高校院系資料室管理模式的創(chuàng)新

吳迪

[摘要]院系資料室，顧名思義，是高校院系用來(lái)儲(chǔ)存各種資料的場(chǎng)所。現(xiàn)階段，隨著素質(zhì)教育的大力推廣，我國(guó)各地各大院校對(duì)教學(xué)方法的改革也如火如荼地開(kāi)展起來(lái)，相應(yīng)的，傳統(tǒng)的院系資料室管理模式的弊端也日益明顯漸而無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)模式，對(duì)高校院系資料室管理模式進(jìn)行改革勢(shì)在必行。

[關(guān)鍵詞]高校院系 資料室管理 模式創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)]G258.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）16-0178-02

和圖書(shū)館的功能相比，資料室更為高級(jí)，它不僅儲(chǔ)藏著高校院校各個(gè)專業(yè)的知識(shí)，對(duì)老師的教學(xué)有一定的推動(dòng)作用，除此之外，也有利于學(xué)生課后的自主學(xué)習(xí)（輔助功能）。另外，國(guó)內(nèi)各大名校的資料室，在我國(guó)在各個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)研究也中發(fā)揮著極其重要的作用。但是縱觀我國(guó)各大院校的資料室，由于資金等原因，在應(yīng)用功能等方面出現(xiàn)一系列亟待解決的問(wèn)題?；诖?，筆者在結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)并通過(guò)查閱各種文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)各大院校在資料室管理方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出一些解決方案。

一、高校院系資料室建立的必要性

本文從三個(gè)方面闡述了高校院系建立資料室的必要性。下面進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

在上文筆者也有提及資料室在對(duì)教師的教學(xué)、學(xué)生的自主學(xué)習(xí)乃至我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的科研都有極其重要的作用。另外，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展的不斷完善，傳統(tǒng)的教學(xué)方法已不能滿足社會(huì)的需要，在這種情況下，院系資料室以它獨(dú)特的形式為高校師生提供幫助。

同圖書(shū)館一樣，資料室由相應(yīng)的管理人員進(jìn)行管理。通過(guò)多媒體計(jì)算機(jī)管理人員能及時(shí)有效了解教師教學(xué)進(jìn)度、相關(guān)課程安排的合理與否，并在一定程度上進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于一些名校的院系資料室而言，資料室儲(chǔ)存著大量重要的和科研有關(guān)的資料，資料員在對(duì)可以了解科研進(jìn)程的基礎(chǔ)上做好充分的準(zhǔn)備工作。

在傳統(tǒng)理念中，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)時(shí)，都是老師開(kāi)會(huì)，通過(guò)層層上報(bào)的形式，最終由院領(lǐng)導(dǎo)決定購(gòu)買(mǎi)的數(shù)量。這一購(gòu)買(mǎi)方法不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間，其出錯(cuò)率也大大升高；資料室的建立，教師可以通過(guò)多媒體互聯(lián)網(wǎng)上將自己的意見(jiàn)在資料室的官網(wǎng)上發(fā)表，進(jìn)而資料室進(jìn)行統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，如此一來(lái)，不僅節(jié)約了大量的人力物力，而且節(jié)約了大量的時(shí)間。從另一方面上講，提高了教師的工作效率。

眾所周知，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷進(jìn)步，我國(guó)在對(duì)于資料室的管理的過(guò)程中，一些知名高校（聯(lián)合政策僅僅針對(duì)于幾所高校）對(duì)于資料室實(shí)行“聯(lián)合”政策。所謂的“聯(lián)合”，通俗來(lái)講，就是對(duì)各個(gè)高校進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。如此一來(lái)。在無(wú)論是對(duì)于教師的教學(xué)還是我國(guó)的科研工作，都可以在第一時(shí)間搜集最為可靠、及時(shí)的信息和情報(bào)，在一定程度上，對(duì)于科技的發(fā)展也有一定的推動(dòng)作用。另外，對(duì)于不同院校的資料室，由于資料容量的限制，它所發(fā)揮的作用也不盡相同，而資料室容量或多或少不是一蹴而就，而是一個(gè)日積月累的過(guò)程，換而言之，它所發(fā)揮的作用和資料室建立時(shí)間的長(zhǎng)短也有一定的關(guān)系。另外，由于資料室所涉及的內(nèi)容大都關(guān)于教師教學(xué)以及我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的科研，其專業(yè)性比較強(qiáng)，而圖書(shū)館所涉及的知識(shí)又相對(duì)比較廣泛，資料室的作用源于圖書(shū)館而高于圖書(shū)館，這也是高校建立資料室的必然原因之一。

二、院系資料室的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

就院系資料室的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，本文從其的管理體制、資金投入、管理手段以及管理人員素質(zhì)等主要方面進(jìn)行分析。

（一）管理體制不健全

院系資料室管理體制不健全是現(xiàn)階段存在的問(wèn)題之一。由于它在教師教學(xué)以及科研項(xiàng)目的重要作用，對(duì)于它的管理也是業(yè)務(wù)和行政上“雙管齊下”，在一定程度上有利于工作的實(shí)施；但是從另一角度分析，由于資料室是由學(xué)院和圖書(shū)館部門(mén)共同管理，有些工作在分配上模棱兩可，相互推讓，進(jìn)而在管理就出現(xiàn)“管理真空”的現(xiàn)象。例如，在對(duì)圖書(shū)的購(gòu)置方面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)在不進(jìn)行很好的溝通的情況下進(jìn)行圖書(shū)的購(gòu)置，就容易出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)的現(xiàn)象，不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，也浪費(fèi)了大量的資金；另一方面，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)科交叉也愈發(fā)普遍，進(jìn)而自己院系的教材已不能滿足交叉學(xué)科教學(xué)的需求，需要借助其他院系的資料庫(kù)，而各自院系的資料庫(kù)又僅僅對(duì)本院系開(kāi)放，進(jìn)而導(dǎo)致院校資源無(wú)法共享，給老師的教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)帶來(lái)極大的不便。究其原因，是由于資料室管理體制不健全導(dǎo)致的。

（二）學(xué)校圖書(shū)館對(duì)資料室資金投入不足

學(xué)校圖書(shū)館對(duì)資料室投入資金不足是導(dǎo)致資料室發(fā)展緩慢的又一重要因素。由于教學(xué)以及學(xué)生的學(xué)習(xí)需求，高校院級(jí)財(cái)政部門(mén)都會(huì)撥款給圖書(shū)館用以圖書(shū)的購(gòu)置（包含資料室經(jīng)費(fèi)），但是大部分經(jīng)費(fèi)都用于圖書(shū)的購(gòu)置，留給資料室的所剩無(wú)幾，對(duì)于各種資料的購(gòu)置有限，無(wú)法滿足教學(xué)和科研的要求。再者，由于資金的原因，對(duì)于資料室老舊的設(shè)配不能及時(shí)更換，圖書(shū)放置空間有限等都制約著資料室的發(fā)展。綜上所述，這一系列原因還是由資料室資金不足造成的。

（三）管理人員少且素質(zhì)有待提高

在各大高校，由于資金的匱乏，加之對(duì)資料室的重視力度不夠，因而所聘請(qǐng)的資料員就一到兩人，有的高校為節(jié)約資金，就沒(méi)有資料員，而是由其他教師或者由學(xué)校的在編人員進(jìn)行兼職，由此一來(lái)，由于資料員工作量大、人員少，資料員很少有閑暇時(shí)間進(jìn)學(xué)習(xí)，資料員在學(xué)校對(duì)資料室采取“坐井觀天”式的管理，其管理模式和思維不能和學(xué)校所研究的科學(xué)領(lǐng)域接軌。在上文筆者也有提及各大高校對(duì)資源管理工作的重視力度不夠，相應(yīng)的，管理人員就會(huì)出現(xiàn)一種怠懈心理，其積極性不能被充分被激發(fā)，對(duì)于工作也僅僅是被動(dòng)接受，而不能進(jìn)一步挖掘和發(fā)揮資料室的真正功能。

三、加強(qiáng)資料室建設(shè)應(yīng)采取的有效措施

（一）加強(qiáng)院系資料室特色藏書(shū)建設(shè)

和我們高中對(duì)于文科和理科教學(xué)的內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)不同一樣，高校對(duì)于資料室的建立應(yīng)根據(jù)院校重點(diǎn)專業(yè)而定。例如對(duì)于以建筑專業(yè)為重點(diǎn)的院校，由于無(wú)論是教師還是學(xué)生，對(duì)有關(guān)知識(shí)的需求量都是巨大的，進(jìn)而在對(duì)資料室資料的購(gòu)置等方面都要以建筑為重。當(dāng)然，這里所說(shuō)的以重點(diǎn)專業(yè)為重，僅僅是“側(cè)重”，另外也要加以高校其他專業(yè)資料的輔助，一方便有助于其他專業(yè)的學(xué)習(xí)，另外，學(xué)科間的融合也十分普遍，也有利于重點(diǎn)專業(yè)教師的教學(xué)以及科研的進(jìn)行。另外，高校院系可以針對(duì)不同的專業(yè)，建立不同的資料室，如此一來(lái)，不同專業(yè)的教師在進(jìn)行資料收集時(shí)可以節(jié)約大量的時(shí)間。針對(duì)“總、分”的模式開(kāi)設(shè)資料室，就必須要有更多的資料員。為了使資料能達(dá)到最大化的利用，不同院校應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)共享資料數(shù)據(jù)。這也是建設(shè)特色資料室藏書(shū)建設(shè)的主要工程之一。

（二）改變服務(wù)質(zhì)量

針對(duì)于資料員而言，應(yīng)該變自身的服務(wù)態(tài)度。由于資料室是圖書(shū)館的延伸，因而資料員對(duì)于工作的態(tài)度受到圖書(shū)管理員的影響，都是被動(dòng)地接受工作。為更好地建設(shè)資料室，資料員應(yīng)一改傳統(tǒng)的工作模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，為院系工作人員做好后勤工作。要想做好后勤工作，首先就要從對(duì)學(xué)校專業(yè)的側(cè)重點(diǎn)著手，進(jìn)而了解教師的教學(xué)進(jìn)度等，因?yàn)橹挥袑W(xué)校最為基礎(chǔ)的狀況充分掌握，才能更好地服務(wù)于教師等工作人員。對(duì)于資料內(nèi)部而言，資料員應(yīng)對(duì)資料放置的布局有一定的了解，進(jìn)而能使教師等快速找到所需資料。除了以上我們所提到的之外，還有一點(diǎn)值得我們注意：作為一名資料員，應(yīng)做好“橋梁”的作用，和其他院校應(yīng)積極做好交流工作，從而建立資料共享平臺(tái)，更好地服務(wù)于高校。

四、不同方面簡(jiǎn)析資料員的職能

（一）導(dǎo)讀職能

眾所周知，在資料室的眾多資料中，找到所需文獻(xiàn)并非易事，在這時(shí)，資料員就應(yīng)充分發(fā)揮導(dǎo)讀功能。在充分了解閱讀規(guī)律、閱讀類型的基礎(chǔ)上引導(dǎo)讀者應(yīng)用科學(xué)有效的方法進(jìn)行閱讀。這就需要資料員有極好的洞察力。例如，針對(duì)于在資料室盲目尋找資料的讀者，資料員就可根據(jù)讀者描述，給予尋找區(qū)間。再者，資料員還可以引導(dǎo)讀者用目錄等快捷的方法尋找所需資料。

（二）教學(xué)資料管理及咨詢職能

資料員的主要職責(zé)在于教學(xué)資料的管理，對(duì)不同的資料分門(mén)別類的放置。在此基礎(chǔ)上，資料員還應(yīng)充分做好咨詢職能，能通過(guò)讀者的描述，為師生快速提供有效的文獻(xiàn)、資料。

（三）溝通反饋職能

為更好地服務(wù)于廣大的師生，資料員可以在院有關(guān)部門(mén)的協(xié)助下建立溝通反饋平臺(tái)，借助溝通反饋平臺(tái)，積極主動(dòng)地和教師交流，進(jìn)而對(duì)自身工作有充分而全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)不足之處加以改進(jìn)。另外，資料員不能僅僅依賴于平臺(tái)被動(dòng)的接受意見(jiàn)，同時(shí)，也應(yīng)做好自我反省工作，不斷地進(jìn)行自我完善。一方面，不僅可以促進(jìn)資料員和教師的感情，另外，在交流中，對(duì)教師的教學(xué)進(jìn)度、科研進(jìn)程也有一定的了解，進(jìn)而為教師的工作做更進(jìn)一步的準(zhǔn)備工作。

五、硬件及其本身職能上做出改善

除了以上我們所提到的資料員在做好各種職能之外，學(xué)校也應(yīng)增加重視力度，對(duì)資料室各種硬件做好完善工作。眾所周知，隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用到教育中。學(xué)?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)多媒體這一有力工具對(duì)資料室進(jìn)行管理。用互聯(lián)網(wǎng)代替資料員，不僅提高了工作效率，另外，將資料公布互聯(lián)網(wǎng)上，也有利于教師的教學(xué)以及科研工作的進(jìn)程，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，真正實(shí)現(xiàn)資料的網(wǎng)絡(luò)共享。而實(shí)現(xiàn)資料室資源共享是以資料室管理模式標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因?yàn)楣芾砟Ｊ交靵y，它所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)也是不標(biāo)準(zhǔn)的，不標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)受到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的排斥，進(jìn)而進(jìn)不了高校的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對(duì)教師教學(xué)和科研工作的進(jìn)展起不到任何的推動(dòng)作用。綜上所述，要想使資料室發(fā)揮作用，就必須以標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的管理模式為保障。對(duì)集料室進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，包括對(duì)書(shū)刊，教學(xué)資料分類的標(biāo)準(zhǔn)化、對(duì)藏書(shū)組織的規(guī)范化等。

（一）書(shū)刊、教學(xué)資料分類要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

和其他藏書(shū)比較，資料室所存放的資料都以書(shū)刊和教學(xué)資料為主，書(shū)刊、教學(xué)資料占用了資料室的大部分空間。面對(duì)眾多的書(shū)籍，要想在計(jì)算機(jī)上快速準(zhǔn)確地找到所需資料，就必須按照嚴(yán)格的制度進(jìn)行統(tǒng)一管理。為方便高校資料室資料的統(tǒng)一管理，國(guó)家有關(guān)部門(mén)也出臺(tái)相關(guān)的政策，例如《中國(guó)圖書(shū)館數(shù)分類法》。資料員應(yīng)熟記其法并嚴(yán)格按照其執(zhí)行，進(jìn)而為教師提供準(zhǔn)確的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。

（二）藏書(shū)組織要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

為方便資料的查找，在資料的表面都會(huì)有條形碼和貨架號(hào)，進(jìn)而用電腦進(jìn)行檢索時(shí)，讓人一目了然，但是，有的資料員為圖省事，就對(duì)資料進(jìn)行隨意擺放，進(jìn)而出現(xiàn)“一架兩地”的現(xiàn)象，互聯(lián)網(wǎng)上和實(shí)際擺放不在同一個(gè)地方。就這一現(xiàn)象，對(duì)于資料員而言，要嚴(yán)格要求自己，按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行擺放，對(duì)于學(xué)校而言，應(yīng)加強(qiáng)資料員的素質(zhì)教育。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校學(xué)院系資料室已成為高校圖書(shū)館發(fā)展的主要趨勢(shì)。它建立的好壞與否和高校教學(xué)質(zhì)量和國(guó)家科研的進(jìn)步有著直接關(guān)系。由于受傳統(tǒng)圖書(shū)館模式的影響，資料室還側(cè)重于服務(wù)傳統(tǒng)的教學(xué)模式。本文以此為中心，在三個(gè)高校院系資料室建立的必要性的基礎(chǔ)上，從不同角度分析了院系資料室的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，并根據(jù)問(wèn)題所在提出一些意見(jiàn)。以上便構(gòu)成本文的主要內(nèi)容，以期為讀者、為相關(guān)工作者提供幫助，并起到拋磚引玉的作用。

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責(zé)任編輯：張麗