基于ERP三層架構(gòu)的企業(yè)物料出入庫會計核算管控研究

馬洪兵，耿 艷

（1.長春工程學(xué)院 管理學(xué)院，長春 130021；2.長春大學(xué)旅游學(xué)院，長春 130000）

基于ERP三層架構(gòu)的企業(yè)物料出入庫會計核算管控研究

馬洪兵1，耿 艷2

（1.長春工程學(xué)院 管理學(xué)院，長春 130021；2.長春大學(xué)旅游學(xué)院，長春 130000）

ERP在制造業(yè)的推廣，滿足了企業(yè)管理的需求，但在物料出入庫管控方面仍然存在突出的弊端。本文通過對ERP三層架構(gòu)的設(shè)計與模型搭建，提出了會計憑證層、ERP單據(jù)錄入層、條碼明細(xì)層三層概念及稽核方式，有效解決了物料出入庫的及時性、準(zhǔn)確性等諸多問題。

ERP；三層架構(gòu)；企業(yè)；物料出入庫；會計核算

0　引 言

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是由Gartner Group于20世紀(jì)90年代初提出的，在制造資源計劃（Manufacturing Resource Planning，MRPⅡ）的基礎(chǔ)上發(fā)展而成，其核心思想就是實現(xiàn)對整個供需鏈的管理。通過對企業(yè)ERP應(yīng)用的實際調(diào)查情況來看，大部分制造業(yè)的生產(chǎn)計劃、車間現(xiàn)場管理等業(yè)務(wù)并沒有得到有效解決，而在財務(wù)核算、物流管理及生產(chǎn)成本等方面均得到了大幅提高，這其中最為核心的是企業(yè)物料的出入庫核算管理。深入企業(yè)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，雖說企業(yè)的物料出入庫采用了ERP系統(tǒng)管理，企業(yè)的會計核算也擺脫手工操作向自動化、程序化方向發(fā)展，但仍然存在賬務(wù)與實物不同步的現(xiàn)象。本文研究的目的就是通過對ERP架構(gòu)的研究設(shè)計，提出一套可行的方案，進(jìn)一步加強(qiáng)物料出入庫會計核算的管控。

1　企業(yè)物料出入庫會計核算發(fā)展歷程

1.1手工操作階段

該階段主要發(fā)生在20世紀(jì)八九十年代，國內(nèi)ERP處于財務(wù)軟件的發(fā)展成熟期，主要解決會計總賬、報表、固定資產(chǎn)等核算工作，對于進(jìn)銷存模塊沒有廣泛展開。企業(yè)對于物料出入庫的管理基本停留在手工記賬階段，很難與財務(wù)軟件進(jìn)行有效銜接。此條件下造成會計人員對物料的出入庫管理非常粗放，會計人員很難做到對企業(yè)物料出入庫的監(jiān)管。

1.2ERP單據(jù)作業(yè)階段

該階段主要發(fā)生在21世紀(jì)初，國內(nèi)ERP軟件的模塊體系在保持財務(wù)核算部分的基礎(chǔ)上，逐漸完善了采購、庫存、銷售與核算等模塊。對于財務(wù)核算而言，和物料出入庫有關(guān)聯(lián)的單據(jù)均由庫存管理人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入，會計核算人員進(jìn)行督審，賬務(wù)核算數(shù)據(jù)完全信賴這些單據(jù)，ERP也提供了相關(guān)單據(jù)生成會計憑證的操作，減少了核算人員的工作量，也做到了“賬賬相符”。

2　物料出入庫控管存在的問題

在ERP單據(jù)作業(yè)階段，好像已經(jīng)看到了ERP在物料出入庫核算方面的優(yōu)異表現(xiàn)，但對企業(yè)物料出入庫做深入調(diào)查，就會發(fā)現(xiàn)仍存在如下問題。

2.1ERP單據(jù)產(chǎn)生不及時

ERP單據(jù)產(chǎn)生的不及時有很多因素，但其中最重要的有兩個方面：一方面是企業(yè)物流組織結(jié)構(gòu)造成的不及時；另一方面，企業(yè)物料的出入庫形態(tài)造成了不及時。

2.2物料出入庫單據(jù)存在人為修改因素

由于ERP單據(jù)是人工錄入的，這就產(chǎn)生了人為修改的因素，例如：當(dāng)企業(yè)物流人員發(fā)現(xiàn)庫存有問題的情況下，私底下會和生產(chǎn)部門溝通，將缺失的物料領(lǐng)到車間做生產(chǎn)損耗處理等，而這些問題已經(jīng)被ERP“優(yōu)秀”的賬賬相符所掩蓋。

3　ERP三層架構(gòu)的搭建模型與控制體系

為了解決物料出入庫核算存在問題，筆者對ERP設(shè)計如下架構(gòu)，如圖1所示。

圖1　ERP業(yè)務(wù)單據(jù)三層邏輯圖

模型與控制體系描述如下。

（1）單據(jù)的核算體系分為三個層次，分別是會計憑證層、ERP單據(jù)層、條碼明細(xì)層。具體來講，每一張會計憑證有1張或多張ERP單據(jù)生成；每一張ERP單據(jù)有一個或多個明細(xì)條碼產(chǎn)生。

（2）條碼明細(xì)層的數(shù)據(jù)可以是條碼掃描產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，也可以是現(xiàn)場及時錄入的明細(xì)數(shù)據(jù)，例如：在鋼板卷料上采用記號筆做的標(biāo)識號。這些明細(xì)數(shù)據(jù)以單條記錄的形式存在，定期或滿足觸發(fā)條件生成一張ERP單據(jù)。

（3）在三層架構(gòu)模型中，上下各層都存在嚴(yán)密的對應(yīng)關(guān)系，例如：每張ERP單據(jù)的品種、數(shù)量、批號等都必須與條碼明細(xì)的匯總數(shù)據(jù)相等；每一張會計憑證都與相對應(yīng)的ERP單據(jù)的數(shù)據(jù)核對相等。

（4）在人員職能上，條碼明細(xì)層的數(shù)據(jù)由相關(guān)現(xiàn)場操作人員完成，帶來的結(jié)果是取消了ERP單據(jù)層的ERP單據(jù)錄入員。

（5）在稽核方式上，在沒有第三層（條碼明細(xì)層）之前，財務(wù)人員每月結(jié)賬時對財務(wù)存貨科目與ERP單據(jù)出入庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對；在啟動第三層（條碼明細(xì)層）之后，財務(wù)人員除了對財務(wù)存貨科目與ERP單據(jù)出入庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對外，還要關(guān)注ERP單據(jù)出入庫的數(shù)據(jù)同第三層數(shù)據(jù)的核對。

通過上述ERP模型的搭建，在制造業(yè)出入庫會計核算與管控上，解決了如下關(guān)鍵問題。①實物操作與ERP單據(jù)的同步性。②數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。之前在ERP系統(tǒng)中，物料出入庫單據(jù)存在人為修改因素的主要原因是ERP的管控以庫存數(shù)量為對象，而采用新的ERP架構(gòu)體系后，ERP管控的對象為條碼數(shù)據(jù)或明細(xì)操作記錄，明細(xì)化的管理會帶來更嚴(yán)密的控制措施。③優(yōu)化了人員職能，省掉了ERP單據(jù)錄入層面的操作。

4　結(jié) 語

通過ERP三層架構(gòu)模型的設(shè)計與搭建，解決了傳統(tǒng)ERP在物料出入庫核算方面存在的弊端，能夠有效地提升企業(yè)的管理水平。但該種方式的實現(xiàn)，需要企業(yè)ERP軟件支持這類操作，同時，企業(yè)需要投入必要的設(shè)備，如PDA手持設(shè)備、現(xiàn)場觸控電腦等以支持操作人員的傻瓜化、智能化操作。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.026

F253；F232

A

1673-0194（2016）20-0040-01

2016-09-08