基于大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的探究

文/濰坊學(xué)院　王曉春

基于大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的探究

文/濰坊學(xué)院王曉春

現(xiàn)代科技在不斷地更新，很多電子文檔數(shù)據(jù)在科技更新或創(chuàng)新的過程中巨量產(chǎn)生，從而在大數(shù)據(jù)時代中產(chǎn)生了一系列檔案管理問題。我們采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過收集整理、鑒定、保管與統(tǒng)計無法滿足目前的工作需求。大數(shù)據(jù)時代的來臨，對檔案管理工作人員提出了更高要求。檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學(xué)習新的管理知識、技術(shù)，更要對檔案管理進行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個良好的發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時代；備份；大數(shù)據(jù)開發(fā)公司

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理現(xiàn)狀

目前，尚未有人能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)的定義完全闡明，通過站在不同概念的角度來看，它的內(nèi)容基本一致，只是形式不統(tǒng)一。例如大數(shù)據(jù)不是指數(shù)據(jù)量等同于天文數(shù)字，而是指的是數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多，經(jīng)總結(jié)擁有“處理速度快”“數(shù)據(jù)價值高”“數(shù)據(jù)類型多”“數(shù)據(jù)體量巨大”等特點。如果說數(shù)據(jù)占好幾百GB才算大數(shù)據(jù)，那么是大錯特錯的，因為數(shù)據(jù)占數(shù)百GB不過是其中一種情況而已。大數(shù)據(jù)的主要意義在于它的第三維度，即速度與時間的維度，在這個維度的大數(shù)據(jù)具有極強重要的利用價值。我們隨著時間的遷徙變化來到了云時代，在這個時代有很多人懂得利用大數(shù)據(jù)的重要價值，經(jīng)科研改進，如今的大數(shù)據(jù)主要是基于云計算的一種數(shù)據(jù)應(yīng)用與處理的模式，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中分享、交叉互換，使知識服務(wù)與智力資源得到充分的利用與開發(fā)。

現(xiàn)代科技在不斷地更新，很多電子文檔數(shù)據(jù)在科技更新或創(chuàng)新的過程中巨量產(chǎn)生，從而在大數(shù)據(jù)時代中產(chǎn)生了一系列檔案管理問題。我們采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過收集整理、鑒定、保管與統(tǒng)計無法滿足目前的工作需求，因為工作人員每天的工作時間有限，很難在一天內(nèi)對大量的檔案進行收集整理、鑒定、保管、統(tǒng)計，所以工作效率極低，檔案質(zhì)量無法得到保障。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中快速有效地對檔案進行管理，檔案管理效率高，又安全又準確。

有相關(guān)報道，香港政府在2012的1月至7月期間，銷毀了大量的官方文件，其高度為23195m。雖然僅只有半年光景，但文件的數(shù)量之多已是駭人聽聞，令社會群眾展開了熱烈的討論。經(jīng)分析，香港政府之所以銷毀了許多信息價值仍然很高的文件，是因為庫房容量有限，檔案室無法對這些有用的文件進行有效保管，只能通過銷毀部分文件來提高其他新文件的保存質(zhì)量。由此可見，庫房容量小對檔案管理產(chǎn)生了極大的工作困擾，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用具有重要價值。另外，如阿里巴巴、百度、騰訊等大型公司的數(shù)據(jù)資源非常巨大，但它們采用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后均能夠有效地優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲，這是非常值得從事檔案管理的工作人員進行借鑒的。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理措施

檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的社會價值將會得到進一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務(wù)。此外，檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學(xué)習新的管理知識、技術(shù)，更要對檔案管理進行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個良好的發(fā)展。

（一）夯實備份工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要是具有集中處理巨量數(shù)據(jù)的作用，檔案管理人員在管理檔案的時候必須做好備份工作。目前洋西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園已在中國建立，數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園能夠大規(guī)模處理、分析和研究檔案數(shù)據(jù)，在很多行業(yè)和多個領(lǐng)域上能夠為其提供準確的研究數(shù)據(jù)。檔案管理人員可將產(chǎn)業(yè)園成功案例作為檔案管理的一個借鑒，從而建立一個檔案備份中心，將檔案數(shù)據(jù)資源有效集中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案數(shù)據(jù)資源管理工作，從而節(jié)約人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）跟大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的時間不是非常長，但其復(fù)雜性卻遠遠高于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，在應(yīng)用方面因行業(yè)的不同容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資源混亂。因此，必須與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，將其精湛的信息處理技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合，通過正確應(yīng)用檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具，糾正數(shù)據(jù)分析過程中的問題，從而提高檔案管理效率及質(zhì)量。

（三）提高綜合素質(zhì)。檔案管理是一個長期、單調(diào)的工作過程，如果檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，那么就很難在檔案管理過程中結(jié)合中國國情制定具有針對性的檔案管理方案。在大數(shù)據(jù)時代，檔案行業(yè)仍然遵循著優(yōu)勝劣汰的原則，當管理模式發(fā)生改變之后，必須對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，培養(yǎng)其責任心，提高其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，使其能夠更好地為社會人民進行信息服務(wù)。

（四）加強宣傳。隨著信息化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理當中的應(yīng)用價值越來越高。檔案館想為更多的人提供信息服務(wù)，就必須加強宣傳。在宣傳過程中，宣傳人員要將檔案館資源豐富、質(zhì)量安全等特點大力宣傳，可根據(jù)檔案館特色制定全新的宣傳方案，也可將新興媒體作為主要的宣傳手段，通過網(wǎng)絡(luò)媒體進行宣傳，并將宣傳對象轉(zhuǎn)變?yōu)榉直妭鞑?，進一步加強宣傳效果。

三、結(jié)束語

面臨大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員應(yīng)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理。首先，應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點與檔案管理工作相結(jié)合，從而夯實備份工作；其次，應(yīng)該與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進行合作，全面提升檔案管理效率；第三，應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠更好地為人民服務(wù)；第四，通過獨具特色的宣傳，使更多群眾受惠于分眾傳播。

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