馬曉麗，曹力軍，吳云劍，李　澍，陳秋龍，周偉敏，李曉玲

(上海交通大學(xué)　材料科學(xué)與工程學(xué)院，上海　200240)

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實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)設(shè)計與運行

馬曉麗，曹力軍，吳云劍，李澍，陳秋龍，周偉敏，李曉玲

(上海交通大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，上海200240)

摘要為了提高實驗室管理和服務(wù)水平，解決師生排隊預(yù)約實驗困難的問題，實驗管理中心自行開發(fā)了實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)在校園內(nèi)外部運行，實現(xiàn)了從排隊預(yù)約、提交紙質(zhì)預(yù)約單的傳統(tǒng)預(yù)約方式到網(wǎng)上開通賬戶、預(yù)約、審核、實驗、確認(rèn)以及統(tǒng)計實驗工作量的全過程實驗網(wǎng)絡(luò)管理模式。該文介紹了系統(tǒng)的各功能模塊，并提出了系統(tǒng)今后改進(jìn)的方向。

關(guān)鍵詞實驗管理；預(yù)約系統(tǒng)；信息化建設(shè)；設(shè)計與運行

高校的實驗室設(shè)備使用率越來越高，給對外開放服務(wù)和實驗室管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)[1-3]。如果將多媒體計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)運用到實驗室管理中，不僅能夠提高設(shè)備的利用率，協(xié)調(diào)使用者的預(yù)約時間，而且能夠方便設(shè)備管理員對設(shè)備的維護(hù)和管理[4-8]。上海交通大學(xué)材料學(xué)院實驗管理中心針對因設(shè)備緊張師生需要預(yù)約排隊的困境，自主研發(fā)了實驗室網(wǎng)上預(yù)約管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)解決了設(shè)備預(yù)約矛盾沖突，實現(xiàn)了設(shè)備資源共享，改善了實驗室服務(wù)質(zhì)量，提高了實驗室管理效率。

1實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)功能模塊分析

實驗管理預(yù)約系統(tǒng)采用以O(shè)racle網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為核心的網(wǎng)上預(yù)約開放模式，各功能模塊獨立設(shè)計、互相關(guān)聯(lián)，這樣可提高預(yù)約系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和重構(gòu)性[9-12]。從使用過程的用戶組群出發(fā)，預(yù)約管理系統(tǒng)功能模塊主要分為預(yù)約模塊、設(shè)備管理模塊、綜合管理模塊，如圖1所示。

1.1預(yù)約模塊

預(yù)約系統(tǒng)主要實現(xiàn)網(wǎng)上開放實驗設(shè)備服務(wù)，用戶需要申請賬戶，由系統(tǒng)管理員審核確認(rèn)開通后方可進(jìn)行預(yù)約實驗。實驗預(yù)約流程如圖2所示，流程主要包括申請賬戶、賬號審核和開通、登錄實驗預(yù)約系統(tǒng)、選擇預(yù)約模塊、確定實驗時間、進(jìn)行實驗和生成實驗記錄。在預(yù)約流程中出現(xiàn)的問題可以在網(wǎng)上即時解決。

在預(yù)約用戶系統(tǒng)中包括預(yù)約實驗(提交申請和預(yù)約實驗)、預(yù)約記錄(申請記錄和實驗記錄)、賬號信息(導(dǎo)師信息和個人信息)和實驗信息(動態(tài)發(fā)布和實驗統(tǒng)計)。預(yù)約模塊中，分為定時預(yù)約實驗和即時預(yù)約實驗兩類：對于使用率較高、預(yù)約時間固定的實驗設(shè)備實行定時預(yù)約；對于開放時間靈活、使用率相對較低的設(shè)備進(jìn)行即時預(yù)約。兩種預(yù)約實驗方式均需學(xué)生網(wǎng)上提交申請，設(shè)備管理員進(jìn)行審核，其中定時預(yù)約實驗由系統(tǒng)自動分配實驗時間，即時預(yù)約實驗由設(shè)備管理員根據(jù)設(shè)備使用情況進(jìn)行時間安排。

圖1　實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)功能模塊

圖2　實驗預(yù)約流程圖

1.2設(shè)備管理模塊

設(shè)備管理員可以對設(shè)備類別、檢測項目、設(shè)備狀態(tài)、培訓(xùn)資格操作證發(fā)放等進(jìn)行維護(hù)和管理。設(shè)備管理員可以增加新購設(shè)備、刪減報廢設(shè)備以及實現(xiàn)負(fù)責(zé)實驗設(shè)備的信息管理。設(shè)備狀態(tài)可以根據(jù)實際的設(shè)備運行情況設(shè)定“可用”、“停用”和“預(yù)留”，其中設(shè)備發(fā)生故障需要對設(shè)備進(jìn)行“停用”，而實驗教學(xué)等需要將設(shè)備狀態(tài)設(shè)定為“預(yù)留”，此種方法方便設(shè)備管理員對設(shè)備的靈活管理和合理分配實驗時間。另外，設(shè)備管理員可以通過對操作人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，為具有操作資質(zhì)人員發(fā)放操作證號，使用者可以利用晚上或者周末時間對設(shè)備自主操作，以提高設(shè)備的使用效率。

1.3綜合管理模塊

綜合管理模塊主要包括賬戶管理、查詢統(tǒng)計、信息發(fā)布、設(shè)備管理、培訓(xùn)管理。系統(tǒng)管理員需要對申請用戶進(jìn)行審核錄入開通賬戶，賬戶類別主要包括實驗室建設(shè)與管理委員會成員、系統(tǒng)管理員、設(shè)備管理員、實驗助教、校(院)內(nèi)用戶、校外用戶。目前的系統(tǒng)用戶組統(tǒng)計如圖3所示。實驗室建設(shè)與管理委員會用戶可以對實驗量進(jìn)行監(jiān)督和管理；設(shè)備管理員可以實現(xiàn)對負(fù)責(zé)設(shè)備的實驗量進(jìn)行統(tǒng)計查詢和明細(xì)導(dǎo)出；系統(tǒng)管理員除了和設(shè)備管理員具有同等設(shè)備管理權(quán)限之外，還可以即時發(fā)布實驗設(shè)備信息和通知公告。此外，系統(tǒng)管理員可以按照設(shè)備種類、實驗時間范圍等逐層對實驗工作總量進(jìn)行分類查詢和實驗統(tǒng)計；助教用戶的主要作用是協(xié)助設(shè)備管理員分配實驗時間，審核實驗，但最終的實驗審核結(jié)果由設(shè)備管理員確認(rèn)。校內(nèi)外用戶主要需要對于個人信息、樣品信息和實驗預(yù)約需求信息進(jìn)行完善。

圖3　預(yù)約系統(tǒng)的用戶組統(tǒng)計圖

2實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)運行及改進(jìn)

實驗室預(yù)約管理系統(tǒng)自2014年正式運行以來，主要創(chuàng)新設(shè)計了有針對性的實驗預(yù)約模式，靈活運用了實驗設(shè)備管理和高效的后臺綜合管理模式。該系統(tǒng)改變了以往師生需要排隊預(yù)約實驗的繁瑣流程，減輕了需要人工統(tǒng)計實驗工作量的負(fù)擔(dān)，網(wǎng)上預(yù)約取消了傳統(tǒng)的紙質(zhì)預(yù)約單，實現(xiàn)了無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)信息化管理。隨著該系統(tǒng)的持續(xù)運行，預(yù)約系統(tǒng)將繼續(xù)改進(jìn)和完善，主要包括新增實驗報告管理和實驗技術(shù)交流論壇。新增實驗報告管理內(nèi)容，主要包括電子生成實驗原始記錄、自動打印檢測報告等內(nèi)容，以規(guī)范化本中心的實驗室資質(zhì)認(rèn)定工作。另外，將關(guān)聯(lián)已有的網(wǎng)絡(luò)通信工具，為大家提供實驗技術(shù)和培訓(xùn)溝通交流的平臺，建立實驗技術(shù)交流論壇。相信通過日后的實踐與改進(jìn)，將建立更為完善健全的實驗預(yù)約管理系統(tǒng)。

3結(jié)束語

上海交通大學(xué)材料學(xué)院實驗管理中心針對本校實驗設(shè)備預(yù)約的現(xiàn)狀，自主開發(fā)建立了實驗預(yù)約管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了從紙質(zhì)化預(yù)約管理到網(wǎng)上開通賬戶、預(yù)約、審核、實驗、確認(rèn)以及統(tǒng)計實驗工作量的全過程實驗網(wǎng)絡(luò)管理模式。實驗預(yù)約管理系統(tǒng)的運行是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在今后的運行中將不斷持續(xù)改進(jìn)，以適應(yīng)實驗室資源共享與高效實驗室管理的要求。

參 考 文 獻(xiàn)

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Design and Operation of Experimental Reservation Management System

MA Xiaoli，CAO Lijun, WU Yunjian, LI Shu, CHEN Qiulong, ZHOU Weimin, LI Xiaoling

(SchoolofMaterialsScienceandEngineering,ShanghaiJiaoTongUniversity,Shanghai200240,China)

AbstractIn order to improve the quality of management and service, and solve the problem of reservation contradiction，laboratory management center designed and established innovatively experimental reservation management system.The system was operated in and outside the campus from papyraceous reservation to establish the accounts on the internet, reservation, reviewing, testing, confirming, and counting the experimental work. This paper introduces each function module of the system and puts forward the improving direction in future.

Key wordslaboratory management；reservation system；information technology；design and operation

收稿日期:2015-07-27

作者簡介：馬曉麗(1981-)，女，工程師，現(xiàn)主要從事材料檢測分析、實驗室管理、焊接工藝及相關(guān)機理研究等工作。

中圖分類號C931.9；G482

文獻(xiàn)標(biāo)志碼A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.065