新形勢下做好高校二級學院辦公室主任工作的思考

樓玉蘭++梁宗鎖++張凱

摘要：高校二級學院辦公室作為學校的基層管理機構，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調左右、溝通內外的中樞作用，其工作的優(yōu)劣直接關乎學院的整體形象和威信。在新形勢下，二級學院辦公室主任應結合工作實際，準確把握辦公室的特點和辦公室主任的崗位素質要求，外塑形象，苦練內功，不斷增強本領，大膽開拓創(chuàng)新，為二級學院的建設發(fā)展做出應有的貢獻。

關鍵詞：高校管理； 高校二級學院；辦公室主任； 管理研究

中圖分類號：G647文獻標志碼：A文章編號：10052909（2016）03017304隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校管理體制也發(fā)生了很大的變化，國內很多高校隨著辦學規(guī)模的不斷擴大都實行了校、院二級管理制度。隨著管理重心的下移，二級學院相對擁有了更大的自主權，但也同時承擔了更多的責任。二級學院辦公室作為學院行政管理的中心部門、綜合辦事機構，居于承上啟下、協(xié)調左右、溝通內外的中樞位置。同時，二級學院辦公室作為辦公室的一個子系統(tǒng)，也具有服務、綜合協(xié)調、參謀助手、督查督辦的功能。另外，新的形勢對辦公室還提出了新問題、新思想、新服務等諸多新的挑戰(zhàn)和任務。因此，在新形勢下，如何正確發(fā)揮辦公室的作用、履行好辦公室的職能、處理好新時期新任務的挑戰(zhàn)，作為二級學院辦公室的主要負責人——辦公室主任在其中起著關鍵作用。

一、高校二級學院辦公室主任應具備的素質

高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，二級學院辦公室的地位和作用相對也更加突出，新時期對辦公室的工作也提出了更多、更高的要求。根據(jù)辦公室所處的特殊位置和職能特點，決定著辦公室主任應該是一個能手、多面手，其在整個學院工作運轉中扮演著一個非常重要的角色，發(fā)揮著重要的作用。所以，新形勢下為能更好地服務于二級學院的發(fā)展，辦公室主任的自身素質和能力高低顯得非常重要。筆者認為，作為二級學院辦公室主任應具備以下幾方面的素質：

（一）具備較強的政治理論素質

二級學院辦公室是文稿寫作、信息報送和決策督辦的主要平臺，工作內容涉及到方方面面，政治性都很強。辦公室主任作為二級學院辦公室的直接責任人在思想上對黨絕對忠誠，要與黨組織、領導干部高度保持一致，必須牢牢把握政治方向，嚴守政治紀律，要不斷增強黨性立場和政治意識，時刻保持清醒的政治頭腦，提高政治敏銳性和政治鑒別力，在大是大非面前要堅定立場，旗幟鮮明，不隨波逐流。習總書記在中辦調研時曾講“人之忠也，猶魚之有淵”。古人說，每天都要問問自己“為人謀而不忠乎”，說的也就是這個道理?！坝械绖t人推而為主，無道則人棄而不用?！盵1]辦公室的政策水平、工作原則、服務質量、工作作風、辦事效率和精神面貌直接展示著學院的整體形象。因此，辦公室主任應具備較強的政治理論素質。

（二）具備較高的職業(yè)道德素質

二級學院辦公室主任處于學院兵頭將尾的特殊位置，在工作中，必須高度自覺地樹立大局意識。辦公室主任要“身在兵位、胸為帥謀”，面對新形勢下二級學院發(fā)展出現(xiàn)的新問題、新情況和廣大師生聚焦的新熱點、新思維，辦公室主任要第一時間收集、歸納、匯報，要做“千里眼、順風耳”，并學會從大局著眼，提出合理解決應對方案。同時，二級學院辦公室主任還必須要有高度的責任意識。辦公室工作無小事、辦公室工作事無巨細，辦公室主任要大事小事統(tǒng)籌兼顧，要學會抓大事，從細節(jié)入手；做小事，從大局出發(fā)。辦公室主任要敢于直面問題，在困難面前絕不躲閃，在困難和挑戰(zhàn)面前絕不退縮，在關鍵時刻和緊要關頭要敢于作“戰(zhàn)士”。辦公室主任還必須嚴守組織紀律和工作紀律，嚴以律己、光明磊落、廉潔奉公。對黨政聯(lián)席會議上一些“議而未決”的事項，或“決而未公開”的決策，或涉密事項一定要三緘其口，絕不外傳，按程序和規(guī)定辦事。辦公室主任要有強烈的事業(yè)心，兢兢業(yè)業(yè)、無怨無悔、盡職盡責的做好各項工作。

（三）具備過硬的心理素質

二級學院辦公室工作千頭萬緒，其業(yè)務范圍邊界有很大的模糊性，幾乎不明確范圍的工作都可以歸到辦公室來處理[2]。新形勢下，辦公室主任作為辦公室的直接責任人，面對大事要事交織、急事難事疊加的復雜情形，要學會從容應對，端正態(tài)度，要用堅強的毅力做出表率，要學會調動各方力量，充分形成合力，為學院的發(fā)展提供優(yōu)質高效的服務。同時，辦公室主任在工作開展中難免會遇到一些困難和不被理解、受委屈的時候，此時，就需要辦公室主任做到心胸開闊、理智面對，不氣餒，學會控制浮躁、悲觀的情緒，善于發(fā)現(xiàn)總結，不斷提升自己。新時期下的二級學院辦公室主任要充分認識“在其位，謀其政”的深刻含義，要認清自己的工作職責和矢志奮斗的目標，就會心無旁騖的做好工作，也才能領悟“痛并快樂著”的真正意義，工作哪怕再怎么苦，再怎么付出也會覺得是幸福的。所以具備過硬的心理素質對二級學院辦公室主任而言是一項基本要求。

（四）具備出色的專業(yè)及業(yè)務能力

二級學院辦公室作為學校辦公室的一個子系統(tǒng)，要求辦公室主任必須具備很強的業(yè)務能力。二級學院辦公室主任必須要熟知辦文、辦會、辦事的流程和規(guī)范；熟知上級職能部門對教學、科研、人事、財務、黨務等相關工作的管理要求。同時，高校二級學院都會因為學科領域不同而具有自己的獨特性，所以，二級學院辦公室主任在具備共性的業(yè)務能力的同時，也應具備出色的專業(yè)能力。辦公室主任要充分了解二級學院建設發(fā)展目標，以及專業(yè)建設、學科領域發(fā)展等院情，只有這樣開展工作才可以做到有的放矢。

二、新形勢下做好二級學院辦公室主任工作的努力方向

習近平總書記到中央辦公廳調研時強調，中辦干部在工作中要做到“五個堅持”?？倳浿匾v話中的“五個堅持”是做好辦公室工作的根本，對辦公室工作具有重要的指導意義。新形勢下，高校二級學院辦公室面對新思想、新觀念、新服務、新素質等等一些新情況、新問題和新任務的挑戰(zhàn)，如何將習總書記的講話精神貫徹到平時工作中去，如何做好二級學院辦公室主任工作，是面臨的一個重要問題。除了上文提到的高校二級學院辦公室主任須具備的基本素質和能力之外，要做好新形勢下辦公室主任工作，筆者認為還需從以下幾個方面努力：

（一）辦公室主任必須身先士卒樹形象

隨著教育改革的不斷深入，辦公室工作所涉及的領域越來越寬，突發(fā)緊急事件也日益增多。另外，辦公室工作很少有轟轟烈烈出彩上鏡的機會，大多都是臺前幕后的無名工作，但是這些工作對全局而言又是非常的重要，不可或缺。此時，辦公室主任就必須身先士卒，當好排頭兵，做好表率作用，吃苦在前，享樂在后。在處理日常事務和專項事務時要嚴肅細心、干凈利落、及時高效，要保持謙虛謹慎、公正無私、清正廉潔的工作態(tài)度。同時，辦公室主任必須加強自身修養(yǎng)，注重內在形象和外在形象的塑造。以謙遜的工作態(tài)度、豁達的工作心態(tài)接受領導的工作要求和指示，要高調做事、低調做人，絕不高傲自大、蠻橫無理、粗聲粗氣、官腔洋調，或者卑躬屈膝、阿諛奉承。

（二）辦公室主任必須愛崗敬業(yè)講奉獻

辦公室主任作為辦公室的領導者、組織者和實施者，在工作協(xié)調、人員安排、文件處理等方面工作繁瑣，困難重重[3]；工作時間多不確定，工作成效極具隱蔽性，讓很多辦公室主任覺得工作成績沒法體現(xiàn)。假如辦公室主任只是一味地糾結于此，對崗位工作沒有一定的奉獻精神、沒有濃厚的興趣、沒有誠摯的感情，那肯定做不好辦公室工作。作為辦公室主任必須調整好心態(tài)，去面對來自工作的任何壓力，要熱愛自己的崗位，要忠于自己的職責，要有矢志為崗位事業(yè)奮斗的心，不能因為工作勞動的付出與所得到的回報極其不成比例而存有抱怨的心理，而是應該勤勤懇懇、任勞任怨，不圖名、不圖利，專心致志、心無旁騖地做好工作，要保持高姿態(tài)、甘當人梯、甘為他人做嫁衣的奉獻精神。所以辦公室主任應該清楚地認識到自己崗位的重要性和挑戰(zhàn)性，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而是要懷著強烈的事業(yè)心、高度的責任感，任勞任怨、恪盡職守、腳踏實地，要滿腔熱情、全身心地投入工作，努力把工作干好。

（三）辦公室主任必須勤學苦練強內功

辦公室工作面廣、工作量大、工作任務繁重，辦公室主任為使自己不局限于庸庸碌碌的應付事務性工作，不至于在工作中迷失方向，就必須要不斷充電，要勤于學習、善于學習、持久學習，把學習放在第一位。辦公室主任不僅要努力學習政治理論知識，還要努力學習業(yè)務專業(yè)知識，要熟悉各項政策，領會各項政策的精神意圖，要學會透過現(xiàn)象看本質，從理論學習和具體實踐互動互促中不斷提高自身工作能力和服務水平。

（四）辦公室主任必須才思敏捷知定位

在實際工作中辦公室主任必須具有較強的思維能力、敏銳的觀察能力、警覺的洞悉能力。辦公室是信息工作的交匯點、參謀部，辦公室主任是領導的耳目、參謀助手，必須通過警覺、敏銳的觀察周邊發(fā)生的事物和社會現(xiàn)象來為領導挖掘、提供第一手有價值的材料，為領導對院內重大事務的決斷提出真實、準確的依據(jù)。同時，辦公室主任作為領導的左膀右臂，堅持原則與靈活變通要有機結合起來，為領導參謀必須遵循“參謀不參政、聽話不傳話、協(xié)調不主導、到位不越位、建議不非議、幫助不添亂、補臺不拆臺”。

（五）辦公室主任必須果敢辦事有擔當

辦公室主任的行為處事要講究方法藝術。比如在領導的授權下處理學院內部矛盾時，辦公室主任必須與學院各部門上上下下保持良好的關系，得到大家的信任，聽取意見，公正辦事，要理清問題的所在，分辨是非，抓住問題的關鍵，提出正確的解決辦法；在授權范圍內處理問題絕不拖泥帶水、緊抓快辦、雷厲風行、堅持原則、果敢行事；對于突發(fā)緊急事件，領導已作明確指示的就不要觀望，要果斷拍板，不要貽誤最佳處理時機，要承擔起辦公室主任應該承擔的責任和義務。

（六）辦公室主任必須建章立制保秩序

“無以規(guī)矩、不成方圓”，辦公室工作錯綜復雜，沒有相應的制度和規(guī)章，辦公室工作必將是一片混亂。為能使學院各項工作順利開展，辦公室必須在以下幾方面下功夫：第一，健全管理制度。對已有的好的工作制度和管理辦法修訂完善加以繼承；根據(jù)新形勢、新任務的要求及時制訂新的規(guī)章制度。辦公室主任要帶領辦公室同志熟知各項規(guī)章制度，得心應手地運用執(zhí)行相應的規(guī)章制度，要學會用制度管人，按規(guī)章辦事。第二，建立管理流程，科學推進管理和服務工作。根據(jù)學院各部門實際情況，明確各崗位的責權利；按規(guī)章制定每個事項的規(guī)定流程，依據(jù)流程辦事；結合實際制定不同崗位的考核內容，不斷完善考核辦法及程序。第三，加大執(zhí)行力度。有了制度和流程還要嚴格加以執(zhí)行，否則所有的制度和規(guī)定都將是一紙空文、紙上談兵。辦公室工作都應該有章可循、有規(guī)可遵，而且按規(guī)定和流程辦事就不會引發(fā)不必要的矛盾。辦公室主任要使辦公室運行協(xié)調、有序、高效，就必須嚴格照章辦事，在管理上一定要杜絕有令不行，拍腦袋辦事；要建立獎罰分明的工作機制，不能形成“干好干壞一個樣，干的不如不干的，不干的不如搗亂的”的怪圈。

（七）辦公室主任必須做好協(xié)調促創(chuàng)新

上級部門和廣大師生對學院整體工作的績效評價成績好壞，辦公室擔負著重要的責任。辦公室主任要充分調動辦公室成員的工作積極性，不斷提高自身的政治覺悟、服務意識、業(yè)務本領和紀律觀念；要鼓勵大家創(chuàng)新思維，學會從新事物、新問題中發(fā)現(xiàn)新情況，提出新辦法和新的工作方案，不要墨守成規(guī)，應付工作；要變消極為積極，變被動為主動，揚長避短，總結經(jīng)驗，開拓思路，勇于創(chuàng)新，齊心合力，提高辦公室的凝聚力、戰(zhàn)斗力和創(chuàng)造力。

三、結語

作為二級學院辦公室的負責人，辦公室主任要正確認識辦公室的職能和崗位素質要求；要以穩(wěn)健的處事能力和良好的工作素養(yǎng)，認真履行崗位職責；要腳踏實地、銳意進取、開拓創(chuàng)新，帶領辦公室全體成員為二級學院發(fā)展作出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]王斌.高校學院辦公室主任的綜合素質[J].中山大學學報論叢，2007（9）：48-50.

[2]羅文華.高校二級學院辦公室主任的角色矛盾及處理方略[J].百色學院學院，2010，23（4）：133-134.

[3]湯茂買.淺談做好高校辦公室主任工作的思考[J].學理論，2014（18）：239-240.

Abstract： As a grassrooted managing institution of colleges and universities， the offices of secondary schools play a crucial role of connection， coordination and communication on both sides， and its working efficiency directly matters to the overall image and prestige of the university and college. Based on practical status of the daily work and new conditions of the present situation， the office director in secondary schools should accurately grasp the characteristics of office affairs and clearly understand the job responsibilities as an office leader. The chief of office should continuously promote the internal and external quality，strengthen the operational capability and make due contributions to the college development with initiative consciousness and pioneering spirit.

Keywords： new situation； the secondary schools of universities and colleges； the office director； management resarch

（編輯王宣）