林然　馮道麗

摘 要：高校辦公室所日常所做的一個重要工作便是對公文的收發(fā)工作，其工作對于辦公室來說較為繁瑣，事務(wù)雖小但是其意義巨大，因此，做好辦公室的公文收發(fā)工作需要引起辦公室工作人員的重視。本文對公文收發(fā)工作的意義進行闡述，并提出做好公文收發(fā)工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；公文收發(fā)；重要意義

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：2095-9214（2016）01-0219-01

前言

當(dāng)前階段，高校辦公室的工作已經(jīng)開始受到校級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和注意，做好辦公室的工作對于校級領(lǐng)導(dǎo)整體的工作安排其到了非常重要作用。辦公室工作中的公文收發(fā)工作在其工作內(nèi)容中占有一席之地，并因為其簡單而沒有得到工作人員的重視。但是，其公文收發(fā)并非一項簡單的工作，其對于校級整體的工作安排，對于領(lǐng)導(dǎo)審閱公文內(nèi)容，對于之后公文的核對復(fù)查都有重要意義。

一、高校公文收發(fā)的重要意義

高校辦公室公文的收發(fā)工作被很多工作人員認(rèn)識是一件非常簡單的工作，大部分人認(rèn)為公文的收發(fā)僅僅需要人在傳真件便等待，待收到文件之后交到相關(guān)人員手中即可，也正因為這種偏頗的認(rèn)識使公文收發(fā)工作沒有得到相應(yīng)的重視。其實，公文收發(fā)工作是一件看似簡單，但是卻非常重要的辦公室工作，其需要對所收到的公文進行審閱、核實，需要將其交給相關(guān)工作人員手中，進行文件的傳遞，在面臨數(shù)量較多的公文的時候還要對公文進行匯總整理，以便于對公文進行有效的管理。只有做好公文的管理才能保證信息的有效傳達，才能保證事務(wù)的及時處理和解決，才能保證校級工作的正常進行，才能讓高校的部門工作做到協(xié)調(diào)和配合。因此，公文看似簡單，但其內(nèi)涵豐富，內(nèi)容龐雜，做好公文收發(fā)并不是一件小事。

二、如何做好高校的公文收發(fā)工作

1.保證文件的規(guī)范性

做好高校的公文收發(fā)工作，首先要做到的便是規(guī)范公文的內(nèi)容、格式等，使公文做到規(guī)整，便于對公文的整理。文件的規(guī)范性包括以下幾個方面：第一，核對公文是否加蓋單位公章；第二，核對簽發(fā)時間是否正確、及時；第三，注意是否留有聯(lián)系人及聯(lián)系方式；第四，文件內(nèi)容是否規(guī)范，用語是否得體；第五，其是否帶有附件，附件是否完整、齊備。做好文件的規(guī)范性是為了防止公文在流通過程中產(chǎn)生其他問題或者流轉(zhuǎn)困難。

2.給文件做好編號工作

工作人員在收發(fā)多份文件的時候，要注意對文件進行整理、匯總，進行編號的填寫。文件編號可以根據(jù)工作人員習(xí)慣進行統(tǒng)一編排，不過，按照文檔管理的編號要求來說，一般順序是：發(fā)布年號—文件順序號—發(fā)文部門代號—文件類別代號—公司名稱的漢語拼音第一個字母。所設(shè)計的編號要做到統(tǒng)一，免于因為編號不同而造成的文件丟失。

3.接收文件后及時傳閱

工作人員在接收到公文，執(zhí)行過相關(guān)程序之后，應(yīng)當(dāng)將公文及時交到各級領(lǐng)導(dǎo)手中，不可在自己手中耽擱時間，免于因為公文內(nèi)容緊急而耽誤信息的傳達，也免于因為延誤流轉(zhuǎn)所造成的文件丟失。

4.及時跟蹤文件辦理進展情況

工作人員對于文件進入到流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)之后，不應(yīng)當(dāng)不聞不問，認(rèn)為是工作的結(jié)束，而應(yīng)當(dāng)對文件的流轉(zhuǎn)情況進行跟進，與各個領(lǐng)導(dǎo)核實文件的閱讀情況，對于領(lǐng)導(dǎo)審閱完畢的文件要做到及時取回。對于有領(lǐng)導(dǎo)批示或者意見、建議的文件要及時將其流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)或者部門，進行信息的及時轉(zhuǎn)達。必要的情況下，要對文件流轉(zhuǎn)情況進行記錄，防止工作人員因為文件流轉(zhuǎn)情況的不了解而造成文件的丟失或者誤傳。

5.及時記錄領(lǐng)導(dǎo)批示

部分文件的收發(fā)是為了獲得領(lǐng)導(dǎo)的批示，對領(lǐng)導(dǎo)進行工作開展的請示，因此，此類文件必然會有領(lǐng)導(dǎo)的批示或者意見、建議。對于此類文件，工作人員要做好及時的記錄，或者在辦公軟件中進行標(biāo)注。這樣就可以對重要文件有一個宏觀把控，在需要進行核對、審查的時候做到有據(jù)可查，防止因為文件丟失或者找不到而對文件內(nèi)容一無所知，對工作造成延誤。

6.及時將文件數(shù)字化

當(dāng)前，辦公室工作也已經(jīng)進入數(shù)據(jù)化、信息化時代，因此，部分紙質(zhì)文件完全可以轉(zhuǎn)化成為數(shù)字文件，在電子設(shè)備中進行保存，比如通過掃描儀對文件進行掃描，或者通過照相機對文件進行拍照等。數(shù)字化文件的保存量非常大，并且便于查閱和管理，在部分文件進行歸檔管理之后，可以通過電子版的形式查閱，方便管理人的管理和查閱人快速、及時進行查閱。

7.及時完成文件的歸檔

工作人員對于所收到的文件要及時進行整理、匯總，整理完成的文件及時進行分門別類、歸檔處理，便于文件的整齊劃一，減少文件混雜所產(chǎn)生的錯誤，防止文件的丟失，保證文件的完整。

三、結(jié)語

高校辦公室公文收發(fā)需要工作人員耐心、細(xì)心的工作，需要工作人員做好日常工作中的小事，只有做好細(xì)節(jié)處的公文收發(fā)、整理，才能讓公文收發(fā)工作高效高質(zhì)運轉(zhuǎn)，才能讓公文發(fā)揮其流轉(zhuǎn)中的重要作用，才能保證高校各項事業(yè)的順利開展。高校辦公室管理人員要對此引起重視，不斷尋找好的工作方法，促進公文收發(fā)工作不斷前進。

（作者單位：重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻：

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