科研經(jīng)費(fèi)的公共費(fèi)用自動分?jǐn)偹惴ㄅc實(shí)踐探討

王薇

摘要：科研經(jīng)費(fèi)管理中，全成本核算的管理思想越來越得到政策支持和科研單位的重視。間接費(fèi)用在科研經(jīng)費(fèi)中的比重越來越大，間接費(fèi)用許多是公共費(fèi)用支出。如何將公共間接費(fèi)用合理和快捷分?jǐn)偟礁骺蒲姓n題中，成為科研經(jīng)費(fèi)管理的難點(diǎn)。本文提出了公共費(fèi)用的自動分?jǐn)偹惴?，可以快速和合?guī)地將公共費(fèi)用分?jǐn)偟娇蒲姓n題中，大大提高了科研項(xiàng)目預(yù)算管理和決算管理的效率，加強(qiáng)了科研經(jīng)費(fèi)管理的精細(xì)化。

關(guān)鍵詞：科研經(jīng)費(fèi)；全成本管理；公共費(fèi)用；自動分?jǐn)?/p>

一、問題的背景

隨著我國科技體制改革的不斷深入，為適應(yīng)科研活動規(guī)律的需要，落實(shí)經(jīng)費(fèi)管理科學(xué)化、精細(xì)化管理要求，建立課題間接成本補(bǔ)償機(jī)制，科技部和財(cái)政部改革了科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，將課題經(jīng)費(fèi)分為直接費(fèi)用和間接費(fèi)用。

間接費(fèi)用是指承擔(dān)課題任務(wù)的單位在組織實(shí)施課題過程中發(fā)生的無法在直接費(fèi)用中列支的相關(guān)費(fèi)用，主要包括課題承擔(dān)單位為課題研究提供的現(xiàn)有儀器設(shè)備及房屋，水、電、氣、暖消耗，有關(guān)管理費(fèi)用的補(bǔ)助支出，以及績效獎勵支出等，這些費(fèi)用支出主要是以公共費(fèi)用發(fā)生，然后分?jǐn)偟巾?xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。公共費(fèi)用既包括直接費(fèi)用可以列支的費(fèi)用，如動力費(fèi)用（水電氣等），也包括間接費(fèi)用的支出，如車輛使用費(fèi)、管理費(fèi)、會議室使用費(fèi)、房屋租賃費(fèi)等，現(xiàn)有儀器設(shè)備的使用費(fèi)等。公共費(fèi)用如何核算，取決于費(fèi)用支出性質(zhì)和發(fā)生的頻度。許多公共費(fèi)用是小額、頻繁發(fā)生的日常費(fèi)用，如現(xiàn)有設(shè)備的共享或租用、車輛使用費(fèi)、會議室使用費(fèi)等，如果每次費(fèi)用發(fā)生都要進(jìn)行課題核算，則工作量巨大，也沒有必要。因此，定期結(jié)算就是一種現(xiàn)實(shí)的解決方式，而每月的結(jié)算就是多個課題組來分?jǐn)傄还P支出，這就是公共費(fèi)用的分?jǐn)倖栴}。

公共費(fèi)用分?jǐn)偸侨杀竟芾淼闹匾獌?nèi)容。由于其費(fèi)用種類比較多，小額度，頻度高，因此分解的合理性和效率就成為難題。

二、公共費(fèi)用分?jǐn)偹惴ㄑ芯?/p>

公共費(fèi)用分?jǐn)偦旧鲜歉鶕?jù)各課題的相關(guān)預(yù)算科目的余額，按照分?jǐn)偙嚷蕦操M(fèi)用支出額進(jìn)行分?jǐn)?。分?jǐn)偙嚷士梢愿鶕?jù)費(fèi)用的計(jì)量來進(jìn)行分?jǐn)?，按照人員數(shù)量（嚴(yán)格來講是工作量），或者是個人的使用記錄來進(jìn)行分?jǐn)?，也就是有三種主要的分?jǐn)偡ǎ河?jì)量分?jǐn)偡?，使用記錄分?jǐn)偡ǎ藛T平均分?jǐn)偡ā?/p>

（一）計(jì)量分?jǐn)偡?/p>

計(jì)量分?jǐn)偡ㄖ饕槍ο目梢杂?jì)量的公共費(fèi)用支出，如水、電、氣的消耗，這些費(fèi)用支出可以按照計(jì)量表數(shù)據(jù)進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

由于計(jì)量數(shù)據(jù)無法直接核算到課題，一般是實(shí)驗(yàn)室或者部門的公共計(jì)量，如每個實(shí)驗(yàn)室安裝電表、水表和氣表等。但往往一個實(shí)驗(yàn)室或者研究中心承擔(dān)多項(xiàng)科研課題，而經(jīng)費(fèi)是按照課題來分配的，這就存在二次分?jǐn)偟膯栴}。

假設(shè)m個實(shí)驗(yàn)室的計(jì)量數(shù)據(jù)為Mi （i=1..m），為簡化問題，假設(shè)這種計(jì)量數(shù)據(jù)已經(jīng)按照計(jì)量單位和單價(jià)轉(zhuǎn)化為了費(fèi)用支出金額；第i個實(shí)驗(yàn)室參加的課題為Pij （j=1..n）；設(shè)課題Pij相關(guān)費(fèi)用支出科目的預(yù)算余額為Bij （j=1..n），則課題Pij的預(yù)算科目支出分?jǐn)偨痤~Sij為：

這種分?jǐn)偹惴ㄊ前凑疹A(yù)算余額平均分配的算法，是以計(jì)量表為依據(jù)。適合于按照部門為計(jì)量單位的水電氣等公共費(fèi)用的分?jǐn)偤怂恪?/p>

Sij計(jì)算完成后，則需要按照全部m個計(jì)量數(shù)據(jù)進(jìn)行循環(huán)計(jì)算，直至所有的計(jì)量費(fèi)用分?jǐn)偼戤叀?/p>

（二）使用記錄分?jǐn)偡?/p>

使用記錄分?jǐn)偡ò凑湛蒲腥藛T個人對公共設(shè)施或服務(wù)的使用記錄進(jìn)行分?jǐn)偅热畿囕v使用費(fèi)、會議室使用費(fèi)、快遞服務(wù)費(fèi)等。如果使用前的費(fèi)用申請中，每次都能選擇項(xiàng)目，費(fèi)用就可以直接分配到課題支出，但這會增加管理難度和管理復(fù)雜度，因每次使用所消耗的費(fèi)用是非常小額的，在實(shí)際操作過程中很難做到這個程度，而且也沒有必要。這樣，就會造成這種公共費(fèi)用的支出，也只能計(jì)量到科研人員個人使用記錄中，然后再每月集中分?jǐn)偂?/p>

假設(shè)某項(xiàng)公共費(fèi)用的使用記錄為R=（[Hi， Ei] | i =1..m），其中Hi為科研人員的名單，Ei為使用的計(jì)量記錄，為簡化問題，假設(shè)這種計(jì)量記錄已經(jīng)按照計(jì)量單位和單價(jià)轉(zhuǎn)化為了費(fèi)用支出金額，并已經(jīng)按照人員合并。某課題Pj的參與人員集合為Tj=（[Hk]，k=1..n），課題Pj相關(guān)費(fèi)用支出科目的預(yù)算余額為Bj，則科研人員i在課題Pj的分?jǐn)偨痤~Sij為：

針對課題Pj的全部分?jǐn)偨痤~Sj為按照所有人進(jìn)行循環(huán)運(yùn)算，直至R記錄全部運(yùn)算完，即可獲得全部課題的費(fèi)用分?jǐn)傤A(yù)算執(zhí)行數(shù)。

（三）人員平均分?jǐn)偡?/p>

還有一類公共費(fèi)用，如房租和辦公室服務(wù)費(fèi)用的分?jǐn)偅瑳]有計(jì)量表，也無法進(jìn)行使用記錄進(jìn)行分?jǐn)偅话憔褪前凑杖藛T數(shù)目進(jìn)行分?jǐn)?，直接將費(fèi)用按照人員數(shù)量進(jìn)行算術(shù)平均分?jǐn)偧纯?，費(fèi)用額度相對比較固定，由于算法簡單，就不一一列舉。

三、公共費(fèi)用分?jǐn)倢?shí)踐探索

完整解決公共費(fèi)用以及其他間接費(fèi)用在科研經(jīng)費(fèi)中的補(bǔ)償和核算，除了分?jǐn)偹惴ㄒ酝?，需要建立配套的管理體系，并通過信息化系統(tǒng)來完成。

（一）公共費(fèi)用與間接費(fèi)用管理體系包括計(jì)量規(guī)則和內(nèi)部定價(jià)機(jī)制?？茖W(xué)事業(yè)單位需要根據(jù)各自情況，首先必須明確哪些公共費(fèi)用與間接費(fèi)用需要分?jǐn)偟娇蒲姓n題的預(yù)算中。

（二）對于不同的費(fèi)用類別，需要制定相應(yīng)的管理規(guī)程，包括設(shè)置相應(yīng)的計(jì)量表（如水電氣等），或者對每次使用進(jìn)行申請和記錄（如用車、會議室和公共儀器設(shè)備的使用等）。

（三）按照公允原則，確定各項(xiàng)公共費(fèi)用的使用單價(jià)，進(jìn)行內(nèi)部定價(jià)。定價(jià)要符合市場原則，如果是代收代扣的費(fèi)用項(xiàng)，如水電氣等，原則上按照服務(wù)和產(chǎn)品提供部門的公開價(jià)格，如電力價(jià)格、自來水價(jià)格等按照當(dāng)?shù)毓檬聵I(yè)部門的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格核定內(nèi)部定價(jià)。

（四）為提高運(yùn)行效率，按照使用記錄進(jìn)行分?jǐn)偟墓操M(fèi)用項(xiàng)目，必須在信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)使用記錄的申請和確定的功能模塊。如公共儀器設(shè)備共享使用，科研人員使用前需要預(yù)約機(jī)時，儀器設(shè)備管理部門和人員可以進(jìn)行排期和記錄使用的時間，這樣就可以自動生成計(jì)量數(shù)據(jù)和使用記錄數(shù)據(jù)，提高原始數(shù)據(jù)采集效率，成為公共費(fèi)用分?jǐn)偟闹匾枨?。再按照使用記錄結(jié)合內(nèi)部定價(jià)，就可以將儀器設(shè)備的使用成本進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?。會議室的使用、車輛使用等類型的公共費(fèi)用采用類似辦法。

信息系統(tǒng)通過管理流程，采集的數(shù)據(jù)源為：

DS=[科研人員，發(fā)生日期，使用時間，單價(jià)，費(fèi)用]；

（五）根據(jù)公共費(fèi)用的類型，選擇合適的分?jǐn)偹惴?，通過計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偂?/p>

（六）在實(shí)際應(yīng)用過程中，公共費(fèi)用的自動分?jǐn)偝霈F(xiàn)的一個問題就是由于自動分?jǐn)偦旧鲜前凑沼?jì)量數(shù)與使用記錄進(jìn)行分?jǐn)?，通過算術(shù)平均比例自動計(jì)算，容易造成某項(xiàng)項(xiàng)目的分?jǐn)偨痤~碎片化，解決這個問題的方法是引入最少分?jǐn)偨痤~參數(shù)。假設(shè)最少分?jǐn)偨痤~參數(shù)為1000元，則低于1000元預(yù)算余額的課題，則優(yōu)先一次性分?jǐn)偼瓿桑瑒t此課題不再參與后續(xù)的遞歸計(jì)算。剩余的課題，再按照余額比例進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

四、總結(jié)

通過方便靈活的公共費(fèi)用自動分?jǐn)偹惴?，利用?jì)算機(jī)信息系統(tǒng)完成自動化的分?jǐn)傆?jì)算與預(yù)算管理，既保證了公共費(fèi)用管理的合規(guī)性，提高了科研經(jīng)費(fèi)管理的成本核算的精細(xì)化，實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目的全成本管控。

同時公共費(fèi)用的自動分?jǐn)偹惴?，大大提高了?cái)務(wù)管理的效率，為落實(shí)科研體制和推動科研經(jīng)費(fèi)管理的改革，都有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：中國科學(xué)院深圳先進(jìn)技術(shù)研究院）