)人員。國(guó)有企業(yè)由體制限制,人員調(diào)動(dòng)、分流推進(jìn)工作緩慢,現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心更多的體現(xiàn)了“共享”,很少提供“服務(wù)”。
(二)管理制度
建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一次財(cái)務(wù)管理的顛覆性變革,涉及觀念改造、流程改造、組織改造、信息系統(tǒng)改造和人員改造。且沒(méi)有所謂的通用的共享平臺(tái)軟件。而上述所有這些改造,都應(yīng)已事前建議共享管理制度為前提,中免公司所屬企業(yè)的部分門店對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施產(chǎn)生了偏差,之前分子公司尤其是大型企業(yè)集權(quán)的工作模式,會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享工作的推進(jìn)產(chǎn)生阻礙,導(dǎo)致集團(tuán)層面上尚沒(méi)有一套與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)重組匹配的人員分工與職能分離的改革體制。
(三)人員素質(zhì)
共享中心是按照分散的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)處理中心、技術(shù)支持下的共享服務(wù)的軌跡由低向高演進(jìn)。隨著流程演進(jìn),人才的素質(zhì)要求也越來(lái)越高,同理,人才的素質(zhì)提高,對(duì)共享中心建設(shè)升級(jí)的作用也越重要。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作強(qiáng)度大、機(jī)械單一。因此給共享中心的員工提供一個(gè)好的職業(yè)發(fā)展道路很不容易,人員的不穩(wěn)定性和高流動(dòng)性又將導(dǎo)致組織績(jī)效的降低。
(四)監(jiān)管力度
共享中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù),每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施都離不開“流程”的相應(yīng)操作。中免共享中心成立之初,建立了完整的流程體系,但在實(shí)施中,個(gè)別人員觀念中欠缺對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行流程管理的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致了“有流程,無(wú)執(zhí)行”的結(jié)果,流程執(zhí)行有些隨意化。這就需要將內(nèi)控系統(tǒng)通過(guò)信息化的方式嵌入共享系統(tǒng),建議指標(biāo)預(yù)警機(jī)制。如果認(rèn)識(shí)不到共享控制的必要性,企業(yè)勢(shì)必在實(shí)施共享中心時(shí)會(huì)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。
四、改善中免集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的建議
(一)建立完善的管理機(jī)制
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在達(dá)到一定規(guī)模后,會(huì)發(fā)展成為獨(dú)立的企業(yè)或子公司,不但為集團(tuán)內(nèi)部客戶服務(wù),也為外部客戶提供財(cái)務(wù)服務(wù)。這種外向型的財(cái)務(wù)共享服務(wù)也正是 DD 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)下一階段的目標(biāo)。而要實(shí)現(xiàn)這一個(gè)目標(biāo),需要采用國(guó)際上通行的做法,即共享中心與成員單位簽訂服務(wù)水平協(xié)議,明確雙方的責(zé)任義務(wù)界定,會(huì)計(jì)處理的時(shí)間約束和質(zhì)量要求,收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和付款方式等方面。只有雙方協(xié)議展開合作,并共同遵守協(xié)議中規(guī)定的各方的協(xié)同責(zé)任要求,才能保證共享中心的服務(wù)水平標(biāo)準(zhǔn)。
(二)建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)制度與操作流程
企業(yè)建立共享中心,不僅要考慮平臺(tái)建立,還要研究業(yè)務(wù)流程是否契合。共享中心的建立實(shí)施過(guò)程,往往也是會(huì)計(jì)工作變革的過(guò)程。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門和崗位的認(rèn)識(shí)要統(tǒng)一,而最終結(jié)果則要以制度的形式來(lái)反映和固化。只有在認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、制度保障前提下,共享中心才可能運(yùn)行良好。從財(cái)務(wù)集中到財(cái)務(wù)共享,流程與制度的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化是必要的,如果沒(méi)有一個(gè)清晰的財(cái)務(wù)制度與操作流程作為標(biāo)準(zhǔn),即使進(jìn)行組織變革和系統(tǒng)整合,在共享中心實(shí)施過(guò)程中仍然會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題。
(三)合理設(shè)置管理人員
留住人才,除了定期和員工溝通,合理分配任務(wù)、輪流換崗、建立良好的人才激勵(lì)制度和合理的績(jī)效考核外,還應(yīng)做到:設(shè)定基層管理崗位,進(jìn)行必要的人員輪換;基于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)特性劃分職業(yè)層次,形成基于業(yè)務(wù)發(fā)展的通道;同崗設(shè)定經(jīng)驗(yàn)級(jí)別,待遇差異化;量身定制個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,培訓(xùn)基層財(cái)務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)能力。通過(guò)激發(fā)員工自我管理與自我成長(zhǎng)意識(shí),培養(yǎng)員工建立商業(yè)觸覺(jué),充分和集團(tuán)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)單元甚至供應(yīng)商上下游客戶合作,逐步提升共享中心員工的專業(yè)素質(zhì)。
(四)采取有效的監(jiān)督與控制措施
實(shí)施共享中心的目的之一在于加強(qiáng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理,具體可根據(jù)其預(yù)先確定的戰(zhàn)略將其作為重點(diǎn)對(duì)相應(yīng)的流程措施加以規(guī)范。鑒于目前信息系統(tǒng)內(nèi)控工作不是很完善,應(yīng)當(dāng)高度重視共享中心下內(nèi)部控制的設(shè)置,將控制活動(dòng)和控制規(guī)則融入共享中心的構(gòu)建中,建立新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)模型,實(shí)現(xiàn)對(duì)違反控制規(guī)則行為的自動(dòng)防范和監(jiān)控。
五、結(jié)論
全球經(jīng)濟(jì)一體化的格局使財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式獲得國(guó)際大型企業(yè)集團(tuán)的青睞,也獲得了中國(guó)企業(yè)的認(rèn)可和推崇。優(yōu)秀的理念需要實(shí)踐和分享,寶貴的經(jīng)驗(yàn)更需要傳承和發(fā)揚(yáng),鑒于此,本文以中免集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為例,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的產(chǎn)生,發(fā)展,特點(diǎn),財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施,財(cái)務(wù)共享服務(wù)帶來(lái)的效益等內(nèi)容進(jìn)行了分析與介紹;通過(guò)對(duì)中免集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享后所帶來(lái)問(wèn)題的研究及解決建議,幫助大型企業(yè)的管理者和業(yè)務(wù)執(zhí)行者了解共享服務(wù),更清晰地認(rèn)識(shí)共享服務(wù)管理模式,為正在建設(shè)或準(zhǔn)備建設(shè)共享服務(wù)中心的企業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)參考。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)在我們的關(guān)注中發(fā)展,今天我們?cè)谔剿髦姓业搅艘粭l適合發(fā)展的道路,但相信有更多的探索者將不斷對(duì)其完善與發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)之路,不僅是財(cái)務(wù)行業(yè)的轉(zhuǎn)型,同時(shí)也是中國(guó)從制造型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變的縮影。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái),我們可以告訴人們,財(cái)務(wù)并不僅僅在消耗企業(yè)的資源,財(cái)務(wù)本身也能夠創(chuàng)造價(jià)值。
(作者單位為中國(guó)免稅品<集團(tuán)>有限責(zé)任公司)
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