關(guān)于銷售與應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制研究

佳木斯大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 隋苑 李相林

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關(guān)于銷售與應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制研究

佳木斯大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 隋苑 李相林

摘 要：本文介紹了銷售和應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的內(nèi)容，分析了銷售和應(yīng)收賬款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，提出了完善企業(yè)銷售和應(yīng)收賬款各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施。

關(guān)鍵詞：銷售 應(yīng)收賬款 內(nèi)部控制

在當(dāng)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，應(yīng)收賬款作為一種商業(yè)賒銷行為，被大部分企業(yè)所采用。賒銷行為能夠大大提高企業(yè)的市場(chǎng)份額，增加企業(yè)的銷售量。同時(shí)，也加大了企業(yè)的信用風(fēng)險(xiǎn)，容易造成企業(yè)應(yīng)收賬款和壞賬準(zhǔn)備的增加，推遲了企業(yè)資金的回籠時(shí)間，長(zhǎng)此以往，會(huì)影響企業(yè)正常的生產(chǎn)運(yùn)行，使企業(yè)陷入經(jīng)營(yíng)困境。

1　銷售和應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的內(nèi)容

1.1關(guān)于銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容

(1)制定銷售授權(quán)審批制度，銷售部需要根據(jù)市場(chǎng)的情況和企業(yè)的生產(chǎn)能力制定銷售計(jì)劃，經(jīng)銷售經(jīng)理審批后實(shí)施。

(2)銷售部門(mén)負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品售價(jià)、折扣及賒銷政策等優(yōu)惠內(nèi)容，再報(bào)由財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品成本進(jìn)行核算，最后由銷售經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)通過(guò)。審批后的定價(jià)及優(yōu)惠文件需要交由財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)印留存，作為核算的參考依據(jù)。如果出現(xiàn)超出規(guī)定允許的折扣價(jià)格或超出信用政策的業(yè)務(wù)，需要銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批通過(guò)，才可執(zhí)行。

(3)銷售人員需要在銷售過(guò)程中，積極地收集客戶的信用信息，并將收集到的信息和資料數(shù)據(jù)匯總到信用部門(mén)，信用部門(mén)聯(lián)合財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)客戶進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)估，銷售部門(mén)可依據(jù)客戶的信用等級(jí)，制定相對(duì)應(yīng)的折扣或賒銷銷售策略。

(4)銷售人員與客戶協(xié)商簽訂合同，確認(rèn)價(jià)格、付款方式和時(shí)間、交貨方式和時(shí)間等內(nèi)容，然后將初步擬定的合同文本交到財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)備案價(jià)格文件進(jìn)行審核，再由銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批蓋章、簽字后，交給財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)印留存。

(5)合同簽訂后，銷售人員將發(fā)貨單交由銷售經(jīng)理審批簽字，再將發(fā)貨單交給倉(cāng)庫(kù)保管人員備貨，并填制出庫(kù)單，經(jīng)由保管員、銷售經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)，最后由運(yùn)輸主管部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)出商品。如果發(fā)生退貨，倉(cāng)庫(kù)保管人員要及時(shí)清點(diǎn)退回貨物，填寫(xiě)接收單和入庫(kù)單，并由銷售部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)簽字確認(rèn)。運(yùn)輸部門(mén)需要和倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)權(quán)責(zé)分離，互相監(jiān)督，以防止產(chǎn)品丟失。

1.2關(guān)于應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的內(nèi)容

(1)企業(yè)為了生產(chǎn)、銷售所產(chǎn)生的賒銷行為，包括銷售貨款產(chǎn)生的應(yīng)收賬款、購(gòu)買貨物產(chǎn)生的預(yù)付賬款和其他方面的應(yīng)收款。

(2)銷售人員要及時(shí)跟蹤應(yīng)收賬款的回款情況，對(duì)于出現(xiàn)超出信用期30天仍未回款的，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系客戶清收，并上報(bào)銷售經(jīng)理。凡出現(xiàn)超過(guò)約定時(shí)間內(nèi)未還款的客戶，除有擔(dān)保資金等特殊情況外，一律不允許再次發(fā)貨或賒銷。

(3)凡銷售人員離職或換崗的，應(yīng)在30天前提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后要進(jìn)行應(yīng)收賬款的交接，填制“交接清單”，與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后，由移交人、接交人雙方簽字確認(rèn)。交接未完或交接不清的，不得離崗，交接后的工作，由接替者負(fù)責(zé)。

2　銷售和應(yīng)收收款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1內(nèi)部控制機(jī)制不健全

企業(yè)為了追求利潤(rùn)最大化，會(huì)片面地追求銷售量的增加，而忽視貨款的回收。企業(yè)為調(diào)動(dòng)銷售人員的銷售積極性，會(huì)制定各類激勵(lì)和刺激政策，但往往只是簡(jiǎn)單地將銷售任務(wù)與薪酬獎(jiǎng)勵(lì)相掛鉤，而忽略了資金流的回收和產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。這樣一來(lái)，銷售人員只會(huì)考慮自身的利益，眼中只有銷售任務(wù)，為了銷售目標(biāo)的完成，會(huì)大量采用賒銷、回扣等促銷手段提高銷售業(yè)績(jī)，從而導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款大幅增加，產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大。企業(yè)面對(duì)大量的應(yīng)收賬款如不采取有效的應(yīng)對(duì)措施，將會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)背負(fù)沉重包袱。企業(yè)如果為了增加現(xiàn)金流，而繼續(xù)通過(guò)加大賒銷的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)的話，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)更多的壞賬和資金占用，同時(shí)加之企業(yè)內(nèi)控機(jī)制不健全，管理混亂，會(huì)造成惡性循環(huán)，使企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難，嚴(yán)重影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，甚至威脅其生存。

2.2應(yīng)收賬款管理中權(quán)責(zé)不夠明確

其中，F(xiàn)PPF，i和 FRef，i分別是 PPF 算法和所參考的CDF曲線上的值。參數(shù)N是在特定時(shí)間間隔內(nèi)從CDF的范圍中選取的定點(diǎn)數(shù)量。

應(yīng)收賬款管理工作中的欠款清繳是企業(yè)面臨的最為困難的一項(xiàng)工作，職工普遍存在避而遠(yuǎn)之的共識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作是燙手的山芋，費(fèi)力不討好。銷售人員為提升業(yè)績(jī)?cè)黾有匠甓挥?jì)后果的銷售產(chǎn)品，卻因沒(méi)有回款考核機(jī)制，使得其只負(fù)責(zé)催繳和跟蹤回款的情況，并不負(fù)責(zé)欠款清繳工作。反之，由于財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的核算和報(bào)表編制，使其承擔(dān)起了清繳欠款的責(zé)任，但由于缺少與銷售部門(mén)和銷售人員的溝通和聯(lián)系，容易出現(xiàn)互相推諉扯皮的現(xiàn)象，造成銷售與核算的脫節(jié)。同時(shí)，由于財(cái)務(wù)人員受工作性質(zhì)的限制，只了解應(yīng)收賬款賬面數(shù)據(jù)，并不了解形成欠款的真實(shí)業(yè)務(wù)，使得清繳工作只能流于形式，力度不夠，導(dǎo)致應(yīng)收賬款常年掛賬，貨款無(wú)法及時(shí)收回，欠款催繳責(zé)任的不明確是貨款無(wú)法收回的重要原因。更有部分企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，既沒(méi)有嚴(yán)格的管理辦法，也沒(méi)有具體的崗位進(jìn)行管理，內(nèi)控制度嚴(yán)重缺失，從而使應(yīng)收賬款管理無(wú)法得到有效控制，造成欠款長(zhǎng)期無(wú)法收回，企業(yè)資金短缺，更無(wú)法追究其責(zé)任。

2.3缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，忽視客戶信用分析

企業(yè)為了快速發(fā)展，會(huì)在短期內(nèi)提出擴(kuò)大市場(chǎng)占有率、提升產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)，這就要求企業(yè)不僅要在產(chǎn)品質(zhì)量和成本價(jià)格上多下功夫，更要進(jìn)行大量的廣告宣傳和推廣，有效運(yùn)用商業(yè)信用大搞促銷。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的缺乏會(huì)使企業(yè)忽略客戶拖欠貨款能否收回的問(wèn)題，忽視客戶信用調(diào)查與評(píng)估的重要性，隨意簡(jiǎn)化工作流程，盲目地為完成企業(yè)短期銷售目標(biāo)，大量采用賒銷策略占領(lǐng)市場(chǎng)，造成事后諸多問(wèn)題的出現(xiàn)，有的客戶信息資料不全，有的客戶信息資料不正確，這些都會(huì)成為企業(yè)日后采用賒銷時(shí)，對(duì)客戶信用分析、優(yōu)質(zhì)客戶篩選等工作造成不便。同時(shí)，部分企業(yè)在采用賒銷策略時(shí)，沒(méi)有建立合理、有效的清繳程序和制度，造成內(nèi)控失效，企業(yè)形成大量的呆賬、死賬、壞賬。

2.4應(yīng)收賬款壞賬計(jì)提不足

應(yīng)收賬款的壞賬計(jì)提是會(huì)計(jì)謹(jǐn)慎性原則的充分體現(xiàn)，允許企業(yè)對(duì)可能發(fā)生但尚未發(fā)生的壞賬損失進(jìn)行預(yù)先提取，壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例隨著應(yīng)收賬款的賬齡長(zhǎng)短而變化，賬齡越長(zhǎng)發(fā)生壞賬損失的可能性就越大，計(jì)提比例也越高。由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則沒(méi)有強(qiáng)制規(guī)定壞賬計(jì)提的比例，使得多數(shù)企業(yè)可通過(guò)壞賬計(jì)提進(jìn)行利潤(rùn)調(diào)節(jié)，為了粉飾企業(yè)利潤(rùn)水平，會(huì)人為操作少提壞賬準(zhǔn)備，造成利潤(rùn)虛增，這樣會(huì)造成計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備金無(wú)法全額彌補(bǔ)出現(xiàn)的壞賬損失，給企業(yè)業(yè)績(jī)帶來(lái)較大的不確定性。

2.5應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的聯(lián)動(dòng)體系缺失

應(yīng)收賬款的管理需要企業(yè)多部門(mén)聯(lián)動(dòng)配合，共同作用，共同管理。但往往大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有建立有效的內(nèi)部聯(lián)動(dòng)控制體系，各部門(mén)都按部就班、各負(fù)其責(zé)，無(wú)法形成有效協(xié)同。銷售與財(cái)務(wù)之間信息無(wú)反饋，銷售人員只重視銷售任務(wù)和個(gè)人業(yè)績(jī)，忽視了與財(cái)務(wù)部門(mén)或風(fēng)險(xiǎn)控制部門(mén)經(jīng)常性的信息溝通，導(dǎo)致了應(yīng)收賬款數(shù)額的增加，擴(kuò)大了企業(yè)的收款風(fēng)險(xiǎn)。

3　完善企業(yè)銷售和應(yīng)收賬款各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

3.1加強(qiáng)合同管理

銷售合同是企業(yè)銷售交易達(dá)成的重要憑證。銷售人員在產(chǎn)品銷售時(shí)原則上必須與客戶簽訂書(shū)面合同，對(duì)于當(dāng)?shù)匦☆~已付款的客戶可以不簽合同，但也要履行企業(yè)內(nèi)部銷售審批程序。企業(yè)對(duì)銷售權(quán)限和審批權(quán)限要進(jìn)行合理劃分、逐級(jí)審批，待審批合格后可加蓋企業(yè)合同章，形成正式合同，銷售業(yè)務(wù)權(quán)限的合理劃分以及有效的審批流程，都有利于企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控和責(zé)任分工。合同的正式文本由銷售人員保管，同時(shí)要求財(cái)務(wù)部門(mén)備有合同的復(fù)印件，以便共同監(jiān)督檢查合同的執(zhí)行情況。

3.2加強(qiáng)審批程序

銷售部門(mén)作為交易審批程序執(zhí)行的主體，要嚴(yán)把審批流程，做到逐級(jí)審批，避免出現(xiàn)銷售人員單獨(dú)控制交易的情況。同時(shí)，要將交易審批程序書(shū)面化，并留存歸檔以便后期查閱和追溯。對(duì)于交易數(shù)額較大的業(yè)務(wù)，企業(yè)要依據(jù)自身的組織架構(gòu)和實(shí)際情況，制定出固定的交易審批報(bào)告格式，便于業(yè)務(wù)人員固化內(nèi)容和操作。交易業(yè)務(wù)上的經(jīng)辦人員或負(fù)責(zé)人必須要在交易審批報(bào)告上進(jìn)行簽字確認(rèn)，并對(duì)此行為負(fù)責(zé)。報(bào)告審批完成前，銷售人員不得對(duì)外簽訂銷售合同。企業(yè)還要定期對(duì)交易審批程序的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反審批程序的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)給予相應(yīng)的行政處罰或處分。

3.3建立客戶信用評(píng)估管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的信用政策

中國(guó)的信用體系尚不完善，企業(yè)只有建立自己的信息資料庫(kù)，分析客戶信用等級(jí)，才能充分利用好信用銷售這種商業(yè)手段。當(dāng)前，我國(guó)大部分銀行已經(jīng)建立起了企業(yè)的信用等級(jí)制度，企業(yè)可以參考銀行提供的客戶信用資料，再結(jié)合銷售人員通過(guò)走訪收集的客戶信息，建立一套適合本企業(yè)的客戶檔案。企業(yè)根據(jù)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)程度，將客服分為A、B、C、D等級(jí)，銷售部門(mén)再針對(duì)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制訂相對(duì)應(yīng)的銷售賒銷政策，確保從源頭控制客戶的質(zhì)量，為日后應(yīng)收賬款的順利收回提供保障。企業(yè)的賒銷政策必須以信用政策為依據(jù)，信用政策標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)認(rèn)定，任何銷售人員不能擅自違背。

3.4增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，合理確定業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo)

企業(yè)要不斷提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在采用商業(yè)信用賒銷的情況下，既要充分考慮客戶的信用情況，也要考慮客戶償還欠款的能力，減少因信用調(diào)查工作的不全、不細(xì)，而使企業(yè)增加資金回流的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要關(guān)注應(yīng)收賬款回款情況，做到及時(shí)清繳，減少資金占用，降低資金成本，保持企業(yè)的資金充足并能有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，企業(yè)在考核銷售人員業(yè)績(jī)的同時(shí)，還應(yīng)將欠款回款情況作為指標(biāo)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)考核，讓銷售人員既要享受提高業(yè)績(jī)帶來(lái)薪酬增加的權(quán)利，也要承擔(dān)欠款回不來(lái)的責(zé)任，真正做到獎(jiǎng)罰分明，科學(xué)合理地制定業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo)。

3.5加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)要做到定期和不定期的同客戶進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)，及時(shí)掌握應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確信息，并將信息傳遞給銷售及信用部門(mén)，督促銷售部門(mén)催繳欠款，同時(shí)，聯(lián)合信用部門(mén)共同跟蹤和監(jiān)督欠款催繳的進(jìn)程和結(jié)果，并及時(shí)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題采取應(yīng)對(duì)，降低壞賬損失出現(xiàn)的可能性。企業(yè)在嚴(yán)格監(jiān)督欠款動(dòng)態(tài)的同時(shí)，定期進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，合理計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，防止企業(yè)通過(guò)壞賬計(jì)提高估資產(chǎn)進(jìn)行利潤(rùn)調(diào)節(jié)。企業(yè)在應(yīng)收賬款管理工作中，還要做到明確責(zé)任、嚴(yán)格分工、互相監(jiān)督、信息共享，這些都有利于企業(yè)進(jìn)行信用風(fēng)險(xiǎn)控制。

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作者簡(jiǎn)介：李相林(1968-)，女，高級(jí)講師，主要從事供應(yīng)鏈管理方面的研究。

中圖分類號(hào)：F275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298(2016)04(a)-133-03