機(jī)關(guān)單位檔案管理研究

周映雪

摘 要：檔案管理作為機(jī)關(guān)單位重要的管理體系之一，其規(guī)范化可以體現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位的管理水平。所以，建立完善和科學(xué)的檔案管理體系對(duì)機(jī)關(guān)單位有著重要的意義。本文對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究，并發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，針對(duì)問題提出具體的措施，以提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；規(guī)范化

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀

提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平，不僅有利用員工提高工作效率，還保證了歷史的真實(shí)情況。而機(jī)關(guān)單位的檔案資料是國(guó)家資源的一部分，特別是在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》實(shí)施后，我國(guó)檔案管理工作得到了更穩(wěn)定的發(fā)展，同時(shí)機(jī)關(guān)單位也更加重視檔案管理中在，并加強(qiáng)了對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)，使我國(guó)檔案管理水平得到整體的提高。就目前而言，我國(guó)部分機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平已經(jīng)達(dá)到了一級(jí)管理的標(biāo)準(zhǔn)，綜上所述，我國(guó)檔案管理水平已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)制度化和規(guī)范化。

2 機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問題

2.1 忽視檔案管理工作

在執(zhí)行檔案管理工作時(shí)，許多機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理并沒有進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，更不能了解它可以在單位中發(fā)揮的重要作用，所以檔案部門常常成為擺設(shè)，而且許多員工都不希望自己在檔案部工作。因此，檔案部門職能和其他部門合并或者被精簡(jiǎn)。除此之外，在人員配置上，單位常常采用兼職的方式對(duì)工作人員進(jìn)行安排，這些員工往往不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，且由于不是在編人員，工資就普遍較低，導(dǎo)致這個(gè)崗位上的員工呈現(xiàn)流動(dòng)性，而選擇這項(xiàng)工作的員工，由于不被重視，工作熱情就會(huì)降低，在工作過程中就不會(huì)積極主動(dòng)，檔案管理的發(fā)展就受到了限制。

2.2 管理方式嚴(yán)重滯后

上述我們已經(jīng)了解到機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的發(fā)展，但是同其他管理體系相比，仍然存在一定的差距，其制度并不能跟上單位的自身發(fā)展，甚至一些內(nèi)容已經(jīng)不能使用于本單位的發(fā)展現(xiàn)狀。在管理過程中，檔案資料往往由本部門自行保管，例如財(cái)務(wù)部門中的檔案，通常都是由技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。這種管理方式較為落后，且各個(gè)部門之間不能及時(shí)的進(jìn)行交流，導(dǎo)致檔案之間的管理存在一定的差異性。

2.3 檔案管理科學(xué)化水平低

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，社會(huì)發(fā)展逐漸信息化，許多機(jī)關(guān)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。而電子檔案正是信息化中的產(chǎn)物，計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅可以有效的節(jié)約員工的工作時(shí)間，還可以更加方便的對(duì)檔案進(jìn)行查找、修改、復(fù)制和閱讀。所以，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足機(jī)關(guān)單位的需求，而信息化可以更好的完成檔案管理的工作。此外，和傳統(tǒng)的檔案方式相比，檔子檔案的保持時(shí)間可以更長(zhǎng)久，且不易受損，保密度更高。所以，加快檔案管理的科學(xué)化成為機(jī)關(guān)單位所面臨的主要問題。

3 加強(qiáng)檔案管理工作

3.1 深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感

首先提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理中在在單位中的重要性，并將這種意識(shí)傳達(dá)給單位員工，樹立良好的管理意識(shí)。并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。其次，加強(qiáng)員工工作的責(zé)任感。檔案管理部門可以定期對(duì)本門的工作情況進(jìn)行總結(jié)，并將存在的問題上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，并對(duì)各個(gè)部門的檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督，讓部門間溝通和交流更加流暢，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，特別是對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)，在管理的過程中可以更加規(guī)范，增加員工工作的責(zé)任感，提高員工積極性。

3.2 依法加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作

我國(guó)對(duì)檔案管理工作，已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)，所以機(jī)關(guān)單位在實(shí)施管理制度時(shí)，需要結(jié)合相關(guān)的內(nèi)容，提高檔案管理的規(guī)范性。此外，隨著信息化的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位可以建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，提高檔案資料的完整性和保密性。而檔案部門也可以和其他部門相互合作，并參與到設(shè)備開箱、基建工程驗(yàn)收等相關(guān)技術(shù)工作中，對(duì)技術(shù)中產(chǎn)生的資料進(jìn)行保管，并形成獨(dú)立的檔案資料。對(duì)于檔案管理部門而言，由于涉及的資料種類眾多，所以在進(jìn)行管理的過程中，可以對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，并未檔案管理的信息化奠定良好的基礎(chǔ)。

4 提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的措施

4.1 提高重視度

由于檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位中有著重要的作用，所以對(duì)人才的要求就比較高，對(duì)人員之間的協(xié)調(diào)能力也有一定的要求。所以在工作過程中，可以成立相關(guān)的檔案管理小組，并由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)一職。建立檔案管理體系時(shí)，需要結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，讓制度的內(nèi)容更有針對(duì)性，且在實(shí)施的過程中具有操作性。此外，對(duì)于相關(guān)的人員需要定期進(jìn)行培養(yǎng)，檔案管理工作并不是一成不變的，而是隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸產(chǎn)生新的作用，因此員工需要對(duì)自身的專業(yè)能力進(jìn)行提升，并更好的使用檔案管理工作的發(fā)展，隨著檔案工作的發(fā)展，所需要的資金也會(huì)有些提高，因此機(jī)關(guān)單位要重視資金的支持，保證檔案工作可以更好的進(jìn)行。

4.2 細(xì)化歸檔范圍

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，由于涉及的活動(dòng)較多，所以對(duì)于有價(jià)值的資料都應(yīng)該歸納于檔案中，提高檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，并為單位提供更好的服務(wù)。但是在對(duì)檔案資料進(jìn)行豐富的過程中，不能只重視數(shù)量，而要對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行提升。那么，在歸納時(shí)就必須按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行，確保檔案資料的有效性和科學(xué)性。

5 總結(jié)

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，檔案管理工作是單位水平的一種體現(xiàn)，也是對(duì)自身情況進(jìn)行審核的有效資源，并保證單位發(fā)展可以更加穩(wěn)定。雖然我國(guó)檔案管理水平已經(jīng)得到了發(fā)展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高檔案管理水平就成為機(jī)關(guān)單位的首要任務(wù)。本文提到一些機(jī)關(guān)單位在檔案管理中存在的問題，最后針對(duì)問題提出相關(guān)的措施，認(rèn)為在建設(shè)和實(shí)施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)相關(guān)的人員的責(zé)任心，以達(dá)到管理水平的提高，并進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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