提升高校辦公室工作水平的若干思考

楊慶華

摘 要：改革開放進(jìn)入新時(shí)代后，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)政治文化在日新月異的變化間，給高校提供了極佳的環(huán)境和條件，推動(dòng)了高校的不斷發(fā)展。與此同時(shí)，各大高校所面對(duì)的挑戰(zhàn)也日益增多。而在高校的壯大過程中辦公室作為高校行政管理的辦事機(jī)構(gòu)起到的更是統(tǒng)籌優(yōu)化、綜合管理的重要作用，其工作水平直接影響到高校的發(fā)展速度和發(fā)展質(zhì)量。所以為了進(jìn)一步滿足社會(huì)對(duì)高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量的要求，就必須要發(fā)現(xiàn)并解決出現(xiàn)在高校辦公室工作中的問題。本文就高校辦公室工作存在的相關(guān)問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析概述，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；工作水平；存在的問題；解決方式

高校作為培養(yǎng)人才，為社會(huì)各行業(yè)輸送高質(zhì)量精英的場(chǎng)所，其發(fā)展質(zhì)量與發(fā)展水平關(guān)乎國(guó)家整體命運(yùn)。高校發(fā)展是一個(gè)涉及諸多主體，包涵無數(shù)環(huán)節(jié)的復(fù)雜且龐大的行政管理體系。在這個(gè)體系中高校辦公室就像是中樞神經(jīng)一樣的存在，管理的事物繁雜卻重要，擔(dān)負(fù)著信息管理、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、參謀助手、對(duì)外聯(lián)絡(luò)以及對(duì)諸多日常事務(wù)的管理與服務(wù)工作?？梢姼咝＾k公室的作用之重要。尤其是在當(dāng)代中西方文化加錯(cuò)復(fù)雜，一些消極思想趁虛混淆視聽的情況下，如何打造一個(gè)符合時(shí)代要求的高校辦公室，如何不斷促使辦公室改革創(chuàng)新，提升工作水平，是高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1 高校辦公室工作中存在的問題

存在于高校辦公室工作中的問題嚴(yán)重影響了辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，不可避免地造成了資源的浪費(fèi)。所以在承認(rèn)高校辦公室的積極作用和重大意義的同時(shí)，也必須找出影響辦公室工作水平提高的負(fù)面因素，才能更具針對(duì)性地加以解決。

1.對(duì)高校辦公室工作職能定位有偏差

高校辦公室的工作相比其他部門具有更強(qiáng)的原則性、事務(wù)性和綜合性，所服務(wù)的對(duì)象和負(fù)責(zé)的領(lǐng)域也更加廣泛。同時(shí)一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是更好地為全體師生服務(wù)，為了做到這一點(diǎn)高校辦公室的管轄面不斷延伸，但是工作質(zhì)量和師生滿意度卻不見提高。這是因?yàn)檗k公室扮演的角色不但是服務(wù)者，也是決策輔助者和綜合協(xié)調(diào)者，總之不應(yīng)當(dāng)處于被日?，嵥槭挛锢_的低水平狀態(tài)。

但是在實(shí)際的工作過程中，隨著高效辦公室規(guī)模的不斷壯大，人數(shù)的不斷增加，卻出現(xiàn)辦公室工作職能定位發(fā)生偏差，職責(zé)范圍界定愈發(fā)模糊的現(xiàn)象。在工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些急待解決的問題卻久拖不決；本應(yīng)細(xì)致掌握的各類信息卻知之甚少，無法幫助高校領(lǐng)導(dǎo)層做出正確決定的情況；清晰的工作職責(zé)變得模糊，部門之間的工作范圍發(fā)生重疊。同時(shí)由于辦公室工作負(fù)擔(dān)的增加，也令部分人員無法細(xì)致周到地處理師生在工作學(xué)習(xí)中遇到的麻煩。

2.對(duì)辦公室工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位

高校辦公室直接承擔(dān)著對(duì)于國(guó)家各項(xiàng)政策制度學(xué)習(xí)傳達(dá)，以及把好信息檔案整合，獲得第一手資料，監(jiān)督其他部門工作的重要職責(zé)。因此日常的工作總是圍繞著一定的信息展開，而這些繁重復(fù)雜的細(xì)節(jié)性工作，卻極大地降低了工作人員的積極性，逐漸令他們忘記了辦公室工作背后的重要意義。

辦公室工作人員一直以“對(duì)一時(shí)不如少一事”的隨意性心理對(duì)待辦公室工作，就會(huì)令上級(jí)的計(jì)劃無法落到實(shí)處，各部門之間的矛盾愈發(fā)尖銳，相互推諉現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。倘若這種情況得不到及時(shí)的處理，就會(huì)極大地降低工作效率，增加工作成本，嚴(yán)重阻礙高校的發(fā)展道路。

3.辦公室工作人員的整體工作素質(zhì)不高

辦公室人員不斷增加導(dǎo)致的另一個(gè)問題就是辦公室工作人員的整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為一些辦公室工作人員的思想觀念并未得到及時(shí)的更新，仍舊停留在傳統(tǒng)的管理思維之中，仍舊以傳統(tǒng)的低效的辦公手段處理工作，仍舊固守在自己的范圍內(nèi)，不與其他部門進(jìn)行溝通聯(lián)系，從而浪費(fèi)了許多不必要的時(shí)間和資源。同時(shí)一部分工作人員的工作只是停留在表面無法對(duì)信息進(jìn)行深入挖掘，無法對(duì)現(xiàn)有的模式進(jìn)行創(chuàng)新，所以對(duì)于日益增多的，難度不斷提高的工作心有余而力不足。這樣的工作模式已經(jīng)不適宜于當(dāng)前信息時(shí)代高效多層次辦學(xué)的要求。

2 高校辦公室工作水平不斷提高的措施

以上所說的就是存在于高校辦公室工作中的問題，要解決這些問題，提高辦公室的工作水平，推動(dòng)高校的發(fā)展適應(yīng)時(shí)代的要求，就要采取一系列的措施，不斷強(qiáng)化辦公室工作人員的學(xué)習(xí)、效率、服務(wù)等意識(shí)，提高辦公室工作人員綜合協(xié)調(diào)、信息整合掌控等多種能力。具體方法如下。

1.提高辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)

素質(zhì)的提高是辦公室工作有序高效開展的第一步，因此高校要強(qiáng)化辦公室工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。

所以高校應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公室人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不僅要令辦公室的每位工作人員都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)和新興的技術(shù)進(jìn)行日常工作，提高工作效率，還要不斷增強(qiáng)大家的組織協(xié)調(diào)能力和文字表達(dá)能力，提高工作質(zhì)量。同時(shí)鼓勵(lì)辦公室的工作人員進(jìn)行日常工作方式的創(chuàng)新，主動(dòng)在繁瑣重復(fù)的工作中尋找規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并傳授給辦公室的其他人，使得辦公室的專業(yè)素質(zhì)得到不斷提高。除此之外還要組織辦公室的工作人員走出去，去其他部門、其他院校進(jìn)行學(xué)習(xí)，吸收他們工作中的有益方法并應(yīng)用于自身的工作中，以此帶動(dòng)辦公室工作水平的提高，從而更好地服務(wù)于高校的發(fā)展。

2.轉(zhuǎn)變辦公室工作人員的思維觀念

思維決定行為，行為影響質(zhì)量，因此高校提升辦公室工作水平的第二步就是要轉(zhuǎn)變工作人員的思維觀念，強(qiáng)化工作人員的大局意識(shí)、效率意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

為此高校要帶領(lǐng)辦公室所有的工作人員學(xué)習(xí)國(guó)家的方針政策，研究國(guó)家及有關(guān)部門的法律法規(guī)，在嚴(yán)格保證辦公室工作行為規(guī)范性的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)存在于政策制度中的機(jī)遇，從而變被動(dòng)辦事為主動(dòng)謀事，變滯后管理為超前服務(wù)。還要轉(zhuǎn)變辦公室工作人員的工作方式，尤其是辦公室領(lǐng)導(dǎo)者的工作方式，要求其在注重細(xì)節(jié)的同時(shí)，將自己置身于全局之上，從整體上進(jìn)行各項(xiàng)資源和各個(gè)部門的優(yōu)化配置，并能想其他人所不能想，真正發(fā)揮出辦公室應(yīng)有的作用。另外辦公室工作人員還要擺正自己的位置，做好思想定位，將工作真正落腳到為全體師生服務(wù)的基礎(chǔ)上。

3.建立健全相應(yīng)的辦公室管理機(jī)制

高校提升辦公室工作水平還要在以人為本的管理下建立并完善相關(guān)的管理機(jī)制，涵蓋人才聘用，人才選拔，工資報(bào)酬，獎(jiǎng)金福利等多個(gè)方面。

既要有一個(gè)整體的制度規(guī)范工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，令辦公室每個(gè)工作人員的每項(xiàng)工作都有章可循，有據(jù)可依。還要有一個(gè)相對(duì)公平公正的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，并將辦公室內(nèi)每位工作人員的獎(jiǎng)懲情況，獎(jiǎng)懲原因盡可能地透明清晰地顯示出來。以此令工作人員真正體會(huì)到公平公正，然后心甘情愿做奉獻(xiàn)并最大程度地挖掘自身內(nèi)外潛力，從而提高自身工作質(zhì)量和工作效率。此外，還要建立辦公室工作責(zé)任制，促使大家自覺承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，不推諉，不逃避。

3 總結(jié)

高校辦公室工作的重要程度在時(shí)代的發(fā)展中愈發(fā)凸現(xiàn)，尤其是在當(dāng)今這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)并存的時(shí)期。實(shí)現(xiàn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展就要重視辦公室工作質(zhì)量，從根本上提升辦公室的工作水平。而言做到這一點(diǎn)就需要高校不斷將高素質(zhì)人才吸收到辦公室隊(duì)伍中，就需要辦公室工作人員不斷提高自身素質(zhì)。唯有高校上下一起努力，針對(duì)時(shí)代的不同需求及時(shí)調(diào)整發(fā)展方式，才能更好地應(yīng)對(duì)接下來更多的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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