摘 要:目前,我國普通高等學(xué)校招生全國統(tǒng)一考試考生檔案由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成,電子檔案、紙質(zhì)檔案作為高考錄取的依據(jù),各具舉足輕重的地位。本文對當(dāng)前考生檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行了分析,以及如何加強(qiáng)對考生檔案的管理進(jìn)行了研究,只有兩檔取長補(bǔ)短,建立健全檔案管理制度,大力培養(yǎng)檔案管理人才,才能使我們高考更加公平、公正。
關(guān)鍵詞:高考考生檔案;管理;問題;對策
2002年,全國普通高等學(xué)校招生全國統(tǒng)一考試招生工作歷史性的第一次全面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上錄取,標(biāo)志著我國招生事業(yè)在“科教興國”的戰(zhàn)略方針指引下,引進(jìn)高科技實(shí)現(xiàn)招生手段現(xiàn)代化,確保招生錄取的公平、公正。高考考生檔案是高校審查錄取的重要依據(jù)和憑證。錄取時(shí),由省級教育招生考試機(jī)構(gòu)按照有關(guān)程序把檔案分批投放到各個(gè)錄取學(xué)校,也就我們經(jīng)常說的“投檔”,投檔后,學(xué)校逐一審查考生檔案。審查通過后,該名考生的檔案就會(huì)呈現(xiàn)“錄取待審”的狀態(tài),就表示已經(jīng)被該校錄?。蝗艨忌鷻n案審查沒有通過,那么該名考生的的檔案就會(huì)被“退檔”,呈現(xiàn)“預(yù)退檔”的狀態(tài),就表示該名考生沒有被該校錄取。由此可見,高考考生檔案在招生錄取過程中處于重要位置。
1 考生檔案的形式和內(nèi)容
高考考生檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式,兩者在錄取過程中皆起著至關(guān)重要的作用。
電子檔案內(nèi)容包括考生報(bào)名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息、考生參加高等學(xué)校招生考試的誠信記錄,以及綜合素質(zhì)評價(jià)信息或高中畢業(yè)鑒定等。
紙質(zhì)檔案包括考生本人簽名確認(rèn)的報(bào)名表、報(bào)考學(xué)校志愿表、體檢表以及普通高中學(xué)生檔案、高中畢業(yè)證書復(fù)印件、高考成績單、高中畢業(yè)學(xué)業(yè)水平測試成績單和個(gè)別考生的特殊補(bǔ)充材料等相關(guān)的證明材料。電子檔案與紙質(zhì)檔案相同項(xiàng)目信息必須一致。
2 考生檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案以紙張為媒介的檔案,其主要特點(diǎn)有:(1)信息全面性。紙質(zhì)檔案包含考生的考試與學(xué)籍的詳細(xì)信息,對于高校了解考生詳細(xì)信息來說很有價(jià)值。(2)地位權(quán)威性。檔案中關(guān)于學(xué)生的考試成績、歷史表現(xiàn)等信息都是所在學(xué)校與當(dāng)?shù)亟逃鞴懿块T對學(xué)生最直觀的記錄,這些信息是通過對考生十幾年學(xué)習(xí)生涯的觀察得出的,是第一手資料,具有客觀性與真實(shí)性。同時(shí),檔案在由考生所在地到高校的過程中全面封閉,考生完全不接觸其中內(nèi)容,這使得檔案中關(guān)于考生的信息記錄是權(quán)威的、有保障的。(3)管理科學(xué)性。伴隨十幾年的高考?xì)v程,我國檔案管理無論從信息的搜集、匯總到分析、存儲(chǔ)、傳遞,逐漸形成了一套較為完整、科學(xué)的流程,愈發(fā)朝著管理的科學(xué)性發(fā)展。
電子檔案較紙質(zhì)檔案而言,有著以下這些特點(diǎn):(1)可追蹤性。通過電子檔案錄取方式,考生可追蹤了解電子檔案在錄取過程中所處的運(yùn)行情況,如若發(fā)現(xiàn)問題,可有足夠的時(shí)間及時(shí)向教育部門匯報(bào)以便及時(shí)解決問題,避免措施入學(xué)機(jī)會(huì)。電子檔案的實(shí)施,是高考改革完善采錄信息渠道的良好體現(xiàn)。(2)公平性。由電腦通過電子檔案進(jìn)行招錄工作,可以加強(qiáng)對高考錄取工作的全面監(jiān)控,電腦按照標(biāo)準(zhǔn)化操作,準(zhǔn)確記錄考生信息,嚴(yán)格投檔退檔,一切程序有跡可循,避免暗香操作,確保高考的公平公正。(3)節(jié)約性。通過采用電子檔案的形式進(jìn)行高考錄取,是經(jīng)濟(jì)節(jié)約、環(huán)境友好的良好體現(xiàn)。電子檔案只需通過網(wǎng)絡(luò)從計(jì)算機(jī)中進(jìn)行智能之別,無須過去的派專人到現(xiàn)場招生,同時(shí)許多資料只需要保存在電腦中而不需要打印成紙質(zhì)文檔,縮減了經(jīng)濟(jì)成本。
3 考生檔案管理中主要存在的問題
目前,我國高考考生檔案的的管理工作任然存在著漏洞,使得高考錄取的公正性大打折扣,因此,當(dāng)前形勢下,檔案管理問題的關(guān)注提上日程。
(一)紙質(zhì)檔案管理中主要存在的問題
1、高考考生紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)遞長期缺乏嚴(yán)格規(guī)范
教育部對考生檔案轉(zhuǎn)遞管理并沒有作統(tǒng)一的要求,具體由省級招考部門制定紙質(zhì)檔案的遞送辦法。上海、重慶、吉林、海南等多省市在2013年以前,考生檔案由考生自帶到錄取高校,浙江、廣東等少數(shù)省份2012年起實(shí)行省教育考試院負(fù)責(zé)集中寄發(fā)高校,安徽省2014年起實(shí)行考生所在報(bào)名點(diǎn)單位(中學(xué))統(tǒng)一寄送至有關(guān)高校。由此可見,全國沒有統(tǒng)一的高考考生檔案轉(zhuǎn)遞管理規(guī)定或工作指南??忌鷻n案轉(zhuǎn)遞隱患多,一是轉(zhuǎn)遞方式不符合保密要求。人事檔案具有機(jī)密性,應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,然而通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞的情況很少,新生自帶檔案或者普通郵寄檔案的情況占大多數(shù)。自帶檔案的新生擅自拆開檔案,從而導(dǎo)致檔案的完整性和信息準(zhǔn)確性被破壞。而通過郵寄方案容易造成地址填寫不準(zhǔn)確,不清晰,出現(xiàn)郵件分撿差錯(cuò),少數(shù)檔案流失。
2、建檔不規(guī)范,偽造檔案事件時(shí)有發(fā)生。考生的紙質(zhì)檔案主要是由考生所在的中學(xué)填寫,檔案組建的程序及內(nèi)容是否規(guī)范直接取決于學(xué)校對考生檔案的重視程度。目前,大部分中學(xué)并沒有專職的檔案管理工作人員,考生檔案的管理極不規(guī)范,甚至出現(xiàn)了“羅彩霞”、“高考移民”等現(xiàn)象,給高考造成了極其惡劣的影響,是對高考公平性的一種褻瀆。
(二)電子檔案管理中主要存在的問題
電子檔案的內(nèi)容易于修改,且修改后可以不易留下痕跡,雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改電子檔案,但仍比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多。
2、對工作人員和硬件要求高。并不是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案,也不是懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的工作人員,就可以管理電子檔案。電子檔案管理不僅要求工作人員具備一定的電腦操作水平,同時(shí)還要熟練運(yùn)用檔案管理軟件。此外,還要配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備、電腦及網(wǎng)絡(luò),形成一個(gè)完整的檔案管理平臺(tái),同時(shí)還要有配套的網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備安全等保障措施,以防網(wǎng)絡(luò)攻擊,信息遭泄露與篡改的危險(xiǎn),大大的增加了硬件的資金投入。
4 加強(qiáng)對考生檔案管理的對策
(一)電子檔案與紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合,充分發(fā)揮二者的優(yōu)勢。
紙質(zhì)檔案的原始性決定了紙質(zhì)檔案不會(huì)隨著信息數(shù)字化的浪潮而消逝,無論什么時(shí)候當(dāng)電子檔案因?yàn)樵O(shè)備故障等問題無法恢復(fù)時(shí),紙質(zhì)檔案都將凸顯其獨(dú)特的價(jià)值。同時(shí),電子檔案傳輸快捷、查找方便、易于分析等優(yōu)勢也決定了電子檔案在快節(jié)奏的工作中必將扮演重要的角色,所以我們必須在整理保存好紙質(zhì)檔案的同時(shí),充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。
(二)建立健全檔案管理制度
1、根據(jù)實(shí)際工作情況,制定和完善相關(guān)的考生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度,以防止考生檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。每一位招考機(jī)構(gòu)工作人員都要清楚工作流程,嚴(yán)格按章辦事。同時(shí)加強(qiáng)獎(jiǎng)懲制度建設(shè),對于工作表現(xiàn)較好的,予以獎(jiǎng)勵(lì),對于惡意對檔案進(jìn)行造假的行為,情節(jié)較輕的要按照相關(guān)法律追究其刑事責(zé)任。
2、引入監(jiān)督機(jī)制,開放針對大眾的查詢窗口,讓檔案管理工作的所有流程暴露在陽光之下,只有有效的監(jiān)督,才能保證高校對真實(shí)的檔案進(jìn)行審查,選擇德才兼?zhèn)涞娜瞬拧?/p>
(三)大力培養(yǎng)招生檔案管理人才
招考機(jī)構(gòu)工作人員不僅要掌握招生考試相關(guān)的政策,同時(shí)也要熟練掌握檔案工作的基本原則和方法,熟練操作計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。招考工作人員不斷提高自身素質(zhì),才能應(yīng)對招生工作的需要,適應(yīng)招生事業(yè)發(fā)展的新要求。
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作者簡介
劉萑葦(1985-),女,湖南株洲人,碩士研究生,系湖南省株洲市教育考試院辦公室科員,從事辦公室工作10年。