醫(yī)院人事檔案信息的開發(fā)與利用

黃淑丹

摘 要：隨著經(jīng)濟與科技的迅猛發(fā)展，不可否認(rèn)當(dāng)今世界推動其進步的便是人才，那么毋庸置疑醫(yī)院強有力的競爭手段之一就是強業(yè)務(wù)、高素質(zhì)人才，而在人事檔案中存儲豐富的人才信息，如今已成為各醫(yī)院急需競爭力。從醫(yī)院提高競爭力的角度來說，開展全面性的人事檔案信息開發(fā)利用與完善人力資源的合理性配置，將會起到?jīng)Q定性的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息開發(fā)；利用

眾所周知，醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院人才信息的重要載體，既是醫(yī)院個人檔案，那么必將記載著個人在人生之中評定的價值所在，這是一個人的人生價值證明最直接的形式也是醫(yī)院必不可少考究人才的參考依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)也在不斷對其進行改革，這些措施的執(zhí)行給醫(yī)院人事檔案管理工作提出更高的要求，加大了人事檔案管理干部隊伍建設(shè)的現(xiàn)實壓力，從完善醫(yī)院內(nèi)部的管理體系為突破點，以此推動醫(yī)院擁有更好的發(fā)展前景。本文主要就當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案信息開發(fā)利用與分享管理存在的問題以及解決措施進行探討。

1 醫(yī)院的人事檔案信息開發(fā)與利用管理的典型問題和產(chǎn)生原因

（1）檔案信息管理意識薄弱

就目前而言，社會經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，檔案信息不能直接或間接實現(xiàn)它的經(jīng)濟價值利益，各大醫(yī)院均普遍存在著注重醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展而輕視人事檔案信息的管理，對于人事檔案信息的管理意識僅僅停滯于保存的層面上，沒有真正認(rèn)識到人事檔案信息開發(fā)利用的重要性，特別是負(fù)責(zé)檔案管理人員也認(rèn)為當(dāng)今社會對于人才還是更看中實際表現(xiàn)，一般情況下檔案并沒有什么作用，導(dǎo)致其在現(xiàn)實工作中不受重視，出現(xiàn)了只要做好檔案信息管理不丟失以及能夠應(yīng)付查檔和外調(diào)即可的思維方式，完全忽略它的深刻內(nèi)涵及用途，忽略可將其利用到人才開發(fā)層面上。

（2）檔案管理方式落后

從醫(yī)院實際目標(biāo)管理工作調(diào)查中可以了解到，醫(yī)院的人事檔案管理基本上都不在醫(yī)院的目標(biāo)管理考核之中，同樣也可以發(fā)現(xiàn)多家醫(yī)院機構(gòu)在人事檔案管理方面，缺乏制定適應(yīng)于自身發(fā)展的規(guī)章制度亦或是管理體制的不健全，甚至對醫(yī)院人事檔案信息的管理還停留于手動管理檔案的層面上，而新時期是信息化時代，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立可謂是時事所趨，此舉對醫(yī)院人員的信息錄入帶來便利的同時，也簡化檔案信息的檢索及利用分析工作。當(dāng)然醫(yī)院人事檔案資料的儲存室結(jié)構(gòu)建設(shè)不合理，防火、防潮與防蟲的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，以及基礎(chǔ)設(shè)備的配套不完善和基礎(chǔ)設(shè)備的老化等情況，這是醫(yī)院綜合考慮其運行成本，最終導(dǎo)致無力于撥向檔案資料儲存室維護建設(shè)工作的結(jié)果。

（3）檔案信息資料不全面

現(xiàn)今醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人才在社會中流動性活躍，導(dǎo)致檔案信息的收集過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些資料缺失狀況，且也存在大量人事檔案信息填寫過于簡單或是隨意，如：工作經(jīng)歷、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、家庭成員與社會的關(guān)系等，對年度考核流于形式，年度考核內(nèi)容年年都填一樣，只是數(shù)字稍加改動，或三十字內(nèi)概括一年工作，記錄的材料內(nèi)容前后矛盾的情況，更甚者為適應(yīng)招工單位的年齡條件肆意夸大年齡或減小年齡的舉措，嚴(yán)重降低人事檔案信息的可靠性；也不乏檔案資料中不符合標(biāo)準(zhǔn)的紙張、資料歸檔不及時等原因?qū)е聶n案材料殘缺不全的情況，這些不規(guī)范操作的存在直接影響到檔案材料系統(tǒng)的完整性和規(guī)范性。

（4）管理檔案信息資料的人員缺失

由于人事檔案資料管理者沒有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)以及特別的技術(shù)含量要求，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案信息資料管理者大多數(shù)為身居多職的兼管工作，亦或是沒有任何基礎(chǔ)經(jīng)驗的“門外漢”管理檔案工作；再之，雖然設(shè)置了完善的管理制度，由于檔案人員自身素質(zhì)問題，忽視或形同虛設(shè)，在日常工作中常常是檢查不到位，人員不落實，處理不及時，結(jié)果是解決不了問題，檔案安全管理也就沒有制度約束，在之檔案資料的管理工作在工作環(huán)境、工資待遇上不如同一階層其他人員，無法激發(fā)檔案管理者的主觀能動性，導(dǎo)致檔案管理人員思想消極，缺乏積極進取的工作精神，嚴(yán)重影響工作及服務(wù)的質(zhì)量。

2 醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)與利用管理的解決措施

（1）強化人事檔案管理意識

隨著人事管理制度改革的持續(xù)發(fā)展，有效規(guī)范醫(yī)務(wù)人員執(zhí)業(yè)行為，尊重醫(yī)護人員勞動價值，各醫(yī)院相繼制定出全員目標(biāo)年薪制、年薪計算工分制等相應(yīng)的工資制度與職工工作量掛鉤的改革措施，可基本滿足醫(yī)院對人事管理的需求，也促進醫(yī)院在公平、公正的客觀條件下，為醫(yī)院充分發(fā)掘、合理利用人力資源提供重要參考依據(jù)。

（2）規(guī)范檔案管理，完善檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案管理工作主要可將其概括為：收集資料、鑒別資料、收入檔案、檔案保存、檔案整理、檢索和提供保密等，其中最基礎(chǔ)性工作是檔案信息資料的收集工作，也是后續(xù)工作的前提條件。由于檔案填寫的來源范圍廣泛通常有：醫(yī)院的辦公室、人事部門、黨委辦公室以及醫(yī)務(wù)科、護理部等機構(gòu)及本人，所以各部門之間增加交流聯(lián)系是及其必要的，不僅可以及時追補缺失資料還能夠持續(xù)補充新的資料，當(dāng)然對材料的鑒別工作是檔案信息資料真實性的必要保證，嚴(yán)格按照規(guī)定對不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料及時退回，做到村料完整，不失散不積壓。對于檔案材料管理要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》及《干部檔案整理工作細(xì)則》來進行。（3）提高人事檔案管理者的素質(zhì)

檔案人員的安全意識薄弱直接影響著檔案信息的安全。在傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式的影響下，檔案工作人員面對信息時代的檔案工作呈現(xiàn)出了滯后的狀態(tài)，提高人事檔案管理者的素質(zhì)就是為醫(yī)院未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)，不斷完善符合醫(yī)院實際的人事檔案管理工作人員責(zé)任制度，保證經(jīng)過專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并持證上崗，方可接手人事檔案管理工作，平時要加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加上級主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高業(yè)績技能，保證檔案管理是在科學(xué)有效的情況下進行。

（4）正確處理人事檔案信息保密和開發(fā)利用

檔案保密的目的是為維護國家和人民利益，提供檔案的利用是發(fā)揮檔案的價值。保密與利用看二者是對立的，但是只要我們認(rèn)真加以研究，掌握其中規(guī)律，二者卻是統(tǒng)一的。檔案人員要有較強的事業(yè)心和責(zé)任心，遵守紀(jì)律，把握好檔案的使用范圍，保證檔案的絕對安全，適度開發(fā)利用，在工作業(yè)績及工作能力方面的資料要著重充實，而受文化教育、專業(yè)知識程度以及參加的各類資格考試等材料均應(yīng)及時放置于檔案資料之內(nèi)，對個人的綜合考察、醫(yī)院選拔、聘用人才提供更高效的信息服務(wù)。

（5）對醫(yī)院人事檔案資料進行現(xiàn)代化、合理化、科學(xué)化管理

提高人事檔案資料管理效率，加強其規(guī)范化，合理開發(fā)和利用，增加檔案資料的生命力及靈活性，調(diào)整管理方式，轉(zhuǎn)變管理思維，使人事檔案材料物盡其用。隨著網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)該開發(fā)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息的動態(tài)管理和維護，強化檔案工作人員的安全意識。保障檔案信息的安全，特別是檔案信息建設(shè)與管理人員的流動帶來的安全隱患，不斷完善信息檔案的整理制度，解決好安全問題，才能保證檔案信息化建設(shè)高速有效地發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，一份集準(zhǔn)確性與精確性于一體的人事檔案資料，不僅僅能夠全面地反映出個人的教育水平、道德行為、職業(yè)素養(yǎng)以及工作業(yè)績等基本信息，更能夠根據(jù)歷史性評價推斷出其后續(xù)發(fā)展情況，對于醫(yī)院的人才選取、潛力發(fā)掘、人才分配等問題均起到了關(guān)鍵性的作用。

參考文獻

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