文/四川達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 梁梅

高?；n案收集工作中的常見問題與改善策略

文/四川達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 梁梅

高校基建檔案一方面是基建工程中各方權(quán)益的憑證，另一方面也是一所高校建設(shè)發(fā)展的歷史記載，做好高?；n案收集工作，對高校的建設(shè)與發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。基于此，本文闡述了基建檔案收集工作中常見的問題，并提出了相應(yīng)的改善措施。

基建檔案；收集問題；改善策略

高?；n案是高校建設(shè)和發(fā)展的歷史記錄。作為客觀的真實(shí)憑據(jù)，它不僅為今天的現(xiàn)實(shí)服務(wù)而且為日后的維修和擴(kuò)建提供重要的依據(jù)和參考，在學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著不可低估的作用。由此可見，基建檔案的收集、管理在高校管理中具有極為重要的意義，不僅是一項(xiàng)有利于當(dāng)下的工作，還是一項(xiàng)有利于學(xué)校未來規(guī)劃和發(fā)展的工作。

一、高?；n案收集工作中的常見問題

（一）收集不齊全。檔案人員在實(shí)際工作中存在資料收集不齊全的問題。如：只重視紅頭文件的正件而忽視同一文件的附件、定稿；只重視項(xiàng)目的施工圖和竣工圖而忽視其變更資料；只重視紙質(zhì)材料而忽視照片、聲像、電子文件等的收集。此外，隱蔽工程資料的收集也容易被忽視，這給后期的維修、改建工作帶來了很多麻煩。

（二）歸檔質(zhì)量偏低?；üこ淘诮ㄔO(shè)過程中，資料編輯存在以下幾個(gè)問題：一是隨手抓筆，隨手寫，用易褪色的書寫工具書寫、繪制。時(shí)間一久，字跡模糊，查閱困難。二是一些材料和圖紙，時(shí)常出現(xiàn)缺少日期，日期籠統(tǒng)、字跡不清楚，圖樣不清晰、圖表不整潔，簽字手續(xù)不完備，或者無原始簽名或印章等問題。三是記錄信息不規(guī)范、不準(zhǔn)確，不能做到“修改到位、標(biāo)注到位、說明到位”。此外，很多文件不是原始資料，缺乏真實(shí)性。這些問題將影響檔案的歸檔質(zhì)量，并給今后的查找、利用帶來極大的困難。

（三）載體形式單一。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式也多種多樣。如：照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、光盤以及電子檔案等。目前，大部分高?；n案的載體仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主，檔案部門在接收檔案時(shí)，也只重視紙質(zhì)材料，而忽視了其他載體資料的收集，而紙質(zhì)材料時(shí)間一長，挪動(dòng)、翻閱等都會造成不同程度的損壞和遺失。

二、高?；n案收集工作改進(jìn)對策

（一）提高基建檔案收集意識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，將會對檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生積極的影響。這也是做好基建檔案工作的重要基礎(chǔ)。因此，檔案管理部門要養(yǎng)成積極宣傳、主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作作風(fēng)，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的肯定，獲取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作在人力物力上的大力支持。改變檔案管理工作不被重視的被動(dòng)局面，與此同時(shí)，檔案管理部門在開展工作時(shí)，要嚴(yán)格按著相關(guān)法律規(guī)定，要求基建部門明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理程序，保證檔案管理質(zhì)量，要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的精品意識，激發(fā)工作的責(zé)任心和主動(dòng)性。按照基建檔案管理的要求，做到“三到位”，即分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、技術(shù)資料人員的落實(shí)到位。

（二）健全基建檔案收集制度?！盁o規(guī)矩?zé)o以成方圓”，做好基建檔案管理工作，首先要建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。要使高?；n案管理工作做到“有法可依，違法必究?！笔紫?，各高校要根據(jù)高等學(xué)校的檔案管理辦法制定詳細(xì)的規(guī)章制度，包括歸檔范圍、 分類方案、保管期限、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、崗位責(zé)任制、利用制度、竣工文件編制要求、檔案移交辦法等逐個(gè)環(huán)節(jié)，依照誰形成的檔案誰負(fù)責(zé)的原則，制定明確的相關(guān)建筑單位及學(xué)習(xí)檔案管理職能部門的職責(zé)分工，完善高效基建管理的機(jī)制。在具體管理程序中檔案管理的程序可這樣劃分：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段檔案—檔案管理部門；項(xiàng)目施工文件—分包單位；分包形成的檔案—相應(yīng)承包單位；監(jiān)理文件—監(jiān)理單位；技術(shù)準(zhǔn)備與試運(yùn)行材料—試運(yùn)行單位。

（三）推行“三同步”“兩檢查”監(jiān)控。落實(shí)專人負(fù)責(zé)，實(shí)行“三同步”過程管理和“兩審查”質(zhì)量監(jiān)控。首先，要結(jié)合國家在基建檔案管理的明文規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行“三同步”管理，主要內(nèi)容是：基建工程動(dòng)工與建立檔案同步；工程建設(shè)進(jìn)程與竣工材料的管理工作同步；工程竣工驗(yàn)收與提交竣工圖的驗(yàn)收同步。

其次，基建檔案監(jiān)控要采取“兩檢查”制度：首先，基建部門設(shè)專人負(fù)責(zé)管理檔案，遵照學(xué)校關(guān)于基建檔案的規(guī)章制度，檢查工程各階段形成的檔案；其次，在基建檔案移交過程中，要按規(guī)定再次對檔案材料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確?；n案管理在每一個(gè)環(huán)節(jié)上都不存在疏漏，保證歸檔的檔案質(zhì)量優(yōu)質(zhì)。

（四）納入項(xiàng)目合同管理?；?xiàng)目在投標(biāo)、簽訂合同過程中要明確資料的數(shù)量、形式、質(zhì)量、移交時(shí)間等，確保竣工資料的準(zhǔn)確性、完整性，明確違約責(zé)任，若資料不全、不準(zhǔn)確，方有權(quán)扣除相應(yīng)的合同款項(xiàng)。此外，要落實(shí)責(zé)任制度，將項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行編制，制定嚴(yán)格的考核制度，考核結(jié)果與經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，提高工作人員的責(zé)任心。

（五）強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用。目前，很多高校的檔案管理仍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，耗時(shí)耗力，還容易導(dǎo)致?lián)p壞、遺失，查找困難。而現(xiàn)代社會，科技越來越發(fā)達(dá)，電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展讓檔案管理人員看到告別傳統(tǒng)的繁瑣工作的希望。因此，高校要積極做好檔案收集管理工作，將工作人員從傳統(tǒng)的人工方式解救出，轉(zhuǎn)向便捷的現(xiàn)代化管理方式。例如，掃描檔案文件，并保存到計(jì)算機(jī)形成電子檔案，將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)對接，結(jié)合加密檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)憑借密碼遠(yuǎn)程訪問。這樣查閱者不必再在龐大的資料庫中一一查找，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，也避免了資料的反復(fù)翻閱、借閱的損害和遺失。高校要積極配合基建檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，增加撥款，引進(jìn)配套的、先進(jìn)硬件設(shè)備，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高他們對現(xiàn)代化工具的使用技能，從而促進(jìn)基建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、總結(jié)

總之，高?；n案對高校而言意義重大，做好高?；n案管理工作，有利于學(xué)校規(guī)劃發(fā)展。目前，高?；n案收集管理工作中仍舊存在很多問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人要提高認(rèn)識，做好檔案管理改革，摒除一些傳統(tǒng)管理，以現(xiàn)代化管理方式實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，做好檔案管理工作，給學(xué)校日常運(yùn)行、維護(hù)、保養(yǎng)、改建等工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

［1］王玉玲.論新建本科院?；n案的優(yōu)化管理——以欽州學(xué)院為例［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）：181-182.

［2］王輝，葛成全.如何加強(qiáng)高不可多得院?；n案管理［J］.蘭臺世界，2014（S3）：52．

［3］中華人民共和國教育部令第27號.高等學(xué)校檔案管理辦法［S］.2008.8.

［4］廖若瑩.關(guān)于高校檔案管理工作幾個(gè)問題的思考［A］.福建省圖書館學(xué)會，2011年學(xué)術(shù)年會論文集［C］.2011.