論檔案信息化建設中的檔案信息服務

文/江蘇省淮安市檔案局 耿懷明

論檔案信息化建設中的檔案信息服務

文/江蘇省淮安市檔案局 耿懷明

隨著信息技術大面積運用，給各項事業(yè)建設發(fā)展注入了新的活力，對于檔案管理行業(yè)來說也是如此，應該與時俱進，應該進一步重視檔案信息化建設，提高檔案信息服務水平。本文針對檔案信息化建設中檔案信息服務存在的問題和不足，提出相應的解決對策。

檔案信息建設；信息服務；解決對策

在當前形勢下，檔案管理由過去主要為官方服務，逐步拓展到面向全社會服務，檔案信息化服務日益社會化、市場化，各地檔案館應該根據這一形勢變化，在加強檔案信息設施設備建設的同時，健全完善檔案信息服務機制，堅持在完善服務結構、創(chuàng)新服務模式等方面做文章，提高檔案信息服務管理水平，實現(xiàn)檔案信息的市場價值最大化。

一、檔案信息服務的現(xiàn)狀和存在的主要問題

近幾年來，我國各地檔案館大力加強檔案信息化建設，實現(xiàn)了電子文檔歸檔管理，建立了檔案區(qū)域管理網絡，利用網絡向社會提供檔案信息服務。但是，由于我們市場經濟管理體制建立較晚，給檔案信息化服務帶來了一些困難。其主要困難表現(xiàn)如下：

（一）信息化服務意識淡漠。盡管各地檔案館實現(xiàn)了檔案的網絡化、信息化管理，但由于受檔案管理傳統(tǒng)思維定式的影響，少數檔案管理工作者思想陳舊，習慣了過去多年一貫制的管理方式，觀念滯后，服務意識淡漠，缺乏開拓進取精神，在檔案信息面向全社會服務中的辦法不多，與檔案設施設備的現(xiàn)代化不相匹配。

（二）信息化建設水平不高。由于計算機技術更新快，而國內檔案信息化設備不夠規(guī)范、缺乏統(tǒng)一格式、數目眾多、品種參差不齊，給后期維護和更新升級帶來一定的困難，使檔案的信息化建設水平很難達到應有的高度，制約了檔案信息化服務工作的開展。

（三）信息化服務的手段落后。由于檔案的信息化建設起步較晚，受投資影響，有些檔案館的信息化建設總在原有的基礎上踏步，檔案的信息化建設主要用于內部管理，在對外信息化服務方面所做的工作和努力不夠，服務方式簡單落后，很難滿足社會對檔案信息服務的需求。

（四）隊伍信息化管理素質不高。由于傳統(tǒng)檔案管理方式的技術含量并不高，主要是從事一些收集、整理、借閱、保管等工作，在檔案管理迅速實現(xiàn)信息化后，有些管理人員無法迅速適應過來，無法全面掌握檔案信息化服務方式，檔案管理隊伍的綜合素質急待提高。

二、提高檔案信息服務水平的主要對策

我國各行各業(yè)的信息化建設水平正在快速發(fā)展，檔案信息化建設起步較晚，應該迎頭趕上，努力提高檔案信息服務水平，與全社會整體信息化建設水平相適應。

（一）建立完善制度，構建檔案信息服務體系。應該突破“自我服務”的傳統(tǒng)管理模式制約，根據社會對檔案信息服務的需求，轉變觀念，創(chuàng)新管理。堅持修訂完善以社會需求為導向的檔案編研制度，讓檔案編研更加貼近社會的實際需要，少做無用功，生產更多滿足社會需求的檔案信息。堅持修訂完善檔案信息利用預測制度，通過檔案信息服務的可行性分析和預測，更好地了解社會各行各業(yè)的特征，了解檔案信息的具體需求動向，有的放矢地開展檔案信息的收集、匯總、分析，讓檔案信息服務工作更加行之有效。修訂完善信息銷售制度，改變過去動服務為主動上門服務，主動推銷檔案信息，實現(xiàn)檔案信息服務的市場化成果轉化，推進檔案信息化建設的快速發(fā)展。

（二）完善設施建設，夯實信息化服務的基礎。應該根據檔案信息建設形勢發(fā)展的需要，結合信息化設備標準不統(tǒng)一、更新?lián)Q代快的特點，確定檔案信息化設施建設指導原則，制定長遠規(guī)劃、短期目標，在基礎設施設備的選擇上，有國家統(tǒng)一標準的盡量選擇有統(tǒng)一標準的設施設備，沒有國家統(tǒng)一標準的應該盡量選擇社會主流設施設備，避免重復購置，把有限的資金用在刀刃上。在配齊配全相應的信息化設施設備的基礎上，建立完善設施設備安全保障和維修更新制度，一邊面保證檔案館設施設備安全可靠，另一方面能夠使信息設施設及時更新升級，為檔案信息化服務打好堅實的基礎。

（三）加強管理對接，提高信息化服務水平。要牢固樹立“一盤棋”思想，檔案館在完成相應的信息化建設之后，應該加強與相鄰檔案館、異地檔案館的工作業(yè)務溝通交流，努力實現(xiàn)管理對接，保證重要檔案的異地備份，開展稀缺檔案信息的異地共享，拓展檔案信息服務的范圍和領域。在開通檔案館網絡主頁的同時，在政府、相關企事業(yè)單位和團體的網頁上開通網絡連接，讓檔案信息傳遞更加方便快捷，努力提高檔案信息化服務水平。

（四）抓好人才培養(yǎng)，創(chuàng)新服務管理模式。通過開展形式多樣的業(yè)務培訓，抓好各類檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質。同時，大力學習應用和創(chuàng)新檔案信息服務新模式。如，建立檔案信息微信群，及時發(fā)布檔案信息服務動態(tài)、重點工作，與客戶及時溝通交流，提高信息服務的時效性。又如，劃分檔案信息服務責任區(qū)，增強檔案管理服務人員的責任意識，提高用戶的滿意度。

三、結束語

檔案的信息化建設為檔案的信息化服務創(chuàng)造了十分有利的條件，只要堅持建立健全制度，完善設施建設，加強管理對接，抓好人才培養(yǎng)，創(chuàng)新服務模式，就一定能夠不斷提高檔案信息服務水平，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的需求。

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