煙草檔案管理信息化發(fā)展

莊婷婷

摘 要：隨著煙草行業(yè)的快速發(fā)展，煙草企業(yè)發(fā)展過程中所收集的資料越來越多，在信息化時(shí)代背景下，必須要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改進(jìn)。本文對當(dāng)前煙草企業(yè)發(fā)展過程中的檔案管理信息化策略進(jìn)行分析和探討，旨在提高煙草檔案管理效率，促進(jìn)煙草行業(yè)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草檔案；檔案管理；信息化管理；對策

檔案管理是煙草企業(yè)發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等。煙草企業(yè)發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生很多的資料文件，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，煙草企業(yè)對檔案管理工作的認(rèn)識程度逐漸提高，在煙草企業(yè)內(nèi)部設(shè)置了專門的檔案管理部門，招聘專業(yè)化的檔案管理人員，但在實(shí)際工作過程中，檔案管理依舊存在較多的問題，信息化不足是面臨的一個(gè)嚴(yán)重的問題。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，檔案管理也要逐漸信息化，對傳統(tǒng)的手工歸檔方式應(yīng)該要逐漸淘汰。但是當(dāng)前煙草企業(yè)的檔案管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，對此要積極加強(qiáng)對這些問題的解決，加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用，以提高煙草企業(yè)的管理水平。

1 煙草檔案管理的作用

在煙草企業(yè)的內(nèi)部管理中，檔案管理是其中不可或缺的一個(gè)部分，檔案信息包括很多方面，比如人力資源檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等，這些都是煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，這些檔案的收集與保存，對于煙草企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展有很大的幫助，為煙草企業(yè)的發(fā)展提供更多有用的材料。具體說來，煙草企業(yè)的檔案規(guī)范化管理對于煙草企業(yè)的發(fā)展有以下幾個(gè)重要的作用。第一，有助于規(guī)范煙草檔案活動(dòng)，在煙草企業(yè)的檔案管理過程中，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以對各種資源進(jìn)行有條不紊的收集和整理，并且對檔案進(jìn)行合理地保存，從而使得檔案管理工作水平不斷提升，從而促進(jìn)煙草檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二，有助于對檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)。在檔案管理過程中，由于各種不規(guī)范的行為導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，比如對于檔案保存時(shí)不進(jìn)行存檔記錄，因此很容易導(dǎo)致再次利用檔案時(shí)找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中，信息化檔案管理成為一個(gè)必然趨勢，但是信息化過程中面臨的一個(gè)嚴(yán)重的問題就是安全隱患，對此必須要積極加強(qiáng)對各種安全問題的防范，煙草檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)檔案信息安全的有效途徑，可以防止一些非法的行為對檔案進(jìn)行利用，從而確保檔案資料的齊全。

2 檔案信息化管理過程中存在的問題

檔案管理方法的創(chuàng)新是對檔案管理工作效率進(jìn)行提升的一個(gè)重要措施，當(dāng)前很多煙草企業(yè)雖然在努力加強(qiáng)對管理模式的改進(jìn)，積極制定檔案管理的規(guī)章制度，對煙草企業(yè)的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，但由于當(dāng)前有的管理人員的管理意識和方法比較落后，檔案管理信息化意識不足，因此使得檔案管理過程中的信息化程度不夠，很多檔案管理工作依舊采用傳統(tǒng)的方式，沒有借助各種信息技術(shù)手段進(jìn)行高效管理，傳統(tǒng)的管理方式又不規(guī)范，所以使得很多檔案管理水平不高，存在管理不規(guī)范的問題。在具體的管理過程中，煙草企業(yè)信息化管理水平還有待提升，在具體管理過程中存在的問題主要有幾個(gè)方面，第一，比如對于各種檔案信息的更新，基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，很多煙草企業(yè)都設(shè)置了電子檔案，便于內(nèi)部用戶的使用，但有的煙草企業(yè)對信息化系統(tǒng)的建設(shè)還是不夠完善，而且對于各種檔案信息沒有進(jìn)行及時(shí)更新，最終導(dǎo)致很多檔案信息丟失，讀者在網(wǎng)絡(luò)上查詢不到相應(yīng)的信息，對煙草企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。第二，管理人員的信息化能力不高，不能滿足當(dāng)前的管理需求。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，很多煙草企業(yè)對管理工作創(chuàng)新改革的認(rèn)識程度逐漸提高，但是由于當(dāng)前很多煙草企業(yè)的管理還面臨著比較嚴(yán)重的阻礙，因此進(jìn)行管理的創(chuàng)新改革是一個(gè)十分必要的過程，其中表現(xiàn)出來的問題主要是體現(xiàn)在管理信息化程度不足方面，管理過程中很多工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的信息化培訓(xùn)，對各種先進(jìn)的信息技術(shù)的掌握程度較低，最終導(dǎo)致檔案管理信息化水平得不到提升。第三，信息管理制度比較落后。在當(dāng)前很多煙草企業(yè)的發(fā)展過程中，信息管理制度是為煙草企業(yè)信息管理提供保障的重要基礎(chǔ)，在管理過程中由于信息化管理意識不足，因此信息化管理的制度不夠完善，比如沒有規(guī)定詳細(xì)的責(zé)權(quán)制度，對檔案信息化管理模式?jīng)]有進(jìn)行創(chuàng)新，因此使得很多信息被丟失，作的效率較低。

3 檔案信息化管理策略

（一）加強(qiáng)對煙草檔案信息化管理的重視

隨著市場競爭不斷加強(qiáng)，煙草企業(yè)在市場環(huán)境中面臨的壓力也越來越大，尤其是隨著新媒體的不斷出現(xiàn)，人們的生活方式發(fā)生了很大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理主要是對各種檔案進(jìn)行整理的過程，在新時(shí)期，如果煙草企業(yè)不能對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，則會(huì)導(dǎo)致煙草企業(yè)的發(fā)展變得緩慢，甚至逐漸被淘汰。整合煙草企業(yè)的資源是促進(jìn)煙草企業(yè)快速發(fā)展的一個(gè)重要途徑，為了使得煙草企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，則應(yīng)該要對檔案管理中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行完善，在新的時(shí)代背景下，檔案管理理念應(yīng)該要不斷創(chuàng)新，尤其是面對信息化社會(huì)而言，這種創(chuàng)新更應(yīng)該要及時(shí)、到位。由于當(dāng)前很多煙草企業(yè)在發(fā)展過程中對各種現(xiàn)代化的管理意識認(rèn)識不到位，對現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中的競爭意識不足，因此沒有注意到檔案管理的信息化的重要性。在未來的發(fā)展過程中，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對煙草企業(yè)對檔案信息化管理模式的認(rèn)識，對檔案管理體系進(jìn)行完善，從而使得檔案管理工作能夠得到有效地完成，借助信息化手段對一些檔案工作進(jìn)行處理，對煙草企業(yè)的人員進(jìn)行調(diào)配，使他們發(fā)揮出更加重要的作用。

（二）加快信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善

要想在檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)信息化管理，一個(gè)重要的基礎(chǔ)就是要加強(qiáng)對各種信息技術(shù)設(shè)備的完善，比如要加強(qiáng)煙草企業(yè)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理。就當(dāng)前形勢而言，我國的很多煙草企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還不夠，因此煙草企業(yè)在發(fā)展過程中，要結(jié)合信息時(shí)代的要求，對企業(yè)的各種基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，比如對計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備、建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等，從而使得煙草企業(yè)的各種檔案能夠形成電子檔案，并且能夠在內(nèi)部系統(tǒng)中進(jìn)行分享，內(nèi)部人員可以通過一定的權(quán)限查閱相關(guān)的檔案。針對當(dāng)前很多煙草企業(yè)的信息設(shè)備以及信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀，還應(yīng)該要為煙草企業(yè)要配備更多的計(jì)算機(jī)，并且要對煙草企業(yè)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，對工作人員對信息系統(tǒng)的使用權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，從而使得員工在日常工作中能夠?qū)Ω鞣N問題進(jìn)行處理，根據(jù)自己的權(quán)限對煙草企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行完成，比如人力資源部門的員工要及時(shí)對企業(yè)的人力資源檔案進(jìn)行更新，對于人員的流動(dòng)情況進(jìn)行記錄，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以對企業(yè)的人員組成情況有更加詳細(xì)的了解，便于做好人員招聘、人員崗位調(diào)整等工作。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力水平的提升

檔案管理是煙草企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)部分，其包括的內(nèi)容十分繁復(fù)，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，應(yīng)該要加強(qiáng)對信息化管理模式的應(yīng)用，管理人員要學(xué)會(huì)使用各種信息手段，對檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行落實(shí)。比如煙草企業(yè)的管理人員要借助各種通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對各種檔案信息進(jìn)行管理和利用，要借助信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行更新等。在工作中應(yīng)該要對煙草企業(yè)的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，包括對技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，比如加強(qiáng)各種計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，使得煙草企業(yè)的檔案管理人員能夠?qū)π畔⒒l(fā)展的趨勢有所了解，并且能夠掌握更多的信息技術(shù)，從而提高檔案管理效率和水平。

4 結(jié)語

綜上所述，在長期的發(fā)展過程中，煙草企業(yè)的檔案管理模式都比較陳舊，信息化時(shí)代背景下，必須要積極加強(qiáng)對檔案管理模式的創(chuàng)新，借助信息技術(shù)和各種信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案管理水平。

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