淺析大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀與趨勢(shì)

盧赟維

摘 要：本文主要以人才交流服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理工作為對(duì)象，首先分析了在人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理過(guò)程中存在管理意識(shí)淡薄、管理水平低下以及人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出了人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理將實(shí)現(xiàn)制度化、信息化和專業(yè)化的趨勢(shì)，以不斷滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理現(xiàn)狀；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2016）24-0242-02

大學(xué)生的學(xué)籍檔案是指參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字的形式記錄了個(gè)人的高考成績(jī)、在校成績(jī)、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系、在校表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況等。當(dāng)學(xué)生學(xué)習(xí)期滿畢業(yè)時(shí)，學(xué)籍檔案裝入報(bào)到證由學(xué)校轉(zhuǎn)到就業(yè)單位的人事部門或者當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣鞣?wù)中心，學(xué)籍檔案就變成了大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案。大學(xué)畢業(yè)生檔案記載著大學(xué)生很多非常重要的信息，是一個(gè)畢業(yè)大學(xué)生進(jìn)入社會(huì)提供各種材料的憑證，比如落戶、申報(bào)職稱、參加各種考試、繳納各種保險(xiǎn)等等。如果檔案不全或者丟失是會(huì)直接影響一個(gè)畢業(yè)生今后的發(fā)展。但是目前我國(guó)對(duì)于大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理還存在很多不完善的地方，有學(xué)籍檔案遺留的原因，有畢業(yè)生檔案意識(shí)淡薄的原因，也有人才服務(wù)中心對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，管理水平以及管理者的素質(zhì)還不夠等原因，因此想要改變這一現(xiàn)狀就必須從各個(gè)方面著手。本文將詳細(xì)探討大學(xué)畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題以及對(duì)策。

一、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案遺留的問(wèn)題

1.檔案管理安全性不到位。大學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間各種情況的真實(shí)寫(xiě)照，詳細(xì)記錄大學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)經(jīng)歷，是用人單位進(jìn)行人才選拔和錄用的參考和重要依據(jù)。但是由于檔案管理不夠嚴(yán)格，檔案內(nèi)容不齊全、檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外檔案的材質(zhì)通常多為紙張，且有些由個(gè)人保管，一旦本人暫時(shí)不需要這份檔案，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案就會(huì)有遺失風(fēng)險(xiǎn)，即使在檔案被安全保管的地方，很多時(shí)候也會(huì)發(fā)生不可預(yù)測(cè)的一些自然或人為災(zāi)難等，例如地震水災(zāi)丟失等。檔案的丟失，特別是重要檔案的丟失會(huì)給個(gè)人帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清，檔案范圍狹隘。當(dāng)前高校學(xué)生檔案缺少統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，形式單一、內(nèi)容陳舊，經(jīng)常出現(xiàn)諸如材料缺欠、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、紙張規(guī)格不一或重要材料不蓋章等問(wèn)題。例如建檔所涉及的材料和內(nèi)容本應(yīng)全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)，但實(shí)際收集時(shí)往往不夠齊全。大多數(shù)現(xiàn)有歸檔材料僅僅只是高考錄取材料、學(xué)習(xí)成績(jī)總表、畢業(yè)生登記表、入黨入團(tuán)材料、體檢表等，其他許多可反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，如大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)復(fù)印件、大學(xué)生能力技能競(jìng)賽證書(shū)復(fù)印件等，沒(méi)能及時(shí)歸檔。這不利于全面展現(xiàn)大學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特點(diǎn)。從檔案中既看不出該生有什么突出成績(jī)，也發(fā)現(xiàn)不了其有什么專長(zhǎng)，對(duì)學(xué)生的鑒定存在評(píng)述模式化傾向，評(píng)語(yǔ)多是千篇一律的評(píng)價(jià)套語(yǔ)，缺點(diǎn)則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個(gè)人的真實(shí)情況。在強(qiáng)化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，傳統(tǒng)的歸檔方法應(yīng)當(dāng)有所改進(jìn)，做到與時(shí)俱進(jìn)。

（二）學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

由于學(xué)校宣傳得少，很多大學(xué)生對(duì)于檔案的知識(shí)了解甚少，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性，有的學(xué)生在填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)也顯得比較隨性、不認(rèn)真，致使所填的信息不全面、不規(guī)范；有的學(xué)生甚至對(duì)個(gè)人檔案的去向不知情。只有當(dāng)需要檔案時(shí)，才四處尋找自己的檔案。學(xué)生本人對(duì)個(gè)人檔案的不重視、不關(guān)心，對(duì)檔案管理工作不夠配合，在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作。

（三）人才交流服務(wù)中心存在的大學(xué)畢業(yè)生檔案管理問(wèn)題

1.人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理人員管理意識(shí)淡薄。在我國(guó)現(xiàn)階段，關(guān)于檔案管理方面的法制不太健全，沒(méi)有形成專門的檔案管理制度。很多檔案管理員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理態(tài)度，面對(duì)著眾多的畢業(yè)生檔案，工作隨意性比較大，造成紕漏百出。象很多畢業(yè)生檔案缺乏諸如畢業(yè)生登記表等重要的資料，但檔案管理人員仍然將這些不完整的檔案簽字接收，沒(méi)有及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)回學(xué)校補(bǔ)齊資料。時(shí)間一久，加上畢業(yè)生本人的不重視，這些不齊全的檔案就容易變成廢檔、死檔。這些嚴(yán)重的問(wèn)題會(huì)影響大學(xué)生檔案的參考價(jià)值，使得用人單位在決定是否聘用時(shí)無(wú)據(jù)可查，對(duì)大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生影響。同時(shí)，也影響了畢業(yè)生的落戶、晉升、調(diào)薪等。另外，很多檔案管理人員對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案核實(shí)不夠嚴(yán)格，有些用戶手續(xù)未辦齊仍然允許檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，降低了檔案管理質(zhì)量。

2.人才交流服務(wù)中心對(duì)大學(xué)生檔案管理水平低下。從全國(guó)范圍來(lái)看，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和水平，這為檔案管理工作帶來(lái)了很大難度。特別是在我國(guó)經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，信息技術(shù)普及程度不夠，這些地區(qū)的人才服務(wù)中心在管理畢業(yè)生檔案時(shí)，仍然沿用的是最簡(jiǎn)單的電子表格，僅僅錄入畢業(yè)生的基本信息，例如姓名、出生年月，畢業(yè)學(xué)校等，造成畢業(yè)生檔案信息不夠全面、更新不夠迅速、查詢檢索具體內(nèi)容困難等問(wèn)題。同時(shí)，在畢業(yè)生逐年增多的情況下，手工抄寫(xiě)已經(jīng)逐漸滿足不了需要，信息不能同步更新，質(zhì)量達(dá)不到要求。由于很多人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案資料不夠齊全，很多畢業(yè)生檔案中僅存著學(xué)習(xí)成績(jī)以及其他基本信息，信息內(nèi)容涵蓋不夠全面。由于很多用人單位非常看中大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人素養(yǎng)，而在大學(xué)生檔案缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平，對(duì)畢業(yè)生的升職加薪等個(gè)人利益造成了一定的影響。

3.管檔單位對(duì)檔案工作的不重視。人才服務(wù)中心應(yīng)該突出“服務(wù)”特色，大學(xué)生檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，是為了給廣大畢業(yè)生和用人單位等提供檔案咨詢等服務(wù)。但是，很多檔案管理單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作的不重視。很多人才交流服務(wù)中心，缺少檔案管理人員，因此在崗的檔案管理人員工作重、任務(wù)大，特別是學(xué)生畢業(yè)的高峰時(shí)期，每天都要接收上百份檔案，為了方便畢業(yè)生查詢檔案去向，必須及時(shí)錄入電腦，人手不足，造成檔案堆積，同時(shí)還要解答畢業(yè)生對(duì)檔案情況、去向等各種問(wèn)題。這些信息錄入不及時(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，人才交流服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理人員，這些人不具備檔案管理的基本知識(shí)，出現(xiàn)了不知道哪些材料應(yīng)該入檔，應(yīng)該蓋哪種類型的章等基本問(wèn)題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題。這些問(wèn)題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，嚴(yán)重影響了畢業(yè)生日后的發(fā)展。

二、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策

上文談到涉及大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理的三個(gè)主體存在的問(wèn)題：學(xué)校、學(xué)生和人才交流服務(wù)中心，現(xiàn)分別就這三方面提出促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策。

（一）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理，建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。高校檔案管理應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)“法規(guī)”來(lái)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識(shí)，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.明確大學(xué)生檔案內(nèi)容，擴(kuò)大檔案材料的范圍。根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度對(duì)大學(xué)生檔案的內(nèi)容加以明確，大學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)該包括兩個(gè)方面：一是大學(xué)生進(jìn)入高等學(xué)校前的材料，包括入學(xué)前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷、參加政治團(tuán)體的材料、與高考的思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、體檢方面的材料；二是在大學(xué)期間的檔案材料，包括與學(xué)習(xí)有關(guān)的材料、與家庭有關(guān)的材料、參加政治團(tuán)體的材料、獎(jiǎng)勵(lì)或處分材料、獲得各種資格證書(shū)的材料、參加校園活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和科技創(chuàng)新活動(dòng)的材料以及與畢業(yè)相關(guān)的材料。

另外，高校大學(xué)生檔案管理工作者要注重大學(xué)生檔案材料收集的完整性，要讓大學(xué)生檔案材料反映出大學(xué)生的綜合素質(zhì)和個(gè)性特點(diǎn)。同時(shí)也要注意充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，主動(dòng)歸檔能反映自身綜合素質(zhì)的材料。

（二）提高大學(xué)生對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的對(duì)策

目前高校大學(xué)生檔案管理工作體制落后，觀念落伍。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)多加宣傳動(dòng)員，提高大學(xué)生檔案管理的意識(shí)，促使單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將其納入議事日程，在設(shè)備、人員和相關(guān)文件規(guī)定上加大力度。加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)施以及環(huán)境建設(shè)，改善軟件硬件基本設(shè)備條件。另外，還應(yīng)該向畢業(yè)生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對(duì)人事檔案的認(rèn)知度，提醒他們畢業(yè)后及時(shí)把檔案保存在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，并保持長(zhǎng)期聯(lián)系，隨時(shí)更新檔案內(nèi)容，避免檔案不必要的遺失。如果高校設(shè)立有檔案館，可以充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和指導(dǎo)作用，協(xié)助做好學(xué)生檔案管理宣傳工作，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

（三）加強(qiáng)人才服務(wù)中心大學(xué)畢業(yè)生檔案管理對(duì)策

1.大學(xué)畢業(yè)生檔案管理走向制度化。社會(huì)建設(shè)的完善、建立和諧社會(huì)的需要決定了我國(guó)各種制度的法律化、制度化發(fā)展，因此大學(xué)生檔案管理也必須依靠良好、健全的管理制度才能實(shí)現(xiàn)高利用率。因此我國(guó)必須建立健全大學(xué)生檔案管理制度，并且要嚴(yán)格執(zhí)行，加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員，使他們遵守檔案法的相關(guān)制度，從而提升大學(xué)生檔案管理的水平。此外，有了制度的保障，很多管理人員的意識(shí)也會(huì)由此提升，意識(shí)的提升更加有利于制度的施行，這是一個(gè)相互作用的結(jié)果，也是提高大學(xué)生檔案管理水平的根本性保障措施。

2.大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的信息化。信息化時(shí)代決定了很多工作的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于大學(xué)生檔案管理當(dāng)然也不能偏頗這條路，每年大學(xué)生畢業(yè)數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能滿足大批量畢業(yè)大學(xué)生之后的檔案管理，因此如果增加管理效率和管理水平是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，充分利用信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理水平是一個(gè)必經(jīng)之路。目前我國(guó)很多經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)已經(jīng)開(kāi)始引入了現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備，例如建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資料掃描進(jìn)入電腦，這就替換了很多手動(dòng)的過(guò)程，管理水平有了明顯的提升，更加方便對(duì)畢業(yè)生檔案管理需求的服務(wù)。由此可見(jiàn)，全國(guó)性的實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化也是一個(gè)必然的趨勢(shì)。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。建設(shè)一支適應(yīng)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的隊(duì)伍，是提高學(xué)生檔案管理水平的重要前提。首先管檔單位要對(duì)畢業(yè)生檔案引起重視，增加具有專業(yè)知識(shí)的管理人員，可以通過(guò)招聘部分檔案學(xué)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)生，配備大學(xué)畢業(yè)生檔案專職管理人員，提高大學(xué)畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)，特別要加強(qiáng)檔案知識(shí)、檔案專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理工作水平。檔案管理員要保證有足夠的精力投入到大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作中來(lái)。要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，充分調(diào)動(dòng)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作者的積極性和主動(dòng)性，引導(dǎo)和鼓勵(lì)他們積極參與，共同做好大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作。定期加強(qiáng)對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理的水平。

三、結(jié)論

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)的信息化、市場(chǎng)化發(fā)展，高校就業(yè)工作形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻，大學(xué)畢業(yè)生檔案健全與否將直接影響高校畢業(yè)生就業(yè)。要加強(qiáng)大學(xué)畢業(yè)生檔案的信息化建設(shè)，必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，把大學(xué)畢業(yè)生檔案中重要材料全部數(shù)字化，充分利用就業(yè)網(wǎng)站、檔案網(wǎng)站的作用，促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)。探討大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題，加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理，既是保證大學(xué)生檔案科學(xué)化管理的重要手段，也是促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)的有效方式。我們應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取各項(xiàng)對(duì)策措施，加強(qiáng)管理，力求做到準(zhǔn)確、全面、高效，以期充分利用現(xiàn)有檔案材料，更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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