淺談檔案管理電子化服務的建設

文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學校 湯惠玲

淺談檔案管理電子化服務的建設

文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學校 湯惠玲

隨著現(xiàn)代信息技術和計算機的發(fā)展與應用，電子檔案越來越多，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理中的一種新型模式。保存電子檔案的目的是使電子檔案能夠處于準確、完整、可靠地提供利用狀態(tài)，起到憑證和查考作用。電子檔案如何管理和利用，這是檔案管理現(xiàn)代化面臨的一個重要問題，推進檔案電子化管理成為必然趨勢。

檔案管理；電子化服務；建設

檔案電子化服務是計算機發(fā)展的形勢下發(fā)展起來的一種新型存檔方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案。檔案電子化服務是指檔案部門利用電子化辦公設備和現(xiàn)代通信技術，向利用者提供非紙質(zhì)載體的數(shù)字化檔案。它是現(xiàn)代網(wǎng)絡辦公和辦公自動環(huán)境下的趨勢和要求。

一、充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，為社會提供全方位的電子化便捷服務

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通信線路中進行，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

首先其優(yōu)點很多：可提供多媒體信息；可將文字、聲音、圖像結(jié)合起來；使利用工作更高效方便，可通過多媒體的超文本技術，將計算機存儲、表現(xiàn)信息的能力與人腦篩選信息的能力結(jié)合提高檢索效率，能夠提供超時空、全方位的信息服務。

其次，電子化服務過程本身就是一個信息服務過程，機關檔案開放是其信息服務內(nèi)容之一，文檔人員更重要的責任是及時收藏電子文件。電子化服務的核心是大量頻繁的行政管理和日常事務都通過設定好的程序在網(wǎng)上實施。電子檔案的利用方式與紙質(zhì)檔案不同，很多情況下是通過網(wǎng)絡滿足異地利用的需要，而不是集中在檔案閱覽利用。而且與紙質(zhì)檔案利用相比，電子檔案利用更快捷、更方便，也正是這一優(yōu)點使得電子檔案的利用服務被逐漸推廣，不過前提是需要一定的技術支持和相應措施才可實現(xiàn)，檔案電子化服務是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、合理利用檔案部門存儲和應用的技術條件和環(huán)境，真正實現(xiàn)文檔管理一體化

電子檔案最典型的特征就是非人工直接識讀性，因而提供利用前要進行電子檔案基礎數(shù)據(jù)的準備和識別文件的建立。電子檔案的基礎數(shù)據(jù)包括兩部分：一是背景信息，即電子檔案形成背景，包括形成的目的，形成時的結(jié)構(gòu)，形成和使用階段功能與活動以及影響文件的環(huán)境；二是元數(shù)據(jù)，即電子檔案的技術數(shù)據(jù)，如描述電子文件的編排與內(nèi)部結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)。這些都是在電子文件形成階段就得到完整收集的。

識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特殊文檔，用于描述存儲在載體上電子文件之間的關系。不管是電子檔案基礎數(shù)據(jù)還是識別文件的建立，都應根據(jù)檔案保管部門存儲和應用等技術條件和環(huán)境來確定其要求，一般是在電子文件的設計階段就納入系統(tǒng)設計，使它能自動產(chǎn)生元數(shù)據(jù)與背景信息?，F(xiàn)在隨著檔案信息化的發(fā)展，很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)逐漸納入電子文件管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)了文檔管理一體化。

三、擴展網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢和發(fā)展空間，確保檔案信息網(wǎng)絡使用的規(guī)范性、安全性和關聯(lián)性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅(qū)動，不斷地擴展信息化的應用領域和內(nèi)容。而檔案部門將檔案信息連接在專門的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁上，利用者根據(jù)自己的需要隨時進行異地查閱。優(yōu)點是超越了時空的限制，效果好。缺點是電子信息容易失控，更新較慢。不過網(wǎng)絡上的檔案信息服務對利用者的身份和使用權限有一定的限制，對利用系統(tǒng)的管理非常重要，畢竟檔案不是一般的信息資源。比如從信息安全的角度考慮，主要是對用戶及提供利用者的管理，對利用者身份的認定、利用中采取有效的安全保密措施等。網(wǎng)絡技術的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

四、進一步加強檔案網(wǎng)站的建設與管理，不斷提高網(wǎng)絡檔案人員的綜合素質(zhì)

目前，以檔案館、檔案局或檔案信息網(wǎng)等名稱建立的國家級、省市級各類檔案網(wǎng)站數(shù)量繁多。但是國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。我國檔案網(wǎng)站總體建設比較好，但還存在一些令人不太滿意的地方。如網(wǎng)站流于形式、信息量少、更新慢，還是目錄級檢索，沒有實現(xiàn)全文閱覽。這些現(xiàn)象已嚴重影響了檔案遠程網(wǎng)絡服務的質(zhì)量。

究其原因，主要是長期以來我國的檔案網(wǎng)站存在著“重宣傳，輕內(nèi)容”的現(xiàn)象。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心（CNNID）發(fā)布《第23次中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示；截到2008年底，中國網(wǎng)民數(shù)量達2.98億，與該數(shù)字相比多數(shù)檔案網(wǎng)站訪問量簡直少得可憐，完全沒有起到宣傳與提供利用的作用。其根本原因就在于檔案網(wǎng)站內(nèi)容過于單調(diào)，吸引不了網(wǎng)民的眼球。檔案網(wǎng)站是檔案電子化服務的重要窗口和平臺，是提供檔案電子化服務的核心方式，有著極其重要的作用和意義。因此，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫存建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化，只有提供大量高質(zhì)量的檔案信息才能真正發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用。

電子化檔案信息服務必須通過其依賴的技術和利用系統(tǒng)才能完成，因此在利用過程中包含著相關利用系統(tǒng)的各種功能的使用，其中涉及人員較多，有電子檔案載體保管者、信息系統(tǒng)的管理者，利用和維護系統(tǒng)的操作人員以及利用者等。因此，在提供利用服務時要對他們的使用權限進行嚴格的審核。審核一般由利用工作的決策者來執(zhí)行，根據(jù)各種人員的級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。比如：企業(yè)對內(nèi)提供利用電子檔案時應采取二級簽字；借用絕密企業(yè)電子檔案時，則實行三級簽字，即需經(jīng)項目管理部、技術管理部、總經(jīng)理審批后方可利用。

綜上所述，對于電子檔案的收集、提供利用檔案工作者必須按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，制定一些適合本單位或公司的策略、政策和標準，并在具體實施過程中逐步加以完善，使該項工作更易于操作和規(guī)范化，以保證電子檔案更好地服務于公共管理。

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