如何有效構(gòu)建高校大型活動管理協(xié)同模式

陳鋼

摘 要：協(xié)同學(xué)是起源于自然科學(xué)領(lǐng)域的科學(xué)理論，近年來被遷移至管理學(xué)科中，用來揭示和指導(dǎo)管理現(xiàn)實。本文從協(xié)同學(xué)視角出發(fā)，通過對高校大型活動管理特殊屬性的解讀，來探求在這一管理過程中“他組織”與“自組織”如何更加有效地協(xié)同運作，希望對“高校大型活動管理”這一課題提供方法論層面的建議與指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：活動管理；協(xié)同學(xué)；組織混沌；他組織；自組織

高校大型活動管理的特殊屬性及定位

一是管理對象的相對集中性：由于高?；顒訁⑴c主體及面向群體的主要組成為在校師生，因而我們面對的管理對象相對集中且固定。

二是管理目標的社會公益性：高?；顒佣酁榉菭I利性活動，商業(yè)屬性相對淡漠，因而活動應(yīng)當著力于塑造參與者的思想政治素質(zhì)、智能素質(zhì)、心理素質(zhì)以及文體技能素質(zhì)。

三是管理權(quán)力結(jié)構(gòu)的弱相關(guān)性：高校不同于其他企事業(yè)單位或商業(yè)組織，擁有強力的權(quán)力控制、命令關(guān)聯(lián)度，因而管理效力相對弱化。

綜上所述，筆者將高校大型活動界定為由高校作為活動主辦主體，具有明確的活動目標，發(fā)生在高?？臻g范圍內(nèi)或由高校群體作為主要活動參與者，且參與人數(shù)眾多、持續(xù)時間長的群體性活動。

高校大型活動管理的協(xié)同模式

1.組織混沌

混沌，又稱渾沌。英語詞匯“Chaos”，源于希臘語，原始含義是宇宙初開之前的景象，基本含義主要指混亂、無序的狀態(tài)。作為科學(xué)術(shù)語，混沌一詞特指一種運動形態(tài)。[1] 在控制論與系統(tǒng)論范疇中，“混沌是指現(xiàn)實世界中存在的一種貌似無規(guī)律的復(fù)雜運動形態(tài)。共同特征是原來遵循簡單物理規(guī)律的有序運動形態(tài)，在某種條件下突然偏離預(yù)期的規(guī)律性而變成了無序的形態(tài)?；煦缈稍谙喈攺V泛的一些確定性動力學(xué)系統(tǒng)中發(fā)生?；煦缭诮y(tǒng)計特性上類似于隨機過程?！盵2]

由于前文所述高校管理結(jié)構(gòu)及權(quán)力層級間相對的弱相關(guān)性，因而高校大型活動管理在運營之初往往要經(jīng)歷從非組織到組織，即從混沌到有序的組織起源過程。在高校大型活動管理啟動之初，我們應(yīng)當允許存在組織混沌階段，因為混沌的過程正是創(chuàng)意碰撞以及各方要素自由結(jié)合的階段。例如：筆者負責(zé)并參與的“中國音樂學(xué)院紀念建校五十周年活動”于2014年9月正式開始一直持續(xù)至同年10月底，活動混沌階段起步于活動正式啟動的前兩年即2012年。2012年5月，學(xué)校召開該活動籌備工作啟動會，宣布成立“紀念建校五十周年活動領(lǐng)導(dǎo)小組”，并設(shè)立辦公室。該活動組織混沌階段需要完成的任務(wù)主要為創(chuàng)意生成及前期工作籌備。隨著時間推移，組織混沌向有序階段推進過程中會自動進行低程度組織向高程度組織的升級過程。事實證明，在該活動的組織混沌階段確立的組織架構(gòu)在后期幾乎進行了巨大的調(diào)整與變動。但組織混沌期率先建立的校史組、校友通訊錄組、宣傳組、綜合事務(wù)組、顧問組等組織有效地展開了校史的整理編撰以及圖書資料、檔案、校友通訊錄、校友訪談、教師訪談的整理采編工作，同時對外宣傳聯(lián)絡(luò)、校友會籌建、校歌征集、校慶征文等工作也均有效展開。

2.“他組織”與“自組織”協(xié)同

“他組織”是指一個系統(tǒng)中靠外部干預(yù)或指令而形成的組織；“自組織”則是指不存在外部干預(yù)情況下，系統(tǒng)內(nèi)部依某種規(guī)則，協(xié)調(diào)地、自發(fā)地形成的有序結(jié)構(gòu)。

高校大型活動在起步策劃階段應(yīng)首先著力于進行“他組織”維度的結(jié)構(gòu)搭建。因為“他組織”是活動目標確立、策劃實施與活動開展等一切工作進行的基礎(chǔ)?！八M織”在構(gòu)建中應(yīng)當遵循以下幾個原則：首先，“他組織”應(yīng)當受到外界的特定干預(yù)，在活動管理的組織架構(gòu)搭建過程中，這一特點體現(xiàn)為要求“他組織”必須設(shè)立清晰、明確的工作總體目標或戰(zhàn)略；其次，“他組織”應(yīng)具有弱自我選擇與動態(tài)演化能力，即應(yīng)當使該組織結(jié)構(gòu)保持穩(wěn)定的架構(gòu)，同時賦予該組織權(quán)責(zé)清晰的領(lǐng)導(dǎo)與指令；最后，“他組織”應(yīng)當盡可能使其組織結(jié)構(gòu)與功能相對簡單，避免冗雜的工作結(jié)構(gòu)層級設(shè)計。例如：“中國音樂學(xué)院建校五十周年紀念活動”在策劃之初即確立了“他組織”中的“外界特定干預(yù)”，即此次活動以“深化中國音樂教育體系建設(shè)、傳承和弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)音樂文化”為主題，以“熱烈、儉樸、務(wù)實、高效”為工作原則。在這一活動主題及工作原則的干預(yù)下搭建了穩(wěn)定的“他組織”工作組織結(jié)構(gòu)—由辦公室、秘書組、顧問組、會務(wù)組、志愿者組、宣傳組、校史組、校友聯(lián)絡(luò)組（校友會）、后勤保障組、演出組共十個職能工作組構(gòu)成（見圖1）。

圖1中所示的“他組織”中的每個工作組均由一位校領(lǐng)導(dǎo)直接負責(zé)，每個職能工作組任命一名學(xué)校相關(guān)部門中層干部擔任組長，從而保證了這一“他組織”架構(gòu)的穩(wěn)定。整個工作組織機構(gòu)依照扁平化的組織架構(gòu)搭建，使得分工簡化、行政效率提高，上傳下達通暢。首先，“他組織”是活動管理運行階段的基礎(chǔ)，但是隨著活動的發(fā)展，“自組織”就開始基于“他組織”而演進出來；其次，相較于“他組織”，“自組織”不易受到外界特定干擾，同時又善于與“自組織”外環(huán)境互動，從而不斷優(yōu)化自身結(jié)構(gòu)；最后，“自組織”往往結(jié)構(gòu)與功能更加復(fù)雜，具有主動創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力。

在圖1所示的“他組織”架構(gòu)基礎(chǔ)上，隨著工作推進，因循組織工作主題與原則的 “自組織”— “學(xué)術(shù)組”在“他組織”“顧問組”的基礎(chǔ)上誕生了。原有的“顧問組”是由學(xué)校眾多知名老專家學(xué)者組成，為整個紀念活動提供智力支持。在工作進展中，該組中的中青年學(xué)者與老專家的互動過程中自發(fā)逐漸形成了新的“組織”，即“自組織”—“學(xué)術(shù)組”。該組織由學(xué)校中青年學(xué)術(shù)骨干牽頭統(tǒng)籌管理，設(shè)立“文集編委會”與“光盤編委會”兩個子組織，并與各教學(xué)系部對接，成立服務(wù)于各編委會的編輯助理團隊。

在該“自組織”的工作努力下，最終完成出版校慶紀念文集一套，共9冊，總計489萬字。出版光盤一套，共16張，包括文字93，000字，CD 780分鐘，DVD 200分鐘。該“自組織”的工作充滿了更多的自主性與創(chuàng)造性，組織中的主編及主編助理團隊投入相當精力進行文稿的收集、整理、體例規(guī)劃、文字編輯、校對等。這一過程中也提升了“自組織”中青年教師的學(xué)術(shù)能力，鍛煉出了一支以學(xué)校青年教師為主體的學(xué)術(shù)隊伍?！皩W(xué)術(shù)組”這一 “自組織”的出現(xiàn)與工作進展，最終更加完備地推動了整個活動的有效完成。而這一“自組織”最終因其工作的有效性又以 “他組織”的形態(tài)穩(wěn)定下來，成為整個活動中固定存在的重要職能工作組。由此，我們可以看出，在高校大型活動中，“他組織”與“自組織”二者之間相互協(xié)同的辯證關(guān)系。endprint