淺議醫(yī)學檔案管理的現(xiàn)狀及對策

梁威偉

摘 要：醫(yī)療服務的水平關(guān)系到人們就醫(yī)的質(zhì)量，現(xiàn)今，影響醫(yī)療服務有很多的因素，其中有關(guān)醫(yī)學的檔案管理是醫(yī)療服務水平的直接影響因素。文章通過對醫(yī)療檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，以此為基礎(chǔ)，提出了如何提高醫(yī)學檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學檔案管理；現(xiàn)狀；對策

醫(yī)學檔案主要涵蓋了具有重要保存價值的各種醫(yī)學文字、聲像以及圖表等各種形式的醫(yī)學活動的歷史記錄。醫(yī)學檔案是一家醫(yī)院重要的組成部分，是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，是醫(yī)學研究的基礎(chǔ)，也是開展醫(yī)學宣傳活動的重要資料。作為一種專業(yè)的檔案，醫(yī)學檔案需要具有以下特點：（1）客觀真實性。醫(yī)學檔案作為醫(yī)學研究的重要依據(jù)，必須是客觀的、真實的；（2）信息性。信息性是指檔案所表達的內(nèi)容具有闡述信息的作用；（3）知識存儲性。醫(yī)院保存檔案的主要作用之一就是存儲相關(guān)的醫(yī)學知識，因此，醫(yī)學檔案具有存儲知識的作用。另外，醫(yī)學檔案還具有專業(yè)性、廣泛性以及分散性的特點。醫(yī)學檔案的管理水平反映一家醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，完善的服務體系勢必擁有完善的管理機制。同樣，良好的管理機制也能促進醫(yī)院的發(fā)展。

1 醫(yī)學檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)學檔案管理意識不強

醫(yī)學檔案工作受其專業(yè)性的制約，再加上檔案工作無法創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，因此，許多醫(yī)院忽視了檔案管理工作的重要性，使得檔案管理工作在模式、手段、制度以及人員等方面無法做到完善，呈現(xiàn)出很多的問題。醫(yī)學檔案管理的意識不強主要表現(xiàn)在：第一，醫(yī)院領(lǐng)導對醫(yī)學檔案管理工作的意識不強。醫(yī)院的領(lǐng)導者無法發(fā)揮主動意識去科學管理、認識與分析醫(yī)學檔案管理的工作，使得醫(yī)學檔案工作缺乏創(chuàng)新性、整體性、結(jié)構(gòu)性、人本性、制度性以及市場性。第二，從事醫(yī)學檔案管理工作的人員缺乏對醫(yī)學檔案管理工作應有的重視。因為對醫(yī)學檔案管理缺乏重視，管理的意識不充足，使得工作人員只將目光集中到日常病例、處方、住院記錄等常見的醫(yī)療資料的積累上，沒有將注意力集中到有關(guān)醫(yī)學研究、技術(shù)創(chuàng)新、醫(yī)學宣傳上，缺乏再利用檔案的認識。這種情況造成了醫(yī)學檔案無法充分發(fā)揮其使用價值。

1.2 醫(yī)學檔案管理制度不全

現(xiàn)今社會還沒有一個統(tǒng)一的檔案管理標準，這使得各家醫(yī)院的檔案管理制度與標準均不相同，這也導致了檔案管理工作的混亂以及從事該工作人員的無所適從。另外，大多數(shù)工作人員的工作意識還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上，缺乏對檔案本身價值的開發(fā)。同時，在缺乏統(tǒng)一管理制度和標準模式的情況下，各大醫(yī)院僅以自身的理解解讀檔案工作，這導致了很多有醫(yī)學價值的信息因為檔案管理不當而造成資料的流失。再者，缺乏健全的管理制度，使得檔案內(nèi)容缺乏重點突出性、內(nèi)容出現(xiàn)漏項、文字圖表與真實情況不相符合等現(xiàn)象。同時，沒有規(guī)范的管理制度，也使得檔案管理存放混亂，在需要查找時無法及時查找清除，降低整體的工作效率。

1.3 醫(yī)學檔案管理模式落后

檔案管理模式缺乏是大多數(shù)醫(yī)院所具有的特點，醫(yī)院通常依靠自身的管理經(jīng)驗去探索檔案管理工作，這使得該項工作的開展缺乏專業(yè)性與科學性。具體表現(xiàn)在：第一，管理設(shè)備落后?？萍嫉陌l(fā)展要求醫(yī)院的管理設(shè)備也應該隨之發(fā)展，但現(xiàn)實情況中醫(yī)院無論是在檔案管理的設(shè)備、環(huán)境，還是在檔案管理的思維、意識上都無法與科技的發(fā)展相適應。有些醫(yī)院甚至沒有合適的檔案管理室，嚴重缺乏先進的管理理念和管理設(shè)備。第二，管理技術(shù)缺乏先進性。技術(shù)上的落后導致多數(shù)的醫(yī)院已然采用最為傳統(tǒng)的手工檢索的模式，無法做到科學準確的管理檔案。這導致了無法充分體現(xiàn)檔案的價值。第三，管理界限不清晰，管理檔案部門多、范圍模糊。因為沒有統(tǒng)一的管理模式以及缺乏管理意識，很多醫(yī)院沒有統(tǒng)一的管理部門，導致醫(yī)學檔案被眾多的部門管理。如，文書、科技、會計以及音像的檔案都是由綜合的檔案室進行管理，而病例則由病案室管理。其他諸如病理切片則由各個科室分別保管。這種情況不利于檔案的管理，增加檢索的難度。

1.4 醫(yī)學檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)今，在各大醫(yī)院普遍存在缺乏專業(yè)檔案管理人才的現(xiàn)狀。通常在醫(yī)院中多采用兼職的人員來進行檔案管理工作。這些人員相較于專業(yè)的管理人才存在專業(yè)知識缺乏、管理意識薄弱、管理技術(shù)落后等現(xiàn)象。這些工作人員無法滿足科技發(fā)展的需要。而導致這種現(xiàn)象的發(fā)生離不開醫(yī)院缺乏對檔案管理工作重視的因素。醫(yī)院將主要的精力投入到技術(shù)人員的培養(yǎng)上，忽略了有關(guān)檔案管理人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)，嚴重導致了檔案管理工作能力落后于時代發(fā)展的需求。

2 加強醫(yī)學檔案管理的對策建議

2.1 強化醫(yī)學檔案管理意識

首先，醫(yī)院領(lǐng)導干部要充分重視醫(yī)學檔案管理工作的重要性，把檔案管理與醫(yī)院業(yè)務建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，制定較完善的管理制度，統(tǒng)一檔案管理標準，增強醫(yī)學檔案的科學性和完整性；其次，醫(yī)學檔案管理人員要加強檔案相關(guān)專業(yè)知識的學習，強化檔案安全意識，重視檔案的分類管理，提高利用率；此外，醫(yī)院領(lǐng)導和職工還需要樹立牢固的服務意識，變封閉型管理為開放型管理，既要“請進來”，為上門查閱檔案的人熱心服務；更要“走出去”，主動為醫(yī)學、教育、科研活動提供各種咨詢服務，以擴大醫(yī)院的知名度和信譽度，促進醫(yī)院長足發(fā)展。

2.2 完善醫(yī)學檔案管理制度

完善的管理制度是醫(yī)院檔案工作得以順利開展的必要保證。醫(yī)院要建立完善的科學管理體制，構(gòu)建由院長——檔案管理部門——專職檔案管理人員組成的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成自上而下的檔案管理機制，通過實行一把手負責制，運用行政手段檔案集中統(tǒng)一管理。同時，還要理順醫(yī)療技術(shù)部門、技術(shù)人員和檔案管理部門各自的職責。建立健全檔案工作制度，嚴格按照既定制度進行檔案管理，推行檔案工作標準化、規(guī)范化、信息化管理。

2.3 轉(zhuǎn)變醫(yī)學檔案管理模式

轉(zhuǎn)變醫(yī)學檔案的管理模式，第一，可以從提高檔案管理的設(shè)備入手。針對檔案管理設(shè)備方面的問題需要引進先進技術(shù)、采用現(xiàn)代化的設(shè)備，促進醫(yī)學檔案向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。提高檔案管理的設(shè)備主要體現(xiàn)在兩個方面：（1）普及先進技術(shù)，采用計算機來管理檔案；（2）建立先進的檔案管理室，將各種檔案統(tǒng)一進行管理；（3）加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，通過專業(yè)的軟件系統(tǒng)管理檔案。第二，劃清檔案管理的界限，將檔案統(tǒng)一進行管理，避免多部門管理。

2.4 提高醫(yī)學檔案管理人員水平

首先，開展檔案管理人員的培訓工作，加強檔案管理人員的專業(yè)知識。其次，引進具有專業(yè)知識的高級檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。最后，宣傳檔案管理工作的重要性，加強工作人員對檔案管理工作的意識?？傊l(fā)揮醫(yī)院的積極主動性，盡一切可能推動檔案管理工作的進行。

參考文獻

[1]范啟勇，王杰寧，鄢驚雷.數(shù)字化醫(yī)院的內(nèi)涵特征和基本框架[J].中華醫(yī)院管理雜志，2005，1：57-58.

[2]陳福貴，張悅.對我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中華醫(yī)院管理雜志，2006，6：420.

[3]孫小虹，項濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考[J].中國醫(yī)院，2007，2：62-63.