新時期人事檔案管理信息化建設(shè)

趙子瓏

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，當(dāng)今社會已經(jīng)進入了信息化時代，為人們的生活帶來了更多的便利，人事檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中必須做好的一項管理事務(wù)，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，對于加快企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)具有重要意義。在新的發(fā)展時期，加強人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)引起了企業(yè)的廣泛關(guān)注，文章以其重要意義為出發(fā)點，指出了當(dāng)前建設(shè)過程中存在的問題，針對新時期加強人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施進行了詳細討論，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要意義；措施

人事檔案管理是指企業(yè)對員工個人信息進行收集、整理、保存，在需要相應(yīng)檔案信息的時候進行查找、利用的一項工作，人事檔案能夠全面、準(zhǔn)確的將企業(yè)員工的個人履歷、思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等綜合情況反應(yīng)出來，是企業(yè)優(yōu)化人員組成結(jié)構(gòu)的重要參考。人事檔案管理是企業(yè)管理的組成部分，管理方法和管理模式會根據(jù)市場形勢發(fā)生相應(yīng)的變化，對管理方法和管理模式進行革新和完善是當(dāng)前人事檔案管理的重要工作方向。

1 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 適應(yīng)社會發(fā)展形勢

人事檔案是一種最原始的信息資源，做好人事檔案的管理工作，加強人事檔案管理信息化建設(shè)，對檔案信息資源加以充分、合理利用，是企業(yè)自身發(fā)展的需要，同時也是適應(yīng)社會發(fā)展形勢的必要措施。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動了我國信息化社會的建設(shè)步伐，作為社會發(fā)展的必不可少資源，信息資源所發(fā)揮的作用越來越重要，對信息資源加以科學(xué)利用，能夠創(chuàng)新人們的生產(chǎn)生活方式，滿足現(xiàn)階段社會發(fā)展的需要[1]。如何將信息化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中去，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中必須考慮的問題，只有實現(xiàn)人事檔案信息化管理，才能提高企業(yè)在信息化時代中的競爭力度，適應(yīng)信息社會的發(fā)展形勢。

1.2 提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作大多是人力完成的，管理效率比較低，檔案信息的收集、分析難度比較大，檔案管理人員可能會出現(xiàn)工作上的紕漏，無法保證人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，對企業(yè)的運行造成不利影響。將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中去，以網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案信息管理中心，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的智能化特點，能夠自動完成對人事檔案信息的收集、整理工作，實現(xiàn)了檔案信息的實時更新，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，還能最大化的保證檔案信息的時效性，為企業(yè)提供第一手的準(zhǔn)確、全面的信息；同時還可以利用網(wǎng)絡(luò)在不同部門之間完成檔案信息的共享，從不同方面對企業(yè)員工進行準(zhǔn)確定位，能夠以最快速度科學(xué)的完成人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 重視力度不足

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，認為檔案信息沒有實質(zhì)性的作用，沒有將其作為企業(yè)的日常管理工作，在認識檔案管理信息化建設(shè)中沒有提供足夠的資金支持，對檔案管理人才的培養(yǎng)和引進重視力度不足，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金和人才支持，相關(guān)工作無法順利開展。企業(yè)員工在人事檔案管理信息化建設(shè)中存在思想誤區(qū)，認為管理工作由檔案部門和管理人員完成即可，對管理工作不夠重視，沒有積極的參與到人事檔案管理信息化建設(shè)中，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程[2]。

2.2 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)是以完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支持的，由于當(dāng)前的人事檔案信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善的局面，制約了檔案管理信息化的建設(shè)。在以網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的時候，缺乏對系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性的考慮，構(gòu)建完成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏整體性，不同環(huán)節(jié)之間的工作缺乏有效的配合，在采集檔案信息的時候，經(jīng)常出現(xiàn)漏洞或者重合的現(xiàn)象，檔案信息更新不及時，無法保證人事檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時性，檔案信息的共享難度比較大。

2.3 缺乏復(fù)合型的檔案管理人才

高素質(zhì)的檔案管理人才是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，當(dāng)前的人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強，無法滿足新時期對復(fù)合型檔案管理人才的要求，在實施檔案管理信息化的過程中遇到了很大的阻礙。傳統(tǒng)的人事檔案管理對管理人員的要求較低，工作難度較小，相關(guān)工作很容易就能完成，在檔案管理模式向信息化方向轉(zhuǎn)換的時候，很多檔案管理人員對信息技術(shù)掌握不夠全面，計算機知識匱乏，不能熟練運用網(wǎng)絡(luò)程序，人事檔案管理信息化的實現(xiàn)難度較大。

2.4 人事檔案信息安全防護力度不足

人事檔案內(nèi)容具有機密性特點，在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中必須做好檔案的保密工作，但是當(dāng)前的人事檔案信息安全防護力度不足，難以做好檔案信息的保護工作，對檔案管理信息化的建設(shè)造成很大影響。由于人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，在對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享過程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，對人事檔案信息的安全性造成很大威脅，市場競爭中竊取競爭對手機密的事屢見不鮮[3]。

3 新時期加強人事檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 提高重視力度

人事檔案管理信息化建設(shè)是優(yōu)化企業(yè)人才結(jié)構(gòu)、提高企業(yè)市場競爭力的重要舉措，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將人事檔案管理列為企業(yè)日常事務(wù)，提高檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要意義所在。結(jié)合企業(yè)發(fā)展實情，投入相應(yīng)的物力、財力，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)提供基礎(chǔ)保障；組織專業(yè)人員加大對人事檔案管理信息化模式的研究力度，在建設(shè)過程中遇到問題的時候要及時進行分析加以解決，確檔案管理信息化建設(shè)能夠順利完成。

3.2 加強軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)庫構(gòu)建

網(wǎng)絡(luò)平臺是實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，必須加強對網(wǎng)絡(luò)軟件的開發(fā)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和完整的檔案信息數(shù)據(jù)中心，為信息化建設(shè)的實現(xiàn)提供保證。利用各種信息技術(shù)構(gòu)建智能化的信息軟件，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要對系統(tǒng)進行升級，完成對人事檔案信息的自動收集、處理，保證數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)耐暾院蜏?zhǔn)確性，通過建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，可以完成對海量人事檔案信息的保存，在對信息資源進行共享和利用的時候更加方便，推進人事檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案管理時需要由綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人員完成的，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好人事檔案管理信息化建設(shè)的一項必要措施。企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，使其在學(xué)習(xí)過程中掌握更多的計算機技術(shù)，熟悉檔案管理信息化系統(tǒng)的操作流程，最大化的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)中的作用。對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進行定期考核，使檔案管理人員認識到自己的不足，通過學(xué)習(xí)不斷提高自己的綜合素質(zhì)，做好人事檔案信息化管理信息化建設(shè)。

3.4 做好人事檔案的安全管理工作

信息的安全性是人事檔案管理信息化建設(shè)中必須保證的，在建設(shè)過程中，應(yīng)該定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行維護，防止病毒、黑客的侵入；對檔案數(shù)據(jù)信息進行備份，當(dāng)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異常的時候，應(yīng)該及時采取應(yīng)急措施，對損失的數(shù)據(jù)信息進行還原，保證數(shù)據(jù)信息的正常傳輸與共享。設(shè)置系統(tǒng)訪問密碼和身份驗證，利用訪問控制軟件或者防火墻技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)訪問進行控制，加強對系統(tǒng)運行安全性的檢測，最大化的保證人事檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

在新的市場形勢下，企業(yè)要想實現(xiàn)更加穩(wěn)定、快速的發(fā)展，必須做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，提高對信息化建設(shè)的重視力度、加強信息軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建、加強對檔案管理人員的培訓(xùn)、做好檔案信息的安全管理，實現(xiàn)對人事檔案資源的更好利用，推動企業(yè)的發(fā)展步伐。

參考文獻

[1]王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2015，（13）：156.

[2]李銳.談?wù)勑聲r期人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技資訊，2015，（5）：143.

[3]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（8）：148-149.