信息時代下檔案管理工作模式創(chuàng)新型探究分析

張連芳

【摘要】本文通過介紹檔案管理工作傳統(tǒng)模式下的弊端以及與信息時代現(xiàn)代化技術(shù)融合后的檔案管理工作模式，比較詳細(xì)的說明了信息技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新之處，也是現(xiàn)代化中檔案管理創(chuàng)新必要性的體現(xiàn)，并且文章也介紹了創(chuàng)新中注意的問題，對于檔案管理的模式轉(zhuǎn)變有一定貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新應(yīng)用；信息技術(shù)

檔案做為一種越來越必不可少的人類社會信息資源，它以留存當(dāng)時的部分重要文字、聲音和圖像等為方式記錄一些個人、國家機(jī)構(gòu)、各種組織或者公司的經(jīng)歷作為，因此檔案的管理逐漸被相關(guān)機(jī)構(gòu)重視起來，我國檔案管理起源很早，在新時代信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理必須要突破當(dāng)前的瓶頸順應(yīng)時代發(fā)展創(chuàng)新，才能做到真正意義上的信息化和現(xiàn)代化。

1、目前傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問題

1.1 暫時短暫的工作模式不能滿足檔案管理的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作很大一部分只是在檢查前后進(jìn)行，一旦不進(jìn)行檢查那么檔案也就被安放在檔案室無人問津，人們對于檔案管理工作的重要性沒有充分的理解，這也是很久以來檔案管理工作沒有得到長期連貫性管理改善的原因。

1.2 檔案的相關(guān)工作沒有統(tǒng)一的規(guī)范。首先是檔案在收集到卷宗的時候沒有一個硬性的規(guī)定綱要，導(dǎo)致資料收集中漏洞大量出現(xiàn)。檔案上交到庫后要對檔案進(jìn)行整理，這個工作中由于資料繁多工作人員經(jīng)常會丟失部分檔案的一些資料，或者是卷宗中的文件順序混亂，排錯排混經(jīng)常出現(xiàn)，給將來資料的查閱使用造成很大的困難。另外一些部門自己設(shè)立的檔案文庫也會使一些不經(jīng)常查閱的檔案丟失，缺乏一個共同的管理制度。

1.3 檔案管理應(yīng)加入現(xiàn)代化信息元素。信息技術(shù)飛速發(fā)達(dá)的今天，人們對于檔案查閱利用的要求越來越高，當(dāng)管理工作人員固守原來的手段時勢必不能滿足現(xiàn)代要求，因此，必須對檔案管理設(shè)備以及工作人員技術(shù)進(jìn)行一次更新，使硬件設(shè)備能滿足繁多復(fù)雜的檔案，工作人員能操縱先進(jìn)設(shè)備和掌握最新技術(shù)。對于外資企業(yè)的檔案管理還要求我們的工作人員具備良好的外語技能，其次需要采用國際化的認(rèn)證體系如ISO9000質(zhì)量認(rèn)證等管理措施，使企業(yè)檔案管理更標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

2、引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理工作模式

2.1 利用內(nèi)部網(wǎng)建立電子檔案管理部門。內(nèi)部局域網(wǎng)的出現(xiàn)市檔案管理的一大變革，它使網(wǎng)上電子文件管理成為可能，檔案部門通過在該單位的局域網(wǎng)建立自己的網(wǎng)頁，然后連接相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)就可以為相應(yīng)的人員提供自助檔案信息查閱，另外，電子檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)部的連接可以強(qiáng)化企業(yè)部門的合作力度，不可否認(rèn)，電子檔案管理系統(tǒng)已成為網(wǎng)上資源檢索不可或缺的一個工具。

2.2 檔案的搜集轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾蟼?。電子檔案不同于過去的紙版檔案，它只需要經(jīng)過下載資料以及向系統(tǒng)輸入就可以完成，所有管理檔案的部門利用這種便捷方式使檔案的收集工作更簡單，只需要在局域網(wǎng)設(shè)好的網(wǎng)站上做一個電子檔案輸入處理窗口，系統(tǒng)就可以自己完成原來人工審閱排序等工作，這樣有關(guān)檔案資料就可以及時到庫和歸到相應(yīng)的資料館里。在舊的檔案管理模式中，相關(guān)部門一般是用原件或者是資料附件的方式進(jìn)行信息展覽等工作，這種方式存在著很多弊端，因此在技術(shù)發(fā)達(dá)的今天必然要被取代，現(xiàn)在社會政策每天都在更新，希望第一時間了解政府機(jī)關(guān)的相關(guān)文件，這對于人們來說是比較重要的事情。

2.3 檔案管理模式創(chuàng)新。在運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式的同時要注意順應(yīng)社會建設(shè)的需求，公開檔案文件時工作人員更要具備這種思維，這點(diǎn)以總結(jié)展示板塊信息為例分析：在展示科技信息時，注意搜集能幫助公司接受先進(jìn)技術(shù)的信息；公開展示經(jīng)濟(jì)信息時幫助公司調(diào)節(jié)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)；公開展示銷售市場資料時幫助公司獲得銷售機(jī)遇；公開展示有關(guān)公司法律資料，有助于公司維護(hù)自身的正常權(quán)利；等等資料的展示類似，創(chuàng)新要敢于利用先進(jìn)技術(shù)，不必拘泥于舊的規(guī)則。

2.4 健全檔案的信息化模式。檔案信息化建設(shè)由檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩部分組成。新型檔案載體材料的收集、整理、保存、鑒定、利用等問題要運(yùn)用先進(jìn)的科技理論和手段來解決。國家檔案局對于檔案數(shù)字化具有相關(guān)規(guī)定，以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，并借鑒國內(nèi)圖文影像開發(fā)與利用方面的先進(jìn)技術(shù)，采用數(shù)字儲存、多級身份驗(yàn)證、圖像壓縮與處理以及高速掃描技術(shù)，研究開發(fā)出一套包含掃描錄入、索引、電子化存儲、查詢和管理等多能的檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。同樣的，由于電子檔案的產(chǎn)生，檔案部門告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的檔案管理方式，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的管理方式。但是當(dāng)前電子文件管理工作仍然有著一定的難度和風(fēng)險，這是由電子文件自身的特點(diǎn)和信息技術(shù)發(fā)展過程中仍存有的技術(shù)難題所造成的。所以，我國規(guī)定對那些具有永久保存價值的圖形和文字形式的電子文件，必須要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件或縮微品等可以長期留存的文件形式，并歸檔。因此，新時期的檔案管理工作不僅要做好電子文件的管理工作，更要做好對紙質(zhì)文件等檔案實(shí)體的管理工作。

3、優(yōu)化檔案管理工作中的人力工作

3.1 工作人員必須具有優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理往往是工作形式單一較為單調(diào)，但是又是必須時刻謹(jǐn)慎操作的工作，由于檔案管理工作的特殊性，工作人員必須做到對待工作嚴(yán)格認(rèn)真，把國家和集體的利益放在首位，不斷接收新的技術(shù)來簡化工作，這要求工作人員對工作負(fù)責(zé)任，熱愛自己的職業(yè)，堅(jiān)守職業(yè)守則，敢于改變自我提升自身職業(yè)素質(zhì)，為工作的改善獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

3.2 工作人員要學(xué)習(xí)了解大量社會信息知識。工作人員在平時要注意了解和積累新知識，這是因?yàn)闄n案管理工作中需要弄清楚人們對檔案信息的所求，以此作為依據(jù)對檔案進(jìn)行刪減整理，最后完善檔案關(guān)系系統(tǒng)更好地為用戶服務(wù)。有時檔案管理人員需要對時下社會的發(fā)展方向作出較為準(zhǔn)確的猜想，為檔案管理工作提供有用的創(chuàng)新策略。

3.3 工作人員要善于思考、敢于創(chuàng)新。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，必須具備優(yōu)秀的思考習(xí)慣，這個習(xí)慣指的是自己能從事情中發(fā)現(xiàn)問題所在并解決提出看法，這種思考方式有助于工作人員拋開傳統(tǒng)的規(guī)則，自己熱情的投入到工作的氛圍里，有利于檔案管理工作的模式創(chuàng)新。

4、結(jié)語

新的技術(shù)帶來的改革是人們對接受信息的速度和數(shù)量質(zhì)量都有了大量的提升，而檔案資料作為一種特殊信息也要順應(yīng)新的社會需求，對檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，采取有力措施，將檔案的搜集管理以及檢閱工作做到最簡便最快捷，使企業(yè)發(fā)展中獲取更具價值的資料支持。