計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的應(yīng)用研究

【摘 要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，推動了我國檔案管理的信息化水平，有助于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù)；文化檔案管理；應(yīng)用研究

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，促使文化檔案的類型、內(nèi)容以及種類發(fā)生較大變化，傳統(tǒng)檔案管理逐漸向現(xiàn)代數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，檔案也被賦予更多的功能。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、搜索引擎及云儲存等技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案，是現(xiàn)代文化檔案的一種，其與傳統(tǒng)檔案管理之間的沖突越來越明顯，在新時(shí)代背景下，解決這一問題的唯一方法是將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代文化檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提升。

一、現(xiàn)代文化檔案管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施以及管理隊(duì)伍水平較低

由于地方財(cái)政支出緊張、工作經(jīng)費(fèi)有限以及辦公條件等方面的影響，大部分檔案管理單位難以普及使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而導(dǎo)致了文化檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。此外，大部分檔案管理人員均為兼職，除了檔案管理工作外，還擔(dān)任其他方面的工作，導(dǎo)致花在檔案管理工作的精力與時(shí)間被分割[1]。

（二）現(xiàn)代化管理水平較低

由于傳統(tǒng)觀念的影響，我國大部分檔案管理部門仍存在檔案管理工作不合理、不規(guī)范的現(xiàn)象，個(gè)別檔案管理單位未能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定、程序和步驟收集各項(xiàng)資料，對于材料的審核也存在不認(rèn)真的現(xiàn)象，若不對材料進(jìn)行鑒別容易造成材料混亂[2]。此外，由于沒有將檔案資料歸類錄入計(jì)算機(jī)中，導(dǎo)致部分檔案存在缺漏的現(xiàn)象，檔案管理的信息化水平較低。

二、提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理應(yīng)用的措施

（一）加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的核心價(jià)值在于提高數(shù)據(jù)運(yùn)算能力以及處理能力，其為檔案管理提供了現(xiàn)代化管理功能。檔案管理工作人員的專業(yè)水平對于計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理的應(yīng)用效果具有重要影響。因此，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)建設(shè)是計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的必然要求[3]。良好的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)以及管理技能是現(xiàn)代檔案管理人員的基本工作要求，同時(shí)在工作的過程中，檔案管理部門需要注意的是對管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的基礎(chǔ)知識，同時(shí)采取分層輔導(dǎo)與培訓(xùn)的方式，突破傳統(tǒng)的技能培訓(xùn)方式，堅(jiān)持“以人為本”的原則，既重視計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)，同時(shí)重視員工的實(shí)際操作配需，在不斷的優(yōu)化中提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，從而改善檔案管理水平。

（二）提高軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟、硬件設(shè)施是計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的主要載體，在實(shí)際管理活動中，檔案管理部門需要加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而提高數(shù)字化檔案庫的使用效率，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平[4]。此外，在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用需要以計(jì)算機(jī)為平臺和渠道，需要購入計(jì)算機(jī)。數(shù)字化信息平臺是現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的重要內(nèi)容，從資料采集到歸檔處理，都是在該平臺中完成的；在軟件建設(shè)方面，通過建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)從而實(shí)現(xiàn)檔案管理以及各硬件管理。此外，通過創(chuàng)新檔案管理軟件對于現(xiàn)代化文化檔案管理的建設(shè)也有積極影響，例如金銳、易度等軟件在我國檔案管理中應(yīng)用頻率較高，同時(shí)Foxtable、Excel等軟件也可用于檔案記錄與儲存。

三、建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制

（一）建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制

在實(shí)際檔案管理工作中，通過建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制有助于利用現(xiàn)代科學(xué)管理制度，通過科學(xué)的制度取代傳統(tǒng)管理中的陋習(xí)，同時(shí)也是計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用的前提條件[5]。檔案管理部門需要通過制定完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格規(guī)范制度運(yùn)行的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而建立現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理制度，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案管理部門還需要通過培養(yǎng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和思想，從而提高檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情以及工作積極性。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

在檔案管理過程中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程主要表現(xiàn)在以下三方面：1.對檔案資料來源進(jìn)行歸納：檔案資料的來源通常決定了檔案資料的真實(shí)性、可行性以及準(zhǔn)確性。在實(shí)際管理活動中，檔案管理部門能夠?yàn)楣芾砣藛T配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，僅有局域網(wǎng)絡(luò)的資源共享，檔案管理部門能夠?yàn)槠渌块T的檔案信息進(jìn)行總結(jié)歸納，并為每個(gè)部門設(shè)置一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理庫，并將檔案的負(fù)責(zé)人、文件號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)等相關(guān)信息記錄在案，從而提高檔案信息的管理效率。2.定期進(jìn)行檔案歸檔工作：單位需要借助計(jì)算機(jī)軟件建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫，從而進(jìn)行檔案的歸檔處理。對于已經(jīng)儲存且經(jīng)過相應(yīng)處理的檔案信息建立臨時(shí)數(shù)據(jù)庫，并通過搜索引起進(jìn)行資料查找，用于儲存各審計(jì)核對完畢的檔案信息數(shù)據(jù)庫及各部門查找、搜索工作數(shù)據(jù)。各數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用過程中各有其側(cè)重點(diǎn)，例如臨時(shí)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息有規(guī)定期限，在規(guī)定期限內(nèi)要進(jìn)行歸檔處理；而在通用檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息歸檔與處理過程中，需要重視檔案信息的審核，避免檔案信息錯(cuò)誤造成的管理風(fēng)險(xiǎn)。3.借鑒企業(yè)管理模式：借鑒企業(yè)對產(chǎn)品的管理模式，應(yīng)用質(zhì)量管理體系對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督。在檔案管理的過程中，檔案管理部門能夠通過組織協(xié)調(diào)構(gòu)建一個(gè)獨(dú)立的體系，在此系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理人員將檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立的工作進(jìn)行，并建立相應(yīng)的評價(jià)體系，采用模擬搜索形式對檔案庫設(shè)計(jì)的合理性進(jìn)行檢驗(yàn)，同時(shí)通過檢查數(shù)據(jù)是否存在誤差，對其工作效率進(jìn)行檢驗(yàn)。

結(jié)束語

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用也對檔案管理人員的專業(yè)技能提出新的要求，需要其不斷學(xué)習(xí)，提升自身的管理能力。文章主要針對計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的應(yīng)用展開研究。

作者簡介：黃梅蘭（1968.4-），女，高級實(shí)驗(yàn)師，本科，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張霞.探討計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].醫(yī)學(xué)信息，2015.

[2]林洋.談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].赤子，2014.

[3]閆瑞鳳.新形勢下計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].福建電腦，2015.

[4]李清華.淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會保險(xiǎn)檔案管理中的重要性[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2014.

[5]趙增社.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)越性及發(fā)展趨勢探討[J].城建檔案，2014.