科技檔案管理人員素質(zhì)能力要求

文/中國衛(wèi)星海上測控部 郝莎

科技檔案管理人員素質(zhì)能力要求

文/中國衛(wèi)星海上測控部 郝莎

科技檔案管理人員素質(zhì)能力直接影響檔案管理水平，本文探討了現(xiàn)代化科技檔案管理對檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力要求，通過提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和工作能力，適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理目標(biāo)。

科技檔案；管理要求；素質(zhì)；能力

近年來，試驗(yàn)任務(wù)頻率增加，各類科研學(xué)術(shù)交流活動頻繁，科技檔案需求量越來越大，科技檔案在科技活動中的支撐作用日益彰顯，其現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值得到最大限度發(fā)揮，為提高科研單位試驗(yàn)訓(xùn)練、科研綜合水平發(fā)揮了巨大效能?？萍紮n案管理人員作為專業(yè)技術(shù)兼管理型干部，承擔(dān)著從檔案管理制度制定、宣貫、落實(shí)；科技文件資料收集、整理、鑒定、歸檔；科技檔案安全管理、裝訂修繕；檔案查詢、利用；移交、編研等系列工作，既是各項(xiàng)管理制度的制定者，也是制度貫徹落實(shí)者，檔案管理人員的知識水平和整體素質(zhì)直接影響檔案管理的方方面面。因此，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)過硬、專業(yè)理論扎實(shí)、作風(fēng)紀(jì)律嚴(yán)明、服務(wù)意識優(yōu)質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，是提高科技檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本保證。

一、科技檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

（一）政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是科技檔案管理人員的基本素質(zhì)，是做好科技檔案管理工作的思想基礎(chǔ)?？萍紮n案涵蓋試驗(yàn)任務(wù)、科研技改、成果專利等技術(shù)領(lǐng)域，其研究成果作為科技檔案的核心部分，具有經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、軍事價(jià)值，大多數(shù)具有較高密級，不易公開，尤其涉及高新科技或武器裝備研發(fā)的科技檔案，更容易成為敵對勢力竊取重點(diǎn)，因此，科技檔案管理是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作?？萍紮n案管理人員必須有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，堅(jiān)定正確的政治立場，抵制各種錯誤思潮和不良傾向的侵蝕誘惑，始終保持思想道德純潔。遵守各項(xiàng)工作制度，恪守職業(yè)道德和各項(xiàng)保密規(guī)定，自覺維護(hù)科技檔案安全。

（二）文化素質(zhì)?？萍紮n案信息資源豐富，日常處理的科技檔案內(nèi)容涉及型號試驗(yàn)任務(wù)、科研技改、學(xué)術(shù)交流、船舶設(shè)備、工程基建、測繪、天文、水文、氣象、航海等多學(xué)科、多專業(yè)、多領(lǐng)域。隨著無紙化辦公和文檔一體化建設(shè)投入運(yùn)行，電子科技檔案管理崛起，信息化技術(shù)已經(jīng)成為未來檔案管理有效手段。一名稱職的科技檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會學(xué)、法律學(xué)、管理學(xué)、高科技知識，儲備廣博的自然科學(xué)文化知識和現(xiàn)代信息應(yīng)用技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要創(chuàng)新思維，更新知識結(jié)構(gòu)，跟進(jìn)大數(shù)據(jù)分析，從中發(fā)現(xiàn)檔案利用規(guī)律，才能為機(jī)關(guān)、基層提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。

（三）專業(yè)素質(zhì)。法規(guī)制度是做好工作的前提和依據(jù)，也是檔案管理人員基本素質(zhì)?？萍紮n案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，要求管理人員有針對性和側(cè)重性地練就扎實(shí)基本功，掌握和精通崗位所需的各種專業(yè)知識和技能。一要掌握《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國電子簽名法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《中華人民共和國保密法》等國家法律、法規(guī)和規(guī)章制度。二要掌握上級機(jī)關(guān)下發(fā)的《檔案條例》《科技檔案管理辦法》《科技檔案整理技術(shù)要求》《文件材料歸檔范圍及科技檔案保管期限規(guī)定》《檔案館檔案接收辦法》等科技檔案工作原則和方法要求。三要掌握《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。四要掌握檔案學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案管理、科技檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、檔案文獻(xiàn)編撰、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案利用服務(wù)、信息檢索技術(shù)等專業(yè)學(xué)科知識。五要隨時(shí)跟蹤科技檔案現(xiàn)代化管理最新技能和方法，特別是電子文件管理與信息化建設(shè)的各種技術(shù)。

（四）心理素質(zhì)。檔案管理屬于服務(wù)型工作，從文件收集到檔案移交，從價(jià)值鑒定到提供利用，檔案管理人員都要憑借強(qiáng)烈的責(zé)任心主動作為才能把既細(xì)碎煩瑣又單調(diào)枯燥的工作做好。而且，一部分辛苦整理的檔案資料從上架到銷毀一直沒有被查閱過，這就意味著付出的勞動成果始終沒有展示機(jī)會。尤其在物質(zhì)利益膨脹的當(dāng)下，沒有一線部門引人注目的成果功績和豐厚回報(bào)，重要性經(jīng)常被忽視，這些都容易催生檔案管理人員產(chǎn)生邊緣化和消極自卑心態(tài)。檔案管理人員應(yīng)該意識到檔案工作是功在當(dāng)代、利在千秋的沉默而偉大的事業(yè)，應(yīng)從責(zé)任使命意識出發(fā)，樹立甘于寂寞、無私奉獻(xiàn)、熱情服務(wù)大眾的思想，自覺抵制金錢物質(zhì)誘惑和名利觀念，屏氣凝神，堅(jiān)持尊重歷史、尊重檔案、嚴(yán)守秘密的職業(yè)道德，積極錘煉正能量心理，激發(fā)職業(yè)自豪感。

二、科技檔案管理人員應(yīng)具備的五種能力

科技檔案工作技術(shù)性、管理性、服務(wù)性的特點(diǎn)決定了科技檔案管理人員既要扎實(shí)業(yè)務(wù)功底，提高綜合素質(zhì)，養(yǎng)成“快速、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、求實(shí)”的科研試驗(yàn)作風(fēng)，又要同時(shí)具備“決策、表達(dá)、組織、實(shí)踐、開拓”的管理能力。

（一）決策能力。以往對科技檔案管理人員能力素質(zhì)要求并不高，很多管理人員不具備專業(yè)檔案管理知識，從事科技檔案管理往往就是“干好干壞一個樣，干多干少一個樣”“收收發(fā)發(fā)，外加一把鎖”及“坐等靠”的簡單粗放型模式。這種觀念和模式造成檔案管理人員一邊抱怨領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對檔案管理工作不重視，抱怨基層科技人員對自己不理解，一邊自暴自棄，得過且過，工作懈怠的惡性循環(huán)。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊觀念，掌握主動權(quán)和話語權(quán)，成為檔案管理先行者和價(jià)值創(chuàng)造者?？萍紮n案管理工作是有規(guī)律可循的經(jīng)常性管理工作，管理人員應(yīng)了解測控部年度試驗(yàn)任務(wù)和科研工作計(jì)劃安排，提前與機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)謀劃，利用任務(wù)間歇期主動安排文件收集、整理、鑒定、移交等事項(xiàng)，擬制合理工作規(guī)劃并將之納入測控部全年工作計(jì)劃，站在全局角度予以實(shí)施?？萍紮n案人員還要主動介入管理、參與各單位科技活動，將“三納入四同步”的管理思維深植各項(xiàng)工作，尤其在船舶建設(shè)、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、新技術(shù)學(xué)術(shù)研究結(jié)題、科技成果評審等關(guān)鍵時(shí)段，指導(dǎo)科技文件形成、全程跟蹤質(zhì)量建設(shè)，增加工作目的性和時(shí)效性，用“檔案核心、質(zhì)量先行”理念提高檔案管理地位。

（二）表達(dá)能力。檔案管理人員本身隸屬科技人員，既服務(wù)于科技人員，又與各單位管理人員關(guān)系密切，直接參與管理，人際關(guān)系復(fù)雜，必須具備良好的語言溝通和文字表達(dá)能力，了解領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和科技人員需求，才能做到對上建言獻(xiàn)策，對下建檔指導(dǎo)。

首先，科技檔案管理人員要及時(shí)跟蹤國內(nèi)外科技新聞和科研會議通報(bào)，勤與上級機(jī)關(guān)部門溝通，了解檔案法規(guī)、政策發(fā)展最新動向、科技活動開展情況，利用資料室優(yōu)勢，廣泛收集相關(guān)文件和資料，挖掘相關(guān)信息，提供最新專題編研成果，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供真實(shí)、豐富的理論依據(jù)，輔助決策。

其次，基層科技人員缺乏檔案專業(yè)知識，只側(cè)重文件形成，對文件轉(zhuǎn)化檔案要素不會關(guān)注，致使有些材料在歸檔時(shí)先天不足，這就要求檔案管理人員走出辦公室深入基層，了解科技干部對檔案的需求和困惑，詳細(xì)指導(dǎo)建檔工作，強(qiáng)化科技人員檔案意識。之外，還應(yīng)充分利用測控部各單位技術(shù)、學(xué)術(shù)交流時(shí)機(jī)，協(xié)同主辦方先行授課，宣貫檔案法和科技檔案相關(guān)知識，宣傳檔案管理的重要性和必要性，從科技檔案產(chǎn)生源頭把住質(zhì)量關(guān)。

再次，科技檔案管理人員還應(yīng)加深對檔案學(xué)理論研究和操作實(shí)踐創(chuàng)新，磨煉筆上功夫，發(fā)表高水平專題論文，在專業(yè)學(xué)術(shù)交流中占據(jù)一席之地，用真本領(lǐng)實(shí)功力改變檔案人員出不了成果的落后形象。

最后，隨著科研合作、學(xué)術(shù)交流的國際化程度越來越高，精通外語也漸漸成為表達(dá)能力的一個日益重要的體現(xiàn)?？萍紮n案管理人員應(yīng)該具備一定外語交流能力，為科技人員提供準(zhǔn)確的專業(yè)翻譯，編寫外文檔案文摘，收集編譯與試驗(yàn)任務(wù)、科研相關(guān)的最新外文情報(bào)資料，提高外文資料利用率。通過全方位、多角度提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使科技檔案成為全員工作、學(xué)習(xí)中不可缺少的得力助手，使檔案意識深入人心，用真誠獲取各方的支持和理解，從而徹底扭轉(zhuǎn)檔案管理“邊緣”地位，提升科技檔案管理人員職業(yè)自豪感。

（三）組織能力?？萍紮n案管理不是一個人或一個部門就能獨(dú)立完成的，應(yīng)該是全員意識、全員參與的管理性工作，具有社會性、開放性、服務(wù)性特點(diǎn)。從文件接收、建檔到利用、移交，檔案管理人員會經(jīng)常與單位其他部門和外協(xié)單位、設(shè)備廠所、科研院校交流合作，因此，需要有良好的組織協(xié)調(diào)能力才能獲得他人的理解和支持，高質(zhì)量完成工作。例如檔案價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)，需要檔案管理部門向上級管理機(jī)關(guān)提出申請并擬制工作計(jì)劃，組織成文單位、檔案管理部門，甚至史料辦公室或制文者本人集體參與、聯(lián)合辦公，對每一份檔案和資料從形成背景到成文格式，核查每一個日期、頁碼和內(nèi)容的真實(shí)性、有效性，從歷史和現(xiàn)實(shí)等各方面權(quán)衡，形成最終集體鑒定意見。

（四）實(shí)踐能力。實(shí)踐能力也就是崗位操作能力，是科技檔案管理人員做好本職工作的基本能力?？萍紮n案管理環(huán)節(jié)瑣碎，從文件建檔、收集、鑒定、分類、標(biāo)注、錄入、歸檔、組卷、各種載體檔案的技術(shù)整理到檔案資料的檢索查詢、編研、移交、微縮技術(shù)應(yīng)用、保密與安全管理、電子文件管理等，檔案管理人員不但要熟悉每個環(huán)節(jié)的要求和規(guī)定，還要做到操作熟練，細(xì)致不出差錯。

（五）開拓能力。當(dāng)今社會高速發(fā)展，尤其是信息化和計(jì)算機(jī)交融，各種學(xué)科不再孤立，專業(yè)劃分打破傳統(tǒng)界限，科技人員對檔案信息的需求方式也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、現(xiàn)場查詢轉(zhuǎn)化成以用戶為中心，電子檔案隨時(shí)查詢、下載的管理模式。檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，培養(yǎng)發(fā)散性、創(chuàng)新性思維，通過分析本單位各種檔案查詢借閱數(shù)據(jù)，對單位未來發(fā)展趨勢做出預(yù)測和判斷，加大重點(diǎn)檔案保護(hù)和建設(shè)；利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，了解世界各國科技檔案管理理論和實(shí)踐操作最新動向，并轉(zhuǎn)化到本單位管理實(shí)踐中以進(jìn)一步提升檔案管理水平。與情報(bào)學(xué)結(jié)合，在海量信息中捕捉到能為我所用的科技信息；做好電子檔案建設(shè)，探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案安全保密措施，提高科技檔案管理水平和效率，實(shí)現(xiàn)科技檔案“存儲數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化、安全法規(guī)化”良性發(fā)展。

三、結(jié)束語

素質(zhì)是基礎(chǔ)，能力是體現(xiàn)。檔案管理人員綜合素質(zhì)直接決定了單位科學(xué)管理能力及服務(wù)水平層次。在高科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，科技檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須具備危機(jī)意識，通過不斷學(xué)習(xí)和目標(biāo)培訓(xùn)，錘煉基本功，提高自身修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新工作方法，掌握現(xiàn)代化管理手段，成為“一專多能”的復(fù)合型管理人才，才能適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理目標(biāo)。

［1］霍振禮，王恩漢.現(xiàn)代科技檔案管理［M］.北京：國防工業(yè)出版社，1996.

［2］中國衛(wèi)星海上測控部科技情報(bào)資料室.科技檔案管理工作條例［Z］.2013.