檔案管理與企業(yè)文化建設

梅園　廖勇

摘 要：企業(yè)文化作為企業(yè)的軟實力，傳承著企業(yè)的全部發(fā)展史，其語義豐富性及多元性對企業(yè)精神及企業(yè)文化建設起到促進的作用。而企業(yè)的檔案文化卻難以體現(xiàn)出其自身應有光彩，說明了企業(yè)檔案文化建設方面還存在一系列的問題，令人深思。

關鍵詞：檔案管理；企業(yè)文化；癥結；品牌

良好的企業(yè)文化與檔案管理對于企業(yè)的高效經營具有重要的影響。企業(yè)決策層只有對于檔案管理和企業(yè)文化建設引起足夠的重視，才能最終達到提高企業(yè)文化建設進度及檔案管理工作效率的目的。因此，需要對檔案管理及企業(yè)文化的不可替代性進行認真分析，不斷為提高企業(yè)文化建設和檔案管理注入活力。

1 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設中的重要性

檔案管理是從企業(yè)經營生產開始記錄的，記錄著企業(yè)文化發(fā)展的點點滴滴。企業(yè)文化不管是有意還是無意，只要用心去收集便會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的亮點，而企業(yè)文化是將這些無形的東西化為有形，把平常摸不著的東西以文字、影音或圖片的形式展現(xiàn)出來。檔案管理是對于企業(yè)文化的梳理歸納，讓職工知道企業(yè)的成就與不足，從而達到“留其精華，去其糟粕”目的。

（1）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的活標本

企業(yè)檔案是開展企業(yè)文化建設的重要素材，特別是對于企業(yè)建立企業(yè)文

化有不可替代的作用。企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則進行梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內容就有了，再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。

企業(yè)檔案室可以利用各種載體檔案，編纂成內容豐富、形式多樣的編研材料，為企業(yè)的文化建設提供詳實的素材。比如我市供電公司編制了《檔案全宗指南》《大事記》《基建檔案綜述》《創(chuàng)新之路—管理成果匯編》《科學技術成果簡介》等，充分展示了企業(yè)科研、生產的能力和服務水平，體現(xiàn)了企業(yè)人集體的智慧既繼承發(fā)揚企業(yè)歷史文化的優(yōu)秀遺產，亦為企業(yè)文化建設提供新思路，豐富了文化建設的內容。

（2）企業(yè)檔案體現(xiàn)了企業(yè)文化特色

企業(yè)文化建設是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內容，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的有力保證。企業(yè)檔案記載企業(yè)發(fā)展的軌跡，企業(yè)的文化思想也被真實地記錄在企業(yè)檔案之中。唯物辯證法告知，共性存在于個性之中，個性亦離不開共性，企業(yè)文化亦是如此。企業(yè)文化不僅要注重其共性建設，更要注重其個性的設計和塑造，以反映本企業(yè)的特色。企業(yè)文化的個性設計和塑造離不開企業(yè)檔案，要通過挖掘積淀在檔案中的文化精髓，繼承本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，體現(xiàn)企業(yè)特色，在企業(yè)文化的共性中充分顯露其個性。

（3）企業(yè)檔案具有宣傳教育功能

檔案具有文化教育的功能，企業(yè)檔案亦是如此。企業(yè)文化的核心是人。企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的諸方面都是由人來體現(xiàn)的。建設企業(yè)文化最重要的就是以人為本。企業(yè)采取各種措施教育職工，調動職工的積極性和創(chuàng)造性。而企業(yè)檔案在教育職工中具有獨特的作用。如在企業(yè)重大活動之際，檔案室可以充分利用照片檔案，舉辦大型圖片展覽，通過展示如各級領導視察的珍貴照片，企業(yè)創(chuàng)建初期簡陋景象的照片，改革開放后取得成就的照片等，增強職工的自豪感和責任感。

2 滯后的企業(yè)文化是企業(yè)檔案發(fā)展遲緩之癥結

（1）企業(yè)缺乏服務社會公眾和被認同的企業(yè)價值觀，制約了檔案工作發(fā)展。

總體上看，目前我國企業(yè)文化的發(fā)展水平仍較為滯后，企業(yè)文化的層級和企業(yè)發(fā)展的速度存在著不相協(xié)調的現(xiàn)象。企業(yè)文化作為一種組織文化，反映了企業(yè)整體的共同追求、共同價值觀和共同利益，指明了企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向，引導著員工的行為選擇。因而，目前我國的許多企業(yè)在狹隘的價值觀念的支配和引導下，管理者和廣大員上的精神、作風及具他方面的行為，都受到消極的影響和制約管理者和員工根據(jù)價值關系去選擇規(guī)范和引導自己的行為，以追求利潤和財富為根本目標，處處以眼前的得失為重，很少從企業(yè)的長期利益或企業(yè)員工的利益出發(fā)考慮問題。這種功利色彩濃厚的價值觀念危害嚴重，左右了許多企業(yè)管理者的思維方式和決策方向，在他們的觀念里，檔案工作至多只是一種資料整理工作，并不直接參與企業(yè)的利潤創(chuàng)造過程，也沒有直接為企業(yè)核心競爭力的培育提供資源。因此，很多企業(yè)管理者缺乏基本的檔案意識，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力。概而言之，我國企業(yè)檔案工作先天基礎薄弱，缺乏原動力和主體積極性，極大地制約和束縛了檔案工作的順利發(fā)展。

（2）企業(yè)制度層的建設難以達到規(guī)范和統(tǒng)一，使得管理結構不堪一擊，殃及檔案機構生存。目前，許多企業(yè)管理者只注重則務目標和企業(yè)的贏利能力，要求任何企業(yè)行為都能跟企業(yè)的利潤直接掛鉤。而企業(yè)生存空間的艱險往往使企業(yè)疲于應對內部糾紛和外部挑戰(zhàn)，發(fā)展缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性，無法形成積極穩(wěn)定的企業(yè)價值觀。因而，許多企業(yè)在發(fā)展過程中，經常屈從于外部壓力，頻繁改組企業(yè)的內部管理機構，導致企業(yè)的管理結構缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化。在這種情況下，檔案工作由于它的投入與產出傾向于一種隱性和長時段的狀態(tài)，效益的產生又其有潛在性，難以具體量化，更難以進入企業(yè)管理者的視野，容易被忽視，本能地被剔除于企業(yè)的管理框架之外。有的企業(yè)即使配備了檔案人員，也還是屬于兼職性質，在企業(yè)的管理架構中處于邊緣位置，缺乏足夠的權力和資源，無穩(wěn)定性可言。有些企業(yè)雖然建立了檔案機構，但一旦面臨所謂的組織結構設計優(yōu)化和管理體制重新安排，在利潤杠桿面前，檔案機構也經常成為重組的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門。在這種環(huán)境當中，企業(yè)檔案工作難以得到企業(yè)管理者的重視，缺乏包容的企業(yè)文化和穩(wěn)定的組織基礎，檔案機構也自然無法在企業(yè)的管理架構中穩(wěn)固立足和強化發(fā)展。

（3）企業(yè)追求表而效應，企業(yè)文化培育度膚淺，使企業(yè)檔案成為應景擺設

企業(yè)文化最常見的培育方式就是宣講和培訓，而不是認真落實企業(yè)的日常行為。至于企業(yè)精神、企業(yè)理念、企業(yè)價值觀以及創(chuàng)新精神等更是無人問津，結果只是形式上熱鬧，內涵上空洞，根本達不到實際效果，忽視了對企業(yè)文化內涵的挖掘和體現(xiàn)即使有的企業(yè)的企業(yè)文化有所倍育和發(fā)展，但也多是千篇一律，人云亦云，缺乏個性，“拿來王義”現(xiàn)象明顯。

因此，看起來好像企業(yè)文化建設搞得轟轟烈烈，有模有樣，但其實很多都是徒有其表。企業(yè)的這種“實用主義”作風和浮躁的心態(tài)對檔案工作產生了很不利的影響。譬如，有些企業(yè)雖然意識到企業(yè)檔案有一定的利用價值，有必要開展檔案工作，依樣畫葫蘆地建立了檔案室，購置了設備，安排了相應的工作人員，但結果卻往往走形變樣，蜻蜓點水走個形式，檔案上作并沒有制度化、經?；亻_展起來，僅僅成了企業(yè)文化建設的道具和裝飾品。企業(yè)管理者沒有真正理解檔案工作的本質要求，也缺乏落實和完善檔案工作的誠意和決心，導致企業(yè)員工也錯誤地理解檔案工作，以為檔案工作只是整理文件材料，抄抄目錄，純粹是應景之事，沒有真正利用檔案。

3 打造企業(yè)文化品牌是企業(yè)檔案文化建設發(fā)展之路

（1）拓寬視野，強化網絡建設，豐富檔案信息資源。

豐富檔案信息資源，首先要求拓寬視野，開門辦檔，企業(yè)檔案管理部門要從企業(yè)文化建設的戰(zhàn)略高度，正確處理企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設的內在關系，把企業(yè)檔案信息資源建設作為企業(yè)文化建設的前置性和基礎性工作來做。

一是檔案門類要全。在注重文書檔案收集的同時，注重各種專業(yè)檔案的收集，使各種不同門類的檔案共同組合成從不同的側面反映企業(yè)發(fā)展歷史的檔案系統(tǒng)

二是開門辦檔。企業(yè)的各種活動總是在一定的社會環(huán)境中進行的，企業(yè)的形象也有待于社會的認可。因此，在注重挖掘企業(yè)內部檔案信息資源的同時，要面向全社會征集檔案資料。

三是在注重收集紙質檔案的同時，注重其它介質檔案的收集。當前，特別要注重音像檔案和實物檔案的收集，因為音像檔案和實物檔案一直是企業(yè)檔案中的“短腿”，并且在企業(yè)文化建設中，這部分的檔案往往比紙張檔案宣傳教育效果更為主觀和形象生動。其次，強化檔案信息資源的網絡建設檔案資源建設。網絡縱向覆蓋企業(yè)決策層和普通員工，橫向覆蓋企業(yè)內部各個管理層，并通過建立責任制和考核制度、獎懲制度來激活網絡中各個元素的能動性。

（2）優(yōu)化整合檔案信息資源，為企業(yè)文化建設提供深加工產品

所謂優(yōu)化整合檔案信息資源，即檔案管理部門對企業(yè)檔案信息進行“去粗取精，去偽存真”的深加工處理，使企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化，并通過編研而物化為企業(yè)文化建設的有形產品。其具體形態(tài)有：企業(yè)精神和職業(yè)道德的表述、廠史廠志廠刊、各種陳列室影視宣傳作品、企業(yè)年鑒的編撰發(fā)行、科技活動成果編研材料的展覽、各種專題資料匯編等。另外，企業(yè)檔案部門還可以通過建立企業(yè)檔案網站，及時發(fā)布百姓關心的檔案信息，深入宣傳企業(yè)的歷史和文化，樹立良好的企業(yè)形象。

（3）提高檔案管理人員的文化意識，彰顯企業(yè)檔案的文化品位

一是轉變檔案管理人員的思想觀念檔案管理人員不是“死資料”、“故紙堆”的守門人，而是企業(yè)文化建設的中流砥柱者，應把企業(yè)又化建設視作應盡的職責，走在企業(yè)文化建設陣營的前沿，積極參與企業(yè)文化建設規(guī)劃、計劃的制定和實施。二是轉變工作作風由單純的查檔接待服務改變?yōu)橹鲃訛槠髽I(yè)文化建設出謀劃策，提供檔案信息資源服務，爭取機會為企業(yè)創(chuàng)造價值。三是加大編研力度，為企業(yè)文化建設提供豐富多彩的產品。

參考文獻

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