信息時(shí)代下科技檔案資源的開發(fā)與利用

米建功

摘 要：科技檔案產(chǎn)生于社會(huì)的科研活動(dòng)和生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)之中，它記敘和反映了自然界物質(zhì)現(xiàn)象及其運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，記述和反映了人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然的各種活動(dòng)，是研究科技檔案自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律及其管理工作規(guī)律的主要信息資源?？萍紮n案的管理要求如下：樹立信息觀念；加強(qiáng)檔案管理；做好基礎(chǔ)工作；準(zhǔn)備必要的物質(zhì)條件；提高檔案管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息開發(fā)模式；管理理念；合法利用

新世紀(jì)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案作為一種信息面臨的是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，特別是科技檔案，如何把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在不斷前進(jìn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值和利用價(jià)值，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。然而，有的檔案工作忽視了如何更好地提高對(duì)科技檔案的利用工作。我們應(yīng)當(dāng)審時(shí)度勢(shì)，不斷探索新的方式，利用新手段，及時(shí)開發(fā)科技檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)檔案工作不斷發(fā)展。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案管理部門應(yīng)如何充分開發(fā)科技檔案信息資源，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)是當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)，文章就科技產(chǎn)品檔案信息資源的開發(fā)利用工作談些認(rèn)識(shí)。

1 科技檔案的特點(diǎn)

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄象、錄音等科技文件材料，科技檔案作為檔案的一大門類又有它自身的特點(diǎn)。

（一）科技檔案有專業(yè)性的特點(diǎn)

即不同的專業(yè)、技術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生形成的科技檔案在內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段和載體形式上有明顯的區(qū)別。電力設(shè)計(jì)院一般以工程設(shè)計(jì)檔案為主，包括設(shè)計(jì)管理文件、設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件資料及藍(lán)圖、設(shè)計(jì)工程底圖三部分。

（二）科技檔案具有成套性特點(diǎn)

科技檔案的成套性特點(diǎn)，是由科技生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。任何科技生產(chǎn)活動(dòng)都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或某一特有的現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的，在其運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生了嚴(yán)格的邏輯關(guān)系，該關(guān)系決定了科技文件的相互聯(lián)系性和因果關(guān)系。比如一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和施工，圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目形成了一系列相關(guān)的科技文件，記載和反映了該項(xiàng)目的全部過程和成果，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)目全部活動(dòng)的文件整體。

（三）科技檔案具有現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

科技檔案同科技活動(dòng)的關(guān)系極為密切，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。一般來(lái)說(shuō)，其他文件材料歸檔以后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多是用來(lái)進(jìn)行歷史查考?？萍紮n案則不同，歸檔進(jìn)入科技檔案部門的大多數(shù)科技檔案，不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用?？萍紮n案，特別是工程設(shè)計(jì)檔案，既要真實(shí)地記錄科技活動(dòng)的歷史過程，反映科技活動(dòng)主體的歷史面貌，還要真實(shí)地記錄和反映科技活動(dòng)主體的現(xiàn)實(shí)面貌，它是靜態(tài)的、又是動(dòng)態(tài)地記錄和反映科技活動(dòng)主體的實(shí)際情況。

（四）科技檔案具有復(fù)用性的特點(diǎn)

科技檔案的復(fù)用性是指科技檔案可以重復(fù)套用。這就是說(shuō)有些科技檔案可以最大量的，重復(fù)多次地照搬照套于新的科技活動(dòng)中，這些特點(diǎn)是由科學(xué)技術(shù)的繼承性特點(diǎn)決定的。

2 科技檔案信息開發(fā)的重要性

科技檔案工作的主要內(nèi)容，是要充分開發(fā)科技檔案信息資源將科技檔案中內(nèi)在的價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，從而更加有效地為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。所以，科技檔案信息的開發(fā)利用有利于將檔案信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。隨著全世界科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案信息的作用已經(jīng)滲透到從經(jīng)濟(jì)建設(shè)到社會(huì)生活的各個(gè)方面之中?？萍汲蔀榱爽F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展最重要的推動(dòng)力量之一。它使生產(chǎn)力從數(shù)量到質(zhì)量都產(chǎn)生了巨大的變化?？萍紮n案信息并不能直接給社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展帶來(lái)顯著的影響，只有對(duì)其進(jìn)行充分的開發(fā)利用，才能夠轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)中的生產(chǎn)力，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。對(duì)科技檔案信息資源的開發(fā)利用，還有利于科技競(jìng)爭(zhēng)能力的增強(qiáng)，因?yàn)殡S著現(xiàn)代各種新的科學(xué)技術(shù)不斷涌現(xiàn)，使科技的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。而在充滿了激烈的競(jìng)爭(zhēng)與形勢(shì)瞬息萬(wàn)變的信息社會(huì)里，企業(yè)要想生存與發(fā)展，就必須對(duì)信息資源進(jìn)行充分的利用，使其能夠又快又好地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。對(duì)信息這種豐富的資源的開發(fā)利用程度，儼然已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)科技信息技術(shù)利用的發(fā)達(dá)與否的重要標(biāo)志。所以，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分的開發(fā)和利用已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨。

3 如何對(duì)檔案信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用

科技檔案信息只有被社會(huì)所利用才能夠被轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力并帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。充分重視檔案信息資源的開發(fā)，大力擴(kuò)展信息來(lái)源，利用多種途徑來(lái)得到同企業(yè)發(fā)展具有密切關(guān)聯(lián)的種種信息，使企業(yè)的檔案信息開發(fā)能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)，使企業(yè)檔案的需求獲得最大限度的滿足，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種極為艱巨和重要的工作。結(jié)合多年的檔案管理工作，認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面來(lái)著手實(shí)施對(duì)科技檔案信息的開發(fā)與利用。

（一）擴(kuò)展收集范圍，建立全方位的檔案庫(kù)

產(chǎn)品檔案作為企業(yè)一個(gè)重要的信息來(lái)源，可以是從生產(chǎn)中產(chǎn)生并服務(wù)于生產(chǎn)的。對(duì)科技檔案信息進(jìn)行管理的是為了將之應(yīng)用與生產(chǎn)。因此只有完整而準(zhǔn)確的檔案信息才有助于企業(yè)提高生產(chǎn)效率。

所以，想要建立完整的歸檔制度，就一定要做到有章可循和有據(jù)可依，這是做好檔案信息工作的保證。在這個(gè)過程中，檔案部門應(yīng)首先將所收集并內(nèi)容進(jìn)行整理和復(fù)印，然后發(fā)到相關(guān)的科技人員手中，使產(chǎn)品檔案管理從材料的形成積累到整理審核乃至更改補(bǔ)充都列入到檔案開發(fā)工作人員的職責(zé)之中，并使之成為考核的項(xiàng)目之一，使工程技術(shù)人員能夠按照規(guī)定的時(shí)間和內(nèi)容上交材料。檔案管理部門要將被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)工作，擴(kuò)展收集的范圍、豐富收集內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活積極都進(jìn)行積極的參與，主動(dòng)對(duì)被收集產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售情況進(jìn)行了解。

（二）對(duì)收集來(lái)的產(chǎn)品信息進(jìn)行充分的研發(fā)

企業(yè)檔案部門通過擴(kuò)大收集范圍所收集到的豐富內(nèi)容，使其具有了完整而系統(tǒng)的產(chǎn)品信息資源。一定要以加強(qiáng)對(duì)自身檔案信息管理的能力，做好基礎(chǔ)性的利用工作，同時(shí)還要對(duì)編研工作進(jìn)行重點(diǎn)的加強(qiáng)。例如將庫(kù)藏檔案分別收錄于各種檢索詞條中，建立成簡(jiǎn)明而易查的二次信息，使檔案信息從原始材料演變?yōu)樾畔a(chǎn)品，把簡(jiǎn)單的利用進(jìn)化成綜合性的開發(fā)。不僅要編撰年鑒和產(chǎn)品簡(jiǎn)介，還需呀根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和基層的需要，結(jié)合實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，來(lái)尋找出檔案信息開發(fā)同企業(yè)發(fā)展的結(jié)合點(diǎn)，編寫出對(duì)企業(yè)發(fā)展有所幫助的綜合分析材料。

（三）加大科技檔案信息人才的培養(yǎng)

大力培養(yǎng)檔案信息的開發(fā)人才，為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)產(chǎn)品檔案信息進(jìn)行開發(fā)的關(guān)鍵在于人才。因此培養(yǎng)信息開發(fā)人才，是做好企業(yè)產(chǎn)品檔案信息與提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的迫切需求。優(yōu)秀的檔案信息開發(fā)人才，不僅需要具備信息加工的能力和水平，還要能夠參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作，其中包括建立檔案信息市場(chǎng)和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、能夠及時(shí)準(zhǔn)確地幫助企業(yè)開發(fā)出市場(chǎng)所急需的產(chǎn)品，并為產(chǎn)品進(jìn)入和占領(lǐng)市場(chǎng)提供信息支持。在現(xiàn)在的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的作用越來(lái)越明顯，企業(yè)對(duì)信息的依賴也越來(lái)越迫切，檔案信息的開發(fā)利用工作也將會(huì)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步中起到更有效的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，科技檔案管理人員只有通過服務(wù)，做好科技檔案的提供利用工作，才能把科技管理工作與社會(huì)的發(fā)展緊密地聯(lián)系在一起，把科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，才能檢驗(yàn)科技檔案管理工作，促進(jìn)科技檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的改進(jìn)和提高。所以科技檔案管理部門應(yīng)把提高科技檔案的開發(fā)利用工作擺在當(dāng)前工作的中心位置上，使之更好地在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與科學(xué)研究中發(fā)揮自己的價(jià)值與作用。

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