建筑工程竣工檔案的來源和積累

孟曉東

摘 要：竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)，是竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)的基礎。從竣工檔案形成的全過程來看，竣工檔案的質(zhì)量狀況受兩種因素的影響，一種是“先天因素”，一種是“后天因素”。

關鍵詞：建筑工程；竣工檔案；來源；積累

所謂“先天因素”，就是處于歸檔前的竣工檔案的來源。竣工檔案的“先天”素質(zhì)如何，即竣工文件的形成、積累是否完整、準確，分類整理是否科學系統(tǒng)，對竣工檔案“后天”發(fā)展具有重要影響。要想保證竣工檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)竣工檔案完整、準確這一基本要求，就必須首先做好竣工文件材料的來源和積累工作。

1 建筑工程竣工檔案的來源

（一）前期準備階段產(chǎn)生的文件材料

主要有工程的可行性研究報告及審批文件，項目建議書及審批文件，工程可行性研究報告及審批文件，項目評價書，環(huán)境影響評價及批準文件，水土保持方案、報告及批準文件，文物調(diào)查、保護等文件，地質(zhì)災害性評估文件，招標、投標、評標文件，征地拆遷文件等等。

（二）施工階段產(chǎn)生的文件材料

主要有以下三種：

1.施工文件：工程管理文件，施工質(zhì)量控制文件。如：施工組織設計，施工技術方案，開工報告，分項工程開工申請批復單及附件，原材料出廠質(zhì)量證明，原材料試驗報告，單位、分部、分項工程質(zhì)量檢驗評定表、工程質(zhì)量自檢報告和施工試驗檢測結果匯總表，信息管理系統(tǒng)、機電系統(tǒng)設備進場、安裝、調(diào)試文件等，設計變更（修改、補充）文件和批準文件，施工進度控制文件，投資控制文件，施工安全及文明施工文件，合同管理文件，施工原始記錄，聲像、電子文件等等。

2.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理組織機構、人員情況的文件材料，監(jiān)理大綱，監(jiān)理細則，監(jiān)理管理規(guī)章制度，監(jiān)理質(zhì)量控制文件，監(jiān)理工程進度計劃控制文件，監(jiān)理工程合同管理文件，監(jiān)理日志、會議紀要、記錄及聲像、電子文件等其它文件。

3.科研和新技術應用文件：科技管理文件.科研報告及科研試驗檢測記錄，科研成果鑒定及獲獎文件，新技術推廣應用文件材料等等。

（四）竣（交）工驗收階段產(chǎn)生的文件材料

工程質(zhì)量檢驗檢測評定文件、交工驗收報告，竣（交）工驗收申請文件、驗收鑒定文件、驗收證書，建設管理工作總結，各參建單位工作總結，單項工程，驗收文件，竣工圖表，工程交接文件.工程竣工決算和財務決算及審計文件，責任缺陷期文件材料等等。

（五）竣工圖的編制

竣工圖是建筑工程建設最終情況的真實反映.是建筑工程建成后投入使用及維修時必不可少的依據(jù)。

2 建筑工程竣工文件的積累

建筑工程竣工文件的積累、就是按照建筑工程項目建設活動的工作程序，通過一定方式和方法，將工程項目建設活動中產(chǎn)生和形成的竣工文件材料適當集中，妥善保管起來。

（一）竣工文件的積累范圍

竣工文件的積累范圍，一般來說，凡是形成了的竣工文件都應當收集積累起來。

（二）竣工文件積累的方式

竣工文件的積累方式，可根據(jù)竣工文件的編制分工和文件材料現(xiàn)行使用范圍，采取不同的方式。

1.建立臨時檔案室積累

工程項目建設單位從籌建之日起，應建立臨時檔案室，配置專職檔案人員，收集、積累項目前期準備階段及設計階段形成的建設依據(jù)文件、上級有關指示及審批文件、勘察設計文件、招投標文件、合同協(xié)議等文件材料，并隨時接收各部（室）在工程建設期間內(nèi)業(yè)主形成的各種文件材料。監(jiān)理中位、施工承包單位也應建立臨時檔案室，配備專人，按照竣工文件編制范本設置類目，設置臨時歸檔卷盒，積累在施工監(jiān)理過程中形成的各種文件材料，并接收專業(yè)技術人員平時積累的文件材料。

2.明確兼職檔案人員平時積累

兼職檔案人員平時積累，就是在項目建設單位、施工單位、監(jiān)理單位的內(nèi)部機構，明確一名兼職檔案人員，對本部室形成的文件材料和專業(yè)技術人員移交的文件材料.建立總賬和分類賬，隨時進行登記，統(tǒng)一保管。如辦公室負責收發(fā)文件的平時積累，合約部負責合同管理及投資控制方面文件的平時積累，丁程部負責工程管理、設計變更、丁程變更等文件平時的積累.協(xié)調(diào)部負責征地拆遷及施工環(huán)境方面文件材料的平時積累，財務部負責財務管理方面文件的平時積累，試驗室負責試驗檢測報告和原始試驗記錄的平時積累。每年初或定時向臨時檔案室移交平時積累的文件材料。

3專業(yè)技術人員個人平時積累

專業(yè)技術人員積累，就是專業(yè)技術人員將自己平時形成的文件材料，如計量工程師負責合向管理與投資控制文件的平時積累，專業(yè)技術人員可以使用“竣工文件材料積累盒”，袋內(nèi)設置“竣工文件材料目錄”，將同一專業(yè)的竣工文件及時登記，按順序集中到積累盒中。

3 建筑工程竣工文件形成和積累的措施

為了做好竣工文件的形成、積累和管理工作，項目建設單位（業(yè)主）應采取一些必要的、行之有效的措施。

（—）以建設施工程序和有關標準、規(guī)范為依據(jù)，實行建設項目全過程的檢查監(jiān)督

建筑工程建設項目的建設施工程序和有關的標準、規(guī)范，是進行建筑工程項目建設的各項工作及施工、監(jiān)理必須遵循的，是進行公路工程項目建設的依據(jù)。它規(guī)定了建筑工程項目建設施工的階段、步驟和整個過程，規(guī)定了超個階段、每個步驟的工作任務和相應形成的竣工文件，規(guī)定了各種竣工文件表述和編制方法。因此，工程項目建設施工程序和有關標準、規(guī)劃，既是項目建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等進行建設施工的基本依據(jù)，又是竣工文件材料形成的基本依據(jù)。項目建設單位應以此為依據(jù)，檢查監(jiān)督竣工文件的形成、積累，檢查各個階段每一項建設施工活動形成的竣工文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，檢查竣工文件的規(guī)格書寫、編號、繪制、簽署等等是否符合標準、規(guī)范、規(guī)定，檢查竣工文件的積累是否符合要求，以保證竣工文件的質(zhì)量，為竣工文件的整理奠定基礎。

（二）抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好竣工文件形成、積累的管理工作

建筑工程項目建設的前期難備階段和結束階段，往往是竣工文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)。這是因為，工程項目的前期準備階段，如立項選址、工程可行性研究、評估、初步設計等項工作.往往是由行業(yè)主管部門承辦的，因項目建設機構未建立，人員不穩(wěn)定，制度不健全或檔案意識不強等原因，致使竣工文件形成積累的管理工作不到位；工程結束階段，人員流動較大，有的人在工作沒有完全結束，又調(diào)到新的項目去工作，造成竣工文件無人過問或推諉的局面。應該明確，建筑工程建設項目的前期準備階段，是竣工文件形成和積累工作的開始，而且這個階段形成的竣工文件是很重要的，如各種依據(jù)性文件、基礎性文件等；工程結束階段，是竣工文件形成和積累的最后階段，這時竣工文件將全部形成要進行系統(tǒng)整理、歸檔。這個階段是竣工文件形成和積累最關鍵的階段，是出成果的階段。所以，項目建設單位要抓住“開始”和“結束”這兩個環(huán)節(jié)，做好竣工文件的形成和積累工作。

參考文獻

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