韓玫麗

摘要：在高校教學(xué)管理隊(duì)伍中，教秘是學(xué)校教學(xué)管理隊(duì)伍中不可忽視的重要組成部分，在高校教育管理中發(fā)揮著不可替代的作用。但現(xiàn)實(shí)中基層單位教秘隊(duì)伍的不穩(wěn)定性和教秘隊(duì)伍培養(yǎng)規(guī)劃的欠缺與不足，在一定程度上直接影響到教學(xué)管理工作的質(zhì)量和成效。本文以北京Z學(xué)院為例，結(jié)合該學(xué)院教秘隊(duì)伍的現(xiàn)狀，提出了教秘隊(duì)伍培養(yǎng)與創(chuàng)新的路徑與相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 教學(xué)管理 創(chuàng)新路徑

教秘是連接學(xué)生、教師和相關(guān)職能部門之間的橋梁和紐帶，在教學(xué)管理活動(dòng)中發(fā)揮著上傳下達(dá)、承上啟下的樞紐作用。但在教秘隊(duì)伍培養(yǎng)和建設(shè)上，長(zhǎng)期缺乏配套的計(jì)劃和政策，相比學(xué)生和教師隊(duì)伍培養(yǎng)所擁有的各種資源的集合和配套政策而言，專門針對(duì)教秘隊(duì)伍的培養(yǎng)計(jì)劃基本處于空白，在崗教秘多處于現(xiàn)問現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用的狀態(tài)，教秘隊(duì)伍的管理也基本處于松散和相互間自我磨合、自我修復(fù)狀態(tài)，極大的影響了教秘隊(duì)伍的穩(wěn)定性和教學(xué)管理工作效率的提升與工作質(zhì)量的穩(wěn)定。

一、基層培養(yǎng)單位教秘隊(duì)伍現(xiàn)狀

1.隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流失頻繁

以北京Z學(xué)院三年為一期的聘崗為例，從2011年和2014年連續(xù)兩輪的聘崗統(tǒng)計(jì)看，教秘隊(duì)伍出現(xiàn)調(diào)離、辭職、轉(zhuǎn)崗不在少數(shù)，甚至崗位空缺，或無人參與競(jìng)聘，包括拒聘也時(shí)有發(fā)生。根據(jù)“2011年—2014年北京Z學(xué)院教秘崗位需求與申報(bào)人數(shù)統(tǒng)計(jì)表”（表1）可以看出，教秘崗位的數(shù)量2014年比2011年新增加了9個(gè)，教秘?cái)?shù)量的缺口從2011年的15.38%，增加到2014年的18.2%，教秘轉(zhuǎn)崗比例也從2011年的18.18%，增加到2014年的22.2%

表1 2011年—2014年北京Z學(xué)院教秘崗位需求與申報(bào)人數(shù)統(tǒng)計(jì)

年份 崗位設(shè)置數(shù)量 申報(bào)人數(shù) 缺崗人數(shù) 申請(qǐng)轉(zhuǎn)崗人數(shù)

2014 22 18 4 4

2011 13 11 2 2

從教秘流失的原因看，一是學(xué)校難以滿足教秘的職業(yè)期望，現(xiàn)實(shí)中重使用輕培養(yǎng)現(xiàn)狀的長(zhǎng)期存在，忽視了教秘渴望發(fā)展提高的心理需求和現(xiàn)實(shí)愿望。二是現(xiàn)有政策讓教秘普遍感到工作上的投入與回報(bào)不成比例，業(yè)務(wù)種類日益增多但卻加量不加價(jià)，導(dǎo)致了教秘對(duì)自身職業(yè)的滿意度逐步降低。

2.工作瑣碎繁雜，責(zé)任重壓力大

教秘長(zhǎng)期處于快節(jié)奏、超負(fù)荷被動(dòng)工作的狀態(tài)，由于需要面對(duì)多個(gè)部門或同一部門不同科室的各種工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)被要求同時(shí)完成各部門各種不同工作任務(wù)的窘境。另一方面隨著改革創(chuàng)新的推行，教秘承擔(dān)的工作內(nèi)容和工作維度被不斷擴(kuò)展延伸。從實(shí)際情況看，在北京Z學(xué)院有72.2%的教秘同時(shí)擔(dān)任著本科生教秘兼研究生教秘及科研秘書的工作，培養(yǎng)單位學(xué)生人數(shù)較少的教秘，還要兼任辦公室主任或行政秘書、學(xué)生輔導(dǎo)員工作，教秘一人身兼數(shù)職，一人多崗的情況很普遍。

表2 2014年北京Z學(xué)院部分二級(jí)院系教秘服務(wù)對(duì)象數(shù)量統(tǒng)計(jì)

學(xué)生數(shù)量 基層教學(xué)單位A

教秘編制為1人 基層教學(xué)單位B

教秘編制為1人 基層教學(xué)單位C

教秘編制為1人

本科生 600 480 240

研究生 66 37 24

專職教師 22 19 8

服務(wù)對(duì)象合計(jì) 688 536 272

備注：本科生以每班30人為平均值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，實(shí)際數(shù)量會(huì)略高于平均值。

從統(tǒng)計(jì)表2不難看出，在Z學(xué)院，基層教秘所面對(duì)的服務(wù)對(duì)象在崗位編制只有1人的前提下，其工作壓力既來自于工作本身的責(zé)任強(qiáng)度、時(shí)間緊迫、種類多樣、同步疊加性外，更多的還來自于服務(wù)對(duì)象數(shù)量上的眾多和不可控制性及服務(wù)內(nèi)容上的區(qū)別和差異性。

3.崗位晉級(jí)空間有限，前途不被看好

從崗位競(jìng)聘升職空間看，教秘競(jìng)聘到高級(jí)崗位幾乎不可能。在高校崗位設(shè)置中，各級(jí)別崗位投放的總體結(jié)構(gòu)比例受到嚴(yán)格控制，教師是主體放在第一位，教秘等崗位都是輔助性崗位，屬于二、三線人員，因此不可能有高級(jí)別崗位投放其中；其二教秘晉升高級(jí)別崗位，將與從事圖書資料、出版、新聞、檔案、會(huì)計(jì)、審計(jì)、工程技術(shù)、衛(wèi)生技術(shù)、教育管理等崗位進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，即便是有高級(jí)別指標(biāo)的投放，將多偏向于其他部門。

表3 2014年北京Z學(xué)院教秘崗位級(jí)別統(tǒng)計(jì)

崗位級(jí)別 教秘人數(shù) 各級(jí)別所占比例

6級(jí)（副高級(jí)） 1 5.5

9-10級(jí)（中級(jí)） 12 66.7

11-12級(jí)（初級(jí)） 5 27.8

合計(jì) 18 100%

根據(jù)統(tǒng)計(jì)表3可以看出，教秘隊(duì)伍中高級(jí)別比例占5.5%，中級(jí)比例占67%，初級(jí)比例28%。其中高級(jí)別比例的形成是由教師崗位轉(zhuǎn)崗形成的，屬非正相關(guān)因素，不具代表性，中級(jí)職務(wù)是主力，初級(jí)是入職年限3年及以下級(jí)別的年輕人，參加工作年頭不長(zhǎng)。

二、培養(yǎng)與建設(shè)中的難點(diǎn)

1.在思想根源和主觀意識(shí)上，對(duì)教秘隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)缺乏關(guān)注和重視

很多人認(rèn)為教秘工作技術(shù)含量低，無非是些接電話，調(diào)課，排課，安排考試，遞送教學(xué)材料，發(fā)發(fā)通知等簡(jiǎn)單易行之瑣事，教秘作為服務(wù)的提供者，為師生搭建好橋梁保證各項(xiàng)工作通暢完成就行了，因此，針對(duì)基層教秘的培養(yǎng)計(jì)劃幾乎看不到聽不到，至于如何培養(yǎng)一名合格的教秘，教秘?fù)碛械穆氊?zé)、權(quán)利和義務(wù)，教秘工作量與業(yè)績(jī)的考核、教秘職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等等則少有人問津和關(guān)心，對(duì)教秘隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、專業(yè)化水準(zhǔn)提升、教秘隊(duì)伍承重、承載、抗壓能力的調(diào)節(jié)，就更缺乏決策層面的調(diào)研和探究了。

2.就業(yè)市場(chǎng)求大于供，教秘人員流動(dòng)頻繁的不利影響被忽略或淡化

在就業(yè)市場(chǎng)供大于需求的現(xiàn)狀下，盡管有些基層單位教秘崗位出現(xiàn)長(zhǎng)期空缺，學(xué)?？偰芡ㄟ^內(nèi)部調(diào)劑、對(duì)外招聘或返聘等方式把缺口補(bǔ)上，這使得在崗教秘的呼聲更顯得微乎其微。教秘作為學(xué)生和教師之間、基層培養(yǎng)單位和上級(jí)主管部門之間的夾心層，基本沒有話語(yǔ)權(quán)，只有責(zé)任和義務(wù)，只能被動(dòng)式機(jī)械地進(jìn)行工作，所以一旦有合適的機(jī)會(huì)，教秘們多會(huì)選擇競(jìng)聘到其他崗位。

3.考核標(biāo)準(zhǔn)難以量化，付出與回報(bào)、責(zé)任與權(quán)益不對(duì)等

以北京Z學(xué)院為例，現(xiàn)有針對(duì)教秘崗在內(nèi)的專業(yè)技術(shù)人員考核標(biāo)準(zhǔn)都很籠統(tǒng)，沒有明確的量化和合理區(qū)分不同類別的細(xì)化指標(biāo)，唯一有量化的指標(biāo)就是科研分值，其余都缺乏細(xì)分，其結(jié)果是無論服務(wù)的學(xué)生數(shù)量是多是少、服務(wù)年頭是長(zhǎng)是短，業(yè)務(wù)范圍是寬是窄，教秘基本都是一樣的支付標(biāo)準(zhǔn)，等同于大鍋飯的分配方式。這在一定程度上也會(huì)滋生教秘的不公平情緒，從而敷衍工作或另謀出路。2009年被評(píng)為北京Z學(xué)院的首屆優(yōu)秀研究生教學(xué)管理人員的5名研究生教學(xué)秘書，至今只有1人還在繼續(xù)擔(dān)任教秘工作，其余人員已全部轉(zhuǎn)崗，究其主要原因還是權(quán)、責(zé)、利上的不均衡。

三、教秘隊(duì)伍培養(yǎng)與建設(shè)路徑的創(chuàng)新

新時(shí)期做好教秘工作，要求教秘掌握多方面知識(shí)和技能，除了自身要進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)和努力，提高服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)外，還離不開外在環(huán)境及配套政策的引導(dǎo)、保障和支持。要提高教秘隊(duì)伍的整體管理水平、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升管理人員的工作積極性，不妨可以從以下幾方面著手。

1.扶持性政策路徑創(chuàng)新

教秘隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)能力，直接關(guān)系到管理的效能，因此，教秘隊(duì)伍的培養(yǎng)及建設(shè)工作的創(chuàng)新，需要以精細(xì)化管理、精準(zhǔn)化服務(wù)、科學(xué)化的考核、人性化的政策框架為出發(fā)點(diǎn)，需要建立有利于教秘隊(duì)伍穩(wěn)定發(fā)展的支持保障性體系。

創(chuàng)新路徑：第一，在制度設(shè)計(jì)層面上提高教秘獲得高級(jí)職稱職務(wù)晉級(jí)的比例；第二，參照國(guó)家對(duì)輔導(dǎo)員隊(duì)伍系列的配套政策，按照學(xué)生和教師人數(shù)比例發(fā)放教秘專項(xiàng)崗位津貼；第三，對(duì)長(zhǎng)期堅(jiān)守教秘崗位的優(yōu)秀教秘，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)政策；第四，對(duì)積極參與科研立項(xiàng)的教秘，給予調(diào)研經(jīng)費(fèi)的專項(xiàng)支持；第五，在擬定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，把工作盡可能量化，使之更具科學(xué)性，并能成為一種激勵(lì)機(jī)制。

2.培養(yǎng)體系路徑創(chuàng)新

為吸引教秘能長(zhǎng)期堅(jiān)守這份工作，需要建立健全針對(duì)教秘職業(yè)特點(diǎn)的專項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃，通過完善培養(yǎng)機(jī)制，建立有效暢通的溝通平臺(tái)，讓他們看到未來有前途。

相關(guān)路徑：第一，制定符合教秘隊(duì)伍職業(yè)特征的發(fā)展規(guī)劃，允許在崗期間教秘讀博或進(jìn)修學(xué)習(xí)，并適當(dāng)給予配套資金的支持；第二，定期組織教秘有針對(duì)性的參加國(guó)內(nèi)外教學(xué)管理工作的培訓(xùn)、考察調(diào)研和繼續(xù)教育學(xué)習(xí)；第三，開辟交流平臺(tái)，暢通溝通與反饋渠道；第四，有意識(shí)的培養(yǎng)和選拔管理能力強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)的教秘充實(shí)到基層教學(xué)管理領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍中來。

3.管理環(huán)節(jié)上路徑創(chuàng)新

教秘在管理過程中對(duì)學(xué)生和教師二元素有著強(qiáng)烈的依附指向性，因此，有必要通過改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)有管理中的相關(guān)環(huán)節(jié)，理順教秘與學(xué)生、教師之間，包括各級(jí)主管部門在內(nèi)的角色依存關(guān)系。

相關(guān)路徑：第一，要根據(jù)師生比例，合理配置基層單位教秘的數(shù)量，如果因人員編制受限，教秘需要同時(shí)兼任多個(gè)崗位的工作，則給教秘配備較為長(zhǎng)期和固定的助管，輔助教秘開展工作；第二，制定新入職教師參與教秘工作的相關(guān)政策；第三，擴(kuò)充以基礎(chǔ)教研室為單位，教師和學(xué)生共同參與基層教學(xué)管理工作的相關(guān)職責(zé)，提高學(xué)生和教師的自我管理能力；第四，主管部門提前做好與有關(guān)部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通，使教秘能緩解或避開不同工作疊加所造成的重復(fù)、時(shí)間被壓縮等窘境。

4.簡(jiǎn)化服務(wù)路徑創(chuàng)新

精簡(jiǎn)工作提升效率是解決教秘負(fù)荷超載的重要環(huán)節(jié)，對(duì)此，要提高教秘的工作效率，在服務(wù)內(nèi)容上需要進(jìn)行調(diào)整和簡(jiǎn)化，并借助現(xiàn)代各類技術(shù)創(chuàng)新手段，給教秘“減負(fù)”和松綁。

相關(guān)路徑：第一，開發(fā)和健全基于信息技術(shù)的相關(guān)管理軟件的應(yīng)用，整合現(xiàn)有管理平臺(tái)，簡(jiǎn)化工作程序，縮短中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接；第二，拓展現(xiàn)有教學(xué)管理系統(tǒng)的使用功能和升級(jí)改造，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有平臺(tái)一站式多功能自助服務(wù)能力的打造；第三，開辟和建立綠色通道，減少重復(fù)性工作，避免時(shí)間、精力上的浪費(fèi)。

總之，教秘隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)工作的創(chuàng)新，需要改變?cè)械乃季S定式和處事方法，要提倡和建立起教秘隊(duì)伍建設(shè)逐步走向職業(yè)化和專門化的路徑，在政策導(dǎo)向上要有意識(shí)的引導(dǎo)教秘從低層次經(jīng)驗(yàn)式管理向研究和提升管理水平的高層次科學(xué)化轉(zhuǎn)化。觀念上的改變，政策上的推進(jìn)，管理手法上的創(chuàng)新，無疑會(huì)使教秘隊(duì)伍更具凝聚力和吸引力。借助無線互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將信息及通訊技術(shù)發(fā)展的成果運(yùn)用到教學(xué)管理工作中來，不斷開拓管理思想、管理手段和管理方法的創(chuàng)新路徑，是推進(jìn)教秘隊(duì)伍不斷走向成熟和可持續(xù)發(fā)展的重要基點(diǎn)。

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