大數據時代的檔案管理建設探究

文/山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院 史靈芝

大數據時代的檔案管理建設探究

文/山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院 史靈芝

在現(xiàn)代科學信息技術飛速發(fā)展下，云時代逐步來臨，導致人們不得不對大量數據進行管理，這些復雜且巨量的數據在管理過程中十分困難，檔案行業(yè)的管理也受到了巨大的沖擊。大數據時代背景下，檔案管理工作通過引入運用大數據技術，有效地提升了檔案管理工作的準確性、有效性、安全性。在檔案管理中運用大數據技術還有許多欠缺，本文針對這些細節(jié)問題提出了相應措施。

大數據時代；檔案管理；建設探究

在社會發(fā)展中，檔案管理工作的良好開展為人們開展后續(xù)一系列工作或生活提供了良好的基礎服務。隨著云時代的來臨，檔案管理工作越來越復雜、越來越繁重，人們對檔案管理水平的要求越來越高，為了滿足多方需求，大數據時代下檔案管理工作不得不采用新的技術，比如大數據技術，通過采用科學的手段、新的技術促進檔案管理工作與時俱進，滿足社會發(fā)展需求，為人們提供更好的服務。

一、大數據時代檔案管理的現(xiàn)狀

在經歷不斷的發(fā)展變化，云時代的來臨將大數據擺在了人們的眼前，有研究機構在對大數據進行研究分析后，對其定義進行了闡述：“大數據又稱巨量數據、海量數據，是由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的集成共享，交叉服用形成的智力資源和知識服務能力。”

現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展，每分每秒都在產生著巨量的電子文檔數據，導致檔案管理工作出現(xiàn)了巨大的困難。若是采用傳統(tǒng)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的工作模式，工作人員每時每刻能收集整理并鑒定的文檔十分有限，工作效率過低，數據檔案的質量和安全性得不到保障。采用大數據技術分析工具，就能快速地收集數據形成龐大的數據系統(tǒng)，對收集來的數據進行整理、將數據進行分析鑒定、準確統(tǒng)計出有效可用的數據，這個過程中數據處理的量級會從每天數TB逐步增加至數PB甚至更大量，比人工處理更效率、更準確、更安全。

據報道，2012年1月至2012年7月期間，香港政府銷毀的官方文件堆積起來的高度大約有23195米。僅僅六個月所產生的文件數量已經超過人們的想象，其中許多有價值的信息數據被銷毀，引起了社會的高度關注。其主要因為檔案數據庫房容量有限，檔案無法進行保管便只能選擇銷毀。在大數據時代，信息數據越來越多，檔案管理工作由于庫房容量不夠、產生的數據檔案過多等原因開展起來越來越困難。在我國諸如騰訊、百度、阿里巴巴等公司中，每天產生的數據資源也是十分巨大的，在這些公司中大數據技術的運用發(fā)揮了關鍵作用，可見大數據技術能夠較好地優(yōu)化數據存儲，借鑒這些公司的寶貴經驗，將大數據技術運用到檔案管理工作中有著十分重大的意義。

二、大數據時代的檔案建設策略

在大數據時代，檔案管理工作的社會價值與意義會有一個質的飛躍，在檔案管理工作的建設中，其發(fā)展戰(zhàn)略應該是為人們提供更良好更快速的信息服務。在檔案管理工作中，需要相關工作人員不斷學習吸收新知識、新技術，對檔案管理工作進行不斷創(chuàng)新，促進檔案管理工作的良好發(fā)展。

（一）做好管理備份工作。大數據技術能快速有效地對巨量數據進行集中處理，準確地完成檔案資源的統(tǒng)一管理與備份工作。我國已經建立了灃西大數據產業(yè)園，按照標準，該數據產業(yè)園可以對大規(guī)模的數據進行處理、分析、研究等工作，能為社會各個領域、各個行業(yè)提供分析研究出來的準確數據。以灃西大數據產業(yè)園的成功例子為參考，可以從中吸取經驗并通過嚴格科學的規(guī)劃建立檔案備份中心，有效地集中檔案數據資源，更好地利用大數據技術對檔案數據資源進行管理工作，節(jié)省人力資源、提供更穩(wěn)定的社會服務。

（二）與大數據開發(fā)公司合作。大數據技術相當復雜，且發(fā)展時間較短，大數據技術在不同行業(yè)的應用中具備不同的特點，盲目的運用大數據技術只會造成數據資源混亂的現(xiàn)象。通過與專業(yè)的大數據技術開發(fā)公司進行合作，將專業(yè)的大數據開發(fā)人員的技術與精通檔案管理工作人員的專業(yè)水平進行統(tǒng)一，針對檔案行業(yè)的特點研制大數據分析工具，正確的運用到檔案行業(yè)管理工作中，可以預防數據分析工作出現(xiàn)混亂、差錯等狀況，提高檔案管理工作的效率、質量。

（三）提高檔案工作人員的綜合素質。檔案管理工作長久的發(fā)展中，通過檔案管理工作人員的不斷努力，在檔案管理工作中結合我國的國情形成了獨具特色的檔案管理方法。面臨大數據時代，檔案行業(yè)不斷優(yōu)勝劣汰，管理模式的轉變對工作人員的要求越來越高，定期對工作人員進行培訓，促進工作人員積極交流，提高他們的綜合素質與專業(yè)水平，培養(yǎng)他們的責任心，貫徹落實大數據理念，使大數據時代下檔案管理工作能夠更好地開展，為社會、人們提供更良好的基礎服務。

三、結束語

任何機遇都伴隨著巨大的考驗，隨著大數據時代的到來，各個行業(yè)都面臨著巨大的挑戰(zhàn)，對檔案管理工作亦是。在檔案管理中，嚴肅對待考驗，正視自身的缺點，加大力度提升相關工作人員的專業(yè)水平和綜合素質，在管理中制定明確的目標以及使用標準，科學運用大數據技術與檔案管理工作中并不斷進一步優(yōu)化和完善，以適應大數據時代的發(fā)展、社會需求，逐步提高檔案管理行業(yè)的社會服務能力。

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