淺談?dòng)行嵘r(nóng)村初中檔案管理效能的對(duì)策

文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級(jí)中學(xué) 鈕新妹

淺談?dòng)行嵘r(nóng)村初中檔案管理效能的對(duì)策

文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級(jí)中學(xué) 鈕新妹

農(nóng)村初中檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是學(xué)校工作的真實(shí)寫照。加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)，對(duì)于規(guī)范學(xué)校管理工作，提升學(xué)校工作的過程管理有著重要意義。我們要充分研究當(dāng)前農(nóng)村初中學(xué)校檔案工作的問題，制定好中小學(xué)校檔案工作的對(duì)策，有效提升檔案管理的效能。

農(nóng)村初中；檔案管理；效能；對(duì)策

隨著蘇州地區(qū)經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，學(xué)校檔案建設(shè)取得了極大地進(jìn)步。但是，由于受傳統(tǒng)觀念、領(lǐng)導(dǎo)不重視、專業(yè)人員缺乏等因素的影響，農(nóng)村初中檔案的管理與利用效能還很低。學(xué)校檔案是一所學(xué)校管理、教學(xué)、教研、學(xué)生等活動(dòng)中的直接體現(xiàn)，它真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映了學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)，是學(xué)校一切工作的綜合反映。為此，我們既要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要作用，又要研究當(dāng)前農(nóng)村初中檔案工作中普遍存在的問題，制定做好學(xué)校檔案工作的對(duì)策，有效提升學(xué)校檔案管理水平與效能。下面，筆者根據(jù)自身多年來從事檔案管理的工作實(shí)踐，就提升農(nóng)村初中檔案管理的效能談自己一些粗淺的看法。

一、當(dāng)前農(nóng)村初中檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。目前，很多農(nóng)村初中學(xué)校的管理者并沒有真正認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，對(duì)學(xué)校檔案管理普遍采取“上面檢查就做，不檢查就聽之任之”的態(tài)度，普遍缺少一個(gè)健全的學(xué)校檔案制度。再加上初中學(xué)校繁重的教學(xué)任務(wù)，導(dǎo)致學(xué)校各科室不能及時(shí)地提交各類檔案材料，結(jié)果到每次學(xué)期結(jié)束時(shí)，檔案室催交了，才上交檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集拖拖拉拉，有些重要材料找不到，找不全，這樣也使得歸檔的材料缺乏完整性和系列性，質(zhì)量不是很高。

（二）專業(yè)人員缺乏，管理理念滯后。當(dāng)前，影響農(nóng)村中學(xué)檔案管理建設(shè)的一個(gè)很重要也很現(xiàn)實(shí)的問題是專業(yè)檔案老師的缺乏。在筆者調(diào)查中發(fā)現(xiàn)許多農(nóng)村初中學(xué)校往往是學(xué)校安排快要退休的教師或者身體不好的教師或者學(xué)校認(rèn)為教學(xué)質(zhì)量相對(duì)比較差一點(diǎn)的教師來管理檔案室。由于他們對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)本身懂得少，再加上工作上缺少必要的熱情與積極性，在工作中采用傳統(tǒng)操作方式、缺少檔案管理的能力與動(dòng)力，嚴(yán)重制約著學(xué)校檔案管理水平的提高。

（三）檔案資料不全，管理手段落后。眾所周知，學(xué)校檔案應(yīng)為學(xué)校發(fā)展留下生動(dòng)的軌跡，應(yīng)該客觀完整記錄下學(xué)校各項(xiàng)工作。但在農(nóng)村初中中傳統(tǒng)慣有的做法是：各科室將各自有用的材料籠統(tǒng)的地集中在自己的科室，檔案保管各自為政，使得學(xué)校各科室與檔案室工作嚴(yán)重脫節(jié)，即使檔案工作人員到各科室去收集，各科室教職工也是貪圖一時(shí)之便，隨便上交點(diǎn)材料進(jìn)行應(yīng)付。這樣，缺少必要的管理機(jī)制，檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失嚴(yán)重。

二、有效提升農(nóng)村初中檔案管理效能的對(duì)策

（一）加強(qiáng)重視，提升檔案管理水平。首先，學(xué)校要加強(qiáng)重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，及時(shí)制定好學(xué)校檔案管理的各種規(guī)章制度。其次，學(xué)校要根據(jù)實(shí)際情況，明確各行政科室負(fù)責(zé)上交檔案的人員，負(fù)責(zé)及時(shí)上交本科室的日常檔案。再次，學(xué)校檔案員要加強(qiáng)督促，催繳檔案，定期對(duì)各科室負(fù)責(zé)檔案的人員召開學(xué)習(xí)會(huì)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，并根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，提出要求，使他們慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打下基礎(chǔ)。

（二）把握標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好平時(shí)的工作。根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，只有扎扎實(shí)實(shí)、認(rèn)認(rèn)真真地做好平常工作檔案歸檔工作，才能更好地做好學(xué)校常規(guī)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。例如，開學(xué)初，可以及時(shí)催繳學(xué)校各科室的工作計(jì)劃、教研組工作計(jì)劃、骨干教師成長計(jì)劃、班主任工作計(jì)劃等。將這些工作計(jì)劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時(shí)與期末的各項(xiàng)工作、活動(dòng)總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。

（三）系統(tǒng)梳理，有序完成歸檔工作。每個(gè)部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們對(duì)教育教學(xué)工作、管理工作中要注意對(duì)形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，把同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個(gè)有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案。對(duì)于需要經(jīng)過較長時(shí)間才能完成的工作，更是注意平時(shí)材料的積累，等活動(dòng)一結(jié)束，就立即整理。

（四）信息化建設(shè)，提升檔案信息化水平。目前農(nóng)村初中學(xué)校大部分檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對(duì)信息資源的渴求。通過對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，利用電子檔案替代原件使用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原件的有效保護(hù)。1.照片的數(shù)字化。將照片掃描成圖像輸入，刻成光盤保存，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)輸入并與檔案管理軟件關(guān)聯(lián)。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化。通過計(jì)算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件。

總之，建立健全學(xué)校檔案管理制度，形成先進(jìn)的管理理念，制定科學(xué)的管理措施，能有效提升農(nóng)村初中檔案信息化管理水平和管理效能，同時(shí)也有利于學(xué)校對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于學(xué)校和老師查找和使用歷史資料，使學(xué)校進(jìn)行更加合理的科學(xué)管理。

［1］馬春芳.論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的有效途徑［J］.科技資訊，2006（02）.

［2］李紹云.新時(shí)期檔案管理工作中的問題研究及對(duì)策思考［J］.中外企業(yè)文化（下旬刊），2014（2）.

［3］陳小英.淺談我校學(xué)生檔案管理工作中的問題及建議［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009（19）.