人事檔案管理研究述評及趨勢展望

摘 要：現(xiàn)代社會公共信息管理中最重要的一項(xiàng)任務(wù)就是人事檔案管理，將人事檔案管理做好，對人力資源的發(fā)展來說起到非常重要的作用。目前我國人事檔案管理還存著許多問題，人們對人事檔案管理的認(rèn)識還不全面，并且管理的方式較為單一。本文首先闡述了我國人事檔案管理的現(xiàn)狀，而后對人事檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并給出相應(yīng)的優(yōu)化對策，最后對人事檔案管理未來的發(fā)展做一個(gè)趨勢展望，以期對我國企事業(yè)單位人事管理水平的提高有所助益。

關(guān)鍵詞：人事檔案；社會公共信息；人事制度

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

雖然歷經(jīng)多年的發(fā)展，但是目前我國人事檔案管理中的檔案內(nèi)容大都如出一轍，并且管理方式也一成不變，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，人事檔案管理的改革也不夠深入，因此我國人事檔案管理的發(fā)展十分緩慢。現(xiàn)階段我國實(shí)施人事檔案管理的機(jī)構(gòu)缺少獨(dú)立性，通常是由正度統(tǒng)一管理和規(guī)劃，這就嚴(yán)重影響了我國人事管理工的效率和質(zhì)量，不符合我國高速發(fā)展的社會需要。

2 人事檔案管理中的問題

（一）管理者的不重視

一些單位和企業(yè)的管理者對人事檔案管理工作極不重視，其將人事檔案管理看作是簡單的保管工作，只要檔案信息不遺失、不泄露，能夠應(yīng)對檔案外調(diào)和查檔就是人事檔案管理工作的全部內(nèi)容。因此，對于檔案管理工作的關(guān)注程度不夠，對人事檔案管理人員的關(guān)注度較少，對檔案管理辦公室的建設(shè)不上心，導(dǎo)致檔案室的建設(shè)不規(guī)范也不標(biāo)準(zhǔn)。有些單位和企業(yè)甚至沒有專門的檔案管理部門和工作人員，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作在出現(xiàn)問題時(shí)，不能夠得到有效的解決，人事檔案管理的發(fā)展就變得十分緩慢。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

因?yàn)楣芾碚叩牟恢匾?，所以人事檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)普遍不高，人事檔案管理人員的管理方式陳舊，管理水平較低。目前大多數(shù)人事檔案管理人員是兼職人員，人事檔案管理工作交接頻繁，并且一些單位和企業(yè)沒有對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致人事檔案管理人員對于檔案管理的重要性以及檔案管理要求都知之甚少，直接對人事檔案的安全性和完整性造成了影響。除此之外，正是因?yàn)槿耸聶n案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，使得人事檔案管理工作得不到有效實(shí)施，檔案內(nèi)容空洞、不細(xì)致，不能夠真實(shí)地反映出個(gè)人信息，并且也不按照規(guī)定來進(jìn)行人事檔案的整理和歸檔，直接影響了人事檔案的質(zhì)量。

（三）人檔分離情況嚴(yán)重

一些單位和企業(yè)將員工的人事檔案存放于人事代理機(jī)構(gòu)，這就造成人檔分離的現(xiàn)象，并且這些單位和企業(yè)每年都會有大量的工資表、評審表表等資料需要?dú)w檔，這部分資料應(yīng)當(dāng)由單位和企業(yè)的人力資源管理部門進(jìn)行搜集后再交給人事代理機(jī)構(gòu)，這個(gè)過程十分復(fù)雜且瑣碎，占用了人事檔案管理人員大量的時(shí)間，容易造成人事檔案管理工作效率和質(zhì)量低下等情況。

（四）信息化化程度低

人事檔案管理工作的信息化程度不夠，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)經(jīng)廣泛運(yùn)用到人事檔案管理之中，但是我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷提高，很多先進(jìn)的技術(shù)還沒能在人事檔案管理工作中得到充分的運(yùn)用。

3 人事檔案管理的優(yōu)化對策

（一）提升管理者對檔案管理工作的重視

管理者對人事檔案管理提高重視是實(shí)施人事檔案管理工作的前提。必須加大對人事檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，成立專門的人事檔案管理部門，管理者定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。除此之外，建立規(guī)范化的人事檔案管理辦公室，對檔案的整理、維護(hù)等預(yù)先準(zhǔn)備充足的經(jīng)費(fèi)，條件較好的可以為人事檔案管理人員配備電腦、打印機(jī)等機(jī)器，確保人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)原則性較強(qiáng)的工作，人事檔案管理工人員的道德素質(zhì)、生活作風(fēng)及其業(yè)務(wù)水平都會對人事檔案管理工作造成影響。首先，人事檔案管理人員的政治素質(zhì)亟待提升，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治責(zé)任心和紀(jì)律性；其次，要著重提升認(rèn)識檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要以一種無私奉獻(xiàn)的精神來開展人事檔案管理工作，嫻熟掌握人事檔案管理工作的方法和手段。

（三）注重人事檔案材料的收集工作

收集人事檔案資料是開展人事檔案管理的基本任務(wù)，每一個(gè)單位和企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量培訓(xùn)、考核、晉升等資料，為檔案收集工作帶來了一些困難。所以，人事檔案管理人員必須及時(shí)將這些資料進(jìn)行收集，并且做好資料的交接工作，確保人事檔案管理部門能夠及時(shí)將檔案進(jìn)行補(bǔ)充。

（四）建立人事檔案管理信息化體系

想要建立人事檔案管理信息化體系，首先需要配置現(xiàn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，這樣才能夠快速處理人事檔案中的各項(xiàng)信息，并且保存和錄入圖片等；其次，建成完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須嚴(yán)格按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，做到不同地區(qū)能夠資源共享，并且技術(shù)更新數(shù)據(jù)庫中的人事檔案信息。最后，強(qiáng)化人事檔案信息的保密性，提高人事檔案管理人員的責(zé)任心，并且及時(shí)備份人事檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，防止信息的丟失和泄露。

4 對人事檔案管理發(fā)展趨勢的展望

（一）人事檔案管理的信息化發(fā)展

目前我國人事檔案的信息化管理還存在著許多問題，在未來必須將發(fā)展的重點(diǎn)放在信息化管理上，從檔案的收集、歸檔和備份等改變陳舊的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)施信息化管理，并在此基礎(chǔ)上找出問題，解決問題，構(gòu)建全面的信息化人事檔案管理體系。人事檔案管理信息化水平不斷提高，是我國人事檔案管理發(fā)展的不懈追求。

（二）人事檔案管理的“三化”發(fā)展

“三化”即為現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?，F(xiàn)代化發(fā)展的核心方面即為建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，不斷加強(qiáng)信息化；標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)的加強(qiáng)，逐漸形成完善的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系；規(guī)范化指的是改善人事檔案管理書寫不正確、裝訂有瑕疵等問題，這需要制定嚴(yán)格規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語

綜上所述，只有不斷地對人事檔案管理工作進(jìn)行探索和改進(jìn)，清楚地認(rèn)識到人事檔案管理工作中存在的問題并找出有效的優(yōu)化策略，才能夠推進(jìn)人事檔案管理工作不斷的發(fā)展。

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作者簡介

邢瑛，新疆博州精河縣，本科，博州黨校，研究方向：檔案管理。