提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

劉金銘　楊盛杰

摘 要：檔案管理工作與企業(yè)、國家經(jīng)濟發(fā)展有著不可分割的關(guān)系，但隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，使檔案管理科學(xué)化已經(jīng)勢在必行。通過查閱相關(guān)資料，本文簡要介紹了檔案管理中存在的部分問題，并針對問題提出了行之有效的策略。

關(guān)鍵詞：提高檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

隨著社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟的不斷強盛，各個行業(yè)均得到了很大的發(fā)展空間，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，傳統(tǒng)的檔案管理模式已漸漸不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，因此檔案管理科學(xué)化成為了必然趨勢，但應(yīng)如何提升檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)成為了各個企業(yè)正面臨的一大難題。

1 檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理長期以來得不到重視

目前我國除了中央機構(gòu)或地方政府機構(gòu)對檔案管理越來越重視外，大多數(shù)企業(yè)或事業(yè)單位均沒有認識到檔案管理的重要性，認為進行檔案管理是浪費人力、浪費資源、浪費時間的繁瑣工作，無法為企業(yè)帶來可觀利益，反而會阻礙企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。具體體現(xiàn)在資料、文獻等的管理上，如很多單位在完成了一項工程后，對其中起到至關(guān)重要的資料過于疏忽，不能夠及時進行整理和存檔，導(dǎo)致資料丟失對本工程后期工作產(chǎn)生不良影響，另外很多專門負責(zé)檔案管理的部門，對客戶沒有真正的了解，導(dǎo)致很多重要信息無法獲取，很大程度上阻礙了企業(yè)與相關(guān)單位的合作，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展帶來了不良影響[1]。

（二）檔案管理制度不完善

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中是很重要的一項工作，但卻缺少一套完善的管理制度，阻礙了檔案管理建設(shè)的發(fā)展，從而降低了企業(yè)工作效率，阻礙了企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。很多企業(yè)的檔案管理只是一個形式上的工作，缺少專門的管理制度，未能做到及時更新信息等工作，另外檔案管理是一項繁瑣的工作，若沒有一套完善的管理制度，其過于龐大的信息量也給檔案工作者帶來很多麻煩。目前雖然檔案管理不像從前需要手動錄入和更新，但依然無法實現(xiàn)資料共享，使檔案管理的作用無法完全發(fā)揮出來，其最主要的目的即是缺少完善的管理制度。

（三）檔案管理工作者綜合素質(zhì)有限

檔案管理是一項繁瑣且需要及時更新的工作，并且資料的準(zhǔn)確性、針對性都要求比較高，因此此項工作需要有耐心、專業(yè)性強、職業(yè)道德感強、細心的工作人員來執(zhí)行，檔案管理者的能力和素質(zhì)直接決定檔案管理的水平，但根據(jù)目前的相關(guān)調(diào)查來看，檔案管理中存在很多弊端，這與檔案管理工作者有很大的關(guān)系，為了更好的進行檔案管理工作，各個單位應(yīng)積極培養(yǎng)高素質(zhì)、能力強的檔案管理工作者，否則長久發(fā)展下去勢必對企業(yè)造成更加嚴重的后果[2]。

2 如何提升檔案管理科學(xué)化水平

（一）加強檔案管理重要性認識

首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須足夠認識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，如此才能夠制定相關(guān)有效措施改善檔案管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，并能夠提升檔案管理科學(xué)化水平。具體可以從檔案管理工作者入手，在對其進行檔案管理重要性思想教育后，工作人員能夠做到自主了解檔案管理中的重要事項，并學(xué)以致用將檔案管理作為一項重要的工作來做，能夠及時整理當(dāng)前資料、完成資料更新和資料保護等工作，將重要資料與普通資料分離開來，以便在工作過程中能夠快速、準(zhǔn)確的提供相關(guān)資料，如此一來即可以提升工作效率，從而提升企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展增加收益。另外檔案管理不應(yīng)一味堅守傳統(tǒng)模式，應(yīng)積極進行技術(shù)改革和創(chuàng)新，以最適合檔案管理人員工作模式、適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的前提下，盡量采取最科學(xué)有效的檔案管理模式。

（二）完善檔案管理制度

前文中提到過檔案管理制度的重要性，因此作為檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者，首先自身必須明確檔案管理的重要性，并且為檔案管理科學(xué)化制定行之有效的管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、以及企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展的方向來進行管理制度的制定和完善，并且時刻關(guān)注檔案管理制度的動態(tài)，及時進行技術(shù)改革和創(chuàng)新，使檔案管理能夠發(fā)揮出最大的作用。最后一定要在企業(yè)內(nèi)部設(shè)定專門的制度管理部門，明確各個人員的權(quán)利和責(zé)任，制定獎勵和懲處制度，在發(fā)生失誤或出現(xiàn)原則性錯誤時，能夠有一套完善的管理制度來進行懲處，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工也能夠依據(jù)此制度進行獎勵，如此一來不只檔案管理工作能夠得到保障，其他部門的工作質(zhì)量也能有效保證，這在很大程度上能夠提升企業(yè)經(jīng)濟效益，有利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展[3]。

（三）提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

檔案管理工作者的能力和素質(zhì)直接決定檔案管理工作的質(zhì)量，因此要保證檔案管理科學(xué)化，在社會飛速發(fā)展的今天，各個行業(yè)之間競爭激烈，而具備一個相對完善的檔案庫，可以更加清晰的知道自身的優(yōu)點和缺點，能夠在市場中做到揚長避短，從而提升自身競爭力，作為當(dāng)代人才必須與時俱進，不只檔案管理模式需要技術(shù)更新，檔案管理工作人員同樣需要不斷充實自己，積極吸取他人經(jīng)驗供自己使用，并且在工作過程中尋找閑余時間練習(xí)實際操作能力。職業(yè)素質(zhì)是每個員工必須具備的東西，對于綜合素質(zhì)不高的員工應(yīng)積極進行培養(yǎng)，并且督促其進行自主提升，在科學(xué)技術(shù)如此發(fā)達的社會中，應(yīng)選擇最適合自己工作的技術(shù)進行不斷練習(xí)，從而提升自身工作效率[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理科學(xué)化水平的提高需要多個方面共同努力，但最基本的是一定要以科學(xué)為前提，不論是管理制度的完善，或是檔案管理工作人員的素質(zhì)提升均離不開科學(xué)，只有使檔案管理更加科學(xué)化、信息話、制度化，才能最大程度上發(fā)揮其作用，所謂知己知彼百戰(zhàn)百勝，如果連知己都做不到更何談百戰(zhàn)百勝，因此檔案管理與企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟收益等方面有很重要的意義，相關(guān)單位必須加強其建設(shè)。

參考文獻

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[2]李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)營管理者，2015，（11）04：317.

[3]叢婕.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].黑龍江史志，2014，（08）05：78.

[4]安娜.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].黑龍江科技信息，2012，（06）21：134.