公共圖書館檔案管理工作芻議

付麗麗

【摘要】本文通過對公共圖書館檔案管理的重要性分析，來找出現(xiàn)階段公共圖書館檔案管理工作所存在的問題，并針對這些問題，來提出有針對性的解決對策，促進公共圖書館檔案的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】公共圖書館；檔案管理；策略

一、公共圖書館檔案管理的重要性

從本質(zhì)上來說，我們要想將公共圖書館當中的檔案完整的保留下來，就必須要對其進行強有力的檔案管理。公共圖書館的檔案管理，是查史和工作參考的保障。公共圖書館檔案是研究圖書館發(fā)展和評估的第一手資料，現(xiàn)代化圖書館部門眾多，職能各異，每個部門的活動記錄都是體現(xiàn)不同時期圖書館發(fā)展的枝節(jié)脈絡(luò)，為每四年一次的公共圖書館評估定級積累詳實可靠的資料，為圖書館管理者提供參考。詳細和完整的檔案資料，也為廣大課題研究者、館史撰寫者、學(xué)術(shù)研究者進行檢索和查閱提供了方便?？茖W(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)。

二、公共圖書館檔案管理的問題

1.檔案管理制度缺失。現(xiàn)階段，我國大部分的公共圖書館都是一些年代久遠的老館，早期檔案工作相對單純，只有黨政、人事、財務(wù)及業(yè)務(wù)之分，且因沒有專職檔案人員，檔案意識不夠，檔案在收集、鑒定、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的制度[1]。幼檔案收集不完整、整理不規(guī)范。

2.檔案散失比較嚴重。從本質(zhì)上來講，檔案具有明顯的原始記錄性，并且其主要是以紙質(zhì)文檔為主，但由于檔案意識不足，許多應(yīng)歸檔的文件分別由不同經(jīng)辦人自行保管，檔案收集工作不到位，檔案人員移交工作不規(guī)范，檔案保管不善或者人為損毀等，紙質(zhì)檔案散失嚴重。在電子信息化快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求。

三、公共圖書館檔案管理策略

1.規(guī)范檔案的管理制度。為了能夠更好的規(guī)范公共圖書館的檔案管理，來促使檔案管理的規(guī)范化與標準化，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，提高圖書館檔案的服務(wù)水平，就必須依據(jù)《檔案法》，按照公共圖書館檔案保存要求和國家圖書館評估標準，制定歸檔范圍、歸檔時間、檔案移交、檔案整理細則、檔案的存放和保護制度等規(guī)范化標準，加強檔案管理工作制度建設(shè)，由專職檔案人員管理，制定相應(yīng)檔案管理制度，各部門兼任檔案管理人員積極做好日常收集工作，制度要統(tǒng)一收集時間、收集范圍、鑒定方式，要制定整理分類方案，提出保管措施，進一步規(guī)范流程管理。

2.促進檔案管理一體化。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備與技術(shù)已經(jīng)難以滿足檔案管理工作的實際需求，圖書館檔案管理系統(tǒng)也需要更新、升級，幫助圖書館檔案工作者快速有效地進行檔案管理。圖書館應(yīng)不斷更新、完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如設(shè)置專門檔案室，購置密集架、專用檔案盒、檔案裝訂機器等；同時采用先進的技術(shù)手段管理檔案，充分利用文檔管理系統(tǒng)，從收集到保管上保證檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。因此，圖書館的檔案負責(zé)人應(yīng)隨時關(guān)注市場上已經(jīng)開始使用的新技術(shù)、新設(shè)備，通過各種渠道，及時引進，并組織檔案人員學(xué)習(xí)、使用，更新原有的檔案管理系統(tǒng)，為檔案工作者需加強信息技術(shù)管理和運用的能力提供最優(yōu)的平臺，使其更好地管理檔案，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

3.加大管理資金的投入。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備與技術(shù)已經(jīng)難以滿足檔案管理工作的實際需求，圖書館檔案管理系統(tǒng)也需要更新、升級，幫助圖書館檔案工作者快速有效地進行檔案管理。圖書館應(yīng)不斷更新、完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如設(shè)置專門檔案室，購置密集架、專用檔案盒、檔案裝訂機器等；同時采用先進的技術(shù)手段管理檔案，充分利用文檔管理系統(tǒng)，從收集到保管上保證檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。因此，圖書館的檔案負責(zé)人應(yīng)隨時關(guān)注市場上已經(jīng)開始使用的新技術(shù)、新設(shè)備，通過各種渠道，及時引進，并組織檔案人員學(xué)習(xí)、使用，更新原有的檔案管理系統(tǒng)，為檔案工作者需加強信息技術(shù)管理和運用的能力提供最優(yōu)的平臺，使其更好地管理檔案，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

4.建立高質(zhì)的管理隊伍。檔案管理人員的綜合素質(zhì)，往往能夠直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量與水平。圖書館檔案工作者應(yīng)提高公關(guān)服務(wù)意識，增強服務(wù)主動性，積極與各部門溝通協(xié)調(diào)。圖書館可以根據(jù)自身的實際情況，對檔案部門的人員進行專業(yè)、專題的知識培訓(xùn)，使其不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，使檔案人員進一步提高自身專業(yè)知識水平，更好地適應(yīng)圖書館和社會的需要。

四、結(jié)語

總而言之，為了能夠更好的發(fā)揮公共圖書館的功能性，就要求公共圖書館的檔案部門必須要與其他部門進行充分的配合，并通過結(jié)合實際的情況，來為其提供更加高質(zhì)量的圖書館服務(wù)。要加強單位內(nèi)外檔案、資料的收集、開發(fā)、利用工作，準確把握信息服務(wù)方向，使檔案工作成為公共圖書館各項活動必不可少的支撐，促進圖書館服務(wù)質(zhì)量和管理水平的提高。

【參考文獻】

[1]馬月麗.公共圖書館檔案管理工作探究[J].陜西檔案，2015，02：39

[2]鄧文婷.關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討[J].檔案管理，2015，02：53-54