改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

孫宏艷

【摘 要】事業(yè)單位貨幣資金運(yùn)行不同于企業(yè)，不以企業(yè)利潤(rùn)最大化為運(yùn)行目標(biāo)，事業(yè)單位是在財(cái)政預(yù)算的支持下進(jìn)行各項(xiàng)資金活動(dòng)，因此事業(yè)單位貨幣資金運(yùn)行狀況更容易出現(xiàn)問題。文章探討了事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；貨幣資金；內(nèi)部控制

一、引言

要開展事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)，貨幣資金是必不可少的。事業(yè)單位的貨幣資金主要有現(xiàn)金、銀行存款以及其他貨幣資金。貨幣資金與其他各業(yè)務(wù)有著廣泛的聯(lián)系性，流動(dòng)性強(qiáng)、控制難度大，它的性質(zhì)決定了高風(fēng)險(xiǎn)性。所以，大多數(shù)的挪用、貪污等腐敗行為都根源于貨幣資金的控制不當(dāng)。因此，為了確保事業(yè)單位貨幣資金能安全運(yùn)用，財(cái)務(wù)資料能準(zhǔn)確反映，資金的使用效率得以提高，最終保證事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，構(gòu)建一套合理有效的貨幣資金內(nèi)部控制體系勢(shì)在必行。

二、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題

1.對(duì)現(xiàn)金保管的風(fēng)險(xiǎn)控制不足。很多單位在貨幣資金內(nèi)部控制制度中明確了要加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金的管理，要定期不定期地盤點(diǎn)現(xiàn)金。但由于缺乏很好地監(jiān)督，具體實(shí)施時(shí)還是沒有落實(shí)到位。有些單位的庫(kù)存現(xiàn)金不能控制在限額內(nèi)，經(jīng)核查庫(kù)存現(xiàn)金經(jīng)常會(huì)超出甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出限定的額度，主要有：一是現(xiàn)金賬面余額及庫(kù)存現(xiàn)金量都超出限額。這種現(xiàn)象說明該單位的現(xiàn)金報(bào)銷制度沒有落到實(shí)處，現(xiàn)金結(jié)算業(yè)務(wù)過多，提取現(xiàn)金隨意，缺乏合理的盤點(diǎn)制度，現(xiàn)金管理混亂。二是現(xiàn)金賬面余額超過限額而庫(kù)存現(xiàn)金量沒有超額。該種現(xiàn)象表明，單位仍然存有白條抵庫(kù)的現(xiàn)象。

2.預(yù)算在資金的使用過程中沒有發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督作用。目前雖然事業(yè)單位會(huì)編制預(yù)算，但是處理資金時(shí)仍然按照之前的方式進(jìn)行，開始時(shí)隨意使用資金，到后期資金不夠時(shí)只能壓縮支付。總之預(yù)算在資金的使用過程中沒有發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督作用，在支付資金過程中存在虛開發(fā)票亂開發(fā)票等現(xiàn)象。預(yù)算的作用包括事前、事中以及事后3個(gè)階段，而實(shí)際操作過程中卻忽略了關(guān)鍵的事中監(jiān)督作用，這往往會(huì)帶來隨意使用資金、造成浪費(fèi)的后果。

3.授權(quán)審批制度存在問題。有些事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理人員動(dòng)輒私下支出大量的資金，而單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)卻長(zhǎng)期不知情，這明顯有悖授權(quán)審批制度的要求。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理人員以各種辦理業(yè)務(wù)的名義私自將資金轉(zhuǎn)出后，每一筆資金的轉(zhuǎn)出是否合法屬實(shí)，居然無人審核。

4.印章、支票的風(fēng)險(xiǎn)管理混亂。幾乎每個(gè)事業(yè)單位都知道在設(shè)置貨幣資金業(yè)務(wù)崗位時(shí)，應(yīng)充分考慮各崗位間的不相容性，但是基于事業(yè)單位人員編制限制等原因，財(cái)務(wù)人員只有出納和會(huì)計(jì)兩人，因此在實(shí)際工作中遇到一方請(qǐng)假等情況仍會(huì)出現(xiàn)將所有印章交由同一個(gè)人管理的現(xiàn)象。所以很多單位只是規(guī)章上形式上要求將財(cái)務(wù)專用章交由會(huì)計(jì)保管，實(shí)際上出納員仍然一人保管所有支付需要的印章。

三、改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

1.務(wù)必要樹立良好的內(nèi)控觀念。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)單位負(fù)責(zé)人對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制意識(shí)。財(cái)務(wù)工作的第一責(zé)任人是單位負(fù)責(zé)人，因此單位負(fù)責(zé)人必須要在充分認(rèn)識(shí)到貨幣資金內(nèi)部控制的重要性的基礎(chǔ)上，樹立起良好的控制意識(shí)，這對(duì)于加快本單位貨幣資金內(nèi)控建設(shè)有著重要作用。其次，單位負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)組織人員學(xué)習(xí)相關(guān)制度規(guī)范，并通過專題講座等形式由專業(yè)人士進(jìn)行解讀、指導(dǎo)。已經(jīng)建立貨幣資金內(nèi)部控制體系的單位應(yīng)在原有基礎(chǔ)上結(jié)合新法規(guī)的內(nèi)容進(jìn)行完善；尚未形成體系的單位應(yīng)在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上結(jié)合各單位自身的具體情況，為本單位量身定制出一套適合本單位的貨幣資金內(nèi)控體系構(gòu)建方案、確定詳細(xì)構(gòu)建進(jìn)程計(jì)劃表以加快貨幣資金的內(nèi)部控制建設(shè)，并在實(shí)施以后定期進(jìn)行評(píng)估反饋以更好地完善單位的貨幣資金內(nèi)部控制制度。再有，在單位負(fù)責(zé)人的號(hào)召下，其他涉及貨幣資金業(yè)務(wù)的相關(guān)工作人員，要提高貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要主動(dòng)按照內(nèi)部控制的要求來約束自己。只有單位負(fù)責(zé)人的內(nèi)控意識(shí)提高了，整個(gè)單位的員工都不折不扣地按內(nèi)控要求規(guī)范自己了，才能保障單位貨幣資金的安全、完整、合法以及有效使用。

2.建立健全貨幣資金內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。首先，要設(shè)定貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)。然后對(duì)單位貨幣資金業(yè)務(wù)活動(dòng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行客觀全面的評(píng)估，并制定出嚴(yán)格的評(píng)估報(bào)告作為之后內(nèi)部控制活動(dòng)推進(jìn)的根據(jù)。再者，要科學(xué)開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理的分類，通過定性分析和定量分析對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。最后，依據(jù)分析識(shí)別的結(jié)果制定出科學(xué)有效的對(duì)策。在制定對(duì)策的時(shí)候要充分考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率以及影響的大小。對(duì)于高概率發(fā)生且影響大的風(fēng)險(xiǎn)適用規(guī)避的對(duì)策，對(duì)于發(fā)生概率小且影響力小的風(fēng)險(xiǎn)適用承受的對(duì)策。

3.改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)控制度。首先，單位負(fù)責(zé)人要清楚意識(shí)到自己是內(nèi)部控制制度建立健全的責(zé)任人以及對(duì)實(shí)施效果要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。明確單位負(fù)責(zé)人是內(nèi)部控制制度的宏觀決策者與執(zhí)行者，在單位負(fù)責(zé)人的帶動(dòng)下全體人員共同自覺執(zhí)行各項(xiàng)相關(guān)規(guī)定，構(gòu)建出一套適合本單位的貨幣資金內(nèi)部控制體系。要將內(nèi)部控制制度執(zhí)行的效果作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績(jī)考評(píng)內(nèi)容之一，只有這樣才能在各個(gè)部門切實(shí)地推行內(nèi)控活動(dòng)。其次財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本單位的貨幣資金業(yè)務(wù)情況以及內(nèi)部控制制度，制定出適合本單位的貨幣資金內(nèi)部控制制度，并且明文要求強(qiáng)制執(zhí)行。四是各擔(dān)當(dāng)人員定期對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的執(zhí)行情況做出書面報(bào)告，由專人對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估監(jiān)督，并將結(jié)果進(jìn)行反饋，根據(jù)執(zhí)行過程中產(chǎn)生的問題對(duì)貨幣資金內(nèi)控制度進(jìn)行不斷地完善。

4.加強(qiáng)與貨幣資金有關(guān)的票據(jù)保管和使用。首先，要制定規(guī)范的票據(jù)管理制度，明確各類票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、保管以及使用方法，特別是支票因填寫錯(cuò)誤等原因作廢時(shí)不得隨意丟棄，要按照規(guī)定登記處理。與支付業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)應(yīng)與支付所需印章交由不同人員保管，尤其是支票不得與財(cái)務(wù)章由一人保管。其次，一般法人章由出納保管，財(cái)務(wù)專用章由主辦會(huì)計(jì)保管，單位的公章則應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人保管。印章的使用要實(shí)行使用責(zé)任制，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章之前，要嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)，要設(shè)置印章的使用登記薄，簽字或蓋章之前要履行相關(guān)審批手續(xù)并登記。

5.貨幣資金信息溝通要順暢。首先，貨幣資金內(nèi)部控制的效果，取決于貨幣資金管理人員的控制意識(shí)以及控制行為，更取決與單位負(fù)責(zé)人的重視程度。單位負(fù)責(zé)人重視貨幣資金的內(nèi)部控制，強(qiáng)調(diào)部門之間，業(yè)務(wù)人員之間加強(qiáng)溝通與交流，便能促進(jìn)貨幣資金內(nèi)控工作的開展。其次，加強(qiáng)信息溝通要借助信息化這個(gè)重要手段。通過先進(jìn)的信息系統(tǒng)平臺(tái)，能將單位各部門的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)有機(jī)聯(lián)系在一起，這樣貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)的溝通也變得簡(jiǎn)單、方便、及時(shí)，能夠大大提高工作效率。將貨幣資金的內(nèi)部控制活動(dòng)設(shè)計(jì)到信息系統(tǒng)中，能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的制度化和規(guī)范化。再者，要設(shè)計(jì)出有效的貨幣資金相關(guān)的信息溝通渠道，以方便溝通。

6.加強(qiáng)對(duì)貨幣資金控制的監(jiān)督。首先，各事業(yè)單位應(yīng)該建立貨幣資金內(nèi)部稽核制度并有一個(gè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)。其次，在監(jiān)督檢查過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題就應(yīng)采取積極有效的措施，并對(duì)內(nèi)部稽核制度進(jìn)一步糾正和完善。同時(shí)，要合理科學(xué)地設(shè)置相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)工作人員，并且有規(guī)范的監(jiān)督檢查機(jī)制。對(duì)相關(guān)崗位及人員的安排情況以及授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況要進(jìn)行監(jiān)督檢查，絕不容許出現(xiàn)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象以及越權(quán)審批行為；對(duì)印章及票據(jù)的保管狀況要進(jìn)行監(jiān)督檢查，絕不容許出現(xiàn)一人保管所有印章的現(xiàn)象以及出現(xiàn)票據(jù)管理漏洞。此外，要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督檢查作用，完善單位的內(nèi)部審計(jì)工作制度。事業(yè)單位的內(nèi)部審計(jì)部門要有一定的獨(dú)立性并擁有相應(yīng)的的權(quán)利，如審計(jì)部門要有追查的權(quán)利和處罰建議的權(quán)利。在設(shè)計(jì)內(nèi)部審計(jì)工作制度時(shí)，要考慮對(duì)貨幣資金等業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查的期間以及相關(guān)的處理程序。

總之，事業(yè)單位只有建立合理的內(nèi)部控制措施并確保其有效實(shí)施，才能提高事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)控制度執(zhí)行的可操作性和執(zhí)行效率，從而提高事業(yè)單位的貨幣資金內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)揮自身職能。

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