陳鋒

摘 要：本文首先介紹了OA辦公自動化信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程，并對高校的數(shù)字化校園項目建設與高校OA辦公自動化信息系統(tǒng)的關系作了詳細分析與論述；其次針對當前高校數(shù)字化辦公的特點進行了詳細闡述；再次，就高校數(shù)字辦公OA信息系統(tǒng)的體系架構進行了剖析與講解；最后，對高校OA數(shù)字辦公信息系統(tǒng)的發(fā)展方向進行了技術展望。

關鍵詞：數(shù)字化校園；OA辦公；辦公協(xié)同；體系架構

中圖分類號：TP315 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2016）01-0068-03

數(shù)字校園時代，高校數(shù)字OA系統(tǒng)能夠加速學校整體信息化進程，能夠最大限度利用計算機和現(xiàn)代通訊手段面向學校服務，并建立學校內(nèi)部信息交流的快速通道，通過對各辦公要素的網(wǎng)絡整合，能夠實現(xiàn)工作流、信息流和知識流的綜合管理與應用，以達到共享信息資源、強化部門業(yè)務管理的目的。高校數(shù)字辦公OA系統(tǒng)通過加強各業(yè)務部門之間的交流，實現(xiàn)組織信息的快速上傳下達，促進了部門間的協(xié)同辦公，提高學校的整體辦公效率，并為學校各級領導及業(yè)務人員提供輔助辦公和決策服務。因此，可以說數(shù)字OA辦公系統(tǒng)是高校數(shù)字化建設過程核心應用的骨干業(yè)務系統(tǒng)，意義非凡。

一、OA信息技術發(fā)展歷程

OA辦公信息系統(tǒng)早期主要以群件為技術基礎，其代表產(chǎn)品主要以IBM的Domino（即Lotus Notes）和微軟的Exchange為主。OA辦公系統(tǒng)的業(yè)務功能由簡單收發(fā)文件、信息共享發(fā)展到工作流、任務流等OA辦公信息服務。由于早期軟件開源項目尚未普及，以Lotus.Notes或微軟的Exchange群件技術為基礎的OA自動化辦公系統(tǒng)一度成為業(yè)界主流方案。隨著企事業(yè)單位對OA辦公系統(tǒng)業(yè)務需求的不斷提出，采用群件技術OA產(chǎn)品的技術瓶頸開始顯現(xiàn)，其具體表現(xiàn)有OA系統(tǒng)無法充分利用數(shù)據(jù)、協(xié)同辦公性能差、系統(tǒng)靈活性受限、二次開發(fā)成本過高等。隨著計算機開源項目的蓬勃發(fā)展以及計算機應用系統(tǒng)體系架構的不斷優(yōu)化，出現(xiàn)了一大批以J2EE（Java）或微軟.Net為技術平臺、采用B/S多層體系架構的OA辦公應用系統(tǒng)，這個階段的OA辦公系統(tǒng)有標準后臺數(shù)據(jù)庫，有開放接口和技術標準能夠很好地與其他系統(tǒng)融合，且系統(tǒng)自身具有很強功能擴展性和兼容性，這個時期的OA辦公系統(tǒng)不再單純依附于某個服務器組件定制開發(fā)，OA辦公系統(tǒng)由過去簡單協(xié)同辦公服務逐步演化為集綜合行政辦公、復雜工作流定義、個人事務管理等多項工作任務于一體的業(yè)務管理信息系統(tǒng)。隨著無線互聯(lián)網(wǎng)的普及以及大數(shù)據(jù)、云技術應用時代的到來，用戶對數(shù)字化辦公需求又有了新的變化——智慧辦公、移動辦公以及數(shù)據(jù)挖掘與決策分析已經(jīng)成為時下主流辦公OA系統(tǒng)的新特征。這個階段的OA辦公系統(tǒng)通過依托信息平臺的技術支撐和數(shù)據(jù)環(huán)境，為用戶提供實用、輕巧、便捷的個性化辦公解決方案，并為用戶提供更加人性化的信息服務。

二、高校數(shù)字化辦公特點

1.高校的數(shù)字辦公任務繁重、業(yè)務復雜

首先，高校根據(jù)其高等教育辦學特點、辦學需要會進行一些機構的拆分合并和相應的人事變動，而頻繁的機構變動和人事調配會給OA辦公自動化系統(tǒng)帶來數(shù)據(jù)同步不及時、信息同步不完整等問題；其次，由于高校教學和科研活動區(qū)別于一般行政辦公工作，學校各個二級單位根據(jù)自身部門的特點都會出臺相應的業(yè)務管理辦法和工作流程，如何將不同院系的業(yè)務流程整合到統(tǒng)一的OA辦公系統(tǒng)之中，也是一個較為復雜棘手的技術難題；再次，高校的OA辦公系統(tǒng)并不限于一般意義上的行政辦公，還要與諸如教務、科研、圖書管理、資產(chǎn)管理等多個業(yè)務骨干信息系統(tǒng)進行對接，才能夠從真正意義上提升學校的辦公效能。而這就要求OA辦公系統(tǒng)需要與其他業(yè)務信息系統(tǒng)具有較高的數(shù)據(jù)交換性能和辦公協(xié)同能力。

2.信息互動性強

高校OA辦公系統(tǒng)用戶并不局限于學校管理人員，還包括廣大一線教師和在校學生。因此高校OA辦公系統(tǒng)應具備較好的信息互動性能，即師生可以通過IM網(wǎng)絡實時通訊軟件在線交流和溝通；同時，重要通知、公告也可通過短信平臺進行推送；隨著平板電腦和智能手機的普及，高校辦公OA系統(tǒng)還應實現(xiàn)在數(shù)字終端設備進行信息推送，以滿足無線網(wǎng)絡環(huán)境下師生移動辦公、便捷辦公的工作需求。

3.信息安全等級要求高

高校的數(shù)字辦公除了收發(fā)文和簽發(fā)審批之外，在自動化辦公環(huán)境中還會處理一些涉密性強的數(shù)據(jù)，如高校的試題庫、招生信息、財務信息以及大量人事和學籍管理信息，這些涉密信息如不加以嚴格防范，極有可能會被不法分子所竊取和利用，因此，高校數(shù)字OA系統(tǒng)要符合用戶對信息安全管理的要求，要具備可靠完備的安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡計算機病毒應具有很強的防范能力，并能確保系統(tǒng)具有嚴格的身份認證功能，相應的技術手段能夠對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護。

4.個性化信息服務完善

高校OA辦公系統(tǒng)除了具備成熟完善的公共電子辦公環(huán)境外，還應具備完善的個性化信息服務，如電子郵件、網(wǎng)絡博客、論壇、通訊錄、網(wǎng)絡硬盤等。用戶在使用公共政務辦公的同時，可通過自己專有的個人辦公環(huán)境處理隨身文檔和其他私人信息，這樣通過公共辦公與個性化信息服務可以打造一個良好的OA辦公生態(tài)圈，以便更好地黏住用戶。

三、數(shù)字化校園基礎平臺對OA辦公系統(tǒng)的應用

高校的數(shù)字化校園項目主要包括三大信息平臺的建設，即身份認證、數(shù)據(jù)中心及信息門戶平臺建設。高校數(shù)字化校園系統(tǒng)下的三大信息平臺為開展網(wǎng)絡應用和信息服務奠定了堅實技術基礎和數(shù)據(jù)環(huán)境?；跀?shù)字化校園平臺技術的OA辦公系統(tǒng)無論從信息服務的廣度、深度還是在與其他業(yè)務系統(tǒng)集成上都與傳統(tǒng)意義上的OA辦公系統(tǒng)有著本質區(qū)別。這主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)的人員和部門機構等基礎數(shù)據(jù)需要管理員重新建立或從其他業(yè)務系統(tǒng)導入，當學校人員或機構發(fā)生變化時，需要系統(tǒng)管理員人工維護，費時費力，且信息維護的準確性、及時性大打折扣。而數(shù)字化校園下的身份認證平臺能夠為學校提供完整規(guī)范的用戶及部門機構代碼數(shù)據(jù)標準，辦公OA系統(tǒng)通過中間件接口技術可以訪問身份認證平臺下的人事和部門機構基礎信息，確保了用戶身份信息的時效性、準確性與唯一性。

（2）數(shù)字辦公OA協(xié)同系統(tǒng)可以通過數(shù)字化校園的信息共享平臺，利用中間件技術將學校的人事、科研、教務、資產(chǎn)管理等骨干業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫整合起來，實現(xiàn)了學校業(yè)務信息系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)深度融合，OA辦公協(xié)同系統(tǒng)將學校的財務、教務、科研等常規(guī)業(yè)務申請審批手續(xù)，以若干個工作流的形式固化下來，并交由OA系統(tǒng)部署實施，工作流通過中間件技術，將最終審批表單自動回傳到業(yè)務信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)與其他業(yè)務應用系統(tǒng)的無縫數(shù)據(jù)交換，避免其他業(yè)務系統(tǒng)的重復錄入，提升了工作效率和效能。

（3）數(shù)字化校園下的信息門戶可為辦公OA系統(tǒng)的信息服務提供強有力的技術支撐。信息門戶中的電子郵件、論壇、博客、網(wǎng)絡硬盤等通用性強的應用組件皆可接駁到OA辦公系統(tǒng)之中，以此完善擴充OA辦公系統(tǒng)的個性化信息服務。依托數(shù)字化校園已有的技術支撐和數(shù)據(jù)環(huán)境開發(fā)和部署高校的數(shù)字化OA辦公系統(tǒng)可大幅降低開發(fā)成本，同時，又規(guī)避了不必要的重復性建設，保護了前期已有的信息化投資。

四、高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)的體系結構

高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)通過多層體系架構的科學構建，可最大限度利用高校數(shù)字化校園已有技術基礎，充分利用高校數(shù)字化校園數(shù)據(jù)環(huán)境，將OA辦公系統(tǒng)無縫接入到整個高校數(shù)字化校園的體系建設之中，從而實現(xiàn)系統(tǒng)與校內(nèi)其他業(yè)務系統(tǒng)更深層次融合。高校的OA辦公體系架構可以劃分為應用表現(xiàn)層、功能邏輯層、通用組件層以及技術平臺與數(shù)據(jù)層，如圖1所示。其中應用表現(xiàn)層主要為高校用戶提供多媒介的信息展現(xiàn)與人機交互功能；邏輯功能層主要為辦公OA的各個子系統(tǒng)、子模塊，該層主要負責處理OA的業(yè)務功能；通用組件層主要用來處理邏輯功能層提交的各種OA辦公任務，以及與其他業(yè)務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。而最下層的技術平臺及數(shù)據(jù)層是為OA辦公系統(tǒng)提供技術平臺支撐及基礎數(shù)據(jù)環(huán)境。

五、高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)技術展望

隨著教育信息化水平的提升，尤其是高校數(shù)字校園、智慧校園建設的逐漸深入，未來將會有更多新技術融入到高校數(shù)字辦公OA系統(tǒng)中，如HTML5通用標記語言規(guī)范的應用以及未來WIN10操作系統(tǒng)的普及，會將PC、PAD、手機的操作界面融為一體，將會給高校OA辦公用戶帶來輕量化、快捷便攜的數(shù)字辦公應用體驗；云計算云存儲的應用，能夠幫助院校節(jié)省大量的計算和存儲資源，更有利于數(shù)字OA辦公系統(tǒng)的部署實施以及日后的功能擴展；而大數(shù)據(jù)計算則能更好地幫助學校利用海量的OA辦公信息資源進行數(shù)據(jù)挖掘與輔助決策。

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（編輯：王天鵬）