關(guān)于醫(yī)院照片檔案管理的幾點(diǎn)思考

高媛媛

摘 要：照片檔案是特殊載體形式的檔案資源之一。醫(yī)院的照片檔案是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療、日常管理等過程中以照片形式承載的檔案信息資源，是醫(yī)院檔案信息資源的關(guān)鍵組成部分之一。隨著照相技術(shù)的日益發(fā)達(dá)和普及，照片檔案在檔案全宗里將占據(jù)越來越大的比重。因此，做好照片檔案工作已經(jīng)成為做好檔案工作的重要一環(huán)。為此，本文擬從醫(yī)院檔案照片的特點(diǎn)入手，對(duì)醫(yī)院照片檔案的現(xiàn)代化管理展開論述，以資借鑒。

關(guān)鍵詞：照片檔案；現(xiàn)代化；管理制度；文書檔案

所謂的照片檔案，即政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及公民在社會(huì)實(shí)踐過程中形成的、具有文獻(xiàn)價(jià)值的以感光材料作為保存載體的檔案信息資源。照片同文字、語(yǔ)言等載體的信息傳播效用不同，其能夠藉由真實(shí)的影像記錄形式使受眾直觀地形成對(duì)照片所承載信息的認(rèn)知。因照片能夠真實(shí)地記錄和再現(xiàn)特定事件，因而其在檔案信息資源的利用過程中具有不可替代的效用，諸如書籍編訂、歷史事件見證等。因此，醫(yī)院應(yīng)該充分利用照片檔案，豐富醫(yī)院檔案形式，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。

1 醫(yī)院照片檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院照片檔案相對(duì)于普通檔案而言具有直觀生動(dòng)和易于保存的特點(diǎn)。

1.1 直觀生動(dòng)

照片這種特殊信息介質(zhì)能夠真實(shí)、直觀記載特定事件，因此醫(yī)院的照片檔案可以對(duì)一些醫(yī)學(xué)臨床上的病狀進(jìn)行直觀記錄，從而為后續(xù)的醫(yī)學(xué)研究提供可信的研究佐證和研究素材。此外，任何醫(yī)院自建院以來的發(fā)展歷程、歷任醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人、醫(yī)院診室以及辦公區(qū)的變化等，均可以通過照片檔案信息資源得以真實(shí)再現(xiàn)。

1.2 易于保存

從儲(chǔ)存方式看，照片檔案能夠存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)、CD-ROM、硬盤之中，其對(duì)存儲(chǔ)空間要求較小，因而更新較為便捷，分類管理也易于進(jìn)行?，F(xiàn)今數(shù)字技術(shù)日益普及，使得先前的感光照片能夠通過掃描處理轉(zhuǎn)換為數(shù)碼照片，進(jìn)一步提升了照片檔案信息資源管理的便捷性。同時(shí)，對(duì)于底片遺失或者損耗的感光照片而言，可以通過數(shù)字化處理，使照片所承載的信息內(nèi)容得以保存，并且可以將數(shù)碼照片沖印為紙質(zhì)照片形式，以便有效地對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和利用。

此外，數(shù)碼照片還具有連接快、應(yīng)用廣泛的特點(diǎn)，因?yàn)閿?shù)碼照片可以在自己的數(shù)碼相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相鏈接，進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。因此照片檔案中的數(shù)碼照片應(yīng)用較多。

2 醫(yī)院照片檔案的現(xiàn)代化管理

醫(yī)院照片檔案的現(xiàn)代化管理需要從強(qiáng)化照片檔案管理制度、綜合利用照片檔案與文書檔案、正確處理照片檔案手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系三個(gè)方面著手實(shí)施。

2.1 強(qiáng)化照片檔案管理制度

對(duì)照片進(jìn)行歸檔是檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。怎樣使照片價(jià)值得以最大化開發(fā)與最大化利用，關(guān)鍵在于檔案管理機(jī)構(gòu)能否實(shí)現(xiàn)對(duì)照片檔案信息資源的規(guī)范化歸檔處理。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，抑或是新型的數(shù)碼照片，檔案管理機(jī)構(gòu)均應(yīng)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的歸檔，因此從檔案信息資源管理的實(shí)踐角度看，應(yīng)創(chuàng)設(shè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的照片歸檔流程與歸檔制度，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)照片檔案信息資源的科學(xué)管理。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念與工作模式，摒棄先前照片檔案存于醫(yī)護(hù)人員處或者交由具體業(yè)務(wù)科室管理的方法，要求具體的業(yè)務(wù)科室以及醫(yī)護(hù)人員定期將照片向醫(yī)院檔案管理部門移交，由醫(yī)院檔案管理部門對(duì)照片進(jìn)行建檔、歸檔。同時(shí)，基于保障照片檔案收集的完整性，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部的每個(gè)部門指定檔案員，通過檔案管理工作培訓(xùn)，使其具備檔案管理知識(shí)與相關(guān)技能，從而保障照片檔案的收集與移交。具體的照片收集范圍包括：醫(yī)院的突出科研成果類照片、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人出席重大活動(dòng)照片等，同時(shí)檔案員應(yīng)列明照片所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物以及拍攝者等，并將收集到的照片進(jìn)行裝冊(cè)處理，然后定期向醫(yī)院檔案管理部門移交，其后由檔案管理部門工作人員對(duì)移交的照片進(jìn)行統(tǒng)一遴選，將其中有文獻(xiàn)價(jià)值的照片進(jìn)行存檔處理。此外，基于保證部門檔案員能夠忠于履職，醫(yī)院應(yīng)將其履職情況納入績(jī)效考核，從而構(gòu)建醫(yī)院照片檔案信息資源管理的長(zhǎng)效制度。

2.2 綜合利用照片檔案與文書檔案

傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工處理為主，檔案信息資源管理現(xiàn)代化要求依托現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)全新的檔案管理模式。因此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)注重檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)設(shè)，藉此實(shí)現(xiàn)高效的照片檔案信息資源管理，提升醫(yī)院照片檔案信息資源的開發(fā)利用效率。而檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)設(shè)，不僅需要照片檔案，更需要文書檔案，而且需要二者加以結(jié)合。照片檔案和文書檔案雖然是不同的載體，但這兩種不同載體所反映的內(nèi)容和信息往往是同一事物或事件。實(shí)際工作中，文字說明和照片質(zhì)量對(duì)于照片檔案資源建設(shè)構(gòu)成了制約。文字說明不完備，鮮活的照片可能會(huì)成為沒有價(jià)值的死信息；拍攝質(zhì)量不高，會(huì)使得形象的歷史記錄黯然失色；單一的照片檔案表達(dá)的內(nèi)容不夠全面、翔實(shí)；單一的文書檔案卻又難以直觀形象地說明事件發(fā)生過程。因此，需要將照片檔案所發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、備注用文書檔案的形式來體現(xiàn)，將二者同時(shí)記錄在案。這樣不僅能夠使照片檔案更加詳實(shí)，也使得檔案形式更為豐富，更有說服力。

2.3 正確處理照片檔案手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以電子計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備為中心的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于檔案管理中，這是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的結(jié)果，是歷史的必然要求，是現(xiàn)實(shí)工作的迫切需要。數(shù)字技術(shù)的興起使得檔案管理工作的效率與效度得以明顯提升。國(guó)內(nèi)檔案管理長(zhǎng)期遵循人工管理模式，在現(xiàn)代檔案信息資源管理理念的沖擊之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作應(yīng)注重實(shí)現(xiàn)自身的規(guī)范化、系統(tǒng)化與科技化?？梢哉f，對(duì)基礎(chǔ)性檔案信息資源管理工作的夯實(shí)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理現(xiàn)代化的必備條件，同時(shí)檔案信息資源管理現(xiàn)代化又對(duì)基礎(chǔ)性檔案信息資源管理工作發(fā)揮著正向指引與推動(dòng)效用。

此外，需要注意的是，數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，使得數(shù)碼照片生成量劇增，然而根據(jù)現(xiàn)今的檔案法內(nèi)容來看，對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理欠缺法律指引，使得各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于數(shù)碼照片的管理未能形成統(tǒng)一的管理模式，管理水平也參差不齊。同時(shí)需要指出的是，數(shù)碼照片易于復(fù)制的特性，使得各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)照片檔案信息資源的共享利用難度大幅降低，當(dāng)然，在此之前，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)妥善解決數(shù)碼照片檔案的著作權(quán)歸屬以及數(shù)碼照片檔案的密級(jí)等問題。醫(yī)院檔案管理工作者必須善于使照片檔案發(fā)揮最大的價(jià)值，使其能夠真正滿足公眾開發(fā)利用檔案信息資源的需求。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)落實(shí)好檔案類政策、法律法規(guī)的宣傳工作，使醫(yī)院職工形成現(xiàn)代化的檔案法治觀。同時(shí)，通過專題講座等方式，使醫(yī)院職工對(duì)本院照片檔案管理工作形成完整認(rèn)知，進(jìn)而認(rèn)識(shí)到照片檔案信息資源管理工作的重要性，從而主動(dòng)配合檔案管理部門落實(shí)好照片檔案的歸檔工作，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

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