淺議學(xué)校檔案信息化管理

楊鳳梅

摘要：學(xué)校檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。針對目前工作中存在的主要問題，從爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視支持、提高檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)、注重檔案資源的挖掘和建設(shè)、加大資金投入力度等五方面提出了對策建議。

關(guān)鍵詞：淺議；學(xué)校檔案；信息化

中圖分類號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1672-1578（2016）09-0013-01

學(xué)校檔案管理是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中必不可少的一個(gè)有效手段。學(xué)校檔案管理不僅是維護(hù)學(xué)校利益、學(xué)校合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，也是反映學(xué)校發(fā)展、技術(shù)、科研、成果、資源及歷史概貌的重要資料。學(xué)校檔案管理工作做好了，一方面為學(xué)校高層管理人員及時(shí)了解學(xué)校整體教學(xué)狀況，適時(shí)調(diào)整教育策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)教學(xué)改革供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定學(xué)校教學(xué)成果，為學(xué)校與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定基石。檔案管理成果同學(xué)校教學(xué)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該學(xué)校資源配置的取向和模式，決定著學(xué)校的現(xiàn)實(shí)狀況和未來發(fā)展，對于實(shí)現(xiàn)該學(xué)校教育改革戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好學(xué)校檔案管理工作，對促進(jìn)學(xué)校全面發(fā)展、提升學(xué)校教育質(zhì)量具有重要意義。

當(dāng)今社會(huì)，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展的大趨勢，學(xué)校檔案管理也不例外。所謂學(xué)校檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

從總體情況看，我國學(xué)校檔案管理信息化雖然起步較晚，但其發(fā)展勢頭卻不容小覷。通過近幾年的工作實(shí)踐，與傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理相比較，學(xué)校檔案管理信息化的作用和優(yōu)勢突出表現(xiàn)在以下幾方面：一是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理完全依靠人工操作，學(xué)校的檔案內(nèi)容眾多，數(shù)據(jù)繁瑣，在檔案的錄入、統(tǒng)計(jì)過程中容易出錯(cuò)，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，事后查找起來就要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間。學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，在對信息進(jìn)行錄入或統(tǒng)計(jì)的過程中，一旦有錯(cuò)誤出現(xiàn)便能一目了然。就算錯(cuò)誤沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，事后通過計(jì)算機(jī)檢索功能也能及時(shí)將錯(cuò)誤信息找出并更正。

二是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式對檔案的保密性不高，學(xué)校檔案中包括學(xué)校教職工的個(gè)人信息、學(xué)校師資力量水平和結(jié)構(gòu)比例，以及學(xué)校未來的發(fā)展規(guī)劃等，這些都屬于學(xué)校的內(nèi)部機(jī)密，傳統(tǒng)的檔案將這些機(jī)密內(nèi)容用紙質(zhì)儲(chǔ)存，由于紙張不易攜帶、查看人員不受控制，很可能造成機(jī)密的泄露。信息化的學(xué)校檔案管理可以將檔案存放在相對封閉的地方，通過設(shè)置密碼的方式，控制檔案的可見范圍，檔案的安全性也有了較好的保障。

三是檔案信息和其它信息一樣具有一定的時(shí)效性，傳統(tǒng)的檔案管理方式完全依靠人工，一旦出現(xiàn)過期或者是無效的檔案，檔案管理人員不見得能及時(shí)對其進(jìn)行處理，最終導(dǎo)致無效檔案的堆積，嚴(yán)重時(shí)浪費(fèi)了不必要的空間資源，也為新檔案數(shù)據(jù)的錄入和統(tǒng)計(jì)帶來了一定的出錯(cuò)概率。檔案信息化管理之后，就能按時(shí)間對檔案進(jìn)行劃分，可以在計(jì)算機(jī)上設(shè)置時(shí)間提醒，檔案一旦過期，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)將其清除，使檔案的時(shí)效性大大增強(qiáng)。

2.目前學(xué)校檔案管理信息化工作中存在的主要問題

一是學(xué)校檔案管理工作的重要性有所淡化。很多人對學(xué)校檔案管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，認(rèn)為可有可無，再加上一些學(xué)校的檔案管理工作人員自身缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，檔案管理的理論和業(yè)務(wù)知識(shí)功底不扎實(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性和實(shí)際意義。

二是工作中存在失位現(xiàn)象。因個(gè)別人員檔案意識(shí)弱化，工作責(zé)任心不強(qiáng)，宣傳不到位，導(dǎo)致檔案管理無用論在整個(gè)學(xué)校滋生蔓延，不利于形成學(xué)校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，致使學(xué)校檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙。

三是檔案管理技術(shù)較為落后。在目前學(xué)校檔案管理信息化的初始起步階段，部分學(xué)校一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要和日益增長的檔案利用需求，給學(xué)校檔案管理信息化工作帶來負(fù)面影響。

造成以上問題的主要原因有三點(diǎn)：一是部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些學(xué)校單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有派上用場；三是學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，在檔案信息化時(shí)代，仍然沿用手工操作進(jìn)行管理。

3.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化的對策建議

3.1爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。要進(jìn)一步加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)，特別是要提高學(xué)校管理層的重視程度，講究工作方式方法，積極爭取人、財(cái)、物等全方位的支持。

3.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案管理的信息化，對檔案管理工作人員提出了新的更高要求，引進(jìn)和使用掌握高科技技術(shù)、采用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理的檔案專業(yè)人才就顯得尤為重要。學(xué)?？梢詫@類人才實(shí)行自主培養(yǎng)，也可以從原來進(jìn)行學(xué)校檔案管理的部門中抽調(diào)優(yōu)秀人員，對其進(jìn)行有針對性的專業(yè)技術(shù)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)軟件操作能力、文字管理能力和文檔檢索能力等，用高素質(zhì)的人才保障高質(zhì)量的管理。

3.3加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源，提高對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的利用率，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，及時(shí)清理廢舊檔案，不斷增強(qiáng)學(xué)校檔案的時(shí)效性，在網(wǎng)絡(luò)的輔助下，推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化全面建設(shè)并不斷提檔升級(jí)。

3.4注重檔案資源的挖掘和建設(shè)。學(xué)校的檔案資源是學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，要格外注重保存過去紙質(zhì)形式的檔案，采用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)等使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，在檔案形式的轉(zhuǎn)換過程中，要注意檔案信息的準(zhǔn)確性以及錄入數(shù)據(jù)對學(xué)校的價(jià)值。此外，還要把信息化建設(shè)中所需要的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)特點(diǎn)融入進(jìn)來，從真正意義上實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化。

3.5加大資金投入力度。從長遠(yuǎn)來看，學(xué)校檔案建設(shè)的好壞影響著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校檔案管理的信息化與學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)同等重要，為此，學(xué)校要轉(zhuǎn)變以往更多將資金投入到教學(xué)環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)觀念，學(xué)校的高層管理者應(yīng)該正確對待學(xué)校檔案信息化管理的投入問題，要統(tǒng)籌規(guī)劃，定好標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目投入，最大限度地發(fā)揮檔案管理信息化效益。

綜上所述，學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是提高學(xué)校管理水平的重要措施，好的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)將對學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展和普遍應(yīng)用，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必將迎來美好的春天。