城建檔案管理的難點問題及解決對策分析

李燕

摘 要：隨著社會的發(fā)展，城市建設(shè)及管理水平的提高，給城建檔案的管理也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，并且對城建檔案管理的要求也越來越高，因此在城建檔案管理中也會遇到不同的難題。本文從城建檔案管理存在的各種不同難點問題進行分析，并且研究了城建檔案管理工作對城市建設(shè)和發(fā)展的意義，然后對城建檔案管理中可能會遇到不同的難點問題分析解決辦法，最后本全文做了一個總結(jié)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；問題；對策；管理

目前，我國社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，城建檔案管理的工作也尤為重要，如何做好城建檔案管理工作，以便能使其更好的為城建服務(wù)，是城建管理工作人員需要思考的一個問題。

1 城建檔案管理存在的一些難點問題

隨著社會的發(fā)展，城市建設(shè)也在日新月異，但是在城建檔案的管理上卻存在一系列的問題其主要的原因有以下幾點：（1）城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。（2）檔案質(zhì)量不夠高。（3）有些建設(shè)工程決算文件難以收集。（4）有很多施工建設(shè)后再“補，做”檔案的現(xiàn)象。（5）國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)不完備。

1、城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。

很多的建設(shè)單位和施工單位的管理人員對城建檔案管理的工作認識不夠清楚，往往都是重視建設(shè)工程的進度、質(zhì)量輕視工程資料檔案。建設(shè)工程檔案必須包含完整，真實，原始等一些基本條件。但是在實際的工作中很多建設(shè)工程也沒有提交完整的檔案或者是提交的檔案存在著種種缺陷，這都是我們在檔案管理中經(jīng)常會遇到的一些問題。

2、檔案質(zhì)量不夠高。

由于一些施工建設(shè)單位不重視檔案日常的收集工作，就算是他們建立了檔案，其檔案的質(zhì)量也往往不高。有些建設(shè)工程單位有時會將一些完全不符合規(guī)范的檔案移交給城建檔案管理部門，主要表現(xiàn)在工程檔案的資料不全、書寫不夠規(guī)范，竣工圖折疊不規(guī)范， 使用了一些不符合要求的材料，紙張嚴重破損，字跡潦草，這些情況都給檔案的管理帶來很大的影響。

3、有些建設(shè)工程決算文件難以收集。

有很多的建設(shè)施工單位對于檔案的忽視，總是遲遲不提交工程決算文件，這些單位對于檔案的管理有著錯誤的認識，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案的不及時報送甚至是不去報送。據(jù)了解很多的建設(shè)、施工單位都沒有專門的檔案室和資料員，很多重要的建設(shè)工程文件材料在使用后也不及時歸檔，對于人員的變動也沒有做好檔案的交接工作，正是因為這些原因?qū)е铝藱n案資料的缺失，給檔案資料管理產(chǎn)生了很大的難度。

4、有很多施工建設(shè)單位有先建工程后再“補、做”檔案的現(xiàn)象。

在城市的建設(shè)方面，往往都是強調(diào)加快建設(shè)工程的進度、質(zhì)量，忽略了檔案管理問題。有些建設(shè)單位對城建檔案不重視，很多施工單位對檔案管理意識不強，在進行建設(shè)的過程中對標準、規(guī)范執(zhí)行力度不夠，方案任意改變，檔案經(jīng)常發(fā)生臨時拼湊的問題，建設(shè)工程檔案的完整收集很困難。有相當大的一部分檔案都是事后為了辦理竣工驗收手續(xù)而請人進行“補做”的資料，這種情況下做的檔案缺乏其真實性和準確性，也會造成大量的工程檔案資料丟失，造成的損失也很難進行彌補。

5、國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)不完備。

隨著國家的發(fā)展，我國也陸續(xù)的頒布了一些關(guān)于檔案管理方面的法律、法規(guī)，但是這些法律、法規(guī)還不夠完備，從整體上來看，在我國城市建設(shè)檔案管理上還沒有形成完整的“城建檔案系統(tǒng)”，這都會影響到城建檔案的管理工作。在我看來，國家應(yīng)該將城建檔案管理制成一套完整的系統(tǒng)，這樣才能更好的去完成這個工作，每一項工作都有一個度的參考。

2 如何加強城建檔案管理

既然我們已經(jīng)清楚的明白了城建檔案管理的重要性，那么我們就要對癥下藥，找到解決方法。要加強城建檔案管理的工作需要的是以下幾點：（1）加強領(lǐng)導(dǎo)，落實責任。（2）加強城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（3）加強與相關(guān)單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。（4）加大宣傳力度，提高對于社會檔案的意識。（5）完善城建檔案管理管理制度。（6）加強檔案的執(zhí)法，對檔案的驗收把好關(guān)。

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，落實責任。

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好城建檔案管理的重中之重。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在建設(shè)工作會議和相關(guān)的工程建設(shè)檢查上，著重強調(diào)城建檔案管理的“及時性、完整性、真實性、”的重要性，同時還應(yīng)該要求建設(shè)單位在工程項目建設(shè)之前就將檔案管理人員，制度確定下來，將檔案管理的工作責任切實落實到工程管理的每個環(huán)節(jié)當中。

2、加強城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)該協(xié)助建設(shè)、施工單位做好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理工作，切實認真履行好自己的職責義務(wù)，幫助他們建立健全檔案管理制度，明確工程檔案收集的范圍及規(guī)范要求，幫助其解決一些工作上的問題。與此同時還可以舉辦關(guān)于檔案收集.管理.整檔的培訓，讓建設(shè)單位和施工單位更加清楚的了解關(guān)于檔案管理的流程。

3、加強與相關(guān)單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。

城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)該加強和其他相關(guān)單位的協(xié)調(diào)和聯(lián)系，盡最大的努力來促使城建檔案管理向更深層次發(fā)展。加強與這些部門的聯(lián)系，同時與他們進行溝通，讓他們在需要提交各種材料的時候及時提交，這樣才能保證城建檔案管理的系統(tǒng)性和完整性。

4、加大宣傳力度，提高社會對于城建檔案的意識。

城建檔案的管理對城市建設(shè)，社會經(jīng)濟的發(fā)展起著重要的推動作用，我們應(yīng)該重視城建檔案管理工作，努力去宣傳這個工作的重要性，讓社會上更多的人明白檔案收集管理的重要性，增強檔案意識，擴大城建檔案的知曉度。

5、完善城建檔案管理制度。

要轉(zhuǎn)變當前城建檔案管理的被動局面，必須要建立健全法律制度，然后依法進行管理。對于完善城建的檔案管理主要體現(xiàn)三個方面：（1）程序的規(guī)范。應(yīng)該完善建設(shè)單位在工程 “簽訂報送責任書”之前，應(yīng)該對其責任主體就工程檔案收集.整理等方面提出的相應(yīng)要求。（2）建立檔案臨檢制度。建立檔案臨檢制度也就是在對建設(shè)單位在施工過程中檔案應(yīng)該進行臨檢，及時指出在他們施工過程中檔案收集出現(xiàn)的一些問題。（3）建立檔案聯(lián)絡(luò)員的制度。應(yīng)該在施工和建設(shè)單位增加檔案管理員，這樣可以定期與城建檔案館聯(lián)系，推進工作的進行。

6、加強檔案的執(zhí)法，對檔案的驗收把好關(guān)。

沒有法律的制約這個社會是一盤散沙，對于城建檔案管理也是一樣的道理，城建檔案管理也同樣需要法律法規(guī)的制約，據(jù)我們調(diào)查很多建設(shè)、施工單位的檔案管理人員的工作流程并沒有按照國家規(guī)定的來做，最后導(dǎo)致檔案的損毀，這些都會對檔案資料造成巨大的損失，對以后的城市建設(shè)發(fā)展也會產(chǎn)生很多不利的影響?？上攵⒔∪墙n案管理的法律法規(guī)的重要性，我國應(yīng)該加強對這一方面的規(guī)范，建立完善的制度，這樣管理人員可以做好各項工作，全面將法律法規(guī)貫徹落實的實際的工作當中。

3 城建檔案管理工作對城市建設(shè)和發(fā)展的意義

城建檔案管理在整個城市建設(shè)工作中是非常重要的，因為要進行城市建設(shè)就必定需要先進、合理的規(guī)劃。但是要進行規(guī)劃，就必須要先了解清楚城市建設(shè)中已建成的各項情況數(shù)據(jù)，所以在這個時候城建檔案管理就顯得舉足輕重了。如果在檔案管理這項工作中我們做的非常完整和規(guī)范，那對于城市規(guī)劃方面可以節(jié)省很多的時間，同時也能夠縮短工人的工期，給國家和地方節(jié)省大量的財力，并能大大提高工作效率。

4 結(jié)束語

城建檔案管理在城市發(fā)展建設(shè)中的地位非常重要，它關(guān)系著每一個城市的發(fā)展。在城建檔案管理工作中，可能還會遇到一些我們無法預(yù)測到的問題，我們都需要去正視和解決。當前我們的工作是有效的去改善已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題，去體現(xiàn)城建檔案的管理水平。城建檔案工作的發(fā)展需要檔案工作人員的共同努力和無私的奉獻精神。在不久的將來城建檔案管理會超出我們的預(yù)期，做出更大的貢獻。

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